Việc kế toán theo dõi thu nộp thuế của người nộp thuế qua quy trình kế toán thuế được quy định như thế nào?

Việc kế toán theo dõi thu nộp thuế của người nộp thuế qua quy trình kế toán thuế được quy định tại Tiểu Mục 2 Mục II Phần II Quyết định 879/QĐ-TCT năm 2015 về Quy trình quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toán thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành, cụ thể như sau:

2.1. Nhận các văn bản xử lý về thuế đối với NNT do cơ quan thuế thực hiện

- Bộ phận “một cửa”, Bộ phận Hành chính văn thư và các bộ phận chức năng (Kiểm tra thuế, Thanh tra thuế, Quản lý thu nợ, TNCN,...) ngoài nhiệm vụ cập nhật số liệu theo chức năng, nhiệm vụ còn có trách nhiệm chuyển cho Bộ phận KK&KTT các văn bản (thông báo, quyết định, biên bản, kết luận...) liên quan đến tiền thuế của NNT do các bộ phận này thực hiện, bao gồm:

+ Quyết định xử phạt vi phạm pháp luật về thuế;

+ Quyết định ấn định số thuế phải nộp;

+ Quyết định bãi bỏ Quyết định ấn định số thuế phải nộp;

+ Thông báo phạt nộp chậm tiền thuế;

+ Thông báo điều chỉnh phạt nộp chậm tiền thuế;

+ Thông báo về việc chấp nhận hồ sơ gia hạn nộp thuế;

+ Quyết định xoá nợ thuế;

+ Quyết định hoàn thuế;

+ Quyết định hoàn thuế kiêm bù trừ thu NSNN;

+ Quyết định thu hồi hoàn thuế;

+ Quyết định miễn thuế, giảm thuế;

+ Quyết định giải quyết khiếu nại về thuế của NNT;

+ Quyết định v/v xử lý về thuế, xử phạt vi phạm hành chính qua thanh tra (kiểm tra) việc chấp hành pháp luật thuế.

+ Biên bản, kết luận thanh tra, kiểm tra;

+ Các quyết định xử lý khác liên quan đến tiền thuế của NNT.

- Thời hạn chuyển là ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất đầu giờ làm việc ngày tiếp theo kể từ ngày ký ban hành.

2.2. Nhập các thông tin liên quan đến số tiền thuế của NNT và hạn nộp của khoản thuế

Bộ phận KK&KTT tiếp nhận các văn bản liên quan đến xử lý tiền thuế của NNT do Bộ phận “một cửa”, Bộ phận hành chính văn thư hoặc các bộ phận chức năng chuyển đến, thực hiện nhập vào hệ thống máy tính ngay trong ngày làm việc. Cụ thể:

- Kiểm tra đối chiếu các thông tin đã nhập đảm bảo đầy đủ, chính xác.

- Thực hiện hạch toán số tiền thuế theo từng trường hợp cụ thể vào Sổ theo dõi thu nộp thuế.

- Trường hợp phát hiện các sai sót hoặc thông tin chưa rõ ràng, đầy đủ làm căn cứ hạch toán vào Sổ theo dõi thu nộp thuế thì liên hệ với bộ phận trực tiếp xử lý và ban hành văn bản, trao đổi làm rõ nội dung và điều chỉnh kịp thời.

2.3. Kiểm tra, hạch toán vào Sổ theo dõi thu nộp thuế

- Hàng tháng, Bộ phận KK&KTT thực hiện rà soát, kiểm tra việc xử lý các HSKT, chứng từ nộp thuế, quyết định, thông báo, biên bản, kết luận,… liên quan đến nghĩa vụ thuế của NNT đảm bảo đã hạch toán ghi chép đầy đủ nghĩa vụ thuế phát sinh trong kỳ của NNT vào Sổ theo dõi thu nộp thuế, cụ thể như sau:

+ Số tiền thuế, tiền phạt phát sinh phải nộp, đã nộp, được miễn, giảm, xoá nợ, còn phải nộp, nộp thừa, còn được khấu trừ của NNT trên tài khoản thu NSNN.

+ Số thuế phải hoàn, đã hoàn, còn phải hoàn của NNT trên tài khoản quỹ hoàn thuế GTGT.

+ Số tiền thuế phát sinh phải nộp, đã nộp, còn phải nộp, nộp thừa của NNT trên tài khoản thu hồi hoàn thuế GTGT.

(Lưu ý: Các quy định hạch toán, ghi chép vào Sổ theo dõi thu nộp thuế được thực hiện theo hướng dẫn kế toán thuế của ngành).

- Trước ngày 5 hàng tháng, từng bộ phận chức năng lập Bảng kê các thông báo, quyết định, biên bản, kết luận xử lý về thuế (Mẫu số 28/QTr-KK) của tháng trước và thực hiện đối chiếu số liệu với Bộ phận KK&KTT trên Sổ theo dõi thu nộp thuế đảm bảo việc ghi chép, hạch toán số thuế phải nộp, đã nộp, còn nợ, nộp thừa của NNT đầy đủ, chính xác, kịp thời.

