Chứng thực Hợp đồng ở Ủy ban nhân dân xã, phường

1. Luật số 82/2006/QH11 Luật Công chứng và Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã phân biệt rõ hai loại hoạt động công chứng và chứng thực; theo đó Công chứng là việc Công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; còn Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ bản chính, chứng thực chữ ký.

Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã chỉ rõ: Để tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực bản sao, chữ ký theo đúng quy định của nghị định 79/2007/NĐ-CP, đồng thời từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo đúng tinh thần của Luật công chứng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức, Ủy ban nhân cấp tỉnh cần thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương; căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng để quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện; trong trường hợp trên địa bàn huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì người tham gia hợp đồng, giao dịch được lựa chọn công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn khác hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.

Như vậy: Trường hợp thứ nhất, nếu ở địa phương nơi bạn nhận chuyển nhượng lô đất đã có tổ chức công chứng và việc công chứng các hợp đồng, giao dịch đã được chuyển cho các tổ chức công chứng theo Luật công chứng thì Hợp đồng đặt cọc của bạn phải được công chứng tại tổ chức công chứng; việc ủy ban nhân dân phường chứng thực Hợp đồng của bạn là không đúng thẩm quyền. Trường hợp thứ hai, ở địa phương đó chưa có tổ chức công chứng thì Ủy ban nhân dân phường vẫn có thẩm quyền chứng thực Hợp đồng đặt cọc của bạn. Việc chứng thực Hợp đồng do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện theo trình tự, thủ tục chung. Hợp đồng đã được công chứng, chứng có giá trị chứng cứ không phải chứng minh (trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu); và có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia có thỏa thuận khác.

2. Thủ tục chứng thực Hợp đồng: Trường hợp, Ủy ban nhân dân phường nơi bạn nhận chuyển nhượng lô đất trên có thẩm quyền chứng thực Hợp đồng của bạn thì các thủ tục được tiến hành như sau:

- Đối với Hợp đồng được soạn thảo sẵn: Bạn viết phiếu yêu cầu chứng thực theo mẫu quy định và nộp kèm theo giấy tờ tùy thân và các giấy tờ cần thiết khác (như giấy tờ chứng minh quyền tài sản, giấy đăng ký kết hôn…) để thực hiện việc chứng thực. Ủy ban nhân dân phường tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ, nếu hợp lệ và đầy đủ thì thụ lý và ghi vào sổ, ghi phiếu hẹn (nếu chưa thực hiện việc chứng thực ngay trong ngày). Người thực hiện chứng thực nếu có đủ căn cứ theo quy định của pháp luật thì chứng nhận Hợp đồng đã soạn thảo sẵn của bạn.

- Đối với Hợp đồng do người thực hiện chứng thực soạn thảo theo đề nghị của bạn hoặc theo mẫu: Bạn có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn thảo hơp đồng. Các thủ tục khác được thực hiện như trường hợp trên.