Trách nhiệm của đơn vị sử dụng và người sử dụng về việc quản lý, sử dụng tài khoản thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội

Trách nhiệm của đơn vị sử dụng và người sử dụng về việc quản lý, sử dụng tài khoản thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội được quy định tại Khoản 2 Điều 13 Quyết định 1114/QĐ-BHXH năm 2017 về Quy chế quản lý và sử dụng thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành, cụ thể như sau:

- Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam và Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố.

Phổ biến Quy chế này đến từng cá nhân trong đơn vị nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm và hiệu quả trong việc khai thác, sử dụng thư điện tử tại đơn vị.

Xác nhận các đề nghị cấp phát tài khoản thư điện tử.

Phân công cán bộ quản lý hòm thư điện tử của đơn vị và giao các phòng, các đơn vị cấp huyện (đối với BHXH tỉnh, thành phố) trực thuộc quản lý hòm thư điện tử của đơn vị mình.

Giao cán bộ CNTT (đối với BHXH tỉnh, thành phố) quản lý tài khoản quản trị. Cán bộ này có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ, công chức và viên chức tại đơn vị sử dụng thư điện tử; Phối hợp với Trung tâm CNTT thực hiện tạo lập hòm thư điện tử đơn vị, hòm thư điện tử cá nhân trong đơn vị và có trách nhiệm thông báo cho đơn vị, cá nhân sử dụng; Cập nhật thông tin về thư điện tử của đơn vị khi có thay đổi thông tin; hỗ trợ cấp lại mật khẩu hoặc thực hiện khóa hòm thư điện tử tại đơn vị quản lý.

- Trách nhiệm của cán bộ quản lý hòm thư điện tử của đơn vị

Thực hiện mở hòm thư đơn vị ít nhất 03 lần mỗi ngày làm việc: vào đầu giờ sáng, cuối giờ sáng và cuối giờ chiều.

Khi nhận được văn bản, hồ sơ, tài liệu dạng điện tử qua hòm thư đơn vị, kịp thời báo cáo Thủ trưởng đơn vị và các cá nhân có liên quan được biết về tình trạng gửi nhận thư điện tử bao gồm: thời Điểm gửi, nhận, các xác nhận, phản hồi của bên nhận.

Khi không đảm nhiệm công việc quản lý thư điện tử của đơn vị phải thực hiện bàn giao nguyên trạng hòm thư điện tử cùng mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu cho cá nhân được Thủ trưởng đơn vị chỉ định.

Định kỳ 06 tháng thống kê danh sách cá nhân, đơn vị đang sử dụng hòm thư công vụ gửi về Trung tâm CNTT để tổng hợp, rà soát,

- Người sử dụng tài khoản thư điện tử có trách nhiệm:

Tự bảo quản hòm thư của mình (tên tài khoản và mật khẩu) tránh để bị lộ tài khoản. Khi phát hiện tài khoản bị đánh cắp hoặc người khác sử dụng trái phép tài khoản thư điện tử của mình, cá nhân, đơn vị phải thông báo sớm nhất với cán bộ quản lý thư điện tử tại đơn vị và Trung tâm CNTT để khóa tài khoản tránh việc đánh cắp thông tin cũng như việc kẻ gian sử dụng tài khoản vào mục đích xấu.

Tự sao lưu dữ liệu của cá nhân theo định kỳ tránh mất mát dữ liệu.

Định kỳ thay đổi mật khẩu hòm thư điện tử tối thiểu 06 tháng 1 lần.

Trên đây là nội dung câu trả lời về trách nhiệm của đơn vị sử dụng và người sử dụng về việc quản lý, sử dụng tài khoản thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này Bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 1114/QĐ-BHXH năm 2017.

Trân trọng!