|
BAN
CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
VĂN PHÒNG
*
|
ĐẢNG
CỘNG SẢN VIỆT NAM
|
|
Số
05-HD/VPTW
|
Hà
Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2026
|
HƯỚNG DẪN
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT
TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
-----
Thực hiện Quy định số
399-QĐ/TW, ngày 09/01/2026 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về thể loại, thẩm
quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau:
Phần I
HƯỚNG DẪN CHUNG
1.
Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1.1. Phạm vi điều chỉnh
a) Thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản giấy và văn bản điện tử của Đảng.
b) Văn bản chứa bí mật
nhà nước thực hiện theo Hướng dẫn này và các quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật nhà nước.
c) Văn bản chuyên
ngành, văn bản khi in thành sách và các ấn phẩm khác không thuộc phạm vi điều
chỉnh của Hướng dẫn này.
1.2. Đối tượng áp dụng
a) Các cấp uỷ, tổ chức,
cơ quan đảng từ Trung ương đến chi bộ.
b) Các tổ chức, cơ quan
hoạt động theo Luật Doanh nghiệp không thuộc đối tượng áp dụng Hướng dẫn này.
2.
Yêu cầu
Văn bản chính thức của
cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng phải thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình
bày.
3.
Trách nhiệm của cá nhân
3.1. Người ký văn bản
chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3.2. Chánh văn phòng
hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng chịu trách nhiệm thẩm định
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3.3. Người soạn thảo
văn bản chịu trách nhiệm thực hiện đúng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
3.4. Người được giao
nhiệm vụ văn thư cơ quan chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản trước khi trình ký, phát hành.
Phần II
HƯỚNG DẪN CỤ THỂ
I-
Các thành phần thể thức bắt buộc
1.
Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"
1.1. Thể thức
Tiêu đề "Đảng Cộng
sản Việt Nam" là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng.
1.2. Kỹ thuật trình bày
Trình bày tiêu đề ở
trang đầu, góc phải, dòng đầu, phía dưới có đường kẻ ngang ngăn cách với địa
danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đường kẻ ngang nét liền dài bằng độ
dài tiêu đề (ô số 1, Phụ lục 1).
Ví dụ:
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
2.
Tên cơ quan ban hành văn bản
2.1. Thể thức
Tên cơ quan ban hành
văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Ghi chính xác, đầy đủ
tên cơ quan ban hành văn bản theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc văn bản thành lập
của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng có thẩm quyền.
2.1.1. Văn bản của đại
hội: Văn bản của đại hội đảng cấp nào thì ghi tên đại hội đảng cấp đó; ghi rõ
đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên (riêng chi bộ thì không ghi đại
hội toàn thể đảng viên) lần thứ mấy, trường hợp không xác định được đại hội lần
thứ mấy thì ghi thời gian của nhiệm kỳ đại hội. Văn bản của đoàn chủ tịch, đoàn
thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ghi tên đại hội và tên cơ
quan ban hành văn bản là đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu,
ban kiểm phiếu.
Ví dụ 1: Văn bản của
đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
ĐẢNG BỘ TỈNH NGHỆ AN LẦN THỨ …
*
* Ví dụ 2: Văn bản của
đoàn chủ tịch
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
ĐẢNG BỘ ĐẶC KHU VÂN ĐỒN LẦN THỨ …
ĐOÀN CHỦ TỊCH
*
Ví dụ 3: Văn bản của
ban kiểm phiếu
ĐẠI HỘI CHI BỘ TỔ 16 NHIỆM KỲ …
BAN KIỂM PHIẾU
*
2.1.2. Văn bản của cấp
uỷ.
a) Văn bản của Ban Chấp
hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ghi tên cơ quan ban hành là Ban Chấp
hành Trung ương.
Ví dụ:
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
*
b) Văn bản của ban chấp
hành đảng bộ tỉnh, thành phố, đảng bộ trực thuộc Trung ương; văn bản của ban
thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương ghi tên tỉnh uỷ,
thành uỷ, đảng uỷ.
Ví dụ 1:
TỈNH UỶ ĐIỆN BIÊN
*
Ví dụ 2:
QUÂN UỶ TRUNG ƯƠNG
*
c) Văn bản của ban chấp
hành đảng bộ, ban thường vụ đảng ủy xã, phường, đặc khu, đảng uỷ cấp trên trực
tiếp của tổ chức cơ sở đảng trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc
Trung ương ghi tên đảng bộ cấp trên trực tiếp và tên đảng uỷ ban hành văn bản.
Ví dụ 1:
ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
ĐẢNG UỶ PHƯỜNG BA ĐÌNH
*
Ví dụ 2:
ĐẢNG BỘ QUỐC HỘI
ĐẢNG UỶ KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
*
d) Văn bản của ban chấp
hành đảng bộ, ban thường vụ đảng uỷ cơ sở, đảng uỷ bộ phận trực thuộc đảng uỷ
cơ sở ghi tên đảng bộ cấp trên trực tiếp và tên đảng uỷ ban hành văn bản.
