|
BỘ NỘI VỤ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 11/2012/TT-BNV
|
Hà Nội, ngày 17 tháng 12 năm 2012
|
THÔNG TƯ
QUY ĐỊNH VỀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO
THỐNG KÊ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC
Căn
cứ Luật Cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11 năm 2008;
Căn
cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2010 của Chính phủ quy định
về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức (sau đây viết tắt là Nghị định số
24/2010/NĐ-CP);
Căn
cứ Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25 tháng 1 năm 2010 của Chính phủ quy định
những người là công chức (sau đây viết tắt là Nghị định số 06/2010/NĐ-CP);
Căn
cứ Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 về chức danh, số lượng,
một số chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã (sau đây viết tắt là Nghị định số
92/2009/NĐ-CP);
Căn
cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Xét
đề nghị của Vụ trưởng Vụ Công chức-Viên chức;
Bộ
trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư Quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản
lý hồ sơ công chức,
Chương 1.
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Thông
tư này quy định chế độ báo cáo thống kê định kỳ hoặc đột xuất về đội ngũ cán
bộ, công chức (công chức cấp huyện trở lên và cán bộ, công chức xã, phường, thị
trấn sau đây gọi chung là công chức); biểu mẫu báo cáo thống kê công chức; chế
độ quản lý hồ sơ công chức và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và
cá nhân trong việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công chức và quản lý hồ sơ
công chức.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Về
chế độ báo cáo thống kê công chức
Thông
tư này áp dụng đối với:
a) Cơ
quan quản lý công chức quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định số
24/2010/NĐ-CP, bao gồm:
- Cơ
quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội;
- Tỉnh
ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương;
- Văn
phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán Nhà nước;
- Tòa
án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
-
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tổ chức do Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ thành lập mà không phải là đơn vị sự nghiệp công lập;
- Ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
b) Công
chức quy định tại Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ;
c) Cán
bộ, công chức xã, phường, thị trấn quy định tại Khoản 1, Khoản 2
Điều 3 Nghị định số 92/2009/NĐ-CP, bao gồm:
- Cán
bộ, xã, phường, thị trấn giữ các chức danh:
+ Bí
thư, Phó Bí thư Đảng ủy;
+
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân;
+
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân;
+
Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
+ Bí
thư Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh;
+
Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam;
+
Chủ tịch Hội Nông dân Việt Nam (áp dụng đối với xã, phường, thị trấn có hoạt
động nông, lâm, ngư, diêm nghiệp và có tổ chức Hội Nông dân Việt Nam);
+
Chủ tịch Hội Cựu chiến binh Việt Nam.
- Công
chức xã, phường, thị trấn giữ các chức danh:
+
Trưởng Công an;
+
Chỉ huy trưởng Quân sự;
+
Văn phòng - thống kê;
+
Địa chính - xây dựng - đô thị và môi trường (đối với phường, thị trấn) hoặc địa
chính - nông nghiệp - xây dựng và môi trường (đối với xã);
+
Tài chính - kế toán;
+ Tư
pháp - hộ tịch;
+ Văn
hóa - xã hội.
2. Về
quản lý hồ sơ công chức
Thông
tư này áp dụng đối với:
a) Cơ
quan quản lý công chức được quy định tại Điểm c, Điểm d, Điểm đ
và Điểm e Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP, bao gồm:
- Văn
phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán Nhà nước;
- Tòa
án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tổ chức do Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ thành lập mà không phải là đơn vị sự nghiệp công lập;
- Ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
b) Công
chức được quy định tại Điều 4, Điều 5, Điều 6, Điều 7, Điều 8, Điều
10 và Điều 11 Nghị định số 06/2010/NĐ-CP (trừ công chức do cơ quan có thẩm
quyền của Đảng cộng sản Việt Nam quản lý);
c) Cán
bộ, công chức xã, phường, thị trấn quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này.
3. Việc
lập, quản lý hồ sơ công chức ở các cơ quan của đảng, Mặt trận Tổ quốc và các
đoàn thể chính trị - xã hội do cơ quan có thẩm quyền của Đảng cộng sản Việt Nam
hướng dẫn.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong
Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Cơ
quan quản lý công chức” là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền tuyển
dụng, bổ nhiệm, nâng ngạch, nâng lương, cho thôi việc, nghỉ hưu, giải quyết chế
độ, chính sách và khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, được quy định tại Khoản 2 Điều 7 của Luật Cán bộ, công chức.
