Việc xử lý hồ sơ khai thuế trong quy trình quản lý hồ sơ khai thuế được quy định như thế nào?

Việc xử lý hồ sơ khai thuế trong quy trình quản lý hồ sơ khai thuế được quy định tại Tiểu Mục 2 Mục I Phần II Quyết định 879/QĐ-TCT năm 2015 về Quy trình quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toán thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành, cụ thể như sau:

2.1. Cung cấp thông tin hỗ trợ NNT thực hiện kê khai thuế

Bộ phận Hỗ trợ NNT thực hiện cung cấp thông tin, mẫu biểu kê khai thuế và hướng dẫn NNT thực hiện khai thuế, tính thuế và nộp HSKT theo đúng quy định của Luật Quản lý thuế, các Luật thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, Bộ phận KK&KTT lập Thông báo cung cấp thông tin thực hiện nghĩa vụ thuế (Mẫu số 12/QTr-KK) trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thay đổi về tỷ lệ tính thuế có hiệu lực áp dụng.

2.2. Tiếp nhận hồ sơ khai thuế

2.2.1. Tiếp nhận hồ sơ khai thuế

a) Hồ sơ khai thuế nộp trực tiếp tại cơ quan thuế

Bộ phận “một cửa” tiếp nhận HSKT của NNT nộp trực tiếp tại cơ quan thuế và thực hiện:

- Kiểm tra tính đầy đủ, đúng thủ tục của HSKT theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật:

+ Trường hợp HSKT chưa đầy đủ, đúng thủ tục quy định: trả lại HSKT và hướng dẫn, cung cấp mẫu biểu cho NNT để bổ sung, điều chỉnh HSKT.

+ Trường hợp HSKT đầy đủ, đúng thủ tục quy định: thực hiện thủ tục đăng ký văn bản “đến” (đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi ngày nhận hồ sơ của cơ quan thuế, số lượng hồ sơ nhận).

- Đối với HSKT có mã vạch: quét mã vạch trên HSKT để ứng dụng tự động ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế (Mẫu số 02/QTr-KK) và chuyển dữ liệu trên HSKT vào ứng dụng quản lý thuế của ngành.

+ Trường hợp quét mã vạch thành công: thực hiện đối chiếu thông tin, số liệu hiển thị trên màn hình máy tính với thông tin, số liệu trên HSKT của NNT đảm bảo thông tin quét vào ứng dụng khớp đúng với thông tin trên HSKT của NNT.

+ Trường hợp không quét được mã vạch hoặc quét được nhưng dữ liệu không đầy đủ, chính xác:

ü Xác định nguyên nhân để xử lý phù hợp: nếu lỗi thuộc về NNT, thông báo hoặc hướng dẫn NNT để tránh các lỗi này trong lần nộp HSKT tiếp theo (không được trả lại HSKT cho NNT nếu hồ sơ đã đảm bảo tính đầy đủ, đúng thủ tục); nếu lỗi do ứng dụng quét mã vạch thì cần thông báo cho bộ phận tin học để giải quyết kịp thời.

ü Nhập thông tin của HSKT không quét được mã vạch vào ứng dụng nhận, trả hồ sơ của ngành thuế để ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế

- Đối với HSKT không có mã vạch: thực hiện ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế bằng ứng dụng nhận, trả hồ sơ của ngành thuế.

b) Hồ sơ khai thuế nộp qua bưu chính

Tùy theo sự bố trí của cơ quan thuế, Bộ phận Hành chính văn thư tiếp nhận HSKT của NNT nộp qua đường bưu chính và thực hiện như sau:

- Thực hiện thủ tục đăng ký văn bản “đến” theo quy định (đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi ngày nhận hồ sơ của cơ quan thuế).

- Đối với HSKT có mã vạch:

+ Nếu Bộ phận hành chính văn thư có thiết bị quét mã vạch thì thực hiện quét mã vạch theo hướng dẫn tại tiết a điểm này đối với HSKT có mã vạch.

+ Nếu Bộ phận hành chính văn thư không có thiết bị quét mã vạch thì thực hiện ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế bằng ứng dụng nhận, trả hồ sơ của ngành thuế.

- Đối với HSKT không có mã vạch: thực hiện ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế bằng ứng dụng nhận, trả hồ sơ của ngành thuế.

Thời gian thực hiện các công việc trên tại Bộ phận “một cửa” và Bộ phận hành chính văn thư là ngay khi nhận được HSKT của NNT hoặc chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo.

c) Tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử

Việc tiếp nhận HSKT điện tử được thực hiện theo Quy trình quản lý đăng ký sử dụng và khai thuế điện tử ban hành theo Quyết định số 1390/QĐ-TCT ngày 13/10/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

d) Tiếp nhận hồ sơ khai thuế liên quan đến đất

Các HSKT liên quan đến đất thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông, khi Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hoặc cơ quan tài nguyên môi trường chuyển HSKT liên quan đến đất của NNT cho cơ quan thuế bằng cách nộp trực tiếp tại Bộ phận “một cửa” hoặc chuyển qua đường văn thư thì Bộ phận “một cửa” hoặc Bộ phận hành chính văn thư tiếp nhận HSKT theo trình tự các bước nêu tại tiết a và b điểm này.

2.2.2. Phân loại và chuyển hồ sơ khai thuế tại Bộ phận “một cửa”, Bộ phận hành chính văn thư

- Phân loại HSKT theo một trong các tiêu thức sau: tên và MST/MSDN của NNT, sắc thuế, loại HSKT; trạng thái của HSKT (chính thức, bổ sung), HSKT có mã vạch và không có mã vạch (tuỳ vào điều kiện thực tế và nhu cầu của từng đơn vị để lựa chọn các tiêu thức phân loại thống nhất đảm bảo thuận tiện cho việc lưu trữ và tra cứu HSKT).