Ví dụ:
ĐẢNG BỘ BỘ Y TẾ
ĐẢNG UỶ CỤC BẢO TRỢ XÃ HỘI
*
đ) Văn bản của chi bộ
cơ sở, chi bộ trực thuộc đảng uỷ cơ sở ghi tên đảng bộ cấp trên trực tiếp và
tên chi bộ ban hành văn bản.
Ví dụ:
ĐẢNG BỘ CỤC LƯU TRỮ
CHI BỘ PHÒNG HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ
*
2.1.3. Văn bản của tổ
chức, cơ quan đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ các cấp (cơ quan chuyên
trách tham mưu, giúp việc, đơn vị sự nghiệp của Đảng, ban chỉ đạo, tiểu ban,
hội đồng…) ghi tên cấp uỷ mà cơ quan đó trực thuộc và tên tổ chức, cơ quan
đảng.
a) Văn bản của cơ quan
chuyên trách tham mưu, giúp việc, đơn vị sự nghiệp của Đảng.
Ví dụ 1: Văn bản của cơ
quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Trung ương.
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
BAN NỘI CHÍNH
*
Ví dụ 2: Văn bản của
đơn vị sự nghiệp của Đảng ở Trung ương
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
THÔNG TẤN XÃ VIỆT NAM
*
Ví dụ 3: Văn bản của
đơn vị sự nghiệp của Đảng ở cấp tỉnh
TỈNH UỶ CAO BẰNG
TRƯỜNG CHÍNH TRỊ HOÀNG ĐÌNH GIONG
*
Ví dụ 4: Văn bản của cơ
quan chuyên trách tham mưu, giúp việc cấp uỷ cấp xã
ĐẢNG UỶ ĐẶC KHU TRƯỜNG SA
BAN TỔ CHỨC
*
b) Văn bản của ban chỉ
đạo, tiểu ban, hội đồng…
Ví dụ 1: Văn bản của
ban chỉ đạo trực thuộc Trung ương
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
BAN CHỈ ĐẠO TRUNG ƯƠNG VỀ PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ, ĐỔI MỚI SÁNG TẠO
VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ
*
Ví dụ 2: Văn bản của
tiểu ban trực thuộc cấp uỷ cấp tỉnh
TỈNH UỶ CÀ MAU
TIỂU BAN VĂN KIỆN
*
2.1.4. Văn bản của đơn
vị được lập theo quyết định của tổ chức, cơ quan đảng ghi tên cơ quan cấp trên
trực tiếp và tên đơn vị.
Ví dụ:
BAN TỔ CHỨC TRUNG ƯƠNG
VỤ TỔ CHỨC - ĐIỀU LỆ
*
2.1.5. Văn bản của liên
cơ quan ghi tên các tổ chức, cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ:
ỦY BAN KIỂM TRA TỈNH UỶ SƠN LA - CÔNG AN TỈNH
SƠN LA
*
2.2. Kỹ thuật trình bày
2.2.1. Trình bày tên cơ
quan ban hành văn bản ở góc trái, dòng đầu, ngang với tiêu đề, phía dưới có dấu
sao (*) ngăn cách với số và ký hiệu văn bản (ô số 2, Phụ
lục 1).
2.2.2. Tên cơ quan ban
hành văn bản trình bày cân đối dưới tên cơ quan cấp trên trực tiếp (nếu có).
2.2.3. Tên cơ quan ban
hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Đối với văn bản của
liên cơ quan thì ghi tên tổ chức, cơ quan chủ trì trước, giữa các tên tổ chức,
cơ quan có dấu gạch nối (-).
3.
Số và ký hiệu văn bản
3.1. Thể thức
3.1.1. Số văn bản là số
thứ tự của văn bản được đăng ký, quản lý tại văn thư cơ quan.
a) Số văn bản của đại
hội: Ghi liên tục từ số 01 chung cho tất cả các tên loại văn bản của đại hội,
đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu kể từ
khi khai mạc đại hội (tính từ khi bắt đầu phiên trù bị) đến khi bế mạc đại hội.
b) Số văn bản của cấp
uỷ, tổ chức, cơ quan đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ, đơn vị được lập
theo quyết định của tổ chức, cơ quan đảng: Ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên
loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp uỷ.
Nhiệm kỳ cấp uỷ được
tính từ khi bế mạc đại hội lần này đến bế mạc đại hội lần kế tiếp.
Trường hợp hội nghị cấp
uỷ lần thứ nhất diễn ra trong thời gian đại hội thì nhiệm kỳ cấp uỷ mới được
tính từ ngày khai mạc hội nghị cấp uỷ lần thứ nhất.
Trường hợp cấp uỷ mới được
chỉ định trước thời gian khai mạc đại hội thì nhiệm kỳ cấp uỷ mới được tính từ
ngày quyết định chỉ định cấp uỷ mới có hiệu lực thi hành.
c) Số văn bản mật ghi
liên tục với số văn bản không mật cùng tên loại văn bản.
d) Số văn bản của liên
cơ quan ghi liên tục với số văn bản cùng tên loại của cơ quan chủ trì.
