Cấp lại giấy khai sinh khi địa phương không lưu hồ sơ gốc

Theo như bạn trình bày thì mẹ bạn thuộc trường hợp được đăng ký lại việc sinh theo quy định tại Điều 45 Nghị định 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch. Theo đó, tại Điều 48 Nghị định 158/2005/NĐ-CP quy định thủ tục như sau:

1. Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định).

Trong trường hợp đăng ký lại tại Ủy ban nhân dân cấp xã, không phải nơi đương sự đã đăng ký hộ tịch trước đây, thì Tờ khai phải có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch về việc đã đăng ký; trừ trường hợp đương sự xuất trình được bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây.

2. Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ hộ tịch theo từng loại việc và bản chính Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Giấy chứng nhận kết hôn hoặc Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính giấy tờ hộ tịch theo từng loại việc. Các giấy tờ hộ tịch cũ liên quan đến sự kiện hộ tịch đăng ký lại (nếu có) được thu hồi và lưu hồ sơ. Trong cột ghi chú của sổ  hộ tịch và dưới tiêu đề của bản chính giấy tờ hộ tịch phải ghi rõ “Đăng ký lại”.

Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày.

3. Khi đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi, nếu người đi đăng ký lại xuất trình bản sao giấy tờ đã cấp hợp lệ trước đây, thì nội dung khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi được ghi theo nội dung của bản sao giấy tờ hộ tịch đó.

Trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người không có bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó. Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp địa danh đã có thay đổi, thì phần khai về quê quán được ghi theo địa danh hiện tại.

Phần khai về cha mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo thời điểm đăng ký lại việc sinh. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước ngoài, thì quốc tịch của cha, mẹ vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam; quốc tịch hiện tại của cha, mẹ được ghi chú vào Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh.

Như vậy mặc dù mẹ bạn sinh năm 1950 nhưng các giấy tờ hộ tịch và chứng minh nhân dân lại là năm 1952, do vậy khi xin lại Giấy khai sinh thì năm sinh của mẹ bạn vẫn là năm 1952.