Một số lưu ý khi xử lý nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ BHXH

Theo quy định tại Mục III Công văn 3663/BHXH-THU năm 2014 hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ bảo hiểm xã hội của người lao động có nhiều sổ do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành như sau:

- Sổ BHXH đã hưởng trợ cấp 1 lần thì không chuyển quá trình của sổ đó về sổ gốc, Bộ phận cấp sổ thẻ xác nhận dữ liệu theo phương án CT (nếu dữ liệu do quận huyện mình quản lý) và thực hiện nghiệp vụ hủy sổ. Trường hợp sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng vẫn còn quá trình chưa hưởng thì Bộ phận thu chuyển quá trình đó về sổ gốc; Bộ phận cấp sổ thẻ xác nhận dữ liệu theo phương án CT và thực hiện nghiệp vụ hủy sổ.

- NLĐ có nhiều số sổ BHXH mà sổ tham gia và chốt sau cùng thuộc tỉnh, thành phố khác, còn các sổ trước đó thuộc BHXH Thành phố Hồ Chí Minh quản lý, nhưng NLĐ đã hưởng hết chế độ hoặc sổ không thừa nhận, thì không nhận hồ sơ giải quyết gộp sổ do cá nhân NLĐ đi nộp. Chỉ nhận hồ sơ giải quyết gộp sổ do đơn vị đi nộp, khi NLĐ đi làm việc lại tại TP.Hồ Chí Minh. Trong trường hợp này, nếu NLĐ đi hưởng trợ cấp 1 lần tại địa bàn TP. Hồ Chí Minh thì quận, huyện nhận hồ sơ giải quyết theo điểm 3, mục II trên đây “Trình tự giải quyết hồ sơ hưu trí, tuất, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, trợ cấp 1 lần, thai sản cá nhân và 3 chế độ ngắn hạn khi NLĐ có nhiều sổ”

- NLĐ có Đơn đề nghị, cam kết sổ đã hưởng trợ cấp BHXH 1 lần, nhưng dữ liệu tra cứu của cơ quan BHXH không thể hiện thì vẫn thực hiện xác nhận dữ liệu theo phương án CT như nội dung cam kết của NLĐ và giải quyết hồ sơ bình thường.

- Khi giải quyết hồ sơ liên quan đến quá trình tham gia BHXH của NLĐ, nếu đủ căn cứ NLĐ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp thì xác nhận dữ liệu bằng phương án TT, nếu không đủ căn cứ thì khóa dữ liệu bằng phương án KT.

- Các trường hợp phục hồi lại quá trình thất nghiệp trước đây của NLĐ do đã hưởng và bị thu hồi, hủy sổ khi gộp sổ, nay có Quyết định thu hồi của Sở LĐTB&XH, nhưng quá trình tham gia bảo hiểm thất nghiệp cần phục hồi không có trong cơ sở dữ liệu của nơi trực tiếp nhận hồ sơ, do khi gộp sổ không nhập quá trình đã hưởng. Trong trường hợp này, căn cứ vào dữ liệu đồng bộ toàn hệ thống BHXH/TP để giải quyết hồ sơ; đối với dữ liệu gốc do tỉnh thành khác quản lý thì chuyển trả về tỉnh thành đó xác nhận quá trình BHTN chưa hưởng để làm căn cứ giải quyết hồ sơ.

- Khi giải quyết các nghiệp vụ BHXH, phát hiện sổ đã được cấp mất, nhưng NLĐ nộp sổ không có dấu “Cấp lần 2” thì phải lập biên bản thu hồi. Vì trong trường hợp này NLĐ chỉ được sử dụng sổ cấp lần hai để giao dịch.

- Sổ BHXH đã chốt đúng, hợp lệ nhưng sau đó do cơ quan BHXH điều chỉnh giảm lùi quá trình tham gia BHXH của toàn bộ đơn vị, tương ứng với số tiền đơn vị nợ BHXH, trong trường hợp này vẫn công nhận sổ đã được BHXH chốt trước đó.

Trên đây là một số lưu ý khi xử lý nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ BHXH. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn nên tham khảo thêm tại Công văn 3663/BHXH-THU năm 2014.

Trân trọng!