Kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án

Kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án được quy định tại Điều 8 Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước do Kho bạc nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 5657/QĐ-KBNN năm 2016 như sau:

1. Hồ sơ, tài liệu gửi lần đầu:

a) Quyết định phê duyệt dự toán thu, chi QLDA năm (Mẫu số 01/QĐ-QLDA (đối với Ban QLDA nhóm I); Mẫu số 02/QĐ-QLDA (đối với Ban QLDA nhóm II) ban hành kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTC ngày 06/01/2014 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (nếu có)- trừ những trường hợp theo quy định không phải lập và duyệt dự toán thu, chi QLDA.

b) Quyết định của cấp có thẩm quyền về việc thực hiện cơ chế tự chủ tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với đơn vị (trường hợp chưa quy định trong quyết định thành lập đơn vị); Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị có đóng dấu xác nhận và chữ ký của thủ trưởng đơn vị.

2. Kiểm soát thanh toán chi phí QLDA đối với trường hợp Chủ đầu tư không mở tài khoản tiền gửi (TKTG) tại KBNN.

Áp dụng đối với các Chủ đầu tư, Ban QLDA chỉ quản lý một dự án. Việc tạm ứng, thanh toán chi phí QLDA được thực hiện trực tiếp từ tài khoản thanh toán vốn đầu tư của dự án.

a) Hồ sơ tạm ứng:

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (tạm ứng).

- Giấy rút vốn đầu tư.

Tùy theo nội dung tạm ứng mà Chủ đầu tư còn gửi các hồ sơ chứng từ theo quy định tại Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính quy định chế độ kiểm soát thanh toán các khoản chi NSNN qua Kho bạc Nhà nước, và Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/3/2016 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 161/2012/TT-BTC (sau đây gọi chung là Thông tư 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính, Thông tư 39/2016/TT-BTC ngày 01/03/2016 của Bộ Tài chính), và các văn bản hướng dẫn bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế (nếu có).

b) Hồ sơ thanh toán:

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có);

- Giấy rút vốn đầu tư.

Ngoài ra, tùy theo nội dung chi mà Ban QLDA gửi đến KBNN hồ sơ, chứng từ phù hợp với quy định tại Thông tư 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính, Thông tư 39/2016/TT-BTC ngày 01/03/2016 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn bổ sung, sửa đổi, thay thế (nếu có).

c) Kiểm soát thanh toán:

Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán, cán bộ kiểm soát chi của Phòng/ bộ phận Kiểm soát chi thực hiện kiểm soát tạm ứng, thanh toán cho Chủ đầu tư và luân chuyển hồ sơ, chứng từ theo nội dung quy định tại Điểm 4.2, Khoản 4, Điều 6, Chương II quy trình này.

Ngoài ra, chú ý kiểm tra một số nội dung sau:

- Đối với chi lương, phụ cấp theo lương: Đơn vị phải chịu trách nhiệm về việc đề nghị thanh toán tiền lương cho từng cá nhân người hưởng lương của đơn vị, chịu trách nhiệm về việc tính toán, áp hệ số lương, hệ số phụ cấp trách nhiệm và xác định tiền lương của từng người. Đối với cán bộ KBNN cần phải kiểm tra kỹ các chỉ tiêu như:

+ Danh sách những người hưởng lương phải được Thủ trưởng đơn vị ký duyệt, đóng dấu, và không được vượt chỉ tiêu biên chế được cấp có thẩm quyền giao (ghi trong quyết định thành lập Ban QLDA hoặc danh sách được cấp thẩm quyền phê duyệt). Trường hợp khi có bổ sung, thay đổi danh sách lương, đơn vị gửi KBNN đầy đủ danh sách phần bổ sung thay đổi về biên chế, tiền lương và phụ cấp (nếu có).