2. “Cơ
quan sử dụng công chức” là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền quản
lý hành chính, phân công, bố trí, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của công chức, được quy định tại Khoản 1 Điều 7 Luật Cán bộ,
công chức.
3. “Chế
độ báo cáo thống kê công chức” là các hoạt động thực hiện việc báo cáo thống kê
định kỳ, đột xuất về số lượng, chất lượng đội ngũ công chức theo yêu cầu của cơ
quan quản lý công chức.
Điều 4. Hồ sơ và hồ sơ gốc của công chức
1. Hồ
sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công
chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn
cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội
của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, và các văn bản
tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công
chức kể từ khi được tuyển dụng.
2. Hồ
sơ gốc của công chức: là hồ sơ công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý công
chức lập và xác nhận lần đầu khi công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp
luật.
Chương 2.
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ CÔNG CHỨC
Điều 5. Quy định chung về chế độ báo cáo thống kê công
chức
Định
kỳ hàng năm, hoặc theo yêu cầu của đột xuất của Bộ Nội vụ, cơ quan quản lý công
chức chỉ đạo các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc lập báo cáo thống
kê số lượng, chất lượng công chức, danh sách và tiền lương công chức của năm
trước báo cáo cơ quan quản lý công chức vào ngày 31 tháng 3 của năm sau theo biểu
mẫu thống nhất. Cơ quan quản lý công chức tổng hợp các báo cáo này và gửi về Bộ
Nội vụ vào ngày 30 tháng 6 năm của năm sau gồm:
1. Nội
dung báo cáo thống kê số lượng, chất lượng công chức, danh sách và tiền lương
công chức theo biểu mẫu ban hành kèm theo Thông tư này;
2. Thời
điểm tính báo cáo thống kê số lượng, chất lượng, danh sách và tiền lương công
chức tính đến thời điểm ngày 31 tháng 12 hàng năm gồm:
a) Báo
cáo của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc gửi Vụ, (Ban) Tổ chức
Cán bộ hoặc Sở Nội vụ của các cơ quan quản lý công chức trước ngày 31 tháng 3
của năm sau;
b) Báo
cáo của cơ quan quản lý công chức gửi Bộ Nội vụ trước ngày 30 tháng 6 của năm
sau;
c) Trường
hợp phải báo cáo đột xuất thì thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ và cơ quan
có thẩm quyền.
3. Báo
cáo thống kê số lượng, chất lượng công chức, danh sách và tiền lương công chức
gửi về Bộ Nội vụ theo hai hình thức: bằng văn bản (có chữ ký và đóng dấu của
người đứng đầu cơ quan quản lý công chức) và báo cáo điện tử qua thư điện tử
theo địa chỉ: [email protected].
Điều 6. Báo cáo thống kê số lượng, chất lượng công
chức
Định
kỳ hàng năm, ngày 30 tháng 6 của năm sau hoặc thời điểm báo cáo đột xuất theo
yêu cầu của Bộ Nội vụ và cơ quan có thẩm quyền, cơ quan quản lý công chức chỉ
đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc thống kê số lượng, chất lượng
công chức tính đến ngày 31 tháng 12 của năm trước gửi Bộ Nội vụ, gồm:
1. Thống
kê số lượng, chất lượng công chức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và
trực thuộc cơ quan quản lý công chức tính đến thời điểm 31 tháng 12 của năm
trước theo Biểu mẫu số 01 (viết tắt là BM01/BNV)
ban hành kèm theo Thông tư này;
2. Thống
kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã tính đến thời điểm 31 tháng 12
của năm trước theo Biểu mẫu số 02 (viết tắt là BM02/BNV)
ban hành kèm theo Thông tư này.
Điều 7. Báo cáo thống kê danh sách và tiền lương công
chức
Định
kỳ hàng năm, ngày 30 tháng 6 của năm sau hoặc thời điểm báo cáo đột xuất theo
yêu cầu của Bộ Nội vụ và cơ quan có thẩm quyền, cơ quan quản lý công chức chỉ
đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc lập danh sách và tiền lương
công chức tính đến ngày 31 tháng 12 của năm trước gửi Bộ Nội vụ, gồm:
1. Danh
sách và tiền lương công chức từ cấp huyện trở lên thuộc thẩm quyền quản lý theo
Biểu mẫu số 03 (viết tắt là BM03/BNV) ban hành kèm
theo Thông tư này, sau đó tổng hợp gửi về Bộ Nội vụ để tổng hợp báo cáo Chính
phủ và Thủ tướng Chính phủ theo quy định hiện hành;
2. Danh
sách và tiền lương cán bộ, công chức cấp xã thuộc thẩm quyền quản lý theo Biểu mẫu
số 04 (viết tắt là BM04/BNV) ban hành kèm theo Thông
tư này, sau đó tổng hợp gửi về Bộ Nội vụ để tổng hợp báo cáo Chính phủ và Thủ
tướng Chính phủ theo quy định hiện hành;
Chương 3.
QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC
Điều 8. Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức
1. Việc
quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Nghiêm
cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức.
2. Công
tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức được thực hiện thống nhất, khoa học, và
phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được
tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.
3. Hồ
sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà
nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ
sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ
sơ của công chức.
4. Công
chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về
tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp.
Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý
công chức xác minh, chứng nhận.
5. Hồ
sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để
quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu
quản lý công chức.
Điều 9. Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ công chức
1. Đối với công chức tuyển dụng lần đầu
Trong
thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, cơ quan quản lý hồ sơ
công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai, tổ chức thẩm tra, xác
minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với
hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp và
báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức để xác nhận, đóng dấu và đưa vào
hồ sơ quản lý. Đồng thời hướng dẫn công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ
gốc gồm:
a) Quyển
“Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần
hồ sơ công chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã
hội của công chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do công chức tự kê khai và
được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận;
b) Bản
“Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về
bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức. Sơ yếu lý
lịch do công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ “Quyển lý lịch
cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung
khác của công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng
nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết
định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về
việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là
Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV);
c) Bản
“Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”
quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý
cán bộ, công chức khi có yêu cầu;
d) Bản
sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, giấy chứng nhận
sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ có liên
quan đến trình độ đào tạo của công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về
trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng
nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Trường hợp, văn bằng chứng
chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định
của pháp luật và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;
đ)
Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.
2. Đối
với công chức đang công tác
Các
thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 1 của Điều này và các thành phần
hồ sơ khác quy định đối với công chức đang công tác gồm:
a) Bản
“Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công chức kê khai bổ
sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý
công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan quản
lý công chức xác minh và chứng nhận;
b) Các
quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái,
nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức;
c) Các
bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công
chức;
d) Các
bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công
chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân
chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);
đ)
Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản
theo quy định hiện hành;
e) Đơn,
thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ
chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình
công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn,
thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm
quyền;
g) Những
văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã
hội của công chức;
h) Đối
với công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ
các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của công chức.
3. Đối
với công chức nghỉ hưu, mất sức, điều động, biệt phái, luân chuyển, thôi việc,
buộc thôi việc và từ trần
Trong
thời gian 30 ngày, kể từ ngày công chức có quyết định nghỉ hưu, mất sức, điều
động, biệt phái, luân chuyển, thôi việc, buộc thôi việc hoặc công chức từ trần
thì việc quản lý hồ sơ công chức thực hiện như quy định tại Khoản
3 Điều 12 của Thông tư này.
4. Những
thành phần hồ sơ gốc của công chức quy định tại Điểm a, Điểm b và Điểm c Khoản
1 Điều này do Bộ Nội vụ thống nhất ban hành theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV
ngày 18 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ
sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây viết
tắt là Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV) và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV. Hồ sơ gốc
của công chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì việc xây
dựng, hoàn thiện hồ sơ công chức thực hiện như sau:
a) Khi công chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc
không có hồ sơ gốc như quy định tại Khoản 1 Điều này thì cơ quan quản lý công
chức có trách nhiệm yêu cầu công chức trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát
hiện không có hoặc thiếu các thành phần hồ sơ gốc phải hoàn chỉnh, bổ sung các
thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại
Khoản 2 Điều 11 Thông tư này về
chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức;
b) Trường
hợp không thể hoàn chỉnh bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc theo quy định
tại Điểm a Khoản này thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn chỉnh các thành phần
hồ sơ khác, hoặc lập mới hồ sơ công chức theo quy định tại Khoản 1 Điều này như
đối với công chức tuyển dụng lần đầu.
Điều 10. Biểu mẫu quản lý hồ sơ công chức
Các biểu
mẫu phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức thống nhất toàn quốc do Bộ Nội vụ
thống nhất ban hành và thực hiện theo quy định tại Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV
và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV .
Điều 11. Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công
chức
1. Chế độ bổ sung hồ sơ công chức
Định
kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ
quan quản lý nhà nước về hồ sơ công chức, cơ quan quản lý công chức hướng dẫn
công chức kê khai bổ sung những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân,
quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ công
chức, cụ thể như sau:
a) “Phiếu
bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan sử dụng công chức và cơ
quan quản lý công chức xác nhận để bổ sung vào thành phần hồ sơ công chức;
b) Trường
hợp các thông tin phát sinh do công chức tự kê khai mà không đầy đủ, không
chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước
cơ quan quản lý công chức và trước pháp luật.
2. Trường hợp lập mới hồ sơ công chức khi hồ sơ bị hư
hỏng, thất lạc thì việc lập hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan
có thẩm quyền quản lý công chức quyết định/cụ thể là:
a) Trong
thời gian 30 ngày, kể từ ngày xác định hồ sơ thất lạc, hư hỏng, cơ quan quản lý
công chức có trách nhiệm thẩm tra, xác minh, hướng dẫn công chức kê khai và
hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư này;
b) Sau
khi công chức tự kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ, người đứng đầu cơ quan quản lý
công chức ra quyết định thẩm tra, xác minh. Nhiệm vụ thẩm tra, xác minh gồm:
Kiểm
tra về các thành phần hồ sơ: trực tiếp thẩm tra, xác minh thực tế các thành phần
hồ sơ, trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ không thống nhất thì cơ
quan quản lý hồ sơ công chức đề nghị cơ quan quản lý công chức gửi văn bản đề
nghị cơ quan Tư pháp cấp tỉnh trở lên thẩm tra, xác minh và thông báo kết quả
thẩm tra, xác minh bằng văn bản với cơ quan quản lý công chức. Trường hợp các
văn bằng, chứng chỉ do các cơ quan, tổ chức, đơn vị nước ngoài cấp ngoài lãnh
thổ Việt Nam thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức đề nghị cơ quan quản lý công
chức gửi văn bản đến cơ quan ngoại giao tại Việt Nam của nước cấp văn bằng,
chứng chỉ đó đề nghị xác minh tính hợp pháp của văn bằng, chứng chỉ. Hoặc cơ
quan quản lý công chức gửi văn bản trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền cấp văn
bằng, chứng chỉ đó để xác minh tính hợp pháp và có văn bản kết luận về kết quả
thẩm tra, xác minh đó để lưu hồ sơ.
Việc
thẩm tra, xác minh thực hiện trong thời gian 90 ngày, kể từ ngày có quyết định
thẩm tra, xác minh của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức;
c) Không
phải thẩm tra, xác minh đối với hồ sơ hư hỏng, thất lạc trong các trường hợp
sau:
- Các
thành phần hồ sơ hư hỏng, thất lạc không phải là hồ sơ gốc quy định tại Khoản 1 Điều 9 của Thông tư này thì thực hiện chế độ bổ sung
như quy định về chế độ bổ sung hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều này;
- Các
thành phần hồ sơ thất lạc nhưng đã tìm thấy bổ sung và trùng hợp thông tin với
các thành phần hồ sơ khác trong hồ sơ gốc hoặc đã được cơ quan Tư pháp từ cấp
tỉnh trở lên thẩm tra và xác nhận tính hợp pháp.
d) Người
đứng đầu cơ quan quản lý công chức có văn bản gửi Bộ Nội vụ thống nhất ý kiến
trước khi quyết định không thẩm tra, xác minh đối với các trường hợp hồ sơ công
chức hư hỏng, thất lạc theo quy định tại Điểm c Khoản 2 của Điều này.
3. Trường hợp sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ
sơ công chức, hủy các tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải được người
đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định thẩm tra, xác minh theo quy định
tại Khoản 2 Điều này. Nội dung sửa chữa thông tin trong hồ sơ quy định như sau:
a) Trường
hợp các thông tin trong hồ sơ của công chức (ngày, tháng, năm sinh, họ, tên,
tên đệm) không thống nhất giữa các thành phần hồ sơ thì căn cứ vào hồ sơ gốc
lập lần đầu khi công chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà
nước để xác định, kể cả thông tin trong hồ sơ đảng viên;
b) Trường
hợp các thành phần hồ sơ không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc, sổ hộ
khẩu, sổ bảo hiểm và hồ sơ đảng viên (nếu công chức là đảng viên) để hoàn
thiện, bổ sung và thống nhất với giấy khai sinh gốc.
