Bộ phận công cộng và kỹ thuật của cơ quan hành chính nhà nước được bố trí như thế nào?

Bộ phận công cộng và kỹ thuật của cơ quan hành chính nhà nước được bố trí theo quy định tại Tiểu mục 7.8 Mục 7 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 4601:2012 về Công sở cơ quan hành chính nhà nước - Yêu cầu thiết kế như sau:

7.8.1. Bộ phận công cộng và kỹ thuật bao gồm: văn phòng, phòng khách, phòng họp, phòng tổng đài điện thoại, bộ phận thông tin, phòng quản trị hệ thống máy tính, phòng truyền thống, kho lưu trữ, thư viện, bộ phận ấn loát, ảnh, thí nghiệm, xưởng,…

7.8.2. Bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ phải được bố trí đảm bảo đủ điều kiện hoạt động và thực thi nhiệm vụ của cơ quan hành chính nhà nước;

7.8.3. Các phòng có tính chất đặc thù như phòng tiếp khách quốc tế, phòng hội thảo, hội trường, phòng quản trị hệ thống máy tính, phòng lưu trữ, các bộ phận như dịch vụ công… bố trí chung cho khu liên cơ quan. Trường hợp bố trí riêng cần quy định cụ thể đối với từng cấp công sở.

Diện tích các phòng hợp, phòng tiếp khách được quy định cụ thể cho từng cấp công sở. Các phòng kĩ thuật đặc thù, chuyên ngành được thiết kế theo các qui định có liên quan.

7.8.4. Văn phòng

7.8.4.1. Bộ phận văn phòng gồm phòng tiếp nhận và trả hồ sơ (bộ phận một cửa), bộ phận tiếp dân, văn thư đánh máy-hành chính-quản trị và phòng nhân sao tài liệu.

7.8.4.2. Bộ phận một cửa (bộ phận hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thực hiện tại một đầu mối) phải có diện tích đáp ứng yêu cầu của công việc. Diện tích không nhỏ hơn 48 m², trong đó diện tích dành để bố trí nơi ngồi chờ giải quyết công việc không được nhỏ hơn 30 %.

Phòng tiếp nhận và trả hồ sơ của các cơ quan chuyên môn có diện tích tối thiểu là 24 m².

7.8.4.3. Phòng tiếp dân phải phù hợp với yêu cầu công tác của các cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao nhưng không nhỏ hơn 18 m².

7.8.4.4. Phòng tiếp dân phải được bố trí ở vị trí thuận lợi cho việc tiếp đón và quản lý về trật tự, trị an, không làm ảnh hưởng tới hoạt động khác của cơ quan. Phòng tiếp dân phải có đủ diện tích và bàn ghế để phục vụ khách trong thời gian chờ đợi cũng như khi cán bộ, công chức gặp gỡ, làm việc.

7.8.4.5. Nếu bố trí phòng tiếp dân phía ngoài khu làm việc, thì diện tích không nhỏ hơn 18 m² tùy theo cấp công trình.

7.8.4.6. Bộ phận văn thư đánh máy được bố trí ở vị trí phù hợp với yêu cầu sử dụng. Bộ phận văn thư đánh máy có thể kiêm luôn các công việc về hành chính. Đối với cơ quan hành chính nhà nước cấp Bộ và cấp Tỉnh không nhỏ hơn 24 m², cấp huyện không nhỏ hơn 20 m².

7.8.4.7. Chỗ nhân sao tài liệu bằng máy photocopy, được tính 4 m² cho một đầu máy (gồm nơi đặt máy, tủ đựng giấy và tài liệu, phụ kiện, quạt gió và nơi giao nhận).

7.8.5. Phòng tiếp khách

7.8.5.1. Phòng tiếp khách chung của lãnh đạo cơ quan được bố trí tại khu vực văn phòng hoặc tại khu vực nghiên cứu. Diện tích phòng tiếp khách của lãnh đạo cơ quan các cấp không nhỏ hơn 18 m².

Phòng tiếp khách của Bộ trưởng và cấp tương đương không nhỏ hơn 24 m²

Bên cạnh phòng tiếp khách của cơ quan, được thiết kế phòng chuẩn bị, có diện tích không nhỏ hơn 6 m².

7.8.5.2. Đối với các cơ quan có nhiệm vụ thường xuyên giao dịch với khách quốc tế, được phép bố trí một số phòng tiếp khách. Số lượng và diện tích các phòng tiếp khách quốc tế được thiết kế theo yêu cầu sử dụng và cấp công trình được phê duyệt trong báo cáo đầu tư.

7.8.5.3. Mức độ tiện nghi của các phòng tiếp khách lấy theo yêu cầu sử dụng ở từng cấp quản lý và được phê duyệt trong báo cáo đầu tư.

7.8.6. Phòng họp

7.8.6.1. Căn cứ vào nhu cầu công tác của cơ quan để bố trí các phòng họp cho phù hợp. Phòng họp cần được bố trí đầy đủ các trang thiết bị như bàn ghế, âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị khác để đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan.

7.8.6.2. Các phòng họp phải được bố trí hợp lý, không ảnh hưởng đến các phòng làm việc.

7.8.6.3. Phòng họp (giao ban), phòng họp (tập huấn, hội nghị) cho các cơ quan trong khuôn viên liên cơ quan nên đặt tại khu vực gần văn phòng.

