Quản lý, sử dụng hệ thống thiết bị văn phòng, hệ thống mạng trong cơ quan Tổng cục Hải quan

Quản lý, sử dụng hệ thống thiết bị văn phòng, hệ thống mạng trong cơ quan Tổng cục Hải quan được quy định tại Điều 13 Quyết định 2050/QĐ-TCHQ năm 2012 về Nội quy của cơ quan Tổng cục Hải quan như sau:

Các máy photocopy, máy tính, máy in, máy scan, máy Fax, máy điện thoại, máy hút ẩm, máy hủy tài liệu... (gọi chung là máy thiết bị văn phòng) được cơ quan trang bị cho các cá nhân và đơn vị sử dụng để phục vụ công tác chuyên môn của cơ quan. Yêu cầu cán bộ, nhân viên phải sử dụng máy đúng mục đích và tuân thủ các quy định về sử dụng máy thiết bị văn phòng cụ thể sau đây:

1. Đối với máy Photocopy:

a) Cán bộ, nhân viên khi vận hành máy photocopy chịu trách nhiệm sử dụng, bảo quản máy an toàn, hiệu quả, đúng tính năng.

b) Thực hiện chụp 02 mặt đối với tài liệu gốc có từ 02 trang trở lên.

c) Khi máy bị kẹt giấy không được dùng dao, kéo hoặc vật cứng để cậy, lôi giấy. Khi máy bị hỏng nếu do lỗi kỹ thuật phải báo cho Văn phòng Tổng cục để xử lý; nếu do người sử dụng làm hỏng phải đền bù bằng vật chất theo quy định.

d) Đối với hệ thống máy Photocopy sử dụng chung của cơ quan: thực hiện theo Nội quy quy định tại Phòng sao chụp văn bản.

2. Đối với máy vi tính và máy in:

a) Yêu cầu sử dụng đúng tính năng, bảo đảm an toàn và chỉ sử dụng phục vụ cho công tác;

b) Khi máy tính, máy in bị hư hỏng không được tự sửa chữa mà phải báo ngay cho Cục Công nghệ thông tin và thống kê hải quan đến kiểm tra, xử lý;

c) Đối với máy in phải sử dụng đúng chủng loại mực. Không dùng máy in thay máy photo để in nhiều tập tài liệu.

3. Sử dụng máy xén giấy hủy tài liệu:

Tài liệu bị hư hỏng, bản nháp, tài liệu quá thời gian sử dụng phải tuân thủ quy chế hủy tài liệu của nhà nước; Cần nghiên cứu sử dụng máy đúng quy trình kỹ thuật quy định.

4. Quản lý sử dụng thiết bị thông tin liên lạc:

Điện thoại trang cấp cho từng cá nhân và máy Fax trang cấp cho các đơn vị để phục vụ công tác thông tin liên lạc của cơ quan. Yêu cầu cán bộ, nhân viên thực hiện tốt quy định:

a) Máy điện thoại: Khi máy hỏng cá nhân không được tự động sửa chữa mà phải báo cho Văn phòng Tổng cục để sửa chữa;

b) Máy Fax: Chấp hành chế độ bảo mật thông tin, tuyệt đối không được fax các văn bản có chế độ mật. Đối với các văn bản có yêu cầu độ mật nếu cần fax thì phải sử dụng hệ thống máy cơ yếu;

c) Nghiêm cấm cán bộ, nhân viên sử dụng máy điện thoại, máy fax cơ quan vì mục đích cá nhân;

d) Hệ thống khuyếch đại tín hiệu thông tin liên lạc (GSM) được lắp đặt tại các tầng để tăng chất lượng thu tín hiệu sóng máy điện thoại di động trong tòa nhà. Cán bộ, nhân viên không được tự ý tháo lắp thay đổi nguyên trạng bộ đầu khuyếch đại sóng được gắn trên trần phòng làm việc.

5. Đối với hệ thống mạng:

a) Cán bộ, nhân viên được trực tiếp khai thác sử dụng, nghiên cứu thông tin trên các trang mạng để phục vụ công tác chuyên môn;

b) Cục Công nghệ thông tin và thống kê hải quan có trách nhiệm lắp đặt, sửa chữa, cài đặt, nâng cấp, duy trì toàn bộ hệ thống mạng của cơ quan.

Trên đây là nội dung quy định về việc quản lý, sử dụng hệ thống thiết bị văn phòng, hệ thống mạng trong cơ quan Tổng cục Hải quan. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 2050/QĐ-TCHQ năm 2012.

Trân trọng!