3.1.2. Ký hiệu văn bản
gồm nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản.
a) Ký hiệu tên loại văn
bản là những chữ cái đầu các âm tiết của tên loại văn bản, như: NQ (nghị quyết),
CT (chỉ thị), KL (kết luận), QC (quy chế), BC (báo cáo)… Trường hợp chữ cái đầu
các âm tiết của tên loại văn bản trùng nhau thì thống nhất ký hiệu một số tên
loại văn bản như sau:
Quyết định, Quy định:
QĐ
Chỉ thị: CT
Chương trình: CTr
Thông tri: TT
Tờ trình: TTr
b) Ký hiệu tên cơ quan
ban hành văn bản là những chữ cái đầu các âm tiết của tên cơ quan ban hành văn
bản.
(i) Ký hiệu tên cơ quan
ban hành văn bản của đại hội (gồm: đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban
thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) ghi chung ký hiệu là "ĐH".
Ví dụ 1: Báo cáo của
đại hội
Số 01-BC/ĐH
Ví dụ 2: Biên bản của
ban kiểm phiếu
Số 20-BB/ĐH
(ii) Ký hiệu tên cơ
quan ban hành văn bản của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng ghi chữ viết tắt tên
cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng đó.
Ví dụ 1: Quy định của
Uỷ ban Kiểm tra Trung ương
Số 23-QĐ/UBKTTW
Ví dụ 2: Chỉ thị của
tỉnh uỷ
Số 06-CT/TU
Ví dụ 3: Công văn của
ban tuyên giáo và dân vận tỉnh uỷ
Số 138-CV/BTGDVTU
(iii) Ký hiệu tên cơ
quan ban hành văn bản của liên cơ quan ghi chữ viết tắt tên các cơ quan ban
hành văn bản.
Ví dụ: Quy chế của ban
tổ chức tỉnh uỷ và ban nội chính tỉnh uỷ
Số 05-QC/BTCTU-BNCTU
(iv) Ký hiệu một số tên
cơ quan ban hành văn bản thống nhất như sau:
- Đảng uỷ và chi bộ:
Đảng uỷ quân sự: ĐUQS;
riêng Quân uỷ Trung ương: QUTW
Đảng uỷ công an: ĐUCA
Đảng uỷ biên phòng:
ĐUBP
Các đảng uỷ khác: ĐU
Chi bộ: CB
- Cơ quan chuyên trách
tham mưu, giúp việc:
Uỷ ban Kiểm tra: UBKT
Cơ quan uỷ ban kiểm
tra: CQUBKT
Ban tuyên giáo và dân
vận: BTGDV
Ban xây dựng đảng: BXDĐ
- Ban chỉ đạo, tiểu
ban, hội đồng...
Ban chỉ đạo: BCĐ
Tiểu ban: TB
Hội đồng: HĐ
- Đơn vị sự nghiệp của
Đảng
Báo Nhân Dân: BND
Tạp chí Cộng sản: TCCS
Học viện Chính trị quốc
gia Hồ Chí Minh: HVCTQGHCM
Đài Truyền hình Việt
Nam: ĐTHVN
Đài Tiếng nói Việt Nam:
ĐTNVN
Thông tấn xã Việt Nam:
TTXVN
Viện Hàn lâm Khoa học
xã hội Việt Nam: VHLKHXHVN
Viện Hàn lâm Khoa học
và Công nghệ Việt Nam: VHLKHCNVN
Trường chính trị: TCT
Trung tâm chính trị:
TTCT
Cơ quan báo và phát
thanh truyền hình: CQBPTTH
3.2. Kỹ thuật trình bày
3.2.1. Trình bày số và
ký hiệu văn bản cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3, Phụ lục 1).
3.2.2. Số văn bản viết
bằng chữ số Ả-rập. Số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi số không (0) phía trước, giữa
số và ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), giữa chữ viết tắt tên loại văn bản
và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa chữ
viết tắt của tên liên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối (-).
4.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
4.1. Thể thức
4.1.1. Địa danh ban hành
văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương; tên riêng của xã, phường, đặc khu trực thuộc tỉnh,
thành phố) nơi cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng đặt trụ sở.
a) Văn bản của cấp uỷ,
tổ chức, cơ quan đảng được lập ở các cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sự
nghiệp, tổ chức kinh tế… ghi địa danh ban hành văn bản theo địa danh ban hành
văn bản của cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sự nghiệp, tổ chức kinh tế...
b) Văn bản của liên cơ
quan ban hành ghi địa danh ban hành văn bản theo địa danh ban hành văn bản của
tổ chức, cơ quan chủ trì.
c) Ghi thêm cấp hành
chính trước địa danh ban hành văn bản trong trường hợp địa danh mang tên người,
địa danh một âm tiết, địa danh có tên riêng của xã, phường, đặc khu trùng với
tên riêng của tỉnh, thành phố.
Ví dụ 1: Địa danh mang
tên người.
Phường Ngô Quyền,...
Ví dụ 2: Địa danh một
âm tiết
Thành phố Huế,...
Ví dụ 3: Địa danh có
tên riêng của phường trùng với tên riêng của tỉnh
Phường Phú Thọ,...
4.1.2. Ngày, tháng, năm
ban hành văn bản là ngày, tháng, năm người có thẩm quyền ký văn bản.