- Về theo dõi, hạch toán nghĩa vụ thuế của NNT theo các Quyết định xử lý của cơ quan thanh tra nhà nước (trừ thanh tra thuế, thanh tra hải quan):

Trường hợp trên Quyết định xử lý của cơ quan khác ghi nộp vào tài khoản tạm giữ của cơ quan tài chính hoặc tài khoản của cơ quan đó (nếu có) mở tại Kho bạc Nhà nước, cơ quan thuế phối hợp với cơ quan ban hành quyết định, Kho bạc Nhà nước để luân chuyển chứng từ liên quan đến các khoản thu do cơ quan thuế quản lý (Quyết định, Giấy nộp tiền), thông tin chi tiết các khoản nộp như mục lục ngân sách, kỳ thuế, mã số thuế,… để theo dõi, hạch toán đầy đủ, kịp thời khi cơ quan khác chuyển nộp các khoản tiền thuế đã truy thu vào ngân sách nhà nước (cơ quan thuế chỉ theo dõi khi số tiền thuế đã thực nộp vào ngân sách nhà nước).

2.4. Tính sổ thuế

Bộ phận KK&KTT kiểm tra, đối chiếu toàn bộ số liệu trên Sổ theo dõi thu nộp thuế theo từng NNT, tài khoản thu nộp thuế và từng loại thuế, bao gồm: số thuế còn phải nộp đầu kỳ, số thuế nộp thừa hoặc còn khấu trừ kỳ trước chuyển sang, số thuế phải nộp phát sinh trong kỳ, số thuế đã nộp trong kỳ, số thuế còn phải nộp chuyển kỳ sau, số thuế nộp thừa hoặc còn được khấu trừ tiếp chuyển kỳ sau. Trường hợp Sổ theo dõi thu nộp thuế được lập, ghi chép và tính trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế, Bộ phận KK&KTT thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc tính Sổ theo dõi thu nộp thuế đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời.

2.5. Khoá Sổ theo dõi thu nộp thuế

Chậm nhất ngày 10 tháng sau, Bộ phận KK&KTT thực hiện chốt sổ và khoá Sổ theo dõi thu nộp thuế tháng trước. Nếu ngày 10 trùng với ngày nghỉ, ngày lễ, tết thì ngày khóa sổ là ngày làm việc tiếp theo.

Sau khi khoá sổ, mọi số liệu trên Sổ theo dõi thu nộp thuế các tháng trước sẽ không được điều chỉnh, bổ sung. Nếu phát hiện sai sót về số liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế của NNT, Bộ phận KK&KTT phối hợp với các bộ phận có liên quan và với KBNN để xác định lý do sai sót, hướng dẫn NNT điều chỉnh hoặc thực hiện lập Phiếu điều chỉnh nội bộ, Phiếu đề nghị điều chỉnh thu nộp NSNN theo quy định tại các Mục I và II Phần Hai của Quy trình này để làm căn cứ nhập và hạch toán điều chỉnh nghĩa vụ thuế của NNT vào Sổ theo dõi thu nộp thuế tại kỳ phát hiện sai sót.

2.6. Đối chiếu nghĩa vụ thuế với NNT

Tuỳ theo tình hình cụ thể của cơ quan thuế, Bộ phận KK&KTT lập và gửi Phiếu đề nghị đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT (Mẫu số 19/QTr-KK) vào các thời điểm phù hợp (mỗi quý một lần hoặc 6 tháng một lần) gửi các bộ phận chức năng (thanh tra, kiểm tra, quản lý nợ, quản lý thuế TNCN,…) để rà soát, đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT đảm bảo số liệu cơ quan thuế quản lý đầy đủ, chính xác. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Phiếu đề nghị đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT do Bộ phận KK&KTT gửi đến, bộ phận chức năng phải chuyển kết quả kiểm tra, đối chiếu cho Bộ phận KK&KTT. Kết quả kiểm tra, đối chiếu phải ghi rõ số liệu chính xác hay còn sai sót, chi tiết sai sót ở chỉ tiêu nào, căn cứ phát hiện sai sót. Trường hợp kết quả đối chiếu là sai sót và đã xác định được nguyên nhân, Bộ phận KK&KTT phải điều chỉnh lại số liệu theo kết quả kiểm tra, đối chiếu của các bộ phận chức năng trên Sổ theo dõi thu nộp thuế.

Sau khi đối chiếu trong nội bộ cơ quan thuế, nếu vẫn còn sai sót không rõ nguyên nhân cần phải đối chiếu với NNT, Bộ phận KK&KTT lập Thông báo đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT (Mẫu số 20/QTr-KK) trình lãnh đạo cơ quan thuế xem xét, quyết định.