4. Hồ sơ đề nghị thống nhất ý kiến giữa cơ quan quản
lý công chức với Bộ Nội vụ về các trường hợp lập mới hồ sơ công chức khi hư
hỏng, thất lạc và khi sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ gốc công chức
gồm:
a) Công
văn đề nghị do người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan quản lý
công chức ký theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này;
b) Biên
bản kết luận thẩm tra, xác minh đối với trường hợp hư hỏng, thất lạc và sửa
chữa dữ liệu thông tin hồ sơ gốc công chức.
5. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đủ hồ
sơ đề nghị của cơ quan quản lý công chức theo quy định tại Điểm d Khoản 2 và
quy định tại Khoản 3 Điều này, Bộ Nội vụ có trách nhiệm trả lời bằng văn bản
đến cơ quan quản lý công chức về các trường hợp cho phép lập mới và sửa chữa dữ
liệu thông tin trong hồ sơ công chức. Trường hợp hồ sơ đề nghị của cơ quan quản
lý công chức gửi Bộ Nội vụ chưa đủ theo quy định tại Khoản 4 Điều này thì trong
thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của cơ quan quản lý công chức, Bộ
Nội vụ yêu cầu cơ quan quản lý công chức bổ sung, hoàn thiện đầy đủ hồ sơ theo
quy định.
6. Định kỳ hàng năm chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của
năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về công chức, cơ quan quản
lý hồ sơ công chức có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo việc lập mới hồ sơ của năm
trước. Những hồ sơ hư hỏng, thất lạc hoặc việc sửa chữa thông tin trong hồ sơ
công chức, gửi về Bộ Nội vụ để tổng hợp, theo dõi.
Điều 12. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công
chức
1. Cách
thức tiếp nhận hồ sơ công chức
Công
chức được điều động, luân chuyển, chuyển ngạch và cán bộ, công chức cấp xã được
xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên thì cơ quan có thẩm quyền quản
lý công chức khi tiếp nhận công chức phải yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ công
chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của công chức đó.
2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày
công chức có quyết định chuyển ngạch, điều động, luân chuyển, biệt phái hoặc
cán bộ, công chức cấp xã được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên.
Hồ
sơ khi tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Ghi
phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 7 và Khoản 8
Điều 1 Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;
b) Kiểm
tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình
trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi
giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm
phong;
c) Vào
sổ giao, nhận hồ sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 2 Điều 1
Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV;
d)
Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng
ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận;
đ)
Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý công chức thực hiện.
3. Công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, thôi việc,
hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc và từ trần thì việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ
được thực hiện như sau:
a) Công
chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao
“Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”, các quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do
cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo
quản và đưa vào nhóm công chức thôi việc. Cơ quan có thẩm quyền quản lý công
chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”
khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;
b) Đối
với công chức từ trần gia đình công chức được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch
cán bộ, công chức”. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ
công chức lưu giữ, bảo quản;
c) Đối
với công chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của
nhà nước được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của bản thân.
Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý công chức đó lưu giữ, bảo
quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi
các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
Điều 13. Nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công
chức
1. Đối
tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức gồm:
a) Cơ
quan quản lý công chức, cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý hồ sơ công
chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức để phục vụ yêu cầu
công tác;
b) Trường
hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức,
công chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ
quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của mình
để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân.
2. Các
quy định khi nghiên cứu hồ sơ công chức:
a) Có
giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức
ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các
yêu cầu phải được ghi cụ thể trong “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” quy định
tại Khoản 9 Điều 1 của Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;
b) Chỉ
được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ công chức;
c) Chỉ
được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến
nhiệm vụ, công việc được giao;
d) Không
được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ công chức như: đánh dấu, tẩy xóa,
sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;
đ)
Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ công chức khi
được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức đồng ý.
3. Nhiệm
vụ của công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức:
a) Cung
cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ công
chức theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan, tổ
chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức phê duyệt;
b) Kiểm
tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo
dõi nghiên cứu hồ sơ công chức theo quy định tại Khoản 10 Điều
1 của Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;
c) Sao
lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu nghiên cứu hồ
sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức phê duyệt.
Điều 14. Lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức
1. Việc
lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ sơ;
phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và
vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
2. Lưu
giữ hồ sơ công chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Sắp
xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc
dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất
lạc hồ sơ;
b) Tài
liệu trong mỗi hồ sơ công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ
tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát
hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;
c) Ngoài
bì hồ sơ ghi các thông tin công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ
như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);
d) Việc
lưu trữ hồ sơ công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy và
hồ sơ sao chụp (scan) và lưu dưới dạng tập tin trên máy tính để tiện tra cứu và
báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, đảm bảo an toàn và chính xác.