4.2. Kỹ thuật trình bày
4.2.1. Trình bày địa
danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản cân đối dưới tiêu đề (ô số 4, Phụ lục 1).
4.2.2. Ngày dưới 10 và
tháng dưới 3 phải thêm số không (0) phía trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng,
năm; giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,).
Ví dụ:
Hà Nội, ngày 03 tháng 02 năm 2026
4.2.3. Cấp hành chính
trước địa danh ban hành văn bản có thể ghi chữ viết tắt.
Ví dụ: TP (thành phố),
ĐK (đặc khu)…
5.
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5.1. Thể thức
5.1.1. Tên loại văn bản
là tên của từng loại văn bản. Văn bản ban hành đều ghi tên loại văn bản, trừ
công văn. Trích yếu nội dung văn bản là một cụm từ ngắn gọn, phản ánh nội dung
chủ yếu của văn bản; trong một số văn bản có thể ghi tác giả vào trích yếu nội
dung văn bản.
Ví dụ 1:
BÁO CÁO
kết quả đại hội chi bộ nhiệm kỳ …
-----
Ví dụ 2:
QUYẾT ĐỊNH
khen thưởng tổ chức đảng và đảng viên năm …
-----
Ví dụ 3:
KẾT LUẬN
CỦA BAN THƯỜNG VỤ THÀNH UỶ
về phát triển kinh tế tư nhân
-----
5.1.2. Riêng báo cáo
chính trị do cấp uỷ khoá đương nhiệm trình đại hội đảng có thể ghi chủ đề đại
hội thay cho tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Ví dụ:
DƯỚI LÁ CỜ VẺ VANG CỦA ĐẢNG, CHUNG SỨC, ĐỒNG LÒNG THỰC HIỆN
THẮNG LỢI CÁC MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN ĐẤT NƯỚC ĐẾN NĂM 2030; TỰ CHỦ CHIẾN LƯỢC, TỰ
CƯỜNG, TỰ TIN, TIẾN MẠNH TRONG KỶ NGUYÊN VƯƠN MÌNH CỦA DÂN TỘC VÌ HOÀ
BÌNH, ĐỘC LẬP, DÂN CHỦ, GIÀU MẠNH, PHỒN VINH, VĂN MINH, HẠNH PHÚC, VỮNG
BƯỚC ĐI LÊN CHỦ NGHĨA XÃ HỘI
(Báo cáo của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá XIII trình Đại hội đại biểu
toàn quốc lần thứ XIV của Đảng)
-----
5.2. Kỹ thuật trình bày
5.2.1. Tên loại văn bản
trình bày một dòng riêng, trích yếu nội dung văn bản trình bày cân đối dưới tên
loại văn bản, phía dưới có 05 dấu gạch nối (-) ngăn cách với nội dung văn bản.
5.2.2. Tên loại văn bản
và trích yếu nội dung văn bản trình bày chính giữa trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1).
5.2.3. Riêng trích yếu
nội dung văn bản của tên loại văn bản công văn trình bày cân đối dưới số và ký
hiệu văn bản (ô số 5b, Phụ lục 1).
Ví dụ:
Số 686-CV/VPTU
về việc chuẩn bị hội nghị trực tuyến quán triệt Nghị quyết Trung ương 12
khoá XIII
6.
Nội dung văn bản
6.1. Thể thức
Nội dung văn bản là
thành phần thể thức chủ yếu của văn bản. Nội dung văn bản bảo đảm các yêu cầu
sau:
6.1.1. Đúng chủ trương,
đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước.
6.1.2. Phù hợp với tên
loại văn bản, văn phong diễn đạt phổ thông, đúng ngữ pháp tiếng Việt, chính
xác, rõ ràng, dễ hiểu.
6.1.3. Có thể viết tắt
những cụm từ thông dụng, sử dụng nhiều lần trong một văn bản, các chữ viết tắt
lần đầu trong văn bản phải đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau cụm từ đó.
6.1.4. Khi viện dẫn nội
dung của văn bản khác cần ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản,
ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản và trích yếu
nội dung văn bản; các lần viện dẫn tiếp theo cùng một văn bản đã dẫn thì chỉ
ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
6.1.5. Giải thích rõ
các thuật ngữ chuyên môn sử dụng trong văn bản.
6.1.6. Tuỳ theo nội
dung, văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm... cho phù
hợp.
6.2. Kỹ thuật trình bày
6.2.1. Trình bày nội
dung văn bản dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 6, Phụ lục 1).
6.2.2. Nội dung văn bản
được dàn đều về cả hai lề; khi xuống dòng thì chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10
mm; khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing) tối thiểu là 6pt; khoảng cách
giữa các dòng (Line spacing) từ 18pt đến 22pt (Exactly); kết thúc nội dung văn
bản có dấu chấm (.).
6.2.3. Phần căn cứ ban
hành (nếu có) trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản; ghi đầy đủ
tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành văn
bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng luật, pháp lệnh thì ghi tên luật, pháp
lệnh và năm ban hành). Mỗi căn cứ được trình bày thành một dòng hoặc một khổ
riêng, trước mỗi căn cứ có 1 dấu gạch ngang (-), sau mỗi căn cứ có dấu chấm
phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu chấm (.).
