Khi làm thủ tục chia di sản thừa kế có cần phải có mặt?

Để mẹ bạn toàn quyền sử dụng thửa đất thì gia đình bạn cần tiến hành thủ tục thỏa thuận phân chia di sản thừa kế do bố bạn để lại. Trình tự, thủ tục như sau:

1. Thủ tục khai nhận di sản thừa kế:

- Chủ thể tiến hành: Tất cả những người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật của bố bạn.

Nếu chia di sản theo pháp luật thì những người thừa kế của bố bạn được xác định theo điểm a khoản 1 điều 676 Bộ luật Dân sự: Hàng thừa kế thứ nhất gồm: vợ, chồng, cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi của người chết. Do ông bà nội của bạn đã mất từ lâu nên sẽ có hai khả năng:

+ Nếu ông bà nội bạn mất trước bố bạn thì người được hưởng di sản do bố bạn để lại gồm: mẹ bạn và các anh/chị/em của bạn.

+ Nếu ông bà nội bạn mất sau bố bạn thì người được hưởng di sản do bố bạn để lại gồm: ông nội, bà nội, mẹ bạn và các anh/chị/em của bạn. Vì ông, bà nội đã mất nên phần di sản mà ông bà nội được hưởng từ bố bạn sẽ được chia cho những người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật của ông bà (xác định như đối với trường hợp của bố bạn).

- Cơ quan tiến hành: Bất kỳ tổ chức công chứng nào trên địa bàn tỉnh, thành phố nơi có bất động sản.

- Bộ hồ sơ yêu cầu công chứng gồm:

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

+ Giấy chứng tử của bố bạn;

+ Giấy tờ tùy thân của các thừa kế;

+ Những giấy tờ khác (như: giấy khai sinh của anh/chị/em bạn; giấy chứng tử của ông bà nội; giấy đăng ký kết hôn của bố mẹ bạn …).

- Thủ tục:

Sau khi kiểm tra hồ sơ thấy đầy đủ, phù hợp quy định của pháp luật, cơ quan công chứng tiến hành niêm yết công khai tại trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi thường trú trước đây của người để lại di sản; trong trường hợp không có nơi thường trú, thì niêm yết tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi tạm trú có thời hạn của người đó. Nếu không xác định được cả hai nơi này, thì niêm yết tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi có bất động sản của người để lại di sản.

Sau 15 ngày niêm yết, không có khiếu nại, tố cáo gì thì cơ quan công chứng chứng nhận văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế theo Điều 49 Luật Công chứng. Trong văn bản, những người thừa kế khác có thể tặng cho toàn bộ quyền hưởng di sản cho mẹ bạn để mẹ bạn trở thành chủ sử dụng toàn bộ thửa đất do bố bạn để lại.

2. Thủ tục sang tên mẹ bạn trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (theo Điều 79 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Đất đai).

- Chủ thể tiến hành: Mẹ bạn.

- Cơ quan tiến hành: Văn phòng đăng ký đất đai.

- Hồ sơ:

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;

+ Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế;

+ Giấy tờ tùy thân của các thừa kế;

+ Những giấy tờ khác (như: giấy khai sinh của anh/chị/em bạn; giấy chứng tử của ông bà nội; giấy đăng ký kết hôn của bố mẹ bạn …).

- Trình tự, thủ tục:

+ Người sử dụng đất nộp 01 bộ hồ sơ thực hiện quyền của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.

+ Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, nếu đủ điều kiện thực hiện các quyền theo quy định thì thực hiện các công việc sau đây:

 Gửi thông tin địa chính đến cơ quan thuế để xác định và thông báo thu nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định;

 Xác nhận nội dung biến động vào Giấy chứng nhận đã cấp theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Trường hợp phải cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất thì lập hồ sơ trình cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho người sử dụng đất;

 Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; trao Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất hoặc gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để trao đối với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã.

3. Đối với trường hợp anh của bạn đang ở xa.

Nếu anh bạn ở thành phố Hồ Chí Minh không thể về địa phương để tiến hành thủ tục phân chia di sản thừa kế thì có thể ủy quyền cho một người để thực hiện thủ tục này. Anh bạn có thể đến bất kỳ tổ chức công chứng nào nơi đang sinh sống để yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền theo trình tự, thủ tục quy định tại Luật Công chứng và văn bản hướng dẫn.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng: “Việc ủy quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền hoặc để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải được lập thành hợp đồng ủy quyền”. Vì anh bạn ủy quyền thực hiện thủ tục phân chia di sản với nội dung: tặng cho toàn bộ phần di sản (quyền sử dụng đất) mà anh bạn được hưởng cho mẹ bạn nên phải lập thành hợp đồng ủy quyền. 

Nhưng do anh bạn và người được hưởng di sản không thể đến cùng một tổ chức công chứng để công chứng hợp đồng ủy quyền này nên có thể thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 18 Nghị định số 04/2013/NĐ-CP ngày 07/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng: “Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi cư trú của họ công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền”.