Việc uỷ quyền ký thay khi Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã đi vắng

Vụ việc trên đây cho thấy trong kỹ năng điều hành và tổ chức công việc của Uỷ ban nhân dân cấp xã có những vấn đề sau cần rút kinh nghiệm:

Vấn đề uỷ quyền điều hành công việc khi Chủ tịch đi vắng. Trước hết, ông Minh trước khi đi tham dự tập huấn vắng mặt dài ngày cần có giao quyền bằng văn bản những công việc thuộc trách nhiệm của mình cho Phó Chủ tịch hoặc chức danh nào đó khác. Không có sự giao quyền như vậy thì việc bà Khanh ký tất cả mọi văn bản của Uỷ ban như vậy là trái thẩm quyền. Cần phân biệt việc giao quyền này với việc uỷ quyền mà theo đó “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.” Hoặc với việc ký thừa lệnh, khi “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.” (Khoản 3, 4 Điều 10 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư).

Vấn đề Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã ký thay Chủ tịch Việc điều hành theo thẩm quyền hoặc được giao điều hành không có nghĩa là mặc nhiên dẫn tới có quyền ký những văn bản có nội dung liên quan. “Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.” (khoản 1 Điều 10 Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP). Như vậy, một khi không được giao thì ngay cả những văn bản có nội dung thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi cấp phó cũng không được ký thay.