3. Quy
trình lưu giữ hồ sơ công chức được thực hiện như sau:
a) Kiểm
tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là
những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;
b) Loại
bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những
tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế
hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;
c) Trường
hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải thành lập Hội đồng hủy
tài liệu hồ sơ công chức. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức do người đứng
đầu cơ quan quản lý công chức quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên
bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu hồ sơ công
chức, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản hủy phải lưu trong thành
phần hồ sơ công chức.
4. Chế
độ bảo quản hồ sơ công chức theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải đảm bảo
các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị gồm:
a) Trang
thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu
mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy
hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm, mốc,
mối, mọt, chuột, dán.... bảo đảm hồ sơ công chức được lưu giữ lâu dài;
b) Định
kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề
liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;
c) Định
kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể và chỉnh lý lại hồ sơ;
d) Trường
hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính như quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều
này thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và
sửa chữa hồ sơ;
đ)
Công chức làm công tác quản lý hồ sơ được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại theo
các quy định về các chế độ độc hại của nhà nước.
5. Người
đứng đầu cơ quan quản lý công chức chịu trách nhiệm bảo quản và quản lý hồ sơ
công chức theo các quy định cụ thể của điều này.
Điều 15. Trình tự, thủ tục báo cáo công tác quản lý hồ
sơ công chức
1. Thời
điểm báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức:
a) Định
kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 30 tháng 01 của năm sau, cơ quan tổ chức, đơn vị
thuộc và trực thuộc có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức để
cơ quan quản lý công chức tổng hợp báo cáo Bộ Nội vụ;
b) Định
kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm sau, cơ quan quản lý công chức
có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ công chức của
cơ quan, tổ chức, đơn vị về Bộ Nội vụ để tổng hợp báo cáo Chính phủ và Thủ
tướng Chính phủ.
2. Nội dung, trình tự báo cáo công tác quản lý hồ sơ
công chức
Cơ
quan quản lý công chức định kỳ báo cáo Bộ Nội vụ công tác quản lý hồ sơ công
chức như sau:
a) Đánh
giá việc thực hiện Quy chế quản lý hồ sơ công chức gồm:
Cơ
quan quản lý hồ sơ công chức định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan
quản lý công chức có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công
tác quản lý hồ sơ công chức theo Thông tư này, Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV và
Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV , sau đó tổng hợp để cơ quan quản lý công chức báo
cáo Bộ Nội vụ theo quy định hiện hành;
Cơ
quan quản lý công chức có trách nhiệm đề nghị, bổ sung hoàn thiện các quy chế
quản lý hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ban hành quy chế và báo cáo cơ quan quản
lý công chức của Bộ Nội vụ để phối hợp thực hiện;
Cơ quan
quản lý công chức có trách nhiệm đề nghị, bổ sung hoàn thiện các quy chế quản
lý hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ban hành quy chế và báo cáo cơ quan quản lý
công chức của Bộ Nội vụ để phối hợp thực hiện;
Cơ
quan quản lý công chức Bộ Nội vụ tổng hợp tình hình thực hiện, bổ sung hoàn
thiện các quy chế quản lý hồ sơ công chức để trình cấp có thẩm quyền ban hành
thống nhất toàn quốc.
b) Nội
dung báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ công chức của cơ quan, đơn
vị và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ phục vụ cho
công tác quản lý đội ngũ công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị gồm:
Báo
cáo số lượng hồ sơ lập mới (hồ sơ tuyển dụng mới, kể cả hồ sơ lập mới do thất
lạc, hư hỏng), hồ sơ công chức bổ nhiệm, xét chuyển, điều động, luân chuyển,
biệt phái, chuyển công tác và hồ sơ cán bộ, công chức cấp xã xét chuyển thành
công chức cấp huyện trở lên;
Báo
cáo số lượng hồ sơ công chức thôi việc, buộc thôi việc, nghỉ hưu, mất sức và từ
trần;
Báo
cáo số lượng hồ sơ hư hỏng, thất lạc và sửa chữa dữ liệu thông tin trong thành phần
hồ sơ gốc.
c) Báo
cáo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác quản lý hồ sơ
gồm:
Khu
vực bảo quản hồ sơ, nơi cất và lưu giữ hồ sơ công chức;
Diện
tích bảo quản, lưu giữ hồ sơ công chức;
Trang
thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ công chức;
Kinh
phí hàng năm cho công tác quản lý hồ sơ công chức, nguồn, kế hoạch, tiến độ cấp
kinh phí, đề xuất kiến nghị về kinh phí.
d) Số
lượng, chất lượng công chức và công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức trực tiếp
làm công tác quản lý hồ sơ công chức:
Số
lượng và trình độ (trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học)
đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức;
Số
lượng, chất lượng các lớp tập huấn chuyên môn về công tác quản lý hồ sơ công
chức hàng năm và định kỳ do cơ quan tự tổ chức.