+ Kiểm tra, đối chiếu tổng số tiền lương thanh toán kỳ này với kỳ trước, những biến động tăng, giảm đảm bảo logic, hợp lý. Trường hợp phát hiện sai sót, không hợp lý và logic đề nghị đơn vị giải trình, hoặc bổ sung, hoàn thiện hồ sơ cho đúng quy định.

+ Kiểm tra việc áp hệ số phụ cấp ngành, phụ cấp khu vực, trích đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội có đúng với quy tại các văn bản chế độ hiện hành đối với từng ngành, lĩnh vực.

+ Kiểm tra, xem xét việc chi thu nhập tăng thêm xem có đúng đối tượng được hưởng (là những người hưởng lương từ chi phí quản lý dự án).

+ Kiểm tra tổng số tiền được hưởng của từng người phải phù hợp, khớp đúng với tổng số tiền do đơn vị đề nghị thanh toán (ghi tại cột tổng số của bảng lương, và ghi trên Giấy rút dự toán hoặc Ủy nhiệm chi), không vượt quỹ lương của đơn vị.

- Đối với chi phụ cấp kiêm nhiệm quản lý dự án: Kiểm tra để đảm bảo những người hưởng lương từ chi phí quản lý dự án thi không hưởng phụ cấp kiêm nhiệm quản lý dự án do Ban QLDA đó quản lý; kiểm tra việc áp hệ số phụ cấp kiêm nhiệm có đúng với hệ số đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

*Quá trình kiểm soát thanh toán tiền lương, tiền phụ cấp kiêm nhiệm quản lý dự án, cán bộ kiểm soát chi được áp dụng nguyên tắc “Thanh toán trước, kiểm soát sau” để đảm bảo chi trả tiền lương kịp thời cho cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị. Trường hợp kiểm soát sau mới phát hiện có sai sót trong danh sách đề nghị thanh toán lương của đơn vị, cán bộ kiểm soát chi báo cáo Trưởng phòng/ bộ phận kiểm soát chi để trình Lãnh đạo KBNN phụ trách có văn bản thông báo và đề nghị Chủ đầu tư, Ban QLDA có biện pháp giải quyết và trừ vào kỳ thanh toán lương lần kế tiếp.

- Đối với các khoản chi bằng tiền mặt phải đảm bảo theo đúng đối tượng được chi bằng tiền mặt theo quy định tại Thông tư số 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu chi bằng tiền mặt qua hệ thống KBNN và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).

3. Kiểm soát thanh toán chi phí QLDA đối với trường hợp Chủ đầu tư, Ban QLDA có mở tài khoản tiền gửi (TKTG) tại KBNN.

3.1. Mở tài khoản tiền gửi:

a) Chủ đầu tư, Ban QLDA chuyên ngành, khu vực; Ban QLDA quản lý từ 02 dự án trở lên được mở 01 hoặc 02 TKTG (tùy theo nguồn thu và yêu cầu của Ban QLDA) tại một KBNN nơi thuận tiện cho giao dịch của Chủ đầu tư, Ban QLDA:

- 01 TKTG để tiếp nhận kinh phí QLDA được trích từ các dự án do Chủ đầu tư, Ban QLDA quản lý và chi cho hoạt động của Chủ đầu tư và Ban QLDA.

- 01 TKTG khác để tiếp nhận các khoản thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ của Chủ đầu tư, Ban QLDA.

b) Hồ sơ mở TKTG thực hiện theo quy định tại Thông tư số 61/2014/TT-BTC ngày 12/5/2014 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi bổ sung (nếu có).

3.2. Tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG

a) Nguyên tắc tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG.

- KBNN căn cứ vào kế hoạch vốn năm của dự án, dự toán chi phí QLDA năm được duyệt theo quy định và đề nghị của Chủ đầu tư để thực hiện tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG của Ban QLDA mở tại KBNN.

- Việc tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG chỉ áp dụng đối với phần vốn trong nước (vốn ngân sách nhà nước, vốn trái phiếu Chính phủ, và các nguồn vốn khác do KBNN quản lý), hoặc nguồn vốn ngoài nước của dự án (được sử dụng thanh toán chi phí QLDA theo thỏa thuận quy định trong Hiệp định) đã được chuyển vào tài khoản tiền gửi của chủ dự án mở tại KBNN.

