Thẩm quyền chứng thực các giấy tờ tiếng nước ngoài

Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 sửa đổi, bổ sung Nghị định 79/2007/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

*  Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Phòng Tư pháp cấp huyện) có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ.

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

* Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực các việc theo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

* Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Riêng về thẩm quyền chứng thực các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ, ngoài quy định nêu trên còn được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số điều của Nghị định 79/2007/NĐ-CP:

- Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Uỷ ban nhân dân cấp xã.

- Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt...) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Phòng Tư pháp cấp huyện.

-  Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã.

- Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thì để thuận tiện, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai phương án sau đây:

+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

+ Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

Có thể thấy, hướng dẫn về thẩm quyền chứng thực văn bản song ngữ của hai văn bản nêu trên (Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 sửa đổi, bổ sung Nghị định 79/2007/NĐ-CP và Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008) có sự mâu thuẫn. Trong trường hợp này, việc áp dụng sẽ phải tuân theo quy định tại Khoản 2 Điều 83 về áp dụng văn bản quy phạm pháp luật của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008: “Trong trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật có quy định khác nhau về cùng một vấn đề thì áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn”. Do vậy, thẩm quyền chứng thực văn bản song ngữ phải áp dụng quy định tại Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/01/2012 sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ. Theo đó, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản song ngữ thuộc về Phòng Tư pháp cấp huyện.

Đối chiếu với các quy định trên, nếu Giấy phép bán hàng của công ty bạn hoàn toàn bằng tiếng nước ngoài hoặc Giấy phép bán hàng đó có tính chất song ngữ (nội dung được ghi bằng hai thứ tiếng là tiếng Nhật và tiếng Việt) thì công ty bạn phải chứng thực tại Phòng tư pháp cấp huyện.