Bộ phận KK&KTT theo dõi phản hồi của NNT về số liệu trên Thông báo đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT. Trường hợp có sự sai lệch về số liệu trên thông báo đối chiếu, Bộ phận KK&KTT bố trí lịch làm việc trực tiếp với NNT để đối chiếu chi tiết, xác định nguyên nhân sai lệch và hướng dẫn NNT điều chỉnh (nếu sai lệch do NNT) hoặc lập Phiếu điều chỉnh nội bộ trình phụ trách Bộ phận KK&KTT xác nhận để thực hiện hạch toán điều chỉnh lại số liệu trên HSKT, chứng từ nộp thuế hoặc các quyết định xử lý về thuế của cơ quan thuế vào Sổ theo dõi thu nộp thuế.

2.7. Chuyển đổi nghĩa vụ thuế của NNT

2.7.1. Chuyển đổi nghĩa vụ thuế từ mã số thuế này sang mã số thuế khác

Trường hợp NNT thay đổi mô hình hoạt động và tổ chức sắp xếp lại doanh nghiệp có liên quan đến thay đổi MST/MSDN, có bản cam kết phân chia, chuyển đổi nghĩa vụ thuế, Bộ phận KK&KTT căn cứ các tài liệu này, kiểm tra lại số liệu trên Sổ theo dõi thu nộp thuế và thực hiện chuyển đổi nghĩa vụ thuế từ NNT này cho NNT khác; lập Thông báo chuyển nghĩa vụ thuế của NNT (Mẫu số 21/QTr-KK), gửi NNT; hạch toán điều chuyển số liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế sau chuyển đổi của NNT vào Sổ theo dõi thu nộp thuế để tiếp tục thực hiện kế toán thuế đối với NNT.

2.7.2. Chuyển đổi nghĩa vụ thuế của NNT khi thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

- Bộ phận KK&KTT của cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT nơi chuyển đi lập Thông báo tình trạng kê khai, nộp thuế của đơn vị chuyển địa điểm kinh doanh (ban hành kèm theo Thông tư 80/2012/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế) gửi NNT, lập Danh sách tờ khai tạm tính đã nộp chưa được quyết toán thuế (Mẫu số 27/QTr-KK) từ đầu năm đến thời điểm chuyển nghĩa vụ, Sổ theo dõi tình hình nợ thuế, Sổ tổng hợp tình hình thu nộp thuế (Mẫu số 30/QTr-KK) tại thời điểm chuyển nghĩa vụ, gửi cơ quan thuế quản lý nơi NNT chuyển đến; đồng thời hạch toán điều chỉnh số dư bằng 0 đối với số tiền thuế, tiền phạt còn nợ, nộp thừa hoặc số thuế còn được khấu trừ trên Sổ theo dõi thu nộp thuế tại thời điểm chuyển đổi nghĩa vụ thuế.

- Bộ phận KK&KTT của cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT nơi chuyển đến hạch toán số tiền thuế, tiền phạt còn nợ, nộp thừa, số thuế còn được khấu trừ trên Bảng tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT vào Sổ theo dõi thu nộp thuế và tiếp tục thực hiện đôn đốc, xử lý số tiền thuế đó kể từ thời điểm NNT chuyển đến.

2.8. Xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT

2.8.1. Xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế theo đề nghị của NNT

- Tiếp nhận văn bản đề nghị xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT

+ Bộ phận “một cửa”, Bộ phận hành chính văn thư thực hiện các công việc tiếp nhận văn bản đề nghị xác nhận nghĩa vụ thuế của NNT theo đúng trình tự được quy định tại Quy chế hướng dẫn, giải đáp vướng mắc về chính sách thuế, quản lý thuế và giải quyết các thủ tục hành chính thuế của người nộp thuế theo cơ chế “một cửa” ban hành kèm theo Quyết định số 78/2007/QĐ-BTC ngày 17/9/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn thực hiện Quy chế này và chuyển cho Bộ phận KK&KTT ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.

- Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được văn bản đề nghị của NNT, Bộ phận KK&KTT căn cứ yêu cầu xác nhận nghĩa vụ thuế của NNT thực hiện:

+ Tra cứu, đối chiếu số liệu yêu cầu xác nhận của NNT với Sổ theo dõi thu nộp thuế tại cơ quan thuế và các thông tin quản lý thuế về NNT;

+ Lập Thông báo xác nhận số tiền thuế, tiền phạt đã nộp NSNN cho NNT (Mẫu số 22/QTr-KK), gửi NNT trong trường hợp NNT đề nghị xác nhận số tiền thuế, tiền phạt đã nộp NSNN;

+ Lập Thông báo xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế cho NNT (Mẫu số 23/QTr-KK) trong trường hợp NNT đề nghị xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế của từng loại thuế hoặc tất cả các loại thuế;

+ Lập Thông báo xác nhận số tiền thuế, tiền phạt còn phải nộp cho NNT (Mẫu số 24/QTr-KK) trong trường hợp NNT đề nghị xác nhận số tiền thuế, tiền phạt còn phải nộp đến thời điểm đề nghị.