- Đóng tệp HSKT đã phân loại theo Bảng kê tệp hồ sơ khai thuế (Mẫu số 03/QTr-KK); đối với HSKT có mã vạch: tách riêng tệp HSKT đã nhận được bằng thiết bị quét mã vạch và HSKT không nhận được bằng thiết bị quét mã vạch hoặc nhận được nhưng không đầy đủ, chính xác (có nguyên nhân cụ thể kèm theo). Số lượng HSKT trong mỗi tệp tuỳ theo cách phân loại để đóng tệp nhưng không quá 50 bộ đảm bảo cho việc lưu trữ và tìm kiếm thuận tiện.

- Chuyển HSKT và các tài liệu kèm theo HSKT cùng các nguyên nhân không đọc được dữ liệu trên HSKT bằng thiết bị quét mã vạch hoặc dữ liệu đọc được nhưng không đầy đủ, chính xác cho Bộ phận KK&KTT; riêng các HSKT liên quan đến đất chuyển cho Bộ phận quản lý các khoản thu từ đất.

- Thời gian thực hiện các công việc trên là ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo kể từ khi tiếp nhận HSKT của NNT tại cơ quan thuế.

Trường hợp vào những ngày gần hết hạn nộp HSKT, số lượng HSKT nhiều thì thời gian thực hiện các công việc kể từ khi tiếp nhận HSKT của NNT đến khi bàn giao HSKT cho Bộ phận KK&KTT tối đa là 02 ngày làm việc; khi ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế trên ứng dụng theo dõi nhận, trả hồ sơ thuế, bộ phận tiếp nhận phải ghi đúng ngày nhận HSKT của NNT.

2.3. Xử lý hồ sơ khai thuế liên quan đến đất tại Bộ phận quản lý các khoản thu từ đất

- Kiểm tra HSKT liên quan đến đất của NNT, căn cứ các thông tin trên HSKT thực hiện xác định số tiền phải nộp NSNN của NNT theo quy định.

- Lập Thông báo tương ứng với nghĩa vụ nộp NSNN của NNT gửi cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hoặc cơ quan tài nguyên môi trường để thông báo cho NNT, đồng thời chuyển Thông báo kèm theo HSKT của NNT cho Bộ phận KK&KTT để thực hiện nhập dữ liệu trên tờ khai, thông báo và hạch toán số tiền phải nộp NSNN của NNT vào ứng dụng quản lý thuế của ngành.

2.4. Kiểm tra, xử lý hồ sơ khai thuế tại Bộ phận KK&KTT

2.4.1. Tiếp nhận, xử lý

Bộ phận KK&KTT nhận HSKT của NNT từ Bộ phận “một cửa”, Bộ phận hành chính văn thư, Bộ phận quản lý các khoản thu từ đất chuyển đến và thực hiện:

- Đối chiếu số lượng HSKT nhận được với Sổ nhận hồ sơ khai thuế được in từ ứng dụng quản lý nhận, trả hồ sơ của cơ quan thuế đảm bảo khớp đúng. Trường hợp có sự chênh lệch, thực hiện đối chiếu lại với các bộ phận liên quan để làm rõ nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

- Phân loại các nguyên nhân HSKT có mã vạch không đọc được hoặc đọc được nhưng không đầy đủ, không chính xác từ Bộ phận “một cửa”, Bộ phận hành chính văn thư chuyển đến để xử lý, đồng thời chuyển thông tin cho Bộ phận tin học khắc phục theo chức năng, nhiệm vụ.

- Quét dữ liệu của HSKT chưa nhận được bằng thiết bị quét mã vạch hoặc nhận được nhưng không đầy đủ, chính xác ngay sau khi Bộ phận tin học đã khắc phục được.

- Nhập dữ liệu của HSKT không có mã vạch, HSKT có mã vạch nhưng không nhận được bằng thiết bị quét mã vạch hoặc nhận được nhưng không đầy đủ, chính xác nhưng Bộ phận tin học không khắc phục được vào ứng dụng quản lý thuế của ngành đảm bảo nguyên tắc: trung thực, chính xác, không tự ý thêm bớt hoặc sửa chữa các số liệu, thông tin NNT đã kê khai. Trường hợp trong quá trình cập nhập, đối chiếu có sự sai lệch do cán bộ thuế nhập dữ liệu sai thì phải sửa lại theo đúng thông tin trên HSKT bằng giấy của NNT.

Thời hạn nhập HSKT vào ứng dụng quản lý thuế của ngành (kể từ ngày nhận bàn giao từ các bộ phận liên quan) như sau:

+ 05 ngày làm việc đối với các HSKT theo tháng, quý và theo từng lần phát sinh.

+ 10 ngày làm việc đối với các HSKT theo năm.

+ 30 ngày làm việc đối với hồ sơ khai quyết toán thuế.

- Đối với HSKT điện tử: thực hiện kiểm tra, xử lý theo Quy trình quản lý đăng ký sử dụng và khai thuế điện tử.

2.4.2. Kiểm tra lỗi trên hồ sơ khai thuế

a) Xác định sai thông tin định danh của NNT hoặc đại lý thuế

Bộ phận KK&KTT thực hiện đối chiếu thông tin định danh của NNT hoặc đại lý thuế đã khai trên HSKT với các thông tin định danh của NNT hoặc đại lý thuế có trong hệ thống đăng ký thuế, nếu phát hiện có sai lệch về thông tin định danh của NNT thì thực hiện theo trình tự hướng dẫn tại Điểm 1.1.2, Mục I, Phần hai Quy trình này; trường hợp có sai lệch về thông tin định danh của đại lý thuế thì thực hiện theo trình tự hướng dẫn tại Điểm 1.3.3, Mục I, Phần hai Quy trình này.

b) Xác định hồ sơ khai thuế có lỗi số học

- Hệ thống máy tính thực hiện kiểm tra tự động số liệu của các chỉ tiêu kê khai trên HSKT của NNT để phát hiện các HSKT có lỗi số học.

