Khảo sát, thu thập thông tin trong chuẩn bị kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình

Khảo sát, thu thập thông tin trong chuẩn bị kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình được hướng dẫn tại Điều 6 Quy trình kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình ban hành kèm theo Quyết định 02/2017/QĐ-KTNN (Có hiệu lực từ 27/04/2017), theo đó:

Điều 6. Khảo sát, thu thập thông tin

Căn cứ vào kế hoạch kiểm toán hàng năm do Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành, đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán thành lập Tổ/Đoàn khảo sát và tiến hành các bước công việc như sau:

1. Lập, phê duyệt và gửi Đề cương khảo sát

a) Lập Đề cương khảo sát

Đề cương khảo sát gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Căn cứ và yêu cầu khảo sát.

- Một số thông tin cơ bản về dự án và tình hình quản lý tài chính.

- Thông tin cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ (viết tắt là KSNB) và tình hình thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.

- Các tài liệu, hồ sơ khác cần thu thập liên quan đến dự án.

- Phương thức tổ chức khảo sát.

- Đơn vị được khảo sát chi tiết.

- Yêu cầu đánh giá và phân tích thông tin thu thập được.

- Thời gian dự kiến khảo sát, dự kiến nhân lực khảo sát.

b) Phê duyệt đề cương khảo sát

Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán phê duyệt Đề cương khảo sát trước khi gửi đơn vị được khảo sát và triển khai thực hiện khảo sát.

c) Gửi Đề cương khảo sát

Đề cương khảo sát được gửi cho đơn vị được khảo sát kèm theo Công văn gửi Đề cương khảo sát trước khi thực hiện các thủ tục khảo sát, thu thập thông tin tại đơn vị.

2. Một số thông tin cơ bản về dự án và tình hình quản lý tài chính

a) Thông tin chung

- Tên dự án; mục tiêu đầu tư; quy mô đầu tư; nhóm công trình, cấp công trình; hình thức đầu tư; quy chuẩn, khung tiêu chuẩn áp dụng cho dự án; địa điểm xây dựng; thời gian khởi công, hoàn thành dự án đầu tư theo kế hoạch và thực tế.

- Cấp phê duyệt chủ trương đầu tư (nếu có).

- Chủ đầu tư, đại diện chủ đầu tư (nếu có); Cơ quan lập, cơ quan thẩm tra, cơ quan thẩm định, cơ quan phê duyệt dự án.

- Tổng mức đầu tư (tổng số và chi tiết, số lần điều chỉnh, nội dung và nguyên nhân từng lần điều chỉnh (nếu có)).

- Nguồn vốn đầu tư được duyệt (ngân sách trung ương, ngân sách địa phương, nguồn vốn vay, nguồn vốn nhà nước ngoài ngân sách, vốn khác, …).

- Thiết kế, dự toán (Các bước thiết kế; Giá trị dự toán được duyệt; cơ quan lập, thẩm tra, thẩm định và phê duyệt thiết kế, dự toán); giá trị gói thầu; giá hợp đồng.

- Giá trị dự toán của các hạng mục/gói thầu chưa được lập, thẩm định, phê duyệt (trong đó nêu các nguyên nhân chính chưa thực hiện).

- Hình thức quản lý dự án.

- Hình thức lựa chọn nhà thầu.

- Hình thức hợp đồng.

- Danh mục thông tin về các gói thầu đã thực hiện; các đơn vị tư vấn, đơn vị nhận thầu xây dựng và cung cấp thiết bị.

- Công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư: Đơn vị thực hiện, hình thức quản lý, tình hình thực hiện, các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện (nếu có).

- Hiệp định vay vốn, thông tin về ngôn ngữ đang sử dụng của dự án đối với dự án có yếu tố nước ngoài.

