Trình tự giải quyết hồ sơ giảm trùng thời gian tham gia BHXH

Trình tự giải quyết hồ sơ giảm trùng thời gian tham gia BHXH được quy định tại Khoản 8 Mục II Công văn 3663/BHXH-THU năm 2014 hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ bảo hiểm xã hội của người lao động có nhiều sổ do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành như sau:

8.1. Thoái thu quá trình đóng trùng BHXH thông qua đơn vị:

- Áp dụng cho trường hợp NLĐ đang làm việc, có quá trình tham gia BHXH chưa được chốt sổ nhưng trùng quá trình với đơn vị khác đã chốt.

- Thực hiện hoàn trả tiền thoái thu cho NLĐ thông qua mã quản lý thu BHXH của đơn vị kèm“Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ.

- Đơn vị làm hồ sơ điều chỉnh giảm trùng quá trình tham gia BHXH theo PGNHS (103/.../THU), ghép với hồ sơ gộp sổ theo PGNHS (304/.../SO).

- Bộ phận thu lập phiếu yêu cầu (C02-TS), chuyển Bộ phận CĐ.BHXH để xác minh việc giải quyết các chế độ BHXH đối với NLĐ trong thời gian đóng trùng, phiếu yêu cầu phải thể hiện đầy đủ các số sổ có thời gian trùng nhau, trong đó có xác định số sổ phải thu hồi.

- Bộ phận CĐ.BHXH phản hồi lại kết quả cho Bộ phận thu (C02-TS) kèm 01 Quyết định thu hồi tiền trợ cấp (nếu có).

8.1.1. Trường hợp NLĐ chưa hưởng chế độ đối với thời gian giảm trùng đóng BHXH:

- Bộ phận thu tiến hành giảm trùng quá trình đóng BHXH; lập “Phiếu trình giải quyết công việc” kèm hồ sơ chuyển đến Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu), để trình Ban Giám đốc ra Quyết định hoàn trả (mẫu C16-TS); tiến hành gộp sổ theo quy định.

- Bộ phận thu gửi 01 Quyết định (QĐ) hoàn trả cho NLĐ, 01 “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ cùng với hồ sơ được giải quyết về đơn vị.

8.1.2. Trường hợp NLĐ đã hưởng chế độ đối với thời gian giảm trùng đóng BHXH:

- Bộ phận thu không giải quyết hồ sơ gộp sổ; lập thông báo trả hồ sơ (kèm 01 QĐ thu hồi), yêu cầu NLĐ nộp lại số tiền đã hưởng trước khi giải quyết hồ sơ gộp sổ.

- Sau khi NLĐ đã nộp lại số tiền theo yêu cầu của BHXH, thì nộp lại hồ sơ gộp sổ (kèm chứng từ nộp tiền) để BHXH gộp sổ.

- Bộ phận thu nhận được hồ sơ gộp sổ (có kèm chứng từ nộp tiền của NLĐ), chuyển Bộ phận kế toán (C02-TS) để xác minh số tiền NLĐ đã nộp đúng, đủ theo yêu cầu mới thực hiện gộp sổ.

- Bộ phận thu tiến hành giảm trùng quá trình đóng BHXH; lập “Phiếu trình giải quyết công việc” kèm hồ sơ chuyển đến Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu), để trình Ban Giám đốc ra Quyết định hoàn trả (mẫu C16-TS); tiến hành gộp sổ theo quy định.

- Bộ phận thu lưu 01 QĐ hoàn trả tiền, gửi 01 QĐ hoàn trả cho Bộ phận kế toán; 01 QĐ hoàn trả cho NLĐ kèm 01 “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ cùng với hồ sơ được giải quyết về đơn vị.

8.2. Thoái thu quá trình đóng trùng BHXH trực tiếp cho NLĐ:

- Áp dụng cho trường hợp NLĐ có quá trình tham gia BHXH đã được chốt sổ nhưng trùng quá trình với đơn vị khác đã chốt.

- Thực hiện hoàn trả tiền thoái thu cho NLĐ thông qua mã quản lý thu giảm trùng thời gian đóng BHXH trực tiếp cho NLĐ (GT0001x hoặc GT0002x) kèm “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ (nếu đơn vị nộp hồ sơ gộp sổ).

- Bộ phận thu tự lập D02-TS để điều chỉnh giảm thời gian đóng trùng BHXH, BHTN khi giải quyết hồ sơ gộp sổ.

- Bộ phận thu lập phiếu yêu cầu (C02-TS), chuyển Bộ phận CĐ.BHXH để xác minh việc giải quyết các chế độ BHXH đối với NLĐ trong thời gian đóng trùng, phiếu yêu cầu phải thể hiện đầy đủ các số sổ có thời gian trùng nhau, trong đó có xác định số sổ phải thu hồi.

- Bộ phận CĐ.BHXH phản hồi lại kết quả cho Bộ phận thu (C02-TS) kèm 01 Quyết định thu hồi tiền trợ cấp (nếu có).

8.2.1. Trường hợp NLĐ chưa hưởng chế độ đối với thời gian giảm trùng đóng BHXH:

- Bộ phận thu tiến hành giảm trùng quá trình đóng BHXH; lập “Phiếu trình giải quyết công việc” kèm hồ sơ chuyển đến Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu), để trình Ban Giám đốc ra Quyết định hoàn trả (mẫu C16-TS); tiến hành gộp sổ theo quy định.