6.2.4. Những văn bản
được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày như sau:
a) Các từ "Phần",
"Chương" và số thứ tự của phần, chương trình bày cùng một dòng, chính
giữa hai lề văn bản. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã hoặc
ghi bằng chữ. Tên của phần, chương (nếu có) trình bày tại dòng liền kề phía
dưới từ "Phần", "Chương".
b) Từ "Mục"
và số thứ tự của mục trình bày cùng một dòng ở chính giữa hai lề văn bản. Số
thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập. Tên mục (nếu có) trình bày tại dòng liền kề
dưới từ "Mục".
c) Từ "Điều",
số thứ tự và tên điều (hoặc nội dung của điều) trình bày cùng một dòng. Số thứ
tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.).
d) Số thứ tự của khoản
dùng chữ số Ả-rập; sau số thứ tự có dấu chấm (.), tiếp theo là tên khoản (nếu
có) và nội dung của khoản.
đ) Thứ tự các điểm ghi
bằng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c..., sau chữ cái có dấu ngoặc đơn
đóng và nội dung của điểm.
7.
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
7.1. Thể thức
7.1.1. Quyền hạn ký văn
bản của mỗi cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng phải được quy định bằng văn bản.
a) Đề ký văn bản của
đại hội (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu,
ban kiểm phiếu), cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, hội đồng là thay mặt (ký hiệu là
T/M).
b) Đề ký văn bản của cơ
quan chuyên trách tham mưu, giúp việc, đơn vị sự nghiệp của Đảng, ban chỉ đạo,
tiểu ban…, đơn vị được thành lập theo quyết định của tổ chức, cơ quan đảng làm
việc theo chế độ thủ trưởng: Cấp trưởng ký thì đề ký trực tiếp chức vụ, chức danh;
khi cấp phó ký thì đề ký là ký thay (ký hiệu là K/T).
c) Đề ký văn bản được
ban thường vụ cấp uỷ hoặc thủ trưởng tổ chức, cơ quan đảng uỷ quyền ký là thừa
lệnh (ký hiệu là T/L).
7.1.2. Chức vụ của
người ký văn bản là chức vụ chính thức của người có thẩm quyền ký văn bản. Ghi
đúng chức vụ được bầu, bổ nhiệm hoặc phân công của người ký văn bản; không ghi
tên cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng kèm theo chức vụ của người ký văn bản (như
phó bí thư tỉnh uỷ, trưởng ban tổ chức, chủ nhiệm uỷ ban kiểm tra…), trừ văn
bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… không có con dấu riêng và văn bản của
liên cơ quan ban hành.
a) Việc ký văn bản của
đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm
phiếu thực hiện theo quy chế đại hội. Văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch do
đoàn chủ tịch phân công người ký; văn bản của đoàn thư ký do trưởng đoàn ký;
văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu do trưởng ban ký; văn bản của ban
kiểm phiếu do trưởng ban ký.
b) Khi thay mặt cấp uỷ,
uỷ ban kiểm tra, hội đồng ký văn bản chỉ ghi chức vụ người ký đối với các chức
vụ bí thư, phó bí thư, chủ nhiệm, phó chủ nhiệm, chủ tịch, phó chủ tịch.
7.1.3. Họ tên người ký
văn bản là họ tên đầy đủ của người ký; không ghi học hàm, học vị, quân hàm,
danh hiệu… trước họ tên người ký văn bản.
7.1.4. Chữ ký thể hiện
trách nhiệm của người ký đối với văn bản; không ký nháy, ký tắt đối với văn bản
ban hành.
a) Quyền hạn, chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền đối với văn bản của đại hội.
(i) Trường hợp đại hội
có con dấu riêng.
Ví dụ 1: Văn bản của
đại hội và đoàn chủ tịch
T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ
ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Văn bản của
đoàn thư ký
T/M ĐOÀN THƯ KÝ
TRƯỞNG
ĐOÀN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 3: Văn bản của
ban thẩm tra tư cách đại biểu
T/M BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU
TRƯỞNG
BAN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 4: Văn bản của
ban kiểm phiếu
T/M BAN KIỂM PHIẾU
TRƯỞNG
BAN
(chữ ký)
Họ và tên
(ii) Trường hợp đại hội
không có con dấu riêng thì lãnh đạo văn phòng cấp uỷ thừa lệnh ban thường vụ
cấp uỷ nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người đã ký văn bản của đại hội. Đối
với cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng không có văn phòng thì bí thư hoặc phó bí thư
cấp uỷ nhiệm kỳ mới xác nhận.
Ví dụ 1: Xác nhận chữ
ký của người thay mặt đoàn chủ tịch
T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ
ký)
Họ và tên
Xác nhận chữ ký của đồng chí...
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH
VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Xác nhận chữ
ký của người thay mặt đoàn chủ tịch đối với biên bản diễn biến đại hội
|
T/M
ĐOÀN THƯ KÝ
TRƯỞNG
ĐOÀN
(chữ ký)
Họ và tên
|
T/M
ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ
ký)
Họ và tên
|
Xác nhận chữ ký của đồng chí...