- Bộ phận KK&KTT căn cứ HSKT có lỗi số học theo kết quả kiểm tra của hệ thống ứng dụng quản lý thuế và thực hiện các công việc sau:

+ Lập Thông báo yêu cầu NNT giải trình, điều chỉnh hồ sơ khai thuế (Mẫu số 13a/QTr-KK), gửi NNT hoặc đại lý thuế (trường hợp NNT khai thuế qua đại lý thuế) chậm nhất trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc việc nhập HSKT.

+ Theo dõi việc điều chỉnh, giải trình HSKT của NNT, đại lý thuế theo thông báo của cơ quan thuế.

- Trường hợp HSKT sai lỗi số học có ảnh hưởng đến số thuế phải nộp của NNT mà các lỗi có căn cứ xác định rõ ràng, quá thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày gửi Thông báo yêu cầu NNT giải trình, điều chỉnh hồ sơ khai thuế mà NNT hoặc đại lý thuế không thực hiện điều chỉnh các lỗi số học đó thì Bộ phận KK&KTT thực hiện điều chỉnh lại số liệu theo số kiểm tra của cơ quan thuế và lập Thông báo điều chỉnh số liệu trên hồ sơ khai thuế (Mẫu số 13b/QTr-KK), gửi NNT hoặc đại lý thuế. Đối với các HSKT này, Bộ phận KK&KTT chuyển cho Bộ phận Kiểm tra thuế thực hiện các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

2.4.3. Xử lý hồ sơ khai thuế điều chỉnh, bổ sung của NNT

a) Trách nhiệm của các bộ phận liên quan

- Bộ phận Thanh tra, Kiểm tra thuế khi công bố Quyết định về việc thanh tra (kiểm tra) thuế tại trụ sở của NNT phải gửi cho Bộ phận KK&KTT bản sao Biên bản công bố Quyết định thanh tra (kiểm tra) ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là đầu giờ ngày làm việc tiếp theo ngày công bố để Bộ phận KK&KTT theo dõi, tổng hợp làm căn cứ xác định NNT không thuộc đối tượng được kê khai điều chỉnh, bổ sung.

- Bộ phận hành chính văn thư khi nhận được quyết định thanh tra, kiểm tra về thuế tại trụ sở NNT của các cơ quan có thẩm quyền khác phải nhập vào ứng dụng quản lý nhận, trả hồ sơ của ngành thuế để các bộ phận liên quan có cơ sở đối chiếu, đồng thời sao gửi một bản cho Bộ phận KK&KTT để theo dõi, tổng hợp.

b) Xử lý hồ sơ khai thuế điều chỉnh, bổ sung của NNT

Căn cứ thông tin về phạm vi, thời kỳ thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT của cơ quan thuế và cơ quan có thẩm quyền có trên ứng dụng hoặc thông tin nhận được từ các bộ phận liên quan, Bộ phận KK&KTT thực hiện kiểm tra, phân loại và xử lý HSKT điều chỉnh bổ sung của NNT như sau:

- Đối với hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung mà cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyển đã công bố Quyết định thanh tra, kiểm tra thuế:

+ Trường hợp NNT khai điều chỉnh, bổ sung HSKT nhưng không liên quan đến thời kỳ, phạm vi thanh tra, kiểm tra hoặc có liên quan đến thời kỳ thanh tra, kiểm tra nhưng không thuộc phạm vi thanh tra, kiểm tra thì xử lý như đối với hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung mà cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền chưa công bố Quyết định thanh tra, kiểm tra thuế.

+ Trường hợp NNT khai điều chỉnh, bổ sung HSKT có liên quan đến thời kỳ, phạm vi thanh tra, kiểm tra (trừ trường hợp hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung dẫn đến làm tăng số thuế phải nộp; giảm số thuế đã được hoàn, được khấu trừ hoặc nộp thừa) thì lập Thông báo không chấp nhận hồ sơ khai thuế điều chỉnh, bổ sung của NNT (Mẫu số 14/QTr- KK), gửi NNT hoặc đại lý thuế trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung của NNT. Trường hợp các hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung này đã được Bộ phận “một cửa” hoặc Bộ phận hành chính văn thư quét vào ứng dụng quản lý thuế, thì ngay sau khi lập Thông báo không chấp nhận hồ sơ khai thuế điều chỉnh, bổ sung của NNT, Bộ phận KK&KTT thực hiện hủy dữ liệu của tờ khai đã được nhận vào hệ thống ứng dụng quản lý thuế.

- Đối với hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung mà cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền chưa công bố Quyết định thanh tra, kiểm tra thuế:

+ Trường hợp NNT khai điều chỉnh, bổ sung làm tăng số thuế phải nộp: hạch toán số tiền phạt nộp chậm do NNT tự tính và khai trên hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung của NNT vào Sổ theo dõi thu nộp thuế (Mẫu số 29/QTr-KK).

+ Trường hợp NNT không thực hiện tính phạt nộp chậm hoặc tính chưa đầy đủ, chính xác tiền phạt nộp chậm trên số thuế phải nộp tăng thêm do khai điều chỉnh, bổ sung thì lập và gửi Thông báo điều chỉnh số tiền phạt nộp chậm của NNT (Mẫu số 15/QTr-KK) yêu cầu NNT nộp số tiền phạt nộp chậm chênh lệch còn thiếu trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung của NNT và hạch toán số tiền phạt nộp chậm chênh lệch còn thiếu vào Sổ theo dõi thu nộp thuế.

2.4.4. Điều chỉnh hồ sơ khai thuế của NNT do cơ quan thuế nhầm lẫn, sai sót

Bộ phận KK&KTT nếu nhập sai thông tin trên HSKT của NNT vào ứng dụng quản lý thuế của ngành thuế thì thực hiện điều chỉnh như sau:

- Trường hợp chưa khoá sổ thuế: điều chỉnh lại thông tin trên ứng dụng quản lý thuế của ngành thuế đảm bảo thông tin khớp đúng với HSKT của NNT.

