Sổ chứng thực

Hiện nay, hoạt động chứng thực được thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó, khi thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, thủ tục chứng thực chữ ký, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan có thẩm quyền thực hiện các thủ tục đó đều phải ghi vào sổ chứng thực (theo Điều 20, Điều 24, Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Ủy ban nhân dân cấp thực hiện hoạt động chứng thực, tổ chức công chứng thực hiện hoạt động chứng thực đều có nhiệm vụ lưu trữ sổ chứng thực, văn bản chứng thực.

Việc sử dụng, lưu trữ sổ chứng thực được thực hiện theo quy định sau:

- Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).

- Trong trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định này. Định kỳ hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành 01 (một) sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực đã thực hiện trong 01 (một) năm.

- Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực (Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).

Bạn có thể tải mẫu sổ chứng thực được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP để áp dụng đối với hoạt động chứng thực tại địa phương mình: Sổ chứng thực bản sao từ bản chính (SCT/BS); Sổ chứng thực chữ ký, chứng thực điểm chỉ (SCT/CK,ĐC); Sổ chứng thực chữ ký người dịch (SCT/CKND); Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (SCT/HĐ,GD).