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 3: Xác nhận chữ
ký của trưởng đoàn thư ký đối với biên bản thảo luận tại hội trường, biên bản
thảo luận tại đoàn
|
NGƯỜI
GHI BIÊN BẢN
(chữ
ký)
Họ và tên
|
T/M
ĐOÀN THƯ KÝ
TRƯỞNG
ĐOÀN
(chữ ký)
Họ và tên
|
Xác nhận chữ ký của đồng chí...
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH
VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
(iii) Nghị quyết đại
hội do bí thư hoặc phó bí thư cấp uỷ (nếu bí thư đã thay mặt đoàn chủ tịch ký
nghị quyết) xác nhận.
Ví dụ:
T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
Xác nhận chữ ký của đồng chí...
T/M TỈNH UỶ (hoặc THÀNH UỶ/ ĐẢNG UỶ)
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
b) Quyền hạn, chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền đối với văn bản của cấp uỷ, uỷ ban
kiểm tra.
(i) Văn bản của Ban
Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
Ví dụ 1: Văn bản của
Ban Chấp hành Trung ương
T/M BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
TỔNG BÍ THƯ
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Văn bản của Bộ
Chính trị
T/M BỘ CHÍNH TRỊ
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 3: Văn bản của
Ban Bí thư
T/M BAN BÍ THƯ
(chữ ký)
Họ và tên
(ii) Văn bản của tỉnh
uỷ, thành uỷ, đảng uỷ và ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc
Trung ương.
Ví dụ 1: Văn bản của
tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ
T/M TỈNH UỶ/ĐẢNG UỶ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Văn bản của
ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ
T/M BAN THƯỜNG VỤ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
(iii) Văn bản của đảng
uỷ và ban thường vụ đảng uỷ xã, phường, đặc khu, đảng uỷ cấp trên trực tiếp của
tổ chức cơ sở đảng trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương;
đảng uỷ cơ sở; đảng uỷ bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở.
Ví dụ 1: Văn bản của
đảng uỷ
T/M ĐẢNG UỶ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Văn bản của
ban thường vụ đảng uỷ
T/M BAN THƯỜNG VỤ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
(iv) Văn bản của chi
bộ.
Ví dụ:
T/M CHI BỘ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
(v) Riêng các văn bản
của cấp uỷ khoá đương nhiệm trình đại hội (gồm: báo cáo chính trị, báo cáo kiểm
điểm của ban chấp hành, báo cáo công tác nhân sự ban chấp hành nhiệm kỳ mới) do
bí thư cấp uỷ ký.
(vi) Văn bản của uỷ ban
kiểm tra.
Ví dụ:
T/M ỦY BAN KIỂM TRA
CHỦ NHIỆM (hoặc PHÓ CHỦ NHIỆM)
(chữ ký)
Họ và tên
c) Quyền hạn, chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền đối với văn bản của cơ quan chuyên
trách tham mưu, giúp việc, đơn vị sự nghiệp của Đảng, đơn vị được lập theo
quyết định của tổ chức, cơ quan đảng.
(i) Cấp trưởng ký trực
tiếp.
Ví dụ:
TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
(ii) Cấp phó ký thay.
Ví dụ:
K/T TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
(iii) Khi chưa bổ
nhiệm cấp trưởng thì cấp phó được phân công phụ trách đề ký trực tiếp, không đề
ký thay cấp trưởng.
Ví dụ:
PHÓ TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
(iv) Quyền cấp trưởng
ký văn bản
Q. TRƯỞNG BAN
(chữ ký)
Họ và tên
d) Quyền hạn, chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền đối với văn bản uỷ quyền: Người được
uỷ quyền trực tiếp ký, không uỷ quyền cho người khác ký thay.
Ví dụ:
T/L BAN THƯỜNG VỤ
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
đ) Quyền hạn, chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền đối với văn bản của ban chỉ đạo, tiểu
ban, hội đồng….
(i) Trường hợp ban chỉ
đạo, tiểu ban, hội đồng… có con dấu riêng.
Ví dụ 1:
TRƯỞNG BAN CHỈ ĐẠO
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2:
K/T TRƯỞNG TIỂU BAN
PHÓ TRƯỞNG TIỂU BAN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 3:
T/M HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(chữ ký)
Họ và tên
(ii) Trường hợp ban chỉ
đạo, tiểu ban, hội đồng… không có con dấu riêng thì phải có quy định sử dụng
con dấu của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng…. Quyền hạn ký văn bản và sử dụng
con dấu của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… phải phù hợp với quy định sử dụng
con dấu của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng, thuận lợi cho việc ban hành và quản
lý văn bản. Ghi rõ chức vụ (chức danh) của người ký văn bản gắn với việc sử
dụng con dấu của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan và chức vụ kiêm nhiệm của ban chỉ
đạo, tiểu ban, hội đồng…
- Người ký văn bản của
ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… là bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban thường vụ
cấp uỷ thì sử dụng con dấu của cấp uỷ; nếu không là bí thư, phó bí thư, uỷ viên
ban thường vụ cấp uỷ nhưng là lãnh đạo cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu
ban, hội đồng… thì sử dụng con dấu của cơ quan thường trực.