- Trường hợp đã khoá sổ thuế:

+ Lập Phiếu điều chỉnh nội bộ (Mẫu số 08/QTr-KK), ghi rõ lý do điều chỉnh do sai sót của cán bộ thuế, phụ trách Bộ phận KK&KTT ký duyệt và chịu trách nhiệm về số liệu điều chỉnh.

+ Thực hiện điều chỉnh lại thông tin trên ứng dụng quản lý thuế của ngành thuế đảm bảo thông tin khớp đúng với HSKT của NNT, đồng thời hạch toán số thuế chênh lệch do điều chỉnh vào Sổ theo dõi thu nộp thuế của kỳ phát hiện sai sót.

- Trường hợp cơ quan thuế đã tính phạt nộp chậm trên số tiền thuế nợ có sai sót do việc nhập dữ liệu của cán bộ thuế, Bộ phận KK&KTT phối hợp với Bộ phận QLN để điều chỉnh số tiền phạt nộp chậm của NNT, lập Thông báo điều chỉnh số tiền phạt nộp chậm của NNT và gửi NNT hoặc đại lý thuế. Bộ phận KK&KTT hạch toán điều chỉnh lại số tiền phạt nộp chậm đã tính sai đó vào Sổ theo dõi thu nộp thuế của kỳ phát hiện sai sót.

2.5. Gia hạn nộp hồ sơ khai thuế của NNT

2.5.1. Tiếp nhận đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế của NNT

Bộ phận “một cửa”, Bộ phận Hành chính văn thư thực hiện các công việc tiếp nhận đề nghị gia hạn nộp HSKT của NNT theo đúng trình tự được quy định tại Quy chế hướng dẫn, giải đáp vướng mắc về chính sách thuế, quản lý thuế và giải quyết các thủ tục hành chính thuế của người nộp thuế theo cơ chế “một cửa” ban hành kèm theo Quyết định số 78/2007/QĐ-BTC ngày 17/9/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn thực hiện Quy chế này.

2.5.2. Xử lý gia hạn nộp hồ sơ khai thuế của NNT

Bộ phận KK&KTT căn cứ hồ sơ đề nghị gia hạn nộp HSKT của NNT thực hiện:

- Kiểm tra nội dung hồ sơ, lý do đề nghị gia hạn, các tài liệu, căn cứ xác nhận về điều kiện gia hạn, xác định số ngày được gia hạn nộp HSKT trong trường hợp cụ thể của NNT; đối chiếu với các quy định về gia hạn nộp HSKT tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật quản lý thuế.

- Trường hợp cần làm rõ thông tin trên hồ sơ đề nghị gia hạn nộp HSKT của NNT, liên hệ với NNT qua điện thoại trong thời hạn 03 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ đề nghị gia hạn của NNT chưa rõ ràng, chưa đầy đủ cần bổ sung thông tin, tài liệu, lập Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu (theo mẫu 01/KTTT ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính), gửi NNT trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đề nghị gia hạn của NNT (thời hạn giải quyết đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế của NNT được tính kể từ khi NNT nộp hồ sơ đầy đủ, đúng quy định và hợp pháp).

- Lập Thông báo gia hạn nộp hồ sơ khai thuế (Mẫu số 16/QTr-KK) chấp nhận hoặc không chấp nhận đề nghị gia hạn của NNT, trường hợp không chấp nhận thì phải ghi rõ lý do, gửi NNT trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đề nghị gia hạn của NNT đầy đủ, đúng quy định và hợp pháp.

- Cập nhật thời gian được gia hạn đối với HSKT của NNT tại Danh sách theo dõi NNT phải nộp hồ sơ khai thuế.

2.5.3. Theo dõi việc nộp hồ sơ khai thuế sau khi gia hạn của NNT

Bộ phận KK&KTT theo dõi, đôn đốc NNT nộp HSKT theo hạn nộp đã được gia hạn; thực hiện các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính thuế nếu NNT nộp HSKT quá thời hạn đã được gia hạn theo quy định của Luật Quản lý thuế và theo hướng dẫn tại Điểm 3, Mục I, Phần Hai của Quy trình này.

Cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận, xử lý HSKT được gia hạn nộp của NNT theo trình tự quy định tại Quy trình này như đối với các HSKT thông thường khác.

2.6. Lưu hồ sơ khai thuế của NNT

2.6.1. Lưu hồ sơ khai thuế bằng giấy

- Hàng tháng, Bộ phận KK&KTT thực hiện lưu trữ các HSKT và các tài liệu sau khi đã xử lý theo Bảng kê tệp hồ sơ khai thuế do các bộ phận liên quan chuyển đến.

- Sau khi khoá sổ thuế, Bộ phận KK&KTT thực hiện chuyển các HSKT đã đóng tệp vào Kho lưu trữ của cơ quan thuế để thực hiện lưu trữ theo quy định.

Tuỳ theo điều kiện thực tế của từng cơ quan thuế, Thủ trưởng cơ quan thuế quy định lưu trữ HSKT tại Kho lưu trữ hoặc các bộ phận khác cho phù hợp khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.

2.6.2. Lưu hồ sơ khai thuế điện tử

Việc lưu trữ HSKT điện tử được thực hiện theo Quy trình quản lý đăng ký sử dụng và khai thuế điện tử.

2.6.3. Lưu tại cơ sở dữ liệu của ngành thuế

Bộ phận tin học có trách nhiệm đảm bảo an toàn, đầy đủ và bảo mật các thông tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế theo quy định lưu trữ hiện hành.

Trên đây là nội dung câu trả lời về việc xử lý hồ sơ khai thuế trong quy trình quản lý hồ sơ khai thuế. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 879/QĐ-TCT năm 2015.