- Các thay đổi, phát sinh trong quá trình thực hiện dự án có ảnh hưởng lớn đến dự án (quy mô, thiết kế, dự toán điều chỉnh được duyệt, lệnh thay đổi,...); những thay đổi về chính sách của Nhà nước liên quan đến quá trình quản lý thực hiện dự án, thay đổi về hình thức quản lý dự án, thay đổi chủ đầu tư, thay đổi nguồn vốn (nếu có); những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện dự án.

- Tình hình lập và lưu giữ hồ sơ của dự án trong quá trình thực hiện; lập và lưu giữ hồ sơ hoàn công, hồ sơ bồi thường, hỗ trợ và tái định cư.

- Hệ thống văn bản pháp lý liên quan trong quá trình quản lý và thực hiện dự án; Các cơ chế, chính sách đặc thù của Nhà nước áp dụng cho dự án.

- Các thông tin khác (nếu có).

b) Thông tin khái quát về tình hình tài chính dự án

- Đối với các dự án chưa lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành

+ Nguồn vốn đầu tư cấp cho dự án đến thời điểm khảo sát; tình hình thực hiện kế hoạch vốn hoặc tình hình thực hiện dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản;

+ Chi phí đầu tư thực hiện đến thời điểm khảo sát: Tổng số, chi tiết (chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác);

+ Tình hình tạm ứng, thu hồi tạm ứng; giá trị đã giải ngân từ khi triển khai đến thời điểm quyết toán niên độ năm hoặc đến thời điểm khảo sát (tổng số, chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác, ...).

- Đối với các dự án đã lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành

+ Báo cáo tổng hợp quyết toán dự án hoàn thành (Nguồn vốn đầu tư, chi phí đầu tư đề nghị quyết toán, chi phí đầu tư không tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư, giá trị tài sản hình thành qua đầu tư);

+ Bảng đối chiếu số liệu cấp vốn, cho vay, thanh toán vốn đầu tư (theo từng nguồn vốn);

+ Chi phí đầu tư được quyết toán: Tổng số, chi tiết (chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác);

+ Tình hình phê duyệt Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành;

+ Tài sản cố định mới tăng, tài sản ngắn hạn bàn giao (nếu có);

+ Tình hình thanh toán và công nợ của dự án.

- Công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư

+ Các đơn vị thực hiện; nguồn kinh phí chi trả, giá trị dự toán theo quyết định phê duyệt, giá trị đã chi trả (Chi tiết theo từng đơn vị thực hiện đối với các nội dung: Xây dựng hạ tầng khu tái định cư; bồi thường tài sản, hỗ trợ và tái định cư);

+ Nội dung bồi thường, hỗ trợ các tổ chức và các cá nhân, di dời công trình, tái định cư, tổ chức thực hiện, ... (lập chi tiết theo từng đơn vị thực hiện và chi tiết theo nội dung công việc tại từng đơn vị thực hiện).

3. Khảo sát, thu thập thông tin cơ bản về hệ thống KSNB và tình hình thanh tra, kiểm tra, kiểm toán

- Môi trường kiểm soát nội bộ: Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động, tổ chức bộ máy kiểm soát, chức năng nhiệm vụ, năng lực quản lý của Ban Quản lý dự án (viết tắt là Ban QLDA) và các bộ phận nghiệp vụ như kỹ thuật, kế hoạch, tài chính kế toán...

- Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ: đặc điểm của Ban QLDA; hình thức quản lý dự án; khó khăn, thuận lợi do khách quan, chủ quan có liên quan đến dự án; chính sách, quy chế quản lý nội bộ của đơn vị về giám sát kỹ thuật thi công, nghiệm thu, thanh quyết toán; tài chính, kế toán…; đơn vị tư vấn; các đơn vị thực hiện công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; Sự thay đổi về nhân sự, tổ chức bộ máy của đơn vị thực hiện quản lý dự án (nếu có).

