Việc đón tiếp khách trong cơ quan Tổng cục Hải quan

Việc đón tiếp khách trong cơ quan Tổng cục Hải quan được quy định tại Điều 6 Quyết định 2050/QĐ-TCHQ năm 2012 về Nội quy của cơ quan Tổng cục Hải quan như sau:

1. Khách đến thăm, làm việc bao gồm các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước đến thăm, làm việc với Tổng cục Hải quan.

2. Tổ chức đón tiếp khách:

a) Khi có khách đến cơ quan, nhân viên bảo vệ hướng dẫn khách ra khu vực đỗ xe, kiểm tra an ninh và hướng dẫn khách đi vào tiền sảnh;

b) Khi khách vào tiền sảnh, nhân viên lễ tân nhận giấy tờ tùy thân của khách để vào sổ đăng ký, phát thẻ khách và thông báo cho đơn vị, cá nhân mà khách liên hệ công tác xuống khu vực lễ tân đón khách;

c) Khi khách về, nhân viên lễ tân thu thẻ và trả khách giấy tờ tùy thân.

3. Phân công tổ chức đón tiếp khách.

3.1. Đối với khách là Lãnh đạo cấp cao từ Bộ trưởng và tương đương trở lên, Tổng cục trưởng Hải quan các nước đến thăm, làm việc:

a) Nếu đã có chương trình, kế hoạch từ trước, Lãnh đạo Tổng cục và Lãnh đạo Văn phòng (nếu là khách trong nước) hoặc Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế (nếu là khách nước ngoài) đón khách tại sảnh, dành thang máy ưu tiên, trải thảm đỏ và tổ chức các lễ nghi theo quy định;

b) Nếu khách đến thăm hoặc làm việc đột xuất không có chương trình từ trước, nhân viên bảo vệ và nhân viên lễ tân kịp thời báo cáo Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục và đơn vị có liên quan để tổ chức đón tiếp khách.

3.2. Đối với khách ngoại giao (các đoàn khách ngoại giao, Đại sứ các nước) đến thăm, làm việc với Tổng cục Hải quan: Tổ chức đón tiếp theo quy định của Bộ Tài chính và Quy chế phối hợp hoạt động hợp tác quốc tế trong ngành Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 2359/QĐ-TCHQ ngày 01/12/2009 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan. Vụ Hợp tác quốc tế đề xuất, phối hợp với đơn vị có liên quan và Văn phòng Tổng cục để tổ chức các nghi lễ đón khách tại tiền sảnh và đưa khách đến phòng khách quốc tế. Khi khách về, Vụ Hợp tác quốc tế tiễn khách tại tiền sảnh.

3.3. Đối với khách là tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác hoặc các đoàn khách quốc tế đến làm việc với các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục:

a) Khách đăng ký đến làm việc với Lãnh đạo Tổng cục: Thực hiện theo khoản 1, 2 Điều 32 theo Quyết định số 2980/QĐ-TCHQ ngày 15/11/2010 của Tổng cục trường Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế làm việc của Tổng cục Hải quan. Khi khách đến, cán bộ thư ký hoặc giúp việc lãnh đạo Tổng cục thông báo danh sách và thời gian khách đến cho lễ tân biết. Nhân viên lễ tân phối hợp với cán bộ thư ký hoặc giúp việc Lãnh đạo Tổng cục hướng dẫn, đưa khách vào phòng họp hoặc phòng tiếp khách;

b) Khách đến dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo: Đơn vị được giao chủ trì hoặc ban tổ chức cử cán bộ đến khu vực lễ tân đăng ký và đưa khách vào phòng họp, hội thảo;

c) Khách của đơn vị hoặc cá nhân đến làm việc: Đơn vị cử người đến khu vực lễ tân đón tiếp khách tại tầng 1. Trường hợp cần thiết phải mời khách lên phòng làm việc của đơn vị hoặc cá nhân thì phải cử cán bộ xuống đăng ký với lễ tân và đưa khách lên phòng;

d) Khách nước ngoài đến làm việc nhưng không có hẹn trước: Nhân viên lễ tân liên hệ với Vụ Hợp tác quốc tế để cử cán bộ xuống tìm hiểu và thông báo cho đơn vị chức năng liên quan để tiếp, làm việc.

3.4. Công dân đến khiếu nại, tố cáo: Nhân viên lễ tân hướng đẫn khách đến khu vực chờ và liên hệ với Thanh tra Tổng cục để cử cán bộ tiếp khách theo quy định.

4. Khi khách về, người đã đón khách phải tiễn khách đến lễ tân để trả thẻ khách và nhận lại giấy tờ tùy thân.

Trên đây là nội dung quy định về việc đón tiếp khách trong cơ quan Tổng cục Hải quan. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 2050/QĐ-TCHQ năm 2012.

Trân trọng!