Ghi chức danh công chứng viên và Trưởng Văn phòng trong trang lời chứng

Câu hỏi của bạn có thể chia ra hai ý trả lời để bạn hiểu rõ quy định của Luật Công chứng về việc ký tên/ điểm chỉ vào văn bản công chứng như sau:

1. Về nội dung (ký tên/điểm chỉ) ghi trong trang lời chứng mà bạn gửi đính kèm.

Về trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch, Điều 35 Luật Công chứng có quy định: khi đã hiểu rõ và đồng ý toàn bộ nội dung của hợp đồng, giao dịch thì người yêu cầu công chứng ký/điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng, giao dịch đó. Việc người yêu cầu công chứng ký/điểm chỉ vào văn bản công chứng phải thực hiện trước mặt công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng (Theo khoản 1 Điều 41 Luật Công chứng).

Khi thực hiện công chứng, công chứng viên sẽ ghi rõ vào trang lời chứng của văn bản công chứng về việc các bên đã ký trước mặt công chứng viên hay ký trước theo thủ tục đăng ký mẫu chữ ký và công chứng viên phải chịu trách nhiệm về việc chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch (Điều 5 Luật Công chứng).

Trong bản đính kèm mà bạn gửi theo câu hỏi, công chứng viên đã  ghi rõ: “Hai bên đã hiểu rõ và đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng này và đã ký tên/điểm chỉ ngón trỏ phải vào hợp đồng này trước sự có mặt của tôi”. Việc ghi như vậy trong lời chứng là phù hợp với quy định của pháp luật.

2. Về việc: phần đầu trang lời chứng ghi “Tôi: NTB – Trưởng Văn phòng công chứng…, ký tên dưới đây chứng nhận:” nhưng phần ký tên, đóng dấu của công chứng viên lại là: “Công chứng viên NTB”.

Việc ghi như vậy không trái với quy định của Luật Công chứng với hai lý do dưới đây:

- Theo quy định tại Điều 26 Luật Công chứng, Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập; người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng; Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên. Như vậy, việc ghi ở phần đầu của trang lời chứng là “Tôi: NTB – Trưởng Văn phòng công chứng…” cũng giống với việc ghi “Tôi: NTB – Công chứng viên Văn phòng công chứng…”, đây chỉ là sự cụ thể về chức danh của công chứng viên chứng nhận hợp đồng giao dịch đó.

- Hơn nữa, theo bản đính kèm mà bạn gửi thì tên của Trưởng Văn phòng ghi ở phía trên trang lời chứng và tên của công chứng viên đóng dấu ở cuối trang lời chứng là một người. Trang lời chứng ghi “các bên đã ký tên/điểm chỉ ngón trỏ phải vào hợp đồng này trước sự có mặt của tôi”- “tôi” ở đấy chính là công chứng viên, tức Trưởng Văn phòng. Như vậy, đây chỉ là cách ghi khác nhau nhưng cùng chỉ một người và người chịu trách nhiệm về tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng của bạn vẫn là công chứng viên NTB, tức Trưởng Văn phòng công chứng… Việc ghi như vậy không làm ảnh hưởng tới giá trị pháp lý của văn bản công chứng.