Những điều cần biết về thực hiện chứng thực

1. Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Phòng tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước CHXHCN Việt Nam ở nước ngoài) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng là bản chính. Bản chính ở đây được hiểu là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên, có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy nhiên trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng … ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại … Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính được cấp lần đầu. Do vậy, theo quy định tại Điều 3 Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2008 về chứng thực thì, bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm: (i) bản chính được cấp lại lần đầu; (ii) Bản chính cấp lại; (iii) Bản chính đăng ký lại.

Đối chiếu với những quy định trên thì những văn bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản theo quy định của pháp luật được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp đều có thể được chứng thực. Trường hợp giấy tờ chỉ có dấu giáp lai hoặc đóng dấu treo mà không đáp ứng được những yêu cầu trên thì không được coi là bản chính để chứng thực bản sao.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch chính vì vậy việc cấp bản sao từ bản chính phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và không được thực hiện với những trường hợp sau đây:

- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo

- Bản chính đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung.

- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định của pháp luật.

- Đơn, thư và các giấy tờ do các nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao.

Ngoài những văn bản không được chứng thực nêu trên, một số loại văn bản cũng không phải đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP để sao y bản chính. Ví dụ: Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ tư pháp hướng dẫn hoạt động công chứng. Các giấy tờ là bản sao được dùng trong hồ sơ hải quan theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 154/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 quy định chi tiết Luật Hải quan (như Hợp đồng mua hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng) là những giấy tờ do người đứng đầu thương nhân hoặc người được người đứng đầu thương nhân quỷ quyền xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ này.

3. Khi công chứng hợp đồng, bạn sẽ phải nộp hai khoản là phí công chứng và thù lao công chứng (Theo Luật công chứng 2006). Thù lao công chứng bao gồm thù lao soạn thảo hợp đồng, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng; mức thù lao đối với từng loại việc do tổ chức hành nghề công chứng tự xác định. Phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng. Theo quy định của thông tư số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 thì mức thu phí được áp dụng thống nhất với Phòng công chứng và Văn phòng Công chứng, chia thành hai trường hợp: Trường hợp 1: Các loại hợp đồng, giao dịch xác định mức phí theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, bao gồm: hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; hợp đồng mua bán, tặng cho, góp vốn bằng tài sản khác; văn bản thỏa thuận khai nhận, phân chia di sản thừa kế; hợp đồng vay tiền; hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản; hợp đồng kinh tế, thương mại, đầu tư, kinh doanh; hợp đồng thuê quyền sử dụng đất, thuê nhà ở; thuê, thuê lại tài sản. Đối với các hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, tài sản có giá quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì giá trị quyền sử dụng đất, giá trị tài sản tính phí công chứng được xác định theo thoả thuận của các bên trong hợp đồng, giao dịch đó; trường hợp giá đất, giá tài sản do các bên thoả thuận thấp hơn mức giá do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định áp dụng tại thời điểm công chứng thì giá trị tính phí công chứng được tính như sau: Giá trị quyền sử dụng đất, giá trị tài sản tính phí công chứng = Diện tích đất, số lượng tài sản ghi trong hợp đồng, giao dịch (x) Giá đất, giá tài sản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp hai: các loại hợp đồng, giao dịch thu phí không theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, bao gồm: Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp, HĐ bán đấu giá, HĐ bảo lãnh, HĐ ủy quyền; di chúc; hủy bỏ hợp đồng, văn bản từ chối nhận di sản; các việc công chứng khác.

Đối chiếu với quy định trên thì khi công chứng hợp đồng thuê nhà bạn phải nộp hai loại: phí theo thông tư 08/2012/TTLT-BTC-BTP, được tính trên số tiền thuê (dù là vài triệu như bạn nói) theo mức quy định sau: dưới 50 triệu, phí là 40.000đ; từ 50 triệu đến 100 triệu, phí là 80.000đ; từ 100 triệu đồng đến 1 tỷ đồng, phí là 0,08 %; Từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng, phí là 800 nghìn đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng; Từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng, phí là 02 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng; Từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng, phí là 03 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng; Từ trên 10 tỷ đồng, phí là 05 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng (mức thu tối đa không quá 8 triệu đồng/trường hợp); và thù lao theo quy định tại tổ chức công chứng.