Trách nhiệm của việc lập hồ sơ lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội

Trách nhiệm của việc lập hồ sơ lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội quy định tại Điều 10 Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013 Quy định công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, cụ thể như sau:

1. Chánh Văn phòng BHXH Việt Nam, Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp của BHXH tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng và trình Thủ trưởng cơ quan ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan. Giám đốc BHXH huyện có trách nhiệm chỉ đạo việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

2. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, Trưởng các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:

a) Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.

b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.

3. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan có trách nhiệm:

a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Quy định này.

Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày.

b) Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.

4. Văn thư đơn vị có trách nhiệm:

a) Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.

b) Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

c) Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan.

5. Văn thư cơ quan có trách nhiệm:

a) Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan.

b) Đầu năm, Văn thư sao Danh mục hồ sơ gửi cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ.

6. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:

a) Phối hợp với Văn thư cơ quan xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan.

b) Giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

c) Trên cơ sở Danh mục hồ sơ của cơ quan, chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.

Trên đây là nội dung câu trả lời về trách nhiệm của việc lập hồ sơ lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm hiểu vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013.

Trân trọng!