Quy trình ban hành văn bản của Cơ quan Tổng cục thuế

Quy trình ban hành văn bản của Cơ quan Tổng cục thuế được quy định tại Mục IV Phần II Quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của Cơ quan Tổng cục thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành kèm theo Quyết định 2220/QĐ-TCT năm 2015 như sau:

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, văn thư phòng Hành chính-Lưu trữ theo dõi văn bản gửi đi (gọi tắt là văn thư đi) phải kiểm tra lại lần cuối về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đảm bảo đúng quy định thì lưu hành; nếu phát hiện có sai sót kịp thời báo cáo lãnh đạo phòng Hành chính để xem xét đề xuất giải quyết kịp thời.

a) Ghi số, ngày, tháng của văn bản

Việc ghi số, ngày, tháng của văn bản thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Lưu ý: Các loại văn bản hành chính (kể cả quyết định, chỉ thị cá biệt) sau số văn bản không ghi năm ban hành.

b) Nhân văn bản

Văn bản đi được nhân bản hoặc in theo đúng số lượng đã ghi ở nơi nhận.

Đối với văn bản mật thực hiện theo Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính.

2. Đóng dấu Cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a) Đóng dấu Tổng cục Thuế

Văn thư đi thuộc phòng Hành chính-Lưu trữ là người giữ con dấu và trực tiếp đóng dấu các văn bản gửi đi của Tổng cục Thuế. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo các Vụ, đơn vị và Lãnh đạo Văn phòng (gọi tắt là người có thẩm quyền) được quy định tại Quyết định số 1808/QĐ-TCT ngày 10 tháng 10 năm 2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành quy chế làm việc tại cơ quan Tổng cục Thuế.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và chỉ dùng một loại mực dấu màu đỏ tươi;

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái;

- Đối với các phụ lục kèm theo đóng vào từng phụ lục, trùm lên một phần tên phụ lục;

- Đối với văn bản cần đóng dấu giáp lai thì đóng ở chính giữa mép lề bên phải trang giấy A4; mỗi trang phải có một phần con dấu;

b) Đóng dấu mức độ khẩn

- Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức: hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn;

- Căn cứ ý kiến của Vụ, đơn vị và chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục, Văn thư đi thực hiện đóng dấu mức độ khẩn cho phù hợp; không được tùy tiện lạm dụng, đóng dấu mức độ khẩn vào các văn bản đi.

- Vị trí đóng dấu mức độ khẩn: Trang đầu, góc trái phía trên của văn bản.

c) Đóng dấu mức độ mật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính.

Ghi chú: Tất cả các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Thuế khi đóng dấu Bộ và lưu hành văn bản lấy dấu Bộ Tài chính thì đồng thời gửi kèm file điện tử của văn bản do đơn vị soạn thảo (trừ văn bản, hồ sơ có nội dung mật) về phòng Hành chính- Văn phòng Tổng cục Thuế theo địa chỉ phong hanh chinh(TCT) hoặc phc@gdt.gov.vn hoặc gửi file điện tử trực tiếp tại phòng Hành chính, để gửi Văn phòng Bộ Tài chính theo quy định.

3. Đăng ký văn bản đi

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

Sổ văn bản đi gồm các loại như sau:

- Sổ đăng ký công văn loại thường;

- Sổ đăng ký văn bản Mật đi;

- Sổ đăng ký Quyết định (Chỉ thị) cá biệt;

- Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính khác (tờ trình, thông báo, báo cáo, mời họp, phiếu chuyển, công điện, công hàm...)

(Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo phụ lục số VII ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan).

b) Đăng ký theo dõi văn bản đi trên mạng tin học: toàn bộ các loại văn bản đi (trừ văn bản mật) đều được cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý văn bản đi của Tổng cục Thuế.

4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản gửi đi:

a) Chuyển phát văn bản qua bưu điện

Căn cứ nơi nhận trong văn bản, văn thư đi đóng văn bản vào bì thư, dán kín, đề tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân nhận văn bản.

- Đóng dấu mức độ "Khẩn", "Mật", "Chỉ người có tên mới được bóc bì" hoặc "Bóc xem ngay" ở ngoài bì (nếu có)

- Những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn được gửi theo phương thức phát nhanh (EMS);

- Văn bản Mật gửi đi theo quy định hiện hành;

- Văn bản đã ký, đóng dấu phải chuyển cho bưu điện phát hành ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo đảm bảo chính xác, an toàn tài liệu.

Văn thư TCT phải lập sổ gửi văn bản đi bưu điện theo đúng quy định tại mẫu số X kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khi giao bì văn bản yêu cầu nhân viên bưu điện ký nhận vào sổ giao nhận.

b) Phát hành văn bản trực tiếp cho người nhận

Trường hợp tổ chức, cá nhân đến phòng Hành chính (không có giấy hẹn) đề nghị nhận văn bản trực tiếp:

+ Nếu là văn bản trả lời về chính sách, chế độ, người đến nhận phải có giấy giới thiệu của đơn vị;

+ Nếu là văn bản miễn giảm thuế, xóa nợ thuế, hoàn thuế người đến nhận phải có đầy đủ cả giấy giới thiệu của đơn vị được nhận văn bản và chứng minh thư nhân dân của bản thân.

c) Chuyển phát văn bản qua mạng

Những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn hoặc gấp, phòng Hành chính-Lưu trữ phải chuyển ngay qua mạng hoặc fax để các cơ quan, đơn vị nhận và xử lý kịp thời.

d) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Phòng Hành chính-Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi và xử lý như sau:

- Đối với văn bản có dấu "thu hồi" phải thu về đủ số lượng đã phát hành theo thời hạn quy định;

- Đối với văn bản gửi đi vì lý do nào đó không có người nhận, bưu điện trả lại thì chuyển trả đơn vị soạn thảo văn bản đó;

- Trường hợp văn bản gửi đi bị nhầm lẫn, thất lạc văn thư đi phải báo cáo Lãnh đạo phòng Hành chính và Lãnh đạo Văn phòng xem xét giải quyết kịp thời.

5. Lưu văn bản đi

- Mỗi văn bản đi thuộc loại Quyết định cá biệt: miễn giảm thuế, xóa nợ thuế vv..., Quyết định về nhân sự đi nước ngoài chỉ được lưu hai bản, trong đó: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan; bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo kèm theo hồ sơ đã xử lý;

- Các văn bản đi còn lại thì được lưu ba bản, trong đó: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan; đơn vị soạn thảo lưu hai bản chính (văn thư bộ phận 01 bản lưu hồ sơ chung của đơn vị, 01 bản lưu hồ sơ đã xử lý)

6. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản: Phải có chữ ký của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo Vụ Tổ chức Cán bộ (đối với văn bản về nhân sự, con người) và đóng dấu của Tổng cục Thuế.

Ghi chú: Đối với văn bản đi phải lưu hành theo chế độ mật thực hiện theo Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính và Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

Trên đây là nội dung quy định về quy trình ban hành văn bản của Cơ quan Tổng cục thuế. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 2220/QĐ-TCT năm 2015.

Trân trọng!