+ Trường hợp số liệu trên văn bản yêu cầu xác nhận nghĩa vụ thuế của NNT không khớp đúng với Sổ theo dõi thu nộp thuế của cơ quan thuế: lập Thông báo đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT, gửi NNT để yêu cầu NNT thực hiện đối chiếu, điều chỉnh đảm bảo khớp đúng giữa số liệu theo dõi thu nộp của cơ quan thuế với số liệu của NNT theo quy định tại Điểm 6 mục này.

2.8.2. Xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT thuộc nhiều cơ quan thuế quản lý

Trường hợp NNT có hoạt động trên nhiều địa bàn, việc xác định nghĩa vụ thuế của NNT có liên quan đến nhiều cơ quan quản lý thuế được thực hiện như sau:

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT khi tiếp nhận văn bản đề nghị xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT có trách nhiệm lập Phiếu đề nghị xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế cho NNT (Mẫu số 25/QTr-KK) và chuyển cho từng cơ quan thuế có liên quan chậm nhất trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu của NNT.

- Các cơ quan thuế khi nhận được Phiếu đề nghị xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế cho NNT của cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT có trách nhiệm xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế cho NNT theo quy định tại Điểm 8.1 mục này trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phiếu yêu cầu xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế và gửi kết quả xác nhận cho cơ quan thuế đề nghị (không gửi trực tiếp cho NNT).

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT và thực hiện trả lời văn bản đề nghị xác nhận nghĩa vụ thuế của NNT theo mẫu Thông báo xác nhận quy định tại Điểm 8.1 mục này trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ kết quả xác nhận của các cơ quan thuế được yêu cầu chuyển đến.

- Vụ KK&KTT tại Tổng cục Thuế thực hiện tiếp nhận và trả lời văn bản đề nghị xác nhận nghĩa vụ thuế của NNT theo quy định tại mục này.

2.9. Kết thúc theo dõi thu nộp của NNT trong trường hợp NNT chấm dứt hoạt động và đóng mã số thuế

Bộ phận KK&KTT thực hiện kết thúc theo dõi thu nộp của NNT trong trường hợp NNT chấm dứt hoạt động và đóng MST/MSDN cho NNT sau khi đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế với NSNN. Cụ thể như sau:

- Thực hiện rà soát số thuế còn nợ, nộp thừa, còn được khấu trừ cuối kỳ trên Sổ theo dõi thu nộp thuế đảm bảo khớp đúng với số liệu của NNT, đồng thời yêu cầu NNT phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ trước khi làm thủ tục chấm dứt hoạt động và đóng mã số thuế, cụ thể:

+ Nếu NNT còn nợ tiền thuế, tiền phạt: phối hợp với Bộ phận QLN để yêu cầu NNT nộp đầy đủ số tiền thuế, tiền phạt còn nợ;

+ Nếu NNT có tiền thuế, tiền phạt nộp thừa hoặc còn được khấu trừ: thực hiện thủ tục hoàn thuế cho NNT theo hướng dẫn tại Quy trình hoàn thuế và điểm 1.2, mục II, Phần hai nêu trên.

- Sau khi số dư của tất cả các loại tiền thuế, tiền phạt trên Sổ theo dõi thu nộp thuế của NNT bằng 0, thực hiện kết thúc theo dõi thu nộp của NNT. Sổ theo dõi thu nộp của NNT đã đóng sẽ không được cập nhật, điều chỉnh và không được sử dụng lại khi NNT quay trở lại hoạt động hoặc chuyển nghĩa vụ cho NNT khác.

2.10. Lưu Sổ theo dõi thu nộp thuế

Bộ phận KK&KTT thực hiện lưu Sổ theo dõi thu nộp thuế như sau:

- Sổ theo dõi thu nộp được lập theo tháng bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp.

- Trường hợp Sổ theo dõi thu nộp được lập trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế, hàng tháng, in Sổ theo dõi thu nộp thuế tổng hợp tháng, Thủ trưởng cơ quan thuế ký duyệt, lưu sổ; kết thúc năm, in Sổ tổng hợp theo dõi thu nộp thuế năm, Thủ trưởng cơ quan thuế ký duyệt, lưu sổ.

- Thời hạn in, lưu: Sổ tổng hợp tháng là trước ngày 15 tháng sau, Sổ tổng hợp năm là trước ngày 20 tháng 1 năm sau.

Trên đây là nội dung câu trả lời về việc kế toán theo dõi thu nộp thuế của người nộp thuế qua quy trình kế toán thuế. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 879/QĐ-TCT năm 2015.

