Lập bảng thống kê đầy đủ các tài liệu và số bút lục có trong hồ sơ thi hành án

Thông tư số 22/2011/TT-BTP ngày 02/12/2011 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn thực hiện một số thủ tục trong quản lý hành chính về thi hành án dân sự có quy định quyết định thi hành án là căn cứ để Chấp hành viên lập hồ sơ thi hành án. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày được phân công, Chấp hành viên phải lập hồ sơ thi hành án.

Hồ sơ thi hành án phải thể hiện toàn bộ quá trình tổ chức thi hành án của Chấp hành viên đối với việc thi hành án. Chấp hành viên phải ghi chép các công việc và lưu giữ tất cả các tài liệu đã và đang thực hiện vào hồ sơ thi hành án gồm: bản án, quyết định; các biên bản bàn giao, xử lý vật chứng, tài sản đã kê biên, tạm giữ; biên bản xác minh, biên bản giải quyết việc thi hành án (có chữ ký của các đương sự vào tất cả các trang biên bản); giấy báo; giấy triệu tập; giấy mời; các đơn yêu cầu, khiếu nại về thi hành án; các biên lai, phiếu thu, phiếu chi; các tài liệu liên quan đến việc xử lý tài sản để thi hành án; các công văn, giấy tờ của cơ quan thi hành án, các tổ chức, cá nhân liên quan đến việc thi hành án, như: công văn xin ý kiến hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành án; công văn trao đổi với cá nhân, cơ quan, tổ chức hữu quan trong quá trình thi hành án; công văn yêu cầu chuyển tiền, tang vật còn thiếu hoặc chưa chuyển giao cho cơ quan thi hành án và các giấy tờ, tài liệu khác liên quan.

Hồ sơ thi hành án phải có bìa in theo mẫu thống nhất. Chấp hành viên có trách nhiệm ghi đầy đủ, chi tiết nội dung các mục đã in trên bìa hồ sơ. Trường hợp bìa hồ sơ đã cũ, nát, ố nhàu thì được thay thế bằng bìa hồ sơ mới. Bìa hồ sơ mới phải ghi đầy đủ các cột mục, nội dung của bìa hồ sơ cũ.

Các tài liệu có trong hồ sơ thi hành án phải được sắp xếp cẩn thận, đánh số bút lục và liệt kê đầy đủ vào bảng danh mục in trên bìa hồ sơ thi hành án. Chấp hành viên phải liệt kê và sắp xếp tài liệu theo thứ tự bắt đầu từ bút lục số 01 cho đến bút lục cuối cùng.

Cơ quan thi hành án thực hiện khắc dấu bút lục để sử dụng theo mẫu thống nhất. Việc quản lý và sử dụng dấu bút lục thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng dấu.

Thứ tự đánh số bút lục và sắp xếp tài liệu của hồ sơ thi hành án: Các bút lục được đánh số theo phương pháp tịnh tiến về số và thứ tự từng tờ tài liệu có trong hồ sơ. Bút lục được đánh số một lần. Số bút lục được đánh vào góc phải, phía trên, mặt trước của từng tờ tài liệu và phải được đánh ngay sau khi có tài liệu của hồ sơ thi hành án. Mỗi tờ tài liệu được đánh một số bút lục (riêng bản án, quyết định chỉ đánh một bút lục; trường hợp có nhiều bản án, quyết định thì mỗi bản án, quyết định đánh một số bút lục). Số bút lục được đánh ngay sau khi tiếp nhận tài liệu theo trình tự thời gian tiếp nhận tài liệu. Trường hợp tại một thời điểm tiếp nhận nhiều tài liệu liên quan đến vụ việc thì tài liệu được đánh số bút lục theo thứ tự ngày tháng của tài liệu.

Tài liệu trong hồ sơ được xếp theo thứ tự sau: Đối với trường hợp thi hành án chủ động: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành án đưa ra thi hành. Đối với trường hợp thi hành án theo đơn yêu cầu: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là đơn yêu cầu thi hành án; tài liệu thứ ba là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành án đưa ra thi hành. Các tài liệu tiếp theo (nếu có) được sắp xếp theo thứ tự thời điểm cơ quan thi hành án có được tài liệu.

Việc sắp xếp tài liệu phải thể hiện tại trang 03 của bìa hồ sơ thi hành án (Danh mục tài liệu), từ bút lục số 01 rồi đến các bút lục tiếp theo.

Trước khi đưa hồ sơ vào lưu trữ, cơ quan thi hành án phải thực hiện việc kiểm tra, sắp xếp, hoàn tất các thủ tục để bảo đảm hồ sơ đầy đủ, chặt chẽ.

Để việc lưu trữ sổ sách, hồ sơ thi hành án chặt chẽ hơn và để tăng cường trách nhiệm của Chấp hành viên, Thông tư số 22/2011/TT-BTP  quy định sau khi kết thúc việc thi hành án, Chấp hành viên được phân công tổ chức thi hành vụ việc phải kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ; lập bảng thống kê đầy đủ các tài liệu và số bút lục có trong hồ sơ; ký, ghi rõ họ tên và chuyển cho Thẩm tra viên kiểm tra, ký xác nhận vào phía dưới góc phải của bảng thống kê để Thủ trưởng cơ quan thi hành án phê duyệt đưa vào lưu trữ.

Như vậy, đây là quy định mới nên Chấp hành viên cơ quan thi hành án phải thực hiện và cần thực hiện bằng máy vi tính.