đ)
Kiến nghị, đề xuất giải pháp đổi mới nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ
và kế hoạch xây dựng hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ công chức.
Điều 16. Công tác bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ công
chức
1. Bộ
Nội vụ xây dựng nội dung, chương trình, kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ
cho công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ của các cơ quan quản lý công
chức ở các Bộ, ngành và địa phương gồm:
a) Định
kỳ hàng năm hoặc theo đề nghị của cơ quan quản lý nhà nước về công chức, cơ
quan quản lý công chức xây dựng kế hoạch, báo cáo số lượng công chức cần tập
huấn công tác quản lý hồ sơ hoặc hồ sơ điện tử (nếu có) gửi về Bộ Nội vụ để
tổng hợp và phối hợp thực hiện;
b) Định
kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý công chức, Bộ Nội vụ tổng hợp
trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ quản lý hồ sơ cho công chức làm công tác quản lý hồ sơ và hồ sơ điện
tử.
2. Căn
cứ vào chương trình, kế hoạch của Bộ Nội vụ hoặc theo yêu cầu nghiệp vụ, người
đứng đầu các cơ quan quản lý công chức của các Bộ, ngành và địa phương tổ chức
bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công
chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.
Điều 17. Chế độ hiện đại hóa trong công tác quản lý hồ
sơ công chức
1. Bộ
Nội vụ có trách nhiệm tổ chức xây dựng quy chế quản lý hồ sơ công chức trên cơ
sở ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ công chức theo hướng điện tử hóa
và hướng dẫn các cơ quan quản lý công chức triển khai thực hiện thống nhất.
2. Cơ quan quản lý công chức từng bước nghiên cứu hiện
đại hóa công tác quản lý hồ sơ công chức gồm:
a) Trang
thiết bị máy vi tính, mạng máy tính và phần mềm quản lý hồ sơ công chức thống
nhất để nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức nhanh, kịp thời, chính
xác;
b) Trang
bị máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đưa các hình ảnh, văn bản tài liệu
về hồ sơ công chức vào các phương tiện, thiết bị lưu trữ, bảo quản phục vụ công
tác nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức;
c) Ứng
dụng công nghệ thông tin để nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức,
hạn chế tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ giấy truyền thống khi chưa hoàn thiện hệ
thống quản lý hồ sơ điện tử công chức.
Điều 18. Thẩm quyền và trách nhiệm quản lý hồ sơ công
chức
1. Cơ
quan quản lý công chức quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 2 của Thông
tư này có trách nhiệm thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ công chức
thuộc phạm vi thẩm quyền quản lý gồm:
a) Quản
lý hồ sơ công chức thuộc phạm vi thẩm quyền của Bộ, ngành và địa phương;
b) Hướng
dẫn, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ công chức
của Thông tư này thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Bộ, ngành và địa phương.
2. Người
đứng đầu cơ quan quản lý công chức chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ
công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình và chỉ được xác nhận vào hồ sơ công
chức khi có hồ sơ gốc của công chức.
3. Người
đứng đầu cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định những nội dung sau:
a) Quyết
định tuyển dụng và lựa chọn người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên
trách về công tác quản lý hồ sơ công chức;
b) Tổ chức cho công chức kê khai, thẩm tra, xác minh
và xác nhận hồ sơ công chức hoặc tổ chức thẩm tra, xác minh và xác nhận hồ sơ
gốc công chức khi lập mới do hư hỏng, thất lạc, hoặc sửa chữa dữ liệu thông tin
trong hồ sơ công chức theo quy định của Thông tư này và theo quy định của pháp
luật hiện hành;
c) Đề
nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xác minh, sửa chữa những tài liệu không
thống nhất trong hồ sơ công chức theo quy định hiện hành;
d) Thông
báo cho công chức biết kết luận thẩm tra, xác minh về các dữ liệu trong hồ sơ
do công chức tự khai không thống nhất hoặc không chính xác;
đ)
Hủy bỏ những tài liệu thừa, trùng lặp, không có nội dung liên quan trong hồ sơ;
e) Xử
lý kỷ luật hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật cơ quan,
tổ chức, đơn vị và cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ
công chức.