- Bộ phận thu lưu 01 QĐ hoàn trả tiền, gửi 01 QĐ hoàn trả cho Bộ phận kế toán; 01 QĐ hoàn trả cho NLĐ kèm 01 “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ (nếu đơn vị đi nộp hồ sơ gộp sổ) cùng với hồ sơ được giải quyết cho NLĐ.

8.2.2. Trường hợp NLĐ đã hưởng chế độ đối với thời gian giảm trùng đóng BHXH:

a. Nếu số tiền hoàn trả cho NLĐ lớn hơn số tiền thu hồi thì:

- Bộ phận thu thực hiện như hướng dẫn tại điểm 8.2.1.

- Bộ phận kế toán thực hiện thủ tục thu hồi và hoàn trả tiền cho NLĐ theo đúng quy định.

b. Nếu số tiền hoàn trả cho NLĐ nhỏ hơn số tiền thu hồi thì:

- Bộ phận thu không giải quyết hồ sơ gộp sổ; lập thông báo trả hồ sơ (kèm 01 QĐ thu hồi), yêu cầu NLĐ nộp lại số tiền đã hưởng trước khi giải quyết hồ sơ gộp sổ.

- Sau khi NLĐ đã nộp lại số tiền theo yêu cầu của BHXH, thì nộp lại hồ sơ gộp sổ (kèm chứng từ nộp tiền) để BHXH gộp sổ.

- Bộ phận thu nhận được hồ sơ gộp sổ (có kèm chứng từ nộp tiền của NLĐ), chuyển Bộ phận kế toán (C02-TS) để xác minh số tiền NLĐ đã nộp đúng, đủ theo yêu cầu mới thực hiện gộp sổ.

- Bộ phận thu tiến hành giảm trùng quá trình đóng BHXH; lập “Phiếu trình giải quyết công việc” kèm hồ sơ chuyển đến Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu), để trình Ban Giám đốc ra Quyết định hoàn trả (mẫu C16-TS); tiến hành gộp sổ theo quy định.

- Bộ phận thu lưu 01 QĐ hoàn trả tiền, gửi 01 QĐ hoàn trả cho Bộ phận kế toán; 01 QĐ hoàn trả cho NLĐ kèm 01 “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ (nếu đơn vị nộp hồ sơ gộp sổ) cùng với hồ sơ được giải quyết cho NLĐ.

Lưu ý:

- Nếu Bộ phận CĐ.BHXH xác định quá trình giảm trùng đã hưởng chế độ ngắn hạn (ốm đau, thai sản, dưỡng sức) thì lập 03 quyết định thu hồi, chuyển Bộ phận kế toán 01 QĐ thu hồi, chuyển lại cho Bộ phận thu 01 QĐ thu hồi cùng với mẫu C02-TS để yêu cầu đơn vị hoặc NLĐ nộp lại tiền mới giải quyết gộp sổ.

- Nếu xác minh các chế độ chi trả BHXH của quá trình giảm trùng, liên quan đến BHXH quận, huyện khác hoặc Thành phố quản lý thì Bộ phận thu của quận, huyện hoặc Thành phố đang giải quyết hồ sơ chịu trách nhiệm gửi và nhận kết quả xác minh, thông qua đường truyền FTP để kịp thời phản hồi lại cho Bộ phận thu giải quyết hồ sơ.

- Căn cứ vào các xác nhận của Bộ phận chế độ thuộc BHXH quận, huyện hoặc Thành phố có liên quan; BHXH quận, huyện hoặc Thành phố đang giải quyết hồ sơ gộp sổ, có trách nhiệm ra quyết định và thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có) của 3 chế độ ngắn hạn (ốm đau, thai sản, dưỡng sức). Trường hợp nếu có thu hồi trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp thì chuyển đến Bộ phận thất nghiệp (Phòng Chế độ BHXH/TP), để đề nghị Trung Tâm Giới Thiệu Việc Làm ra quyết định thu hồi.

- Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu) lập 04 QĐ hoàn trả tiền đóng trùng cho NLĐ (mẫu C16-TS), trình Ban Giám đốc ký, chuyển cho Bộ phận thu quận, huyện hoặc Thành phố 03 bản QĐ.

- Bộ phận thu dùng mã quản lý thu GT0001x (hoặc GT0002x) để thoái thu quá trình trùng cho NLĐ đối với tất cả các sổ có quá trình đóng BHXH trùng và đã chốt sổ (ngoại trừ quá trình trùng phải giảm của NLĐ đang làm việc mà chưa được đơn vị chốt sổ thì thực hiện hoàn trả tiền thoái thu cho NLĐ thông qua mã quản lý thu BHXH của đơn vị), cách khai báo thêm mã đơn vị mới trong chương trình SMS:

- Mã khối Hx - Mã đơn vị GT0001x với nội dung “Giảm trùng thời gian đóng BHXH trực tiếp cho NLĐ (Dùng cho đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN)”

- Mã khối Xx - Mã đơn vị GT0002x với nội dung “Giảm trùng thời gian đóng BHXH trực tiếp cho NLĐ (Dùng cho đối tượng chỉ tham gia chế độ BHXH dài hạn)”

Trên đây là nội dung quy định về trình tự giải quyết hồ sơ giảm trùng thời gian tham gia BHXH. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn nên tham khảo thêm tại Công văn 3663/BHXH-THU năm 2014.

Trân trọng!