- Việc tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG được thực hiện trên cơ sở đề nghị của Chủ đầu tư, Ban QLDA khi dự án đã được giao kế hoạch vốn đầu tư XDCB năm và trong thời hạn thanh toán vốn của dự án. Kinh phí QLDA được tạm ứng, chuyển vào TKTG không được vượt dự toán chi phí QLDA đã được Chủ đầu tư hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt hàng năm và kế hoạch vốn năm của dự án.

- Riêng đối với các Ban QLDA không thuộc Ban QLDA chuyên ngành, Ban QLDA khu vực (kể cả trường hợp Ban QLDA được giao quản lý từ 02 dự án trở lên) nếu có đủ hồ sơ, chứng từ chi phí quản lý dự án theo dự toán chi phí QLDA được phê duyệt, KBNN các tỉnh thực hiện kiểm soát thanh toán chi phí QLDA trực tiếp từ tài khoản thanh toán vốn của dự án, không yêu cầu phải tạm ứng để chuyển kinh phí QLDA vào TKTG (quy định tại Khoản 5, Điều 8 và Khoản 2, Điều 9, Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính). Hồ sơ, tài liệu thanh toán và trình tự thực hiện kiểm soát chi được thực hiện như đối với trường hợp không mở TKTG.

b) Hồ sơ, tài liệu và trình tự tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG

- Hồ sơ, tài liệu

Khi dự án được giao kế hoạch vốn năm, để tạm ứng, trích chuyển kinh phí QLDA vào TKTG, Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu do Ban QLDA gửi đến, như:

+ Quyết định phê duyệt dự toán thu, chi QLDA năm theo Mẫu số 01/QĐ-QLDA (đối với Ban QLDA nhóm I); Mẫu số 02/QĐ-QLDA (đối với Ban QLDA nhóm II, quản lý dự án chuyên nghiệp) ban hành kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về quản lý, sử dụng các khoản thu từ hoạt động quản lý dự án của các Chủ đầu tư, Ban QLDA sử dụng sử dụng vốn NSNN và vốn trái phiếu Chính phủ và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có).

+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (tạm ứng).

+ Giấy rút vốn đầu tư (ghi rõ nội dung kinh phí và số tiền từng nội dung được trích vào TKTG, là chi phí QLDA hay chi phí tư vấn do Chủ đầu tư, Ban QLDA được phép tự làm,…) của từng dự án.

Trường hợp Ban QLDA quản lý nhiều dự án và dự án đầu tư được thanh toán trên nhiều tỉnh thì Ban QLDA phải gửi hồ sơ, tài liệu nói trên đến KBNN nơi đang kiểm soát thanh toán vốn cho dự án để tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG của Ban QLDA.

- Trình tự tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG

Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ tại Mục b nêu trên, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm tra theo đúng nguyên tắc tại Tiết a, Điểm 3.2, Khoản 3, Điều 8, Chương III quy trình này, làm thủ tục tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA theo đề nghị của Ban QLDA vào TKTG.

Trình tự luân chuyển hồ sơ, chứng từ được thực hiện theo quy định tại Điểm 4.2, Khoản 4, Điều 6, Chương II của quy trình này.

3.3. Kiểm soát thanh toán chi phí QLDA từ TKTG:

a) Hồ sơ, tài liệu:

Ngoài hồ sơ lần đầu gửi đến KBNN như hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 8, Chương III quy trình này, cán bộ kiểm soát chi còn tiếp nhận hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán do Ban QLDA gửi đến KBNN, gồm:

- Uỷ nhiệm chi hoặc Giấy rút tiền mặt từ TKTG.

- Bảng kê thanh toán chi phí QLDA từ TKTG (Mẫu số 04/KSC đính kèm)

- Bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 01, Thông tư số 39/2016/TT-BTC).