Trân trọng!

Việc kế toán theo dõi thu nộp thuế của người nộp thuế qua quy trình kế toán thuế được quy định tại Tiểu Mục 2 Mục II Phần II Quyết định 879/QĐ-TCT năm 2015 về Quy trình quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toán thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành, cụ thể như sau:

2.1. Nhận các văn bản xử lý về thuế đối với NNT do cơ quan thuế thực hiện

- Bộ phận “một cửa”, Bộ phận Hành chính văn thư và các bộ phận chức năng (Kiểm tra thuế, Thanh tra thuế, Quản lý thu nợ, TNCN,...) ngoài nhiệm vụ cập nhật số liệu theo chức năng, nhiệm vụ còn có trách nhiệm chuyển cho Bộ phận KK&KTT các văn bản (thông báo, quyết định, biên bản, kết luận...) liên quan đến tiền thuế của NNT do các bộ phận này thực hiện, bao gồm:

+ Quyết định xử phạt vi phạm pháp luật về thuế;

+ Quyết định ấn định số thuế phải nộp;

+ Quyết định bãi bỏ Quyết định ấn định số thuế phải nộp;

+ Thông báo phạt nộp chậm tiền thuế;

+ Thông báo điều chỉnh phạt nộp chậm tiền thuế;

+ Thông báo về việc chấp nhận hồ sơ gia hạn nộp thuế;

+ Quyết định xoá nợ thuế;

+ Quyết định hoàn thuế;

+ Quyết định hoàn thuế kiêm bù trừ thu NSNN;

+ Quyết định thu hồi hoàn thuế;

+ Quyết định miễn thuế, giảm thuế;

+ Quyết định giải quyết khiếu nại về thuế của NNT;

+ Quyết định v/v xử lý về thuế, xử phạt vi phạm hành chính qua thanh tra (kiểm tra) việc chấp hành pháp luật thuế.

+ Biên bản, kết luận thanh tra, kiểm tra;

+ Các quyết định xử lý khác liên quan đến tiền thuế của NNT.

- Thời hạn chuyển là ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất đầu giờ làm việc ngày tiếp theo kể từ ngày ký ban hành.

2.2. Nhập các thông tin liên quan đến số tiền thuế của NNT và hạn nộp của khoản thuế

Bộ phận KK&KTT tiếp nhận các văn bản liên quan đến xử lý tiền thuế của NNT do Bộ phận “một cửa”, Bộ phận hành chính văn thư hoặc các bộ phận chức năng chuyển đến, thực hiện nhập vào hệ thống máy tính ngay trong ngày làm việc. Cụ thể:

- Kiểm tra đối chiếu các thông tin đã nhập đảm bảo đầy đủ, chính xác.

- Thực hiện hạch toán số tiền thuế theo từng trường hợp cụ thể vào Sổ theo dõi thu nộp thuế.

- Trường hợp phát hiện các sai sót hoặc thông tin chưa rõ ràng, đầy đủ làm căn cứ hạch toán vào Sổ theo dõi thu nộp thuế thì liên hệ với bộ phận trực tiếp xử lý và ban hành văn bản, trao đổi làm rõ nội dung và điều chỉnh kịp thời.

2.3. Kiểm tra, hạch toán vào Sổ theo dõi thu nộp thuế

- Hàng tháng, Bộ phận KK&KTT thực hiện rà soát, kiểm tra việc xử lý các HSKT, chứng từ nộp thuế, quyết định, thông báo, biên bản, kết luận,… liên quan đến nghĩa vụ thuế của NNT đảm bảo đã hạch toán ghi chép đầy đủ nghĩa vụ thuế phát sinh trong kỳ của NNT vào Sổ theo dõi thu nộp thuế, cụ thể như sau:

+ Số tiền thuế, tiền phạt phát sinh phải nộp, đã nộp, được miễn, giảm, xoá nợ, còn phải nộp, nộp thừa, còn được khấu trừ của NNT trên tài khoản thu NSNN.

+ Số thuế phải hoàn, đã hoàn, còn phải hoàn của NNT trên tài khoản quỹ hoàn thuế GTGT.

+ Số tiền thuế phát sinh phải nộp, đã nộp, còn phải nộp, nộp thừa của NNT trên tài khoản thu hồi hoàn thuế GTGT.

(Lưu ý: Các quy định hạch toán, ghi chép vào Sổ theo dõi thu nộp thuế được thực hiện theo hướng dẫn kế toán thuế của ngành).

- Trước ngày 5 hàng tháng, từng bộ phận chức năng lập Bảng kê các thông báo, quyết định, biên bản, kết luận xử lý về thuế (Mẫu số 28/QTr-KK) của tháng trước và thực hiện đối chiếu số liệu với Bộ phận KK&KTT trên Sổ theo dõi thu nộp thuế đảm bảo việc ghi chép, hạch toán số thuế phải nộp, đã nộp, còn nợ, nộp thừa của NNT đầy đủ, chính xác, kịp thời.