4. Người
đứng đầu cơ quan quản lý công chức định kỳ hàng năm hoặc đột xuất tổ chức kiểm
tra việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức quy định
tại Thông tư này và báo cáo cơ quan quản lý công chức của Bộ Nội vụ.
5. Thẩm
quyền và trách nhiệm Bộ Nội vụ:
a) Thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác quản lý hồ sơ công chức thống nhất
toàn quốc;
b) Trực
tiếp quản lý hồ sơ bổ nhiệm công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý do Thủ
tướng Chính phủ quyết định, bổ nhiệm và hồ sơ bổ nhiệm công chức vào ngạch
chuyên viên cao cấp và tương đương.
Điều 19. Thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan quản lý
hồ sơ công chức
1. Chấp
hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác hồ sơ, hồ sơ điện
tử công chức của cơ quan cấp trên, đồng thời hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc các cơ
quan, tổ chức, đơn vị trực thuộc về công tác quản lý hồ sơ công chức.
2. Tổ
chức thực hiện các quy định về bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử
dụng, khai thác, lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức theo quy định của Thông tư
này.
3. Giao
nộp đầy đủ, kịp thời cho cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý công chức những tài liệu
liên quan đến hồ sơ công chức hiện đang công tác ở đơn vị mình.
Điều 20. Thẩm quyền và trách nhiệm của công chức trực
tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức
1. Chủ
động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ, hồ sơ
điện tử công chức.
2. Tổ
chức việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ công chức bảo đảm kịp thời, chính xác.
3. Tổ
chức việc sắp xếp, bảo quản, lưu giữ hồ sơ.
4. Cung
cấp số liệu, tư liệu nhanh, chính xác.
5. Nghiên
cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ công chức và những
vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan có
thẩm quyền quản lý công chức xem xét, xử lý.
6.
Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ công chức thuộc
thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.
7. Tổ
chức phục vụ nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức.
8. Thực
hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ, phát hiện và kiến nghị với người có thẩm quyền
về những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ công chức để có biện pháp
giải quyết kịp thời.
9. Thường
xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ.
Điều 21. Trách nhiệm và quyền của công chức đối với hồ
sơ cá nhân
1. Công
chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo hướng
dẫn của cơ quan quản lý công chức hoặc theo yêu cầu của cơ quan sử dụng công
chức và chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước cơ quan quản lý, và sử dụng
công chức về các thông tin mình kê khai. Trường hợp các thông tin kê khai không
đầy đủ, thiếu chính xác hoặc không trung thực thì phải chịu trách nhiệm theo
các quy định hiện hành.
2. Công
chức được quyền nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ quan, tổ chức, đơn vị lưu giữ
hồ sơ, trừ các tài liệu quy định tại Điểm e Khoản 2 Điều 9 của Thông
tư này.
3. Công
chức nếu đề nghị về việc điều chỉnh, bổ sung những thông tin trong hồ sơ của
mình thì phải báo cáo với người đứng đầu cơ quan quản lý công chức và các cơ
quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định của Thông tư này.
Chương 4.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 22. Tổ chức thực hiện
Trong
quá trình thực hiện các Bộ, ngành, địa phương, các cơ quan, tổ chức, đơn vị và
cá nhân nếu có vướng mắc, phát sinh về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ
công chức, đề nghị gửi văn bản về Bộ Nội vụ để xem xét, thống nhất và sửa đổi,
bổ sung cho phù hợp.
Điều 23. Bãi bỏ các quy định hiện hành
Thông
tư này thay thế Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06 tháng 11 năm 2006 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành kèm theo Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức.
Điều 24. Hiệu lực thi hành
Thông
tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03 tháng 02 năm 2013.
Điều 25. Trách nhiệm thi hành
Các
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.
|
Nơi nhận:
- Thủ tướng, các Phó Thủ tướng
Chính phủ;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Văn phòng Ban CĐTW về phòng chống tham nhũng;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Ủy ban TW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Công báo; Website Chính phủ:
- Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, các Thứ trưởng;
- Vụ, Cục, tổ chức thuộc, trực thuộc Bộ Nội vụ;
- Trang Thông tin điện tử Bộ Nội vụ;
- Lưu: VT, CCVC.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Trần Anh Tuấn
|