- Hoạt động kiểm soát và các thủ tục kiểm soát

+ Việc thực hiện các quy chế quản lý trong các khâu: Giám sát kỹ thuật thi công, nghiệm thu, thanh quyết toán; tài chính, kế toán, …;

+ Công tác kế toán: Chế độ kế toán áp dụng; tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức hạch toán kế toán (hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán);

- Tình hình thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và kiểm tra nội bộ: Các thông tin thu thập và kết quả thực hiện của đơn vị đối với báo cáo kiểm toán, kết luận thanh tra và kiểm tra nội bộ; các vấn đề cần lưu ý từ những cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.

4. Nguồn thông tin và phương pháp thu thập thông tin

a) Nguồn thông tin

- Thông tin từ đơn vị quản lý dự án

+ Thu thập thông tin qua nghiên cứu các tài liệu: Hồ sơ thủ tục đầu tư liên quan đến dự án từ công tác lập chủ trương đầu tư, chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, kết thúc đầu tư bàn giao đưa công trình vào sử dụng; các văn bản liên quan đến tổ chức bộ máy; hiệp định vay vốn và những hướng dẫn của nhà tài trợ; báo cáo thanh tra, kiểm tra, kiểm toán (nếu có), ...

+ Thu thập thông tin từ tập thể và cá nhân tham gia dự án;

+ Thu thập thông tin từ báo cáo của đơn vị về tình hình thực hiện dự án.

- Thông tin từ bên ngoài đơn vị quản lý dự án (trong trường hợp cần thiết và nếu đơn vị quản lý dự án không thể cung cấp đủ thông tin lập kế hoạch kiểm toán), bao gồm:

+ Cơ quan phê duyệt dự án: Thông tin về nguồn vốn, vốn đầu tư thực hiện, cơ chế quản lý của cơ quan phê duyệt dự án;

+ Cơ quan cấp phát vốn: tình hình giải ngân tại cơ quan cấp phát vốn;

+ Cơ quan đã tiến hành thanh tra, kiểm tra, kiểm toán trước đó: Các báo cáo, biên bản kết luận;

+ Các phương tiện thông tin đại chúng: Các bài viết về dự án; các tư liệu khác;

+ Các đơn vị khác (nếu có).

b) Phương pháp thu thập thông tin

- Gửi văn bản đề nghị đơn vị quản lý dự án cung cấp thông tin, tài liệu theo đề cương khảo sát.

- Xem xét, đối chiếu các tài liệu quy định về quản lý, sử dụng các nguồn lực.

- Trao đổi, phỏng vấn các nhà quản lý và nhân viên có trách nhiệm của đơn vị.

- Nghiên cứu các tài liệu lưu trữ của Kiểm toán nhà nước liên quan đến đơn vị được kiểm toán.

- Trao đổi với các cơ quan quản lý chuyên ngành, cơ quan quản lý nhà nước cấp trên trực tiếp.

- Khai thác những thông tin có liên quan đến đơn vị được kiểm toán trên các phương tiện thông tin đại chúng.

- Quan sát, thực nghiệm một số khâu của quy trình kiểm soát nội bộ.

- Thông tin liên quan theo yêu cầu kiểm toán những vấn đề có tính đặc thù khác.

Việc khảo sát và thu thập thông tin thực hiện với các nội dung phù hợp theo quy định tại Đoạn 13 đến Đoạn 44 CMKTNN 1315 – Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động của đơn vị được kiểm toán tài chính, Đoạn 18 đến Đoạn 20 CMKTNN 3000 – Hướng dẫn kiểm toán hoạt động, Đoạn 10 đến Đoạn 13 của CMKTNN 4000 – Hướng dẫn kiểm toán tuân thủ và các quy định khác có liên quan của Kiểm toán nhà nước.

Lưu ý khi khảo sát, thu thập thông tin phải kết hợp thu thập thông tin để lập KHKT tổng quát và lập KHKT chi tiết.

Trên đây là trả lời của Ban biên tập Thư Ký Luật  về Khảo sát, thu thập thông tin trong chuẩn bị kiểm toán dự án đầu tư xây dựng công trình, được quy định tại Quyết định 02/2017/QĐ-KTNN. Bạn vui lòng tham khảo văn bản này để có thể hiểu rõ hơn. 

Trân trọng!