- Về theo dõi, hạch toán nghĩa vụ thuế của NNT theo các Quyết định xử lý của cơ quan thanh tra nhà nước (trừ thanh tra thuế, thanh tra hải quan):

Trường hợp trên Quyết định xử lý của cơ quan khác ghi nộp vào tài khoản tạm giữ của cơ quan tài chính hoặc tài khoản của cơ quan đó (nếu có) mở tại Kho bạc Nhà nước, cơ quan thuế phối hợp với cơ quan ban hành quyết định, Kho bạc Nhà nước để luân chuyển chứng từ liên quan đến các khoản thu do cơ quan thuế quản lý (Quyết định, Giấy nộp tiền), thông tin chi tiết các khoản nộp như mục lục ngân sách, kỳ thuế, mã số thuế,… để theo dõi, hạch toán đầy đủ, kịp thời khi cơ quan khác chuyển nộp các khoản tiền thuế đã truy thu vào ngân sách nhà nước (cơ quan thuế chỉ theo dõi khi số tiền thuế đã thực nộp vào ngân sách nhà nước).

2.4. Tính sổ thuế

Bộ phận KK&KTT kiểm tra, đối chiếu toàn bộ số liệu trên Sổ theo dõi thu nộp thuế theo từng NNT, tài khoản thu nộp thuế và từng loại thuế, bao gồm: số thuế còn phải nộp đầu kỳ, số thuế nộp thừa hoặc còn khấu trừ kỳ trước chuyển sang, số thuế phải nộp phát sinh trong kỳ, số thuế đã nộp trong kỳ, số thuế còn phải nộp chuyển kỳ sau, số thuế nộp thừa hoặc còn được khấu trừ tiếp chuyển kỳ sau. Trường hợp Sổ theo dõi thu nộp thuế được lập, ghi chép và tính trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế, Bộ phận KK&KTT thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc tính Sổ theo dõi thu nộp thuế đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời.

2.5. Khoá Sổ theo dõi thu nộp thuế

Chậm nhất ngày 10 tháng sau, Bộ phận KK&KTT thực hiện chốt sổ và khoá Sổ theo dõi thu nộp thuế tháng trước. Nếu ngày 10 trùng với ngày nghỉ, ngày lễ, tết thì ngày khóa sổ là ngày làm việc tiếp theo.

Sau khi khoá sổ, mọi số liệu trên Sổ theo dõi thu nộp thuế các tháng trước sẽ không được điều chỉnh, bổ sung. Nếu phát hiện sai sót về số liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế của NNT, Bộ phận KK&KTT phối hợp với các bộ phận có liên quan và với KBNN để xác định lý do sai sót, hướng dẫn NNT điều chỉnh hoặc thực hiện lập Phiếu điều chỉnh nội bộ, Phiếu đề nghị điều chỉnh thu nộp NSNN theo quy định tại các Mục I và II Phần Hai của Quy trình này để làm căn cứ nhập và hạch toán điều chỉnh nghĩa vụ thuế của NNT vào Sổ theo dõi thu nộp thuế tại kỳ phát hiện sai sót.

2.6. Đối chiếu nghĩa vụ thuế với NNT

Tuỳ theo tình hình cụ thể của cơ quan thuế, Bộ phận KK&KTT lập và gửi Phiếu đề nghị đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT (Mẫu số 19/QTr-KK) vào các thời điểm phù hợp (mỗi quý một lần hoặc 6 tháng một lần) gửi các bộ phận chức năng (thanh tra, kiểm tra, quản lý nợ, quản lý thuế TNCN,…) để rà soát, đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT đảm bảo số liệu cơ quan thuế quản lý đầy đủ, chính xác. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Phiếu đề nghị đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT do Bộ phận KK&KTT gửi đến, bộ phận chức năng phải chuyển kết quả kiểm tra, đối chiếu cho Bộ phận KK&KTT. Kết quả kiểm tra, đối chiếu phải ghi rõ số liệu chính xác hay còn sai sót, chi tiết sai sót ở chỉ tiêu nào, căn cứ phát hiện sai sót. Trường hợp kết quả đối chiếu là sai sót và đã xác định được nguyên nhân, Bộ phận KK&KTT phải điều chỉnh lại số liệu theo kết quả kiểm tra, đối chiếu của các bộ phận chức năng trên Sổ theo dõi thu nộp thuế.

Sau khi đối chiếu trong nội bộ cơ quan thuế, nếu vẫn còn sai sót không rõ nguyên nhân cần phải đối chiếu với NNT, Bộ phận KK&KTT lập Thông báo đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT (Mẫu số 20/QTr-KK) trình lãnh đạo cơ quan thuế xem xét, quyết định.

