Cách ghi số chứng thực

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính trước đây được thực hiện theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực; hiện nay thực hiện theo Nghị định số  79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Theo đó, mỗi việc chứng thực bản sao từ bản chính do UBND các cấp thực hiện đều phải ghi vào sổ và lưu trữ tại cơ quan đó. Mỗi việc chứng thực được ghi vào sổ sẽ ghi lần lượt theo số thứ tự tăng dần theo từng quý, hoặc từng năm (do mỗi cơ quan có quy định riêng).

Trường hợp một sổ hộ khẩu khi phô tô ra 3 tờ, 6 trang để chứng thực bản sao từ bản chính như bạn nêu được coi là một việc chứng thực và được lưu trữ vào sổ chứng thực tương ứng với một số chứng thực. Như vậy, anh cán bộ ở xã A ghi một số một ngày là đúng. Tuy nhiên, cũng không thể nói anh cán bộ ở xã B ghi sáu số một ngày là sai. Vì, có thể anh cán bộ xã B đã tách yêu cầu chứng thực trên thành 6 việc chứng thực khác nhau (như vậy, mỗi việc chứng thực sẽ yêu cầu cấp 1 bản sao từ bản chính), tương ứng mỗi việc là một số chứng thực.