Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử
Việc lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành như sau:
1. Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
2. Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
a) Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
c) Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
3. Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trên đây là nội dung quy định về việc lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Trân trọng!
Quý khách cần hỏi thêm thông tin về có thể đặt câu hỏi tại đây.
- Phân tích bằng HPLC để xác định myo-inositol trong thức ăn công thức dành cho trẻ sơ sinh và thực phẩm dinh dưỡng cho người lớn theo TCVN 11912:2017 như thế nào?
- Mức ưu tiên các đối tượng địa lý khi thể hiện trên bản đồ địa hình quốc gia tỷ lệ 1:250.000 theo Tiêu chuẩn quốc gia QCVN 74:2023/BTNMT?
- Hạn nộp tờ khai thuế quý 1/2024 là khi nào? Quá hạn nộp tờ khai thuế quý 1/2024 bị phạt bao nhiêu tiền?
- Ngày 21 tháng 4 là ngày gì? Có các loại thư viện nào theo pháp luật Việt Nam?
- 04 mẫu báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu qua mạng mới nhất năm 2024?