Số, ký hiệu trong văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong quân đội được trình bày như thế nào?

Việc trình bày số, ký hiệu trong văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong quân đội được quy định tại Điều 8 Thông tư 92/2012/TT-BQP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan, đơn vị trong Quân đội do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành như sau:

1. Thể thức

a) Số của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại Văn thư của cơ quan, đơn vị. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

b) Ký hiệu của văn bản

- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản, ví dụ:

Quyết định của Tư lệnh Quân khu 3 ban hành được ghi như sau: Số:.../QĐ-BTL

Chỉ thị của Giám đốc Nhà máy Z131 ban hành được ghi như sau: Số:.../CT-BGĐ

Quyết định của Hội đồng quản trị ban hành được ghi như sau: Số:.../QĐ-HĐQT

Báo cáo của Cục Chính trị được ghi như sau: Số:.../BC-CCT

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo (cục, phòng, ban, bộ phận) hoặc chủ trì soạn thảo; trường hợp công văn qua nhiều cấp soạn thảo để cơ quan ban hành thì lấy ký hiệu của đơn vị cấp dưới trực tiếp, ví dụ:

Công văn của Bộ Quốc phòng do Cục Tài chính soạn thảo: Số:.../BQP-CTC

Công văn của BTL Quân khu do Phòng Tuyên huấn/Cục Chính trị soạn thảo: Số:.../BTL-CCT

Công văn của BTL Quân khu do Phòng Tác chiến/Bộ Tham mưu soạn thảo: Số:.../BTL-BTM

- Trường hợp các Hội đồng, Ban Chỉ đạo của cơ quan được sử dụng con dấu để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của cơ quan, đơn vị đó, ví dụ: Quyết định số 505 của Hội đồng quân nhân BTL Quân khu 3 hoặc Ban Tổ chức Hội thao nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ toàn quân lần thứ 3 được trình bày như sau:

2. Kỹ thuật trình bày

a) Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.

b) Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:

Số: 105/QĐ-BQP (Quyết định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng);

Số: 190/BCH-PTM (Công văn của Bộ Chỉ huy do Phòng Tham mưu soạn thảo);

Số: 123/BC-BTTM (Báo cáo của Bộ Tổng Tham mưu);

Số: 1234/TĐ-BTM (Công văn của Trung đoàn do Ban Tham mưu soạn thảo).

Trên đây là nội dung quy định về việc trình bày số, ký hiệu trong văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong quân đội. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Thông tư 92/2012/TT-BQP.

Trân trọng!