Quy trình đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước

Theo quy định tại Điều 4 Quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước ban hành kèm Quyết định 4377/QĐ-KBNN năm 2017 thì nội dung này được quy định như sau: 

1. Quy trình đăng ký và sử dụng tài khoản

1.1. Đối tượng thực hiện

Các đơn vị giao dịch thuộc phạm vi điều chỉnh quy định tại Khoản 1 Điều 1 Quy trình này gửi hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản đến Phòng/Bộ phận KSC (Các cơ quan tài chính, cơ quan thu gửi hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản đến Phòng/bộ phận KT).

1.2. Trình tự thực hiện

a) Chuyên viên KSC tiếp nhận 03 bản Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (mẫu số 01a/MTK) kèm hồ sơ đăng ký (quy định tại Thông tư số 61/2014/TT-BTC) do đơn vị, tổ chức lập và gửi đến.

b) Chuyên viên KSC chuyển toàn bộ hồ sơ tới KTT.

c) KTT kiểm tra hồ sơ:

- Sau khi kiểm tra hồ sơ, KTT trình lãnh đạo KBNN ký duyệt, đóng dấu “KẾ TOÁN”/”PHÒNG GIAO DỊCH”/”SỞ GIAO DỊCH KBNN” và thực hiện như sau:

+ Lưu 01 bản Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký cùng toàn bộ hồ sơ tại KTT.

+ Gửi lại Phòng/bộ phận KSC 02 bản Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (lưu 01 bản và trả cho đơn vị 01 bản).

Đối với bản Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký do Phòng/Bộ phận KSC lưu, khi hết giá trị, chuyên viên KSC thực hiện đưa vào lưu trữ theo quy định.

1.3. Quy định về hồ sơ

Thực hiện theo quy định tại Điều 8 và Điều 9 Thông tư số 61/2014/TT-BTC.

1.4. Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết trong 02 ngày làm việc kể từ ngày KBNN nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản đúng quy định đến khi xử lý xong cho khách hàng.

Thời gian xử lý tại Phòng/Bộ phận KSC: 0,5 ngày làm việc; tại Phòng/Bộ phận KT: 1,5 ngày làm việc. Khi giao nhận thể hiện trên sổ giao nhận chứng từ (như mẫu sổ giao nhận chứng từ giữa KT và KSC hiện nay)

2. Quy trình bổ sung tài khoản và thay đổi mẫu dấu, chữ ký của đơn vị

2.1. Trình tự thực hiện

2.1.1. Quy trình bổ sung tài khoản và thay đổi mẫu dấu, chữ ký của đơn vị

2.1.1.1. Đối với hồ sơ mang trực tiếp đến KBNN giao dịch

a) Chuyên viên KSC tiếp nhận 03 bản Giấy đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản (mẫu số 01b/MTK) hoặc 03 bản Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (mẫu số 02/MTK cùng Bảng kê đăng ký sử dụng tài khoản chi tiết (mẫu số 06a/MTK hoặc mẫu số 06b/MTK, nếu có) và hồ sơ kèm theo do đơn vị, tổ chức lập và gửi đến.

b) Chuyên viên KSC chuyển toàn bộ hồ sơ cho KTT

c) KTT kiểm tra hồ sơ:

Sau khi kiểm tra hồ sơ, KTT trình lãnh đạo KBNN ký duyệt, đóng dấu “KẾ TOÁN”/”PHÒNG GIAO DỊCH”/”SỞ GIAO DỊCH KBNN” và thực hiện như sau:

+ Lưu 01 bản Giấy đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản hoặc 01 bản Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký cùng toàn bộ hồ sơ tương ứng tại KTT.

+ Gửi lại Phòng/bộ phận KSC 02 bản Giấy đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản hoặc 02 bản Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (lưu 01 bản và trả cho đơn vị 01 bản).

Đối với bản Giấy đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản, Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký do Phòng/Bộ phận KSC lưu, khi hết giá trị, chuyên viên KSC thực hiện đưa vào lưu trữ theo quy định.

2.1.1.2. Đối với hồ sơ gửi qua DVC “Đăng ký mở và sử dụng tài khoản tại KBNN”

Thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính và KBNN.

2.1.2. Quy trình bổ sung hồ sơ pháp lý

2.1.2.1. Đối với hồ sơ mang trực tiếp đến KBNN giao dịch

a) Chuyên viên KSC tiếp nhận hồ sơ pháp lý do đơn vị gửi đến.

b) Chuyên viên KSC chuyển toàn bộ hồ sơ cho KTT

c) KTT kiểm tra hồ sơ:

KTT kiểm tra và phê duyệt hồ sơ.

d) Lưu hồ sơ: 01 bản lưu tại KTT để theo dõi quá trình đăng ký và sử dụng tài khoản, thực hiện đưa vào lưu trữ và tiêu hủy theo quy định.

