Tài liệu của Bảo hiểm xã hội hết giá trị sử dụng sẽ bị xử lý như thế nào?

Tài liệu của Bảo hiểm xã hội hết giá trị sử dụng sẽ bị xử lý theo quy định tại Điều 22 Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013 Quy định công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Cụ thể:

Tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

Việc xét và tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

1. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm

a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị

Danh mục tài liệu hết giá trị được lập trong hai trường hợp sau:

- Trong quá trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị (thực hiện theo Mẫu số 6);

- Trong khi xem xét loại ra những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị.

b) Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (thực hiện theo Mẫu số 7).

2. Trình Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh xem xét hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị gồm:

- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

- Danh mục quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan họp để thảo luận, kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần), biểu quyết về danh mục tài liệu giữ lại, danh mục tài liệu hết giá trị và lập biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng (thực hiện theo Mẫu số 8). Biên bản được lập thành hai bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.

4. Sau khi có kết luận của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Lưu trữ cơ quan hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra. Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:

- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị (thực hiện theo Mẫu số 9);

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

5. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy

a) Thẩm tra tài liệu hết giá trị bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện.

b) Thẩm tra tài liệu hết giá trị của BHXH tỉnh do Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thực hiện.

c) Thẩm tra tài liệu hết giá trị của BHXH huyện do Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thực hiện.

6. Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Căn cứ kết luận của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm tra của cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền, Lưu trữ cơ quan phải hoàn thiện hồ sơ và trình Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh ra quyết định tiêu hủy tài liệu (thực hiện theo Mẫu số 10). Việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:

a) Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ tương ứng của cơ quan.

b) Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị: Ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị được phép tiêu hủy; ghi lại số và đánh số lại trật tự các bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các tập; viết lại lý do loại.

c) Thẩm quyền ra quyết định cho tiêu hủy tài liệu như sau:

- Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ra quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam sau khi có ý kiến thẩm tra bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

- Giám đốc BHXH tỉnh ra quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ và BHXH huyện sau khi có ý kiến thẩm tra bằng văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh;

7. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Sau khi có quyết định bằng văn bản của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

a) Đóng gói tài liệu hết giá trị.

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị (thực hiện theo Mẫu số 11).

c) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Có thể được thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế.

Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải đảm bảo thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

d) Lập biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị (thực hiện theo Mẫu số 12).

8. Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lập thành hồ sơ, hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

- Quyết định thành lập Hội đồng;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghị thẩm tra;

- Văn bản thẩm tra, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

b) Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan trong thời gian tối thiểu 20 năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy.

Trên đây là nội dung câu trả lời về xử lý tài liệu của Bảo hiểm xã hội hết giá trị sử dụng. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013.

Trân trọng!