Bộ phận KK&KTT theo dõi phản hồi của NNT về số liệu trên Thông báo đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT. Trường hợp có sự sai lệch về số liệu trên thông báo đối chiếu, Bộ phận KK&KTT bố trí lịch làm việc trực tiếp với NNT để đối chiếu chi tiết, xác định nguyên nhân sai lệch và hướng dẫn NNT điều chỉnh (nếu sai lệch do NNT) hoặc lập Phiếu điều chỉnh nội bộ trình phụ trách Bộ phận KK&KTT xác nhận để thực hiện hạch toán điều chỉnh lại số liệu trên HSKT, chứng từ nộp thuế hoặc các quyết định xử lý về thuế của cơ quan thuế vào Sổ theo dõi thu nộp thuế.

2.7. Chuyển đổi nghĩa vụ thuế của NNT

2.7.1. Chuyển đổi nghĩa vụ thuế từ mã số thuế này sang mã số thuế khác

Trường hợp NNT thay đổi mô hình hoạt động và tổ chức sắp xếp lại doanh nghiệp có liên quan đến thay đổi MST/MSDN, có bản cam kết phân chia, chuyển đổi nghĩa vụ thuế, Bộ phận KK&KTT căn cứ các tài liệu này, kiểm tra lại số liệu trên Sổ theo dõi thu nộp thuế và thực hiện chuyển đổi nghĩa vụ thuế từ NNT này cho NNT khác; lập Thông báo chuyển nghĩa vụ thuế của NNT (Mẫu số 21/QTr-KK), gửi NNT; hạch toán điều chuyển số liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế sau chuyển đổi của NNT vào Sổ theo dõi thu nộp thuế để tiếp tục thực hiện kế toán thuế đối với NNT.

2.7.2. Chuyển đổi nghĩa vụ thuế của NNT khi thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

- Bộ phận KK&KTT của cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT nơi chuyển đi lập Thông báo tình trạng kê khai, nộp thuế của đơn vị chuyển địa điểm kinh doanh (ban hành kèm theo Thông tư 80/2012/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế) gửi NNT, lập Danh sách tờ khai tạm tính đã nộp chưa được quyết toán thuế (Mẫu số 27/QTr-KK) từ đầu năm đến thời điểm chuyển nghĩa vụ, Sổ theo dõi tình hình nợ thuế, Sổ tổng hợp tình hình thu nộp thuế (Mẫu số 30/QTr-KK) tại thời điểm chuyển nghĩa vụ, gửi cơ quan thuế quản lý nơi NNT chuyển đến; đồng thời hạch toán điều chỉnh số dư bằng 0 đối với số tiền thuế, tiền phạt còn nợ, nộp thừa hoặc số thuế còn được khấu trừ trên Sổ theo dõi thu nộp thuế tại thời điểm chuyển đổi nghĩa vụ thuế.

- Bộ phận KK&KTT của cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT nơi chuyển đến hạch toán số tiền thuế, tiền phạt còn nợ, nộp thừa, số thuế còn được khấu trừ trên Bảng tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT vào Sổ theo dõi thu nộp thuế và tiếp tục thực hiện đôn đốc, xử lý số tiền thuế đó kể từ thời điểm NNT chuyển đến.

2.8. Xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT

2.8.1. Xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế theo đề nghị của NNT

- Tiếp nhận văn bản đề nghị xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT

+ Bộ phận “một cửa”, Bộ phận hành chính văn thư thực hiện các công việc tiếp nhận văn bản đề nghị xác nhận nghĩa vụ thuế của NNT theo đúng trình tự được quy định tại Quy chế hướng dẫn, giải đáp vướng mắc về chính sách thuế, quản lý thuế và giải quyết các thủ tục hành chính thuế của người nộp thuế theo cơ chế “một cửa” ban hành kèm theo Quyết định số 78/2007/QĐ-BTC ngày 17/9/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn thực hiện Quy chế này và chuyển cho Bộ phận KK&KTT ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.

- Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được văn bản đề nghị của NNT, Bộ phận KK&KTT căn cứ yêu cầu xác nhận nghĩa vụ thuế của NNT thực hiện:

+ Tra cứu, đối chiếu số liệu yêu cầu xác nhận của NNT với Sổ theo dõi thu nộp thuế tại cơ quan thuế và các thông tin quản lý thuế về NNT;

+ Lập Thông báo xác nhận số tiền thuế, tiền phạt đã nộp NSNN cho NNT (Mẫu số 22/QTr-KK), gửi NNT trong trường hợp NNT đề nghị xác nhận số tiền thuế, tiền phạt đã nộp NSNN;

+ Lập Thông báo xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế cho NNT (Mẫu số 23/QTr-KK) trong trường hợp NNT đề nghị xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ thuế của từng loại thuế hoặc tất cả các loại thuế;

+ Lập Thông báo xác nhận số tiền thuế, tiền phạt còn phải nộp cho NNT (Mẫu số 24/QTr-KK) trong trường hợp NNT đề nghị xác nhận số tiền thuế, tiền phạt còn phải nộp đến thời điểm đề nghị.

