Công tác chuẩn bị hội nghị, cuộc họp do Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Quản lý đất đai chủ trì

Theo quy định tại Điều 26 Quy chế làm việc của Tổng cục Quản lý đất đai, Ban hành kèm theo Quyết định số 10/QĐ-TCQLĐĐ năm 2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Quản lý đất đai thì công tác chuẩn bị hội nghị, cuộc họp do Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Quản lý đất đai chủ trì được quy định như sau: 

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, cuộc họp:

Đơn vị chủ trì tổ chức chuẩn bị nội dung, chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị để xin ý kiến Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng chủ trì quyết định về:

a) Nội dung và phân công chuẩn bị.

b) Thành phần, thời gian, địa điểm họp.

c) Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính).

d) Dự kiến thành lập Ban tổ chức hội nghị (nếu có).

đ) Dự kiến chương trình hội nghị.

e) Các vấn đề cần thiết khác.

2. Chuẩn bị và thông qua báo cáo:

a) Thủ trưởng đơn vị chủ trì tổ chức có trách nhiệm dự thảo nội dung trình Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Theo yêu cầu của Lãnh đạo Tổng cục, Văn phòng Tổng cục thông báo cho các đơn vị có liên quan biết, chuẩn bị thêm báo cáo và các tài liệu liên quan.

b) Thời hạn trình Lãnh đạo Tổng cục duyệt báo cáo:

- Báo cáo chính phải gửi Lãnh đạo Tổng cục trước khi tổ chức hội nghị ít nhất 05 ngày làm việc.

- Các chương trình, dự án lớn phải thông qua tại cuộc họp Lãnh đạo Tổng cục phải gửi đến Lãnh đạo Tổng cục trước khi tổ chức họp ít nhất 02 ngày làm việc.

- Các báo cáo chuyên đề cần Phó Tổng cục trưởng phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước khi tổ chức cuộc họp ít nhất 02 ngày làm việc.

c) Đối với hội nghị, cuộc họp có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, Văn phòng Tổng cục có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo, tổng hợp và trình Lãnh đạo Tổng cục đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Tổng cục giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn vị.

Các cuộc họp chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch.

d) Đối với các cuộc họp giao ban, hội nghị sơ kết, tổng kết, Văn phòng Tổng cục gửi tài liệu họp cho Lãnh đạo Tổng cục và các đơn vị dự họp trước ngày họp 02 ngày làm việc.

đ) Các báo cáo thông qua Lãnh đạo Tổng cục, gồm: Báo cáo công tác chỉ đạo điều hành sáu tháng, hằng năm, 05 năm của Tổng cục và các báo cáo khác theo quyết định của Tổng cục trưởng.

e) Chuẩn bị bài phát biểu cho Lãnh đạo cấp trên tại các cuộc họp, hội nghị:

Khi Lãnh đạo Tổng cục cần phát biểu chính thức tại các cuộc họp, hội nghị, hội thảo... trong nước và quốc tế (gọi chung là các cuộc họp), đơn vị chủ trì có trách nhiệm chuẩn bị bài phát biểu để Văn phòng Tổng cục báo cáo Lãnh đạo Tổng cục ít nhất 05 ngày làm việc trước thời gian tổ chức. Trường hợp bài phát biểu bằng tiếng nước ngoài, đơn vị chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và Khoa học, Công nghệ để chuẩn bị.

3. Mời họp:

a) Văn phòng Tổng cục hoặc đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, cuộc họp gửi giấy mời đúng danh sách mời họp đã duyệt. Giấy mời các cơ quan Trung ương, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương trở lên dự họp phải do Lãnh đạo Bộ ký; giấy mời cấp Lãnh đạo Bộ Tài nguyên và Môi trường, các đơn vị trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, các đơn vị khác ngoài Tổng cục do Lãnh đạo Tổng cục ký.

b) Giấy mời họp phải ghi rõ những nội dung sau: người triệu tập và chủ trì; thành phần tham dự; người được triệu tập hoặc người được mời tham dự; nội dung cuộc họp; thời gian; địa điểm họp; những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.

Giấy mời họp phải được gửi ít nhất là 03 ngày làm việc trước ngày tổ chức họp, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.

4. Chuẩn bị tài liệu và các điều kiện phục vụ hội nghị, cuộc họp:

a) Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu phục vụ hội nghị, cuộc họp.

b) Nếu tổ chức họp tại trụ sở cơ quan Tổng cục, Văn phòng Tổng cục chịu trách nhiệm bố trí phòng họp. Nếu tổ chức họp ở ngoài trụ sở cơ quan Tổng cục, đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng Tổng cục để điều phối, bố trí xe đưa đón chung và nơi nghỉ cho đại biểu thuộc cơ quan Bộ.

c) Kinh phí hội nghị, cuộc họp được chi theo quy định của pháp luật và kế hoạch được duyệt nhưng phải bảo đảm tiết kiệm. Văn phòng chịu trách nhiệm bố trí kinh phí để tổ chức hội nghị và in ấn tài liệu phục vụ các hội nghị, cuộc họp do Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Tổng cục chủ trì mà các Vụ và Văn phòng chủ trì chuẩn bị. Việc bố trí kinh phí và in ấn tài liệu phục vụ các hội nghị, cuộc họp do Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Tổng cục chủ trì nhưng đơn vị được giao chuẩn bị nội dung hội nghị, cuộc họp là đơn vị có tài khoản riêng thì do đơn vị bố trí. Trường hợp Lãnh đạo Tổng cục dự họp về các đề tài, dự án, nhiệm vụ mà đã được giao kinh phí thì kinh phí tổ chức hội nghị, cuộc họp do đơn vị chủ đề tài, dự án, nhiệm vụ chi.

d) Chương trình hội nghị, cuộc họp do đơn vị chủ trì dự thảo, trình Lãnh đạo Tổng cục duyệt.

Trên đây là nội dung tư vấn về công tác chuẩn bị hội nghị, cuộc họp do Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Quản lý đất đai chủ trì. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này vui lòng tham khảo thêm tại Quyết định số 10/QĐ-TCQLĐĐ năm 2017.

Trân trọng!