Ngoài ra, tùy theo nội dung chi mà Ban QLDA gửi đến KBNN hồ sơ, chứng từ theo quy định tại Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài chính, Thông tư số 39/2016/TT-BTC ngày 01/03/2016; Thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 06/09/2006; Thông tư số 172/2009/TT-BTC ngày 26/8/2009 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế (nếu có).

b) Kiểm soát thanh toán:

Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm soát chi theo quy định tại Tiết c, Khoản 2, Điều 8, Chương III của quy trình này.

3.4. Thanh toán, thu hồi tạm ứng chuyển chi phí QLDA vào TKTG:

Để thanh toán, thu hồi tạm ứng chi phí QLDA đã được chuyển vào TKTG, Ban QLDA thực hiện phân bổ chi phí QLDA đã được thanh toán (thực chi) từ TKTG cho từng dự án được giao quản lý theo quy định sau:

a) Định kỳ 6 tháng (chậm nhất đến ngày 10 tháng 7), hàng năm (chậm nhất ngày 15 tháng 1 năm sau), Chủ đầu tư phải phân bổ chi phí QLDA (số đã thanh toán chi phí QLDA hoàn thành đến hết ngày 30/6 và hết ngày 31 tháng 12 của năm kế hoạch) cho từng dự án đã được trích tạm ứng kinh phí QLDA vào TKTG, đồng thời lập Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, kèm bản phân bổ chi phí QLDA cho từng dự án (Đối với chi phí QLDA thì phân bổ theo tổng số; đối với chi tư vấn nếu có thì phân bổ ghi rõ là chi phí tư vấn), gửi KBNN nơi tạm ứng, chuyển kinh phí QLDA vào TKTG để thanh toán thu hồi tạm ứng chi phí QLDA.

Ngoài thời hạn phân bổ chi phí QLDA nói trên, tùy theo yêu cầu quản lý và thực tế mà Ban QLDA có thể phân bổ chi phí QLDA hàng tháng, quý và đề nghị KBNN thanh toán, thu hồi chi phí quản lý dự án đã tạm ứng chuyển vào TKTG.

b) Việc phân bổ chi phí QLDA cho từng dự án được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính (nếu có); Chủ đầu tư, Ban QLDA hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc phân bổ chi phí QLDA và gửi Bảng phân bổ chi phí QLDA đề nghị thanh toán hoàn ứng chi phí QLDA (theo mẫu số 05/KSC đính kèm quy trình này).

Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm soát chi và làm thủ tục thanh toán, hoàn tạm ứng cho dự án. Trình tự các bước thực hiện và việc luân chuyển hồ sơ chứng từ được thực hiện theo quy định tại Điểm 4.2, Khoản 4, Điều 6, Chương II của quy trình này.

4. Kiểm soát thanh toán chi phí tư vấn do Chủ đầu tư, Ban QLDA được phép tự thực hiện:

Trường hợp Chủ đầu tư, Ban QLDA được phép tự thực hiện một số công việc tư vấn ( ghi trong quyết định phê duyệt dự án, quyết định thành lập Ban QLDA, hoặc có văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép thực hiện công việc tư vấn), KBNN các cấp thực hiện kiểm soát thanh toán chi phí tư vấn theo đề nghị của Chủ đầu tư, Ban QLDA, Bảng kê chứng từ; dự toán chi phí QLDA được

duyệt (nếu đã tổng hợp chi phí tư vấn vào dự toán chi phí QLDA), Quy chế chi tiêu nội bộ nếu có (đối với Ban QLDA nhóm II, Ban QLDA chuyên ngành, khu vực).

Trình tự các bước thực hiện và việc luân chuyển hồ sơ chứng từ được thực hiện theo quy định tại Tiết c, Khoản 2, Điều 8, Chương III quy trình này.

Trên đây là nội dung quy định về việc kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 5657/QĐ-KBNN năm 2016.

Trân trọng!