Trân trọng!

Việc xử lý hồ sơ khai thuế trong quy trình quản lý hồ sơ khai thuế được quy định tại Tiểu Mục 2 Mục I Phần II Quyết định 879/QĐ-TCT năm 2015 về Quy trình quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toán thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành, cụ thể như sau:

2.1. Cung cấp thông tin hỗ trợ NNT thực hiện kê khai thuế

Bộ phận Hỗ trợ NNT thực hiện cung cấp thông tin, mẫu biểu kê khai thuế và hướng dẫn NNT thực hiện khai thuế, tính thuế và nộp HSKT theo đúng quy định của Luật Quản lý thuế, các Luật thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, Bộ phận KK&KTT lập Thông báo cung cấp thông tin thực hiện nghĩa vụ thuế (Mẫu số 12/QTr-KK) trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thay đổi về tỷ lệ tính thuế có hiệu lực áp dụng.

2.2. Tiếp nhận hồ sơ khai thuế

2.2.1. Tiếp nhận hồ sơ khai thuế

a) Hồ sơ khai thuế nộp trực tiếp tại cơ quan thuế

Bộ phận “một cửa” tiếp nhận HSKT của NNT nộp trực tiếp tại cơ quan thuế và thực hiện:

- Kiểm tra tính đầy đủ, đúng thủ tục của HSKT theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật:

+ Trường hợp HSKT chưa đầy đủ, đúng thủ tục quy định: trả lại HSKT và hướng dẫn, cung cấp mẫu biểu cho NNT để bổ sung, điều chỉnh HSKT.

+ Trường hợp HSKT đầy đủ, đúng thủ tục quy định: thực hiện thủ tục đăng ký văn bản “đến” (đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi ngày nhận hồ sơ của cơ quan thuế, số lượng hồ sơ nhận).

- Đối với HSKT có mã vạch: quét mã vạch trên HSKT để ứng dụng tự động ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế (Mẫu số 02/QTr-KK) và chuyển dữ liệu trên HSKT vào ứng dụng quản lý thuế của ngành.

+ Trường hợp quét mã vạch thành công: thực hiện đối chiếu thông tin, số liệu hiển thị trên màn hình máy tính với thông tin, số liệu trên HSKT của NNT đảm bảo thông tin quét vào ứng dụng khớp đúng với thông tin trên HSKT của NNT.

+ Trường hợp không quét được mã vạch hoặc quét được nhưng dữ liệu không đầy đủ, chính xác:

ü Xác định nguyên nhân để xử lý phù hợp: nếu lỗi thuộc về NNT, thông báo hoặc hướng dẫn NNT để tránh các lỗi này trong lần nộp HSKT tiếp theo (không được trả lại HSKT cho NNT nếu hồ sơ đã đảm bảo tính đầy đủ, đúng thủ tục); nếu lỗi do ứng dụng quét mã vạch thì cần thông báo cho bộ phận tin học để giải quyết kịp thời.

ü Nhập thông tin của HSKT không quét được mã vạch vào ứng dụng nhận, trả hồ sơ của ngành thuế để ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế

- Đối với HSKT không có mã vạch: thực hiện ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế bằng ứng dụng nhận, trả hồ sơ của ngành thuế.

b) Hồ sơ khai thuế nộp qua bưu chính

Tùy theo sự bố trí của cơ quan thuế, Bộ phận Hành chính văn thư tiếp nhận HSKT của NNT nộp qua đường bưu chính và thực hiện như sau:

- Thực hiện thủ tục đăng ký văn bản “đến” theo quy định (đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi ngày nhận hồ sơ của cơ quan thuế).

- Đối với HSKT có mã vạch:

+ Nếu Bộ phận hành chính văn thư có thiết bị quét mã vạch thì thực hiện quét mã vạch theo hướng dẫn tại tiết a điểm này đối với HSKT có mã vạch.

+ Nếu Bộ phận hành chính văn thư không có thiết bị quét mã vạch thì thực hiện ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế bằng ứng dụng nhận, trả hồ sơ của ngành thuế.

- Đối với HSKT không có mã vạch: thực hiện ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế bằng ứng dụng nhận, trả hồ sơ của ngành thuế.

Thời gian thực hiện các công việc trên tại Bộ phận “một cửa” và Bộ phận hành chính văn thư là ngay khi nhận được HSKT của NNT hoặc chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo.

c) Tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử

Việc tiếp nhận HSKT điện tử được thực hiện theo Quy trình quản lý đăng ký sử dụng và khai thuế điện tử ban hành theo Quyết định số 1390/QĐ-TCT ngày 13/10/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

d) Tiếp nhận hồ sơ khai thuế liên quan đến đất

Các HSKT liên quan đến đất thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông, khi Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hoặc cơ quan tài nguyên môi trường chuyển HSKT liên quan đến đất của NNT cho cơ quan thuế bằng cách nộp trực tiếp tại Bộ phận “một cửa” hoặc chuyển qua đường văn thư thì Bộ phận “một cửa” hoặc Bộ phận hành chính văn thư tiếp nhận HSKT theo trình tự các bước nêu tại tiết a và b điểm này.

2.2.2. Phân loại và chuyển hồ sơ khai thuế tại Bộ phận “một cửa”, Bộ phận hành chính văn thư

- Phân loại HSKT theo một trong các tiêu thức sau: tên và MST/MSDN của NNT, sắc thuế, loại HSKT; trạng thái của HSKT (chính thức, bổ sung), HSKT có mã vạch và không có mã vạch (tuỳ vào điều kiện thực tế và nhu cầu của từng đơn vị để lựa chọn các tiêu thức phân loại thống nhất đảm bảo thuận tiện cho việc lưu trữ và tra cứu HSKT).