+ Trường hợp số liệu trên văn bản yêu cầu xác nhận nghĩa vụ thuế của NNT không khớp đúng với Sổ theo dõi thu nộp thuế của cơ quan thuế: lập Thông báo đối chiếu nghĩa vụ thuế của NNT, gửi NNT để yêu cầu NNT thực hiện đối chiếu, điều chỉnh đảm bảo khớp đúng giữa số liệu theo dõi thu nộp của cơ quan thuế với số liệu của NNT theo quy định tại Điểm 6 mục này.

2.8.2. Xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT thuộc nhiều cơ quan thuế quản lý

Trường hợp NNT có hoạt động trên nhiều địa bàn, việc xác định nghĩa vụ thuế của NNT có liên quan đến nhiều cơ quan quản lý thuế được thực hiện như sau:

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT khi tiếp nhận văn bản đề nghị xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT có trách nhiệm lập Phiếu đề nghị xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế cho NNT (Mẫu số 25/QTr-KK) và chuyển cho từng cơ quan thuế có liên quan chậm nhất trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu của NNT.

- Các cơ quan thuế khi nhận được Phiếu đề nghị xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế cho NNT của cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT có trách nhiệm xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế cho NNT theo quy định tại Điểm 8.1 mục này trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phiếu yêu cầu xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế và gửi kết quả xác nhận cho cơ quan thuế đề nghị (không gửi trực tiếp cho NNT).

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế của NNT và thực hiện trả lời văn bản đề nghị xác nhận nghĩa vụ thuế của NNT theo mẫu Thông báo xác nhận quy định tại Điểm 8.1 mục này trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ kết quả xác nhận của các cơ quan thuế được yêu cầu chuyển đến.

- Vụ KK&KTT tại Tổng cục Thuế thực hiện tiếp nhận và trả lời văn bản đề nghị xác nhận nghĩa vụ thuế của NNT theo quy định tại mục này.

2.9. Kết thúc theo dõi thu nộp của NNT trong trường hợp NNT chấm dứt hoạt động và đóng mã số thuế

Bộ phận KK&KTT thực hiện kết thúc theo dõi thu nộp của NNT trong trường hợp NNT chấm dứt hoạt động và đóng MST/MSDN cho NNT sau khi đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế với NSNN. Cụ thể như sau:

- Thực hiện rà soát số thuế còn nợ, nộp thừa, còn được khấu trừ cuối kỳ trên Sổ theo dõi thu nộp thuế đảm bảo khớp đúng với số liệu của NNT, đồng thời yêu cầu NNT phải hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ trước khi làm thủ tục chấm dứt hoạt động và đóng mã số thuế, cụ thể:

+ Nếu NNT còn nợ tiền thuế, tiền phạt: phối hợp với Bộ phận QLN để yêu cầu NNT nộp đầy đủ số tiền thuế, tiền phạt còn nợ;

+ Nếu NNT có tiền thuế, tiền phạt nộp thừa hoặc còn được khấu trừ: thực hiện thủ tục hoàn thuế cho NNT theo hướng dẫn tại Quy trình hoàn thuế và điểm 1.2, mục II, Phần hai nêu trên.

- Sau khi số dư của tất cả các loại tiền thuế, tiền phạt trên Sổ theo dõi thu nộp thuế của NNT bằng 0, thực hiện kết thúc theo dõi thu nộp của NNT. Sổ theo dõi thu nộp của NNT đã đóng sẽ không được cập nhật, điều chỉnh và không được sử dụng lại khi NNT quay trở lại hoạt động hoặc chuyển nghĩa vụ cho NNT khác.

2.10. Lưu Sổ theo dõi thu nộp thuế

Bộ phận KK&KTT thực hiện lưu Sổ theo dõi thu nộp thuế như sau:

- Sổ theo dõi thu nộp được lập theo tháng bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp.

- Trường hợp Sổ theo dõi thu nộp được lập trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế, hàng tháng, in Sổ theo dõi thu nộp thuế tổng hợp tháng, Thủ trưởng cơ quan thuế ký duyệt, lưu sổ; kết thúc năm, in Sổ tổng hợp theo dõi thu nộp thuế năm, Thủ trưởng cơ quan thuế ký duyệt, lưu sổ.

- Thời hạn in, lưu: Sổ tổng hợp tháng là trước ngày 15 tháng sau, Sổ tổng hợp năm là trước ngày 20 tháng 1 năm sau.

Trên đây là nội dung câu trả lời về việc kế toán theo dõi thu nộp thuế của người nộp thuế qua quy trình kế toán thuế. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 879/QĐ-TCT năm 2015.

Trân trọng!