2.1.1.2. Đối với hồ sơ gửi qua DVC “Đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản và thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký”

Thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính và KBNN.

2.2. Hồ sơ thực hiện

Thực hiện theo quy định tại Điều 8 và Điều 9 Thông tư số 61/2014/TT-BTC.

2.3. Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết trong 02 ngày làm việc kể từ ngày KBNN nhận hồ sơ của đơn vị, tổ chức đến khi xử lý xong cho khách hàng.

Thời hạn xử lý tại Bộ phận KSC: 0,5 ngày làm việc; tại Bộ phận KT: 1,5 ngày làm việc.

3. Đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản

3.1. Trình tự thực hiện

a) Chuyên viên KSC tiếp nhận 02 Bản xác nhận số dư tài khoản tiền gửi (mẫu số 05/ĐCSDTK/KBNN kèm theo Quy trình này); 02 Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại Kho bạc (mẫu số 01-SDKP/ĐVDT kèm theo Quy trình này); 02 Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách tại KBNN (mẫu số 02-SDKP/ĐVDT kèm theo Quy trình này) do đơn vị, tổ chức lập và gửi đến để đề nghị xác nhận số liệu tài khoản tiền gửi và tài khoản dự toán mở tại KBNN.

b) Chuyên viên KSC thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu, trường hợp khớp đúng, ký xác nhận.

Thời điểm đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản theo định kỳ được quy định tại Điều 17 và Điều 18 Thông tư số 61/2014/TT-BTC.

c) Chuyên viên KSC trình lãnh đạo đơn vị KBNN; sau khi lãnh đạo đơn vị KBNN ký xác nhận, gửi Văn phòng/bộ phận hành chính đóng dấu KBNN và trả cho đơn vị 01 bản (phòng/bộ phận KSC lưu 01 bản).

Lưu ý: Riêng đối với KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và KBNN quận, huyện có tổ chức phòng, Trưởng phòng KSC ký thừa lệnh Giám đốc.

3.2. Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ ngày KBNN nhận đủ hồ sơ của đơn vị, tổ chức đến khi xử lý xong cho khách hàng.

4. Phong tỏa, giải tỏa, tất toán tài khoản

- Chuyên viên KSC tiếp nhận văn bản đề nghị phong tỏa, giải tỏa, tất toán tài khoản do đơn vị, tổ chức lập và gửi đến.

- Chuyên viên Phòng/Bộ phận KSC gửi KTT.

- KTT thực hiện phong tỏa, giải tỏa, tất toán tài khoản, thông báo tới Phòng/bộ phận KSC để thông báo cho đơn vị.

Trường hợp tất toán tài khoản, trước khi thực hiện tất toán, đơn vị và KB thực hiện đối chiếu số dư tài khoản, đảm bảo khớp đúng.

Nội dung phong tỏa, giải tỏa, tất toán tài khoản thực hiện theo quy định tại Điều 15 và Điều 16 Thông tư số 61/2014/TT-BTC.

Việc rà soát tài khoản của đơn vị, tổ chức, cá nhân không hoạt động liên tục sau 24 tháng do Phòng/bộ phận KT chịu trách nhiệm thực hiện và thông báo cho Phòng/bộ phận KSC để đề nghị đơn vị tất toán tài khoản.

5. Tính lãi, phí thanh toán cho đơn vị giao dịch

- Phòng/bộ phận KT xác định, tính toán số lãi, phí của các đơn vị, lập bảng kê lãi, phí gửi cho Phòng/bộ phận KSC để thông báo cho khách hàng. Trong trường hợp KBNN tự động trích nợ, ghi có số phí theo hợp đồng phải thu, phải trả cho đơn vị, Phòng/Bộ phận KT lập chứng từ, hạch toán và chuyển Phòng/Bộ phận KSC để báo nợ/báo có cho đơn vị.

- Trường hợp đơn vị chuyển tiền thanh toán lần 2 do sai sót của đơn vị, chuyên viên KSC lập Phiếu thu, chuyển chứng từ cho bộ phận thu, chi tiền mặt để thu phí của đơn vị cho từng lần thanh toán và chuyển KTV hạch toán.

Trên đây là nội dung tư vấn về quy trình đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này vui lòng tham khảo thêm tại Quyết định 4377/QĐ-KBNN năm 2017.

Trân trọng!