7.8.6.4. Tùy theo yêu cầu của cơ quan, phòng họp có thể chia thành phòng họp lớn, phòng họp vừa, phòng họp nhỏ. Phòng họp nhỏ và phòng họp vừa có thể bố trí phân tán. Diện tích tối thiểu của phòng họp nhỏ là 30 m²; phòng họp vừa là 60 m². Nên bố trí bàn viết trong phòng họp. Diện tích sử dụng trong phòng họp nhỏ và phòng họp vừa: có bàn, không nên nhỏ hơn 1,80 m²/người; không có bàn không nên nhỏ hơn 0,80 m²/người.

7.8.6.5. Diện tích của phòng họp lớn (phòng hội nghị) cần căn cứ vào số người sử dụng và cách bố trí bàn ghế. Trong phòng họp lớn (phòng hội nghị) nên có thiết bị âm thanh, thiết bị nghe nhìn, đèn chiếu, cabin dịch, thiết bị che ánh sáng và phải được cách âm.

7.8.6.6. Phòng họp lớn được thiết kế theo yêu cầu sử dụng của liên cơ quan và được phê duyệt trong Báo cáo đầu tư. Qui mô phòng họp lớn không lớn hơn 200 chỗ. Trong phòng họp lớn nên trang bị bàn viết.

Đối với các cơ quan ngang Bộ, UBND Tỉnh, Thành phố được phép thiết kế một phòng họp với diện tích không nhỏ hơn 48 m².

7.8.6.7. Có thể bố trí từ một đến hai phòng đệm, diện tích không lớn hơn 24 m²/phòng và một phòng phục vụ kề với phòng họp, phòng hội nghị có diện tích từ 9 m² đến 12 m².

CHÚ THÍCH: Đối với phòng hội nghị có trang bị hệ thống nghe nhìn, phiên dịch, tiêu chuẩn diện tích được tính theo yêu cầu kỹ thuật của thiết bị.

7.8.6.8. Các cơ quan trực thuộc không nên xây dựng hội trường riêng.

Hội trường được thiết kế theo yêu cầu sử dụng chung của liên cơ quan và phải được phê duyệt trong báo cáo đầu tư. Quy mô hội trường được xác định theo tính toán và yêu cầu sử dụng, nhưng không được vượt quá 500 chỗ. Tiêu chuẩn diện tích tham khảo trong phụ lục B của tiêu chuẩn này.

CHÚ THÍCH: Khi thiết kế hội trường cần tính đến khả năng sử dụng Trung tâm hội nghị của Tỉnh (nếu có).

7.8.7. Phòng lưu trữ

7.8.7.1. Phòng lưu trữ cơ quan thường được thiết kế ở công sở có số lượng hồ sơ lưu trữ dưới 12 000 đơn vị đầu sách, tài liệu, bao gồm nơi nhận và xử lý tài liệu, nơi giao và khai thác (đọc) tài liệu, kho lưu trữ tài liệu. Tiêu chuẩn diện tích tham khảo tại phụ lục C của tiêu chuẩn này.

CHÚ THÍCH: Việc tổ chức lưu trữ chung các tài liệu, hồ sơ của tỉnh, hoặc quận, huyện tại trung tâm lưu trữ nhà nước có thể tham khảo theo hướng dẫn thiết kế chuyên ngành, hoặc có thể tham khảo các mẫu thiết kế điển hình do Bộ Xây dựng ban hành.

7.8.7.2. Phòng hồ sơ, phòng tư liệu và kho sách phải có các biện pháp phòng cháy, chống nồm ẩm, tránh bụi, mối mọt và tia tử ngoại. Nền nhà phải dùng nền nhà không tạo ra bụi, dễ dọn vệ sinh.

Phòng hồ sơ, phòng tư liệu và kho sách phải được chiếu sáng đầy đủ, thông gió tốt, tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp.

7.8.8. Phòng máy tính và quản trị mạng

7.8.8.1. Đối với cơ quan có phòng máy tính và quản trị mạng riêng (nối mạng nội bộ, mạng Chính phủ và các địa phương khác) phải có trung tâm tích hợp dữ liệu.

7.8.8.2. Phòng máy tính, quản trị mạng và trung tâm tích hợp dữ liệu phải dựa vào loại máy móc và yêu cầu công nghệ để thiết kế mặt bằng kiến trúc và môi trường trong phòng tương ứng. Phòng đặt máy được bố trí xa các nguồn nhiễu loạn điện từ. Diện tích không nhỏ hơn 24 m².

7.8.8.3. Các thiết bị văn phòng như máy vi tính, máy xử lý giấy tờ loại nhỏ, máy phô tô cũng như máy hủy giấy có thể bố trí ở trong phòng làm việc.

7.8.8.4. Phòng in ấn của cơ quan được thiết kế theo yêu cầu sử dụng và được cấp có thẩm quyền phê duyệt trong báo cáo đầu tư.

7.8.8.5. Bộ phận tổng đài điện thoại.

Khi liên cơ quan hoặc cơ quan có tổng đài điện thoại dưới 100 số thì phải thiết kế tổng đài điện thoại với tiêu chuẩn diện tích như sau:

- Phòng làm việc cho nhân viên từ 9 m² đến 12 m²

- Phòng thiết bị từ 9 m² đến 12 m²

- Đối với tổng đài điện thoại trên 100 số, thiết kế theo các thông số kỹ thuật của thiết bị.

Trên đây là nội dung quy định về việc bố trí bộ phận công cộng và kỹ thuật của cơ quan hành chính nhà nước. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 4601:2012.

Trân trọng!