- Đóng tệp HSKT đã phân loại theo Bảng kê tệp hồ sơ khai thuế (Mẫu số 03/QTr-KK); đối với HSKT có mã vạch: tách riêng tệp HSKT đã nhận được bằng thiết bị quét mã vạch và HSKT không nhận được bằng thiết bị quét mã vạch hoặc nhận được nhưng không đầy đủ, chính xác (có nguyên nhân cụ thể kèm theo). Số lượng HSKT trong mỗi tệp tuỳ theo cách phân loại để đóng tệp nhưng không quá 50 bộ đảm bảo cho việc lưu trữ và tìm kiếm thuận tiện.

- Chuyển HSKT và các tài liệu kèm theo HSKT cùng các nguyên nhân không đọc được dữ liệu trên HSKT bằng thiết bị quét mã vạch hoặc dữ liệu đọc được nhưng không đầy đủ, chính xác cho Bộ phận KK&KTT; riêng các HSKT liên quan đến đất chuyển cho Bộ phận quản lý các khoản thu từ đất.

- Thời gian thực hiện các công việc trên là ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo kể từ khi tiếp nhận HSKT của NNT tại cơ quan thuế.

Trường hợp vào những ngày gần hết hạn nộp HSKT, số lượng HSKT nhiều thì thời gian thực hiện các công việc kể từ khi tiếp nhận HSKT của NNT đến khi bàn giao HSKT cho Bộ phận KK&KTT tối đa là 02 ngày làm việc; khi ghi Sổ nhận hồ sơ khai thuế trên ứng dụng theo dõi nhận, trả hồ sơ thuế, bộ phận tiếp nhận phải ghi đúng ngày nhận HSKT của NNT.

2.3. Xử lý hồ sơ khai thuế liên quan đến đất tại Bộ phận quản lý các khoản thu từ đất

- Kiểm tra HSKT liên quan đến đất của NNT, căn cứ các thông tin trên HSKT thực hiện xác định số tiền phải nộp NSNN của NNT theo quy định.

- Lập Thông báo tương ứng với nghĩa vụ nộp NSNN của NNT gửi cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất hoặc cơ quan tài nguyên môi trường để thông báo cho NNT, đồng thời chuyển Thông báo kèm theo HSKT của NNT cho Bộ phận KK&KTT để thực hiện nhập dữ liệu trên tờ khai, thông báo và hạch toán số tiền phải nộp NSNN của NNT vào ứng dụng quản lý thuế của ngành.

2.4. Kiểm tra, xử lý hồ sơ khai thuế tại Bộ phận KK&KTT

2.4.1. Tiếp nhận, xử lý

Bộ phận KK&KTT nhận HSKT của NNT từ Bộ phận “một cửa”, Bộ phận hành chính văn thư, Bộ phận quản lý các khoản thu từ đất chuyển đến và thực hiện:

- Đối chiếu số lượng HSKT nhận được với Sổ nhận hồ sơ khai thuế được in từ ứng dụng quản lý nhận, trả hồ sơ của cơ quan thuế đảm bảo khớp đúng. Trường hợp có sự chênh lệch, thực hiện đối chiếu lại với các bộ phận liên quan để làm rõ nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

- Phân loại các nguyên nhân HSKT có mã vạch không đọc được hoặc đọc được nhưng không đầy đủ, không chính xác từ Bộ phận “một cửa”, Bộ phận hành chính văn thư chuyển đến để xử lý, đồng thời chuyển thông tin cho Bộ phận tin học khắc phục theo chức năng, nhiệm vụ.

- Quét dữ liệu của HSKT chưa nhận được bằng thiết bị quét mã vạch hoặc nhận được nhưng không đầy đủ, chính xác ngay sau khi Bộ phận tin học đã khắc phục được.

- Nhập dữ liệu của HSKT không có mã vạch, HSKT có mã vạch nhưng không nhận được bằng thiết bị quét mã vạch hoặc nhận được nhưng không đầy đủ, chính xác nhưng Bộ phận tin học không khắc phục được vào ứng dụng quản lý thuế của ngành đảm bảo nguyên tắc: trung thực, chính xác, không tự ý thêm bớt hoặc sửa chữa các số liệu, thông tin NNT đã kê khai. Trường hợp trong quá trình cập nhập, đối chiếu có sự sai lệch do cán bộ thuế nhập dữ liệu sai thì phải sửa lại theo đúng thông tin trên HSKT bằng giấy của NNT.

Thời hạn nhập HSKT vào ứng dụng quản lý thuế của ngành (kể từ ngày nhận bàn giao từ các bộ phận liên quan) như sau:

+ 05 ngày làm việc đối với các HSKT theo tháng, quý và theo từng lần phát sinh.

+ 10 ngày làm việc đối với các HSKT theo năm.

+ 30 ngày làm việc đối với hồ sơ khai quyết toán thuế.

- Đối với HSKT điện tử: thực hiện kiểm tra, xử lý theo Quy trình quản lý đăng ký sử dụng và khai thuế điện tử.

2.4.2. Kiểm tra lỗi trên hồ sơ khai thuế

a) Xác định sai thông tin định danh của NNT hoặc đại lý thuế

Bộ phận KK&KTT thực hiện đối chiếu thông tin định danh của NNT hoặc đại lý thuế đã khai trên HSKT với các thông tin định danh của NNT hoặc đại lý thuế có trong hệ thống đăng ký thuế, nếu phát hiện có sai lệch về thông tin định danh của NNT thì thực hiện theo trình tự hướng dẫn tại Điểm 1.1.2, Mục I, Phần hai Quy trình này; trường hợp có sai lệch về thông tin định danh của đại lý thuế thì thực hiện theo trình tự hướng dẫn tại Điểm 1.3.3, Mục I, Phần hai Quy trình này.

b) Xác định hồ sơ khai thuế có lỗi số học

- Hệ thống máy tính thực hiện kiểm tra tự động số liệu của các chỉ tiêu kê khai trên HSKT của NNT để phát hiện các HSKT có lỗi số học.

