Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự quy định tại Điều 17 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể như sau:

1. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu quy định). Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được lập dưới hình thức giấy in và có thể quản lý bằng phần mềm trên máy tính.

3. Thời hạn lưu trữ:

a) Lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh;

b) Lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc diện nêu tại điểm a khoản 2 Điều này.

4. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm cung cấp bản chụp hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Việc đối chiếu bản chụp với bản chính được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nơi đang lưu trữ hồ sơ hoặc tại Bộ Ngoại giao đối với giấy tờ, tài liệu lưu trữ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Trên đây là nội dung câu trả lời về chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

Trân trọng!