Cách ghi số chứng thực theo quy định hiện hành

Việc ghi số chứng thực được quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Cụ thể như sau:

1. Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

2. Số chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước.

Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực.

Trường hợp một sổ hộ khẩu khi phô tô ra 3 tờ, 6 trang để chứng thực bản sao từ bản chính như bạn nêu được coi là một việc chứng thực và được lưu trữ vào sổ chứng thực tương ứng với một số chứng thực. Như vậy, anh cán bộ ở xã A ghi một số một ngày là đúng. Tuy nhiên, cũng không thể nói anh cán bộ ở xã B ghi sáu số một ngày là sai. Vì, có thể anh cán bộ xã B đã tách yêu cầu chứng thực trên thành 6 việc chứng thực khác nhau (như vậy, mỗi việc chứng thực sẽ yêu cầu cấp 1 bản sao từ bản chính), tương ứng mỗi việc là một số chứng thực.

Trên đây là tư vấn của Ban biên tập Thư Ký Luật về cách ghi số chứng thực theo quy định hiện hành. Bạn nên tham khảo chi tiết Nghị định 23/2015/NĐ-CP để nắm rõ quy định này.

Trân trọng!