- Bộ phận KK&KTT căn cứ HSKT có lỗi số học theo kết quả kiểm tra của hệ thống ứng dụng quản lý thuế và thực hiện các công việc sau:

+ Lập Thông báo yêu cầu NNT giải trình, điều chỉnh hồ sơ khai thuế (Mẫu số 13a/QTr-KK), gửi NNT hoặc đại lý thuế (trường hợp NNT khai thuế qua đại lý thuế) chậm nhất trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc việc nhập HSKT.

+ Theo dõi việc điều chỉnh, giải trình HSKT của NNT, đại lý thuế theo thông báo của cơ quan thuế.

- Trường hợp HSKT sai lỗi số học có ảnh hưởng đến số thuế phải nộp của NNT mà các lỗi có căn cứ xác định rõ ràng, quá thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày gửi Thông báo yêu cầu NNT giải trình, điều chỉnh hồ sơ khai thuế mà NNT hoặc đại lý thuế không thực hiện điều chỉnh các lỗi số học đó thì Bộ phận KK&KTT thực hiện điều chỉnh lại số liệu theo số kiểm tra của cơ quan thuế và lập Thông báo điều chỉnh số liệu trên hồ sơ khai thuế (Mẫu số 13b/QTr-KK), gửi NNT hoặc đại lý thuế. Đối với các HSKT này, Bộ phận KK&KTT chuyển cho Bộ phận Kiểm tra thuế thực hiện các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

2.4.3. Xử lý hồ sơ khai thuế điều chỉnh, bổ sung của NNT

a) Trách nhiệm của các bộ phận liên quan

- Bộ phận Thanh tra, Kiểm tra thuế khi công bố Quyết định về việc thanh tra (kiểm tra) thuế tại trụ sở của NNT phải gửi cho Bộ phận KK&KTT bản sao Biên bản công bố Quyết định thanh tra (kiểm tra) ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là đầu giờ ngày làm việc tiếp theo ngày công bố để Bộ phận KK&KTT theo dõi, tổng hợp làm căn cứ xác định NNT không thuộc đối tượng được kê khai điều chỉnh, bổ sung.

- Bộ phận hành chính văn thư khi nhận được quyết định thanh tra, kiểm tra về thuế tại trụ sở NNT của các cơ quan có thẩm quyền khác phải nhập vào ứng dụng quản lý nhận, trả hồ sơ của ngành thuế để các bộ phận liên quan có cơ sở đối chiếu, đồng thời sao gửi một bản cho Bộ phận KK&KTT để theo dõi, tổng hợp.

b) Xử lý hồ sơ khai thuế điều chỉnh, bổ sung của NNT

Căn cứ thông tin về phạm vi, thời kỳ thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT của cơ quan thuế và cơ quan có thẩm quyền có trên ứng dụng hoặc thông tin nhận được từ các bộ phận liên quan, Bộ phận KK&KTT thực hiện kiểm tra, phân loại và xử lý HSKT điều chỉnh bổ sung của NNT như sau:

- Đối với hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung mà cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyển đã công bố Quyết định thanh tra, kiểm tra thuế:

+ Trường hợp NNT khai điều chỉnh, bổ sung HSKT nhưng không liên quan đến thời kỳ, phạm vi thanh tra, kiểm tra hoặc có liên quan đến thời kỳ thanh tra, kiểm tra nhưng không thuộc phạm vi thanh tra, kiểm tra thì xử lý như đối với hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung mà cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền chưa công bố Quyết định thanh tra, kiểm tra thuế.

+ Trường hợp NNT khai điều chỉnh, bổ sung HSKT có liên quan đến thời kỳ, phạm vi thanh tra, kiểm tra (trừ trường hợp hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung dẫn đến làm tăng số thuế phải nộp; giảm số thuế đã được hoàn, được khấu trừ hoặc nộp thừa) thì lập Thông báo không chấp nhận hồ sơ khai thuế điều chỉnh, bổ sung của NNT (Mẫu số 14/QTr- KK), gửi NNT hoặc đại lý thuế trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung của NNT. Trường hợp các hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung này đã được Bộ phận “một cửa” hoặc Bộ phận hành chính văn thư quét vào ứng dụng quản lý thuế, thì ngay sau khi lập Thông báo không chấp nhận hồ sơ khai thuế điều chỉnh, bổ sung của NNT, Bộ phận KK&KTT thực hiện hủy dữ liệu của tờ khai đã được nhận vào hệ thống ứng dụng quản lý thuế.

- Đối với hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung mà cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền chưa công bố Quyết định thanh tra, kiểm tra thuế:

+ Trường hợp NNT khai điều chỉnh, bổ sung làm tăng số thuế phải nộp: hạch toán số tiền phạt nộp chậm do NNT tự tính và khai trên hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung của NNT vào Sổ theo dõi thu nộp thuế (Mẫu số 29/QTr-KK).

+ Trường hợp NNT không thực hiện tính phạt nộp chậm hoặc tính chưa đầy đủ, chính xác tiền phạt nộp chậm trên số thuế phải nộp tăng thêm do khai điều chỉnh, bổ sung thì lập và gửi Thông báo điều chỉnh số tiền phạt nộp chậm của NNT (Mẫu số 15/QTr-KK) yêu cầu NNT nộp số tiền phạt nộp chậm chênh lệch còn thiếu trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ khai điều chỉnh, bổ sung của NNT và hạch toán số tiền phạt nộp chậm chênh lệch còn thiếu vào Sổ theo dõi thu nộp thuế.

2.4.4. Điều chỉnh hồ sơ khai thuế của NNT do cơ quan thuế nhầm lẫn, sai sót

Bộ phận KK&KTT nếu nhập sai thông tin trên HSKT của NNT vào ứng dụng quản lý thuế của ngành thuế thì thực hiện điều chỉnh như sau:

- Trường hợp chưa khoá sổ thuế: điều chỉnh lại thông tin trên ứng dụng quản lý thuế của ngành thuế đảm bảo thông tin khớp đúng với HSKT của NNT.

- Trường hợp đã khoá sổ thuế:

+ Lập Phiếu điều chỉnh nội bộ (Mẫu số 08/QTr-KK), ghi rõ lý do điều chỉnh do sai sót của cán bộ thuế, phụ trách Bộ phận KK&KTT ký duyệt và chịu trách nhiệm về số liệu điều chỉnh.

+ Thực hiện điều chỉnh lại thông tin trên ứng dụng quản lý thuế của ngành thuế đảm bảo thông tin khớp đúng với HSKT của NNT, đồng thời hạch toán số thuế chênh lệch do điều chỉnh vào Sổ theo dõi thu nộp thuế của kỳ phát hiện sai sót.

- Trường hợp cơ quan thuế đã tính phạt nộp chậm trên số tiền thuế nợ có sai sót do việc nhập dữ liệu của cán bộ thuế, Bộ phận KK&KTT phối hợp với Bộ phận QLN để điều chỉnh số tiền phạt nộp chậm của NNT, lập Thông báo điều chỉnh số tiền phạt nộp chậm của NNT và gửi NNT hoặc đại lý thuế. Bộ phận KK&KTT hạch toán điều chỉnh lại số tiền phạt nộp chậm đã tính sai đó vào Sổ theo dõi thu nộp thuế của kỳ phát hiện sai sót.

2.5. Gia hạn nộp hồ sơ khai thuế của NNT

2.5.1. Tiếp nhận đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế của NNT

Bộ phận “một cửa”, Bộ phận Hành chính văn thư thực hiện các công việc tiếp nhận đề nghị gia hạn nộp HSKT của NNT theo đúng trình tự được quy định tại Quy chế hướng dẫn, giải đáp vướng mắc về chính sách thuế, quản lý thuế và giải quyết các thủ tục hành chính thuế của người nộp thuế theo cơ chế “một cửa” ban hành kèm theo Quyết định số 78/2007/QĐ-BTC ngày 17/9/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn thực hiện Quy chế này.

2.5.2. Xử lý gia hạn nộp hồ sơ khai thuế của NNT

Bộ phận KK&KTT căn cứ hồ sơ đề nghị gia hạn nộp HSKT của NNT thực hiện:

- Kiểm tra nội dung hồ sơ, lý do đề nghị gia hạn, các tài liệu, căn cứ xác nhận về điều kiện gia hạn, xác định số ngày được gia hạn nộp HSKT trong trường hợp cụ thể của NNT; đối chiếu với các quy định về gia hạn nộp HSKT tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật quản lý thuế.

- Trường hợp cần làm rõ thông tin trên hồ sơ đề nghị gia hạn nộp HSKT của NNT, liên hệ với NNT qua điện thoại trong thời hạn 03 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ đề nghị gia hạn của NNT chưa rõ ràng, chưa đầy đủ cần bổ sung thông tin, tài liệu, lập Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu (theo mẫu 01/KTTT ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính), gửi NNT trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đề nghị gia hạn của NNT (thời hạn giải quyết đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế của NNT được tính kể từ khi NNT nộp hồ sơ đầy đủ, đúng quy định và hợp pháp).

- Lập Thông báo gia hạn nộp hồ sơ khai thuế (Mẫu số 16/QTr-KK) chấp nhận hoặc không chấp nhận đề nghị gia hạn của NNT, trường hợp không chấp nhận thì phải ghi rõ lý do, gửi NNT trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đề nghị gia hạn của NNT đầy đủ, đúng quy định và hợp pháp.

- Cập nhật thời gian được gia hạn đối với HSKT của NNT tại Danh sách theo dõi NNT phải nộp hồ sơ khai thuế.

2.5.3. Theo dõi việc nộp hồ sơ khai thuế sau khi gia hạn của NNT

Bộ phận KK&KTT theo dõi, đôn đốc NNT nộp HSKT theo hạn nộp đã được gia hạn; thực hiện các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính thuế nếu NNT nộp HSKT quá thời hạn đã được gia hạn theo quy định của Luật Quản lý thuế và theo hướng dẫn tại Điểm 3, Mục I, Phần Hai của Quy trình này.

Cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận, xử lý HSKT được gia hạn nộp của NNT theo trình tự quy định tại Quy trình này như đối với các HSKT thông thường khác.

2.6. Lưu hồ sơ khai thuế của NNT

2.6.1. Lưu hồ sơ khai thuế bằng giấy

- Hàng tháng, Bộ phận KK&KTT thực hiện lưu trữ các HSKT và các tài liệu sau khi đã xử lý theo Bảng kê tệp hồ sơ khai thuế do các bộ phận liên quan chuyển đến.

- Sau khi khoá sổ thuế, Bộ phận KK&KTT thực hiện chuyển các HSKT đã đóng tệp vào Kho lưu trữ của cơ quan thuế để thực hiện lưu trữ theo quy định.

Tuỳ theo điều kiện thực tế của từng cơ quan thuế, Thủ trưởng cơ quan thuế quy định lưu trữ HSKT tại Kho lưu trữ hoặc các bộ phận khác cho phù hợp khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.

2.6.2. Lưu hồ sơ khai thuế điện tử

Việc lưu trữ HSKT điện tử được thực hiện theo Quy trình quản lý đăng ký sử dụng và khai thuế điện tử.

2.6.3. Lưu tại cơ sở dữ liệu của ngành thuế

Bộ phận tin học có trách nhiệm đảm bảo an toàn, đầy đủ và bảo mật các thông tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế theo quy định lưu trữ hiện hành.

Trên đây là nội dung câu trả lời về việc xử lý hồ sơ khai thuế trong quy trình quản lý hồ sơ khai thuế. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 879/QĐ-TCT năm 2015.

Trân trọng!