Tổng cục thuế bóc bì, đóng dấu đến, phân loại văn bản đến như thế nào?

Việc bóc bì, đóng dấu đến, phân loại văn bản đến của Tổng cục thuế được quy định tại Tiểu mục 2 Mục I Phần II Quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của Cơ quan Tổng cục thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành kèm theo Quyết định 2220/QĐ-TCT năm 2015 như sau:

a) Bóc bì văn bản đến

Cán bộ văn thư TCT là người trực tiếp nhận và bóc bì văn bản đến theo quy định tại quy chế này;

Mọi văn bản đến kể cả văn bản có độ mật "C" đều được bóc tách khỏi bì để phân loại xử lý, trừ các trường hợp sau đây:

- Những bì có đóng dấu các chữ ký hiệu độ mật A, B tương ứng "Tuyệt mật" , "Tối mật", "Chỉ người có tên mới được bóc bì";

- Những bì gửi đích danh người nhận (không phân biệt người gửi là cơ quan, tổ chức hay cá nhân);

b) Đóng dấu văn bản đến

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại phòng Hành chính-Lưu trữ phải được đóng dấu "đến". Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng, lề trái dưới dòng số, ký hiệu, trích yếu hoặc lề phải dưới dòng ngày, tháng, năm.

- Đối với những bì văn bản Mật, Tối mật, Tuyệt mật; bì gửi đích danh cho Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo các Vụ, đơn vị thì đóng dấu đến ở ngoài bì; còn lại chuyển thẳng cho cá nhân (văn thư không bóc bì).

Các trường hợp bì gửi đích danh nếu là văn bản giải quyết chung thì cá nhân có trách nhiệm chuyển lại ngay cho văn thư TCT để làm thủ tục đăng ký văn bản đến theo quy định.

c) Phân loại sơ bộ

Văn bản đến được phân loại sơ bộ như sau:

- Loại phải xử lý gấp;

- Loại bình thường;

- Loại không hợp thức hành chính: văn bản của cơ quan, tổ chức ở trong nước không có chữ ký, con dấu, thiếu ngày, tháng, năm...được trả lại nơi gửi.

- Loại không phải đăng ký vào sổ: sách báo, tạp chí, bản tin; các báo cáo thống kê thu nộp ngân sách theo định kỳ.

Sau khi văn bản được đóng dấu "Đến", Văn thư TCT phải sắp xếp văn bản theo thứ tự ưu tiên xử lý: văn bản gấp, hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn, bóc xem ngay; mời họp, hội thảo; văn bản có ghi rõ thời hạn phải hoàn thành... và cuối cùng là loại văn bản thường, thư điện tử, các Thông báo, chỉ đạo của Bộ Tài chính, Tổng cục.

d) Phân loại theo mã số văn bản đến

Lãnh đạo phòng Hành chính đọc, phân loại văn bản, ghi mã số theo bảng phân loại mã số văn bản đến dưới đây và chuyển các Vụ, đơn vị qua đường văn bản hoặc qua mạng điện tử tin học.

Toàn bộ văn bản đến được phân chia thành 09 mã chính theo thứ tự từ 01 đến 09, trong đó mã số 01, 02, 03, 05 là văn bản bắt buộc phải trả lời, các mã số còn lại tùy theo từng trường hợp cụ thể, Lãnh đạo Tổng cục và Lãnh đạo các Vụ đơn vị chỉ đạo trả lời hoặc hướng dẫn chung. 

Bảng phân loại mã số văn bản đến

Trên đây là nội dung quy định về việc bóc bì, đóng dấu đến, phân loại văn bản đến của Tổng cục thuế. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 2220/QĐ-TCT năm 2015.

Trân trọng!