Ví dụ 1: Người ký văn
bản là bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ, sử dụng con dấu của
cấp uỷ
BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ/UỶ VIÊN BAN THƯỜNG VỤ)
kiêm
TRƯỞNG BAN CHỈ ĐẠO
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2: Người ký văn
bản là lãnh đạo cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… sử dụng
con dấu của cơ quan thường trực
TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC
kiêm
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(chữ ký)
Họ và tên
- Người ký văn bản là
phó trưởng ban chỉ đạo, phó trưởng tiểu ban thì không đề ký thay trưởng ban chỉ
đạo, trưởng tiểu ban; phó chủ tịch hội đồng ký văn bản không đề ký thay mặt hội
đồng…
Ví dụ 1:
UỶ VIÊN BAN THƯỜNG VỤ
kiêm
PHÓ TRƯỞNG TIỂU BAN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2:
TRƯỞNG BAN TUYÊN GIÁO VÀ DÂN VẬN
kiêm
PHÓ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(chữ ký)
Họ và tên
- Trường hợp sử dụng
con dấu của tổ chức, cơ quan nơi người ký văn bản là lãnh đạo tổ chức, cơ quan.
Ví dụ 1:
PHÓ CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
kiêm
TRƯỞNG BAN CHỈ ĐẠO
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 2:
TRƯỞNG BAN NỘI CHÍNH
kiêm
TRƯỞNG TIỂU BAN
(chữ ký)
Họ và tên
Ví dụ 3:
PHÓ CHỦ TỊCH ỦY BAN MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM
TỈNH
kiêm
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(chữ ký)
Họ và tên
e) Quyền hạn, chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền đối với biên bản hội nghị cấp uỷ, tổ
chức, cơ quan đảng.
(i) Trường hợp được
đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định sử dụng con dấu
của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng.
Ví dụ:
|
NGƯỜI GHI BIÊN BẢN
(chữ ký)
Họ
và tên
|
CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ
(chữ ký)
Họ
và tên
|
(ii) Trường hợp không
được đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định sử dụng con
dấu của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng thì lãnh đạo văn phòng thừa lệnh ban
thường vụ cấp uỷ, thủ trưởng tổ chức, cơ quan đảng xác nhận chữ ký của người
chủ trì hội nghị.
Ví dụ:
|
NGƯỜI GHI BIÊN BẢN
(chữ ký)
Họ
và tên
|
CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ
(chữ ký)
Họ
và tên
|
Xác nhận chữ ký của đồng chí…
T/L BAN THƯỜNG VỤ (hoặc TRƯỞNG BAN…)
CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)
(chữ ký)
Họ và tên
g) Quyền hạn, chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền đối với văn bản của liên cơ quan thì
ghi đầy đủ chức vụ của người ký văn bản và tên tổ chức, cơ quan ban hành văn
bản.
Ví dụ: Văn bản của liên
cơ quan văn phòng tỉnh uỷ và văn phòng uỷ ban nhân dân tỉnh
|
CHÁNH
VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
(chữ
ký)
Họ và tên
|
CHÁNH
VĂN PHÒNG
TỈNH UỶ
(chữ
ký)
Họ và tên
|
7.2. Kỹ thuật trình bày
7.2.1. Trình bày quyền
hạn, chức vụ của người ký văn bản ở góc phải, dưới phần nội dung văn bản (ô số
7a, Phụ lục 1).
7.2.2. Chữ ký của người
có thẩm quyền trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản (ô số 7c, Phụ lục 1). Chữ ký trên văn bản giấy bằng bút mực màu
xanh, không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để ký văn bản.
Chữ ký trên văn bản điện tử là màu xanh, định dạng Portable Network Graphics
(.png) nền trong suốt, đặt canh giữa chức vụ người ký và họ tên người ký.
7.2.3. Họ và tên của
người ký văn bản trình bày dưới chữ ký của người ký văn bản (ô số 7b, Phụ lục 1).
7.2.4. Riêng biên bản
hội nghị cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng và văn bản của liên cơ quan ban hành
trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn
bản cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm chính ở phía phải, các cơ quan,
người tham gia khác trình bày ở phía trái; nếu nhiều cơ quan, người tham gia
thì trình bày tiếp xuống dòng dưới.
8.
Dấu cơ quan ban hành văn bản
8.1. Thể thức
8.1.1. Dấu cơ quan ban
hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của tổ chức, cơ quan ban hành văn
bản.
Văn bản ban hành phải
có dấu của tổ chức, cơ quan để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
8.1.2. Đối với chi bộ không
có con dấu riêng thì bí thư hoặc phó bí thư (nếu được phân công) thay mặt chi
bộ ký các văn bản của chi bộ. Trường hợp cần phát hành văn bản có con dấu, có
thể thực hiện việc ký thừa lệnh để sử dụng con dấu của cấp uỷ cấp trên.
8.2. Kỹ thuật trình bày
8.2.1. Trình bày dấu,
chữ ký số của tổ chức, cơ quan ban hành văn bản dưới quyền hạn, chức vụ của
người ký văn bản (ô số 8, Phụ lục 1).
8.2.2. Dấu của tổ chức,
cơ quan trên văn bản giấy phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng
1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái. Mực dấu màu đỏ tươi.
8.2.3. Chữ ký số của tổ
chức, cơ quan là hình ảnh dấu của tổ chức, cơ quan ban hành văn bản, màu đỏ,
kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, định dạng (.png) nền trong
suốt.
8.2.4. Việc đóng dấu
treo, dấu giáp lai, dấu nổi, dấu ướt, dấu thu nhỏ… trên văn bản thực hiện theo
quy định của cấp uỷ, thủ trưởng tổ chức, cơ quan đảng. Dấu treo đóng vào phụ
lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục. Dấu giáp lai đóng
vào khoảng giữa mép phải của các trang trong từng phụ lục, trùm lên một phần
các tờ văn bản, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
9.
Nơi nhận văn bản
9.1. Thể thức
9.1.1. Nơi nhận văn bản
xác định những tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản để thực hiện, để giải
quyết, để báo cáo hoặc để biết, để trao đổi, để lưu…; nơi nhận văn bản được xác
định cụ thể trong văn bản.
9.1.2. Văn bản gửi một
số tổ chức, cơ quan, cá nhân cụ thể thì ghi tên từng tổ chức, cơ quan, cá nhân
được nhận văn bản; văn bản gửi nhiều tổ chức, cơ quan, cá nhân thì ghi chung
theo nhóm tổ chức, cơ quan, cá nhân.
9.2. Kỹ thuật trình bày
9.2.1. Trình bày nơi
nhận văn bản ở góc trái, dưới nội dung văn bản (ô số 9a, Phụ lục 1). Cụm từ "Nơi nhận" trình bày
một dòng riêng, dưới cụm từ này có đường kẻ ngang nét liền, tương ứng với chiều
dài của cụm từ này.
9.2.2. Trình bày tên tổ
chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản dưới cụm từ "Nơi nhận".
9.2.3. Đối với tên loại
văn bản là công văn thì tên tổ chức, cơ quan, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết
được liệt kê tại phần "Kính gửi", ở chính giữa, trang đầu văn bản (ô
số 5a, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phần "Nơi
nhận" cuối văn bản có thêm từ "Như trên".
9.2.4. Đối với tên loại
văn bản là tờ trình thì trình bày thêm từ "Kính trình" và liệt kê tên
tổ chức, cơ quan, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc ở dưới tên loại
và trích yếu nội dung văn bản (ô số 9b, Phụ lục 1).
Ở dòng đầu phần "Nơi nhận" cuối văn bản có thêm từ "Như
trên".
9.2.5. Sau các từ
"Nơi nhận", "Kính gửi", "Kính trình" có dấu hai
chấm (:); sau mỗi tổ chức, cơ quan, cá nhân hoặc nhóm tổ chức, cơ quan, cá nhân
nhận văn bản ở phần "Kính gửi", "Kính trình" có dấu chấm
phẩy (;); sau mỗi tổ chức, cơ quan, cá nhân hoặc nhóm tổ chức, cơ quan, cá nhân
nhận văn bản ở phần "Nơi nhận" có dấu chấm phẩy (;), kết thúc nơi lưu
văn bản có dấu chấm.
II-
Các thành phần thể thức bổ sung
Ngoài các thành phần
thể thức bắt buộc thì tuỳ nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký
văn bản quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau:
1. Phụ lục
1.1. Văn bản có phụ lục
kèm theo thì phải có chỉ dẫn về phụ lục. Phụ lục văn bản trình bày riêng và
phải có tiêu đề, văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì ghi số thứ tự phụ lục
bằng chữ số Ả-rập.
1.2. Từ "Phụ lục
và số thứ tự" trình bày thành một dòng riêng cách đều hai mép phải và trái
của phần có chữ. Tiêu đề của phụ lục trình bày dưới từ "Phụ lục" và
số thứ tự của phụ lục. Dưới tiêu đề phụ lục trình bày chỉ dẫn phụ lục kèm theo
văn bản bao gồm số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên
tổ chức, cơ quan ban hành văn bản.
2. Dấu chỉ mức độ mật
và các thông tin cần thiết trên văn bản mật
Dấu chỉ mức độ mật và
các thông tin cần thiết trên văn bản mật thực hiện theo quy định hiện hành của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Dấu chỉ mức độ khẩn
- Dấu chỉ mức độ khẩn gồm:
Khẩn, thượng khẩn, hoả tốc. Tuỳ yêu cầu cần chuyển nhanh văn bản để xác định độ
khẩn.
- Dấu chỉ mức độ khẩn
trình bày dưới số và ký hiệu văn bản (riêng tên loại công văn thì trình bày
dưới trích yếu nội dung văn bản) (ô số 10, Phụ lục 1).
4. Các chỉ dẫn về phạm
vi phổ biến, giao dịch, bản dự thảo và tài liệu hội nghị
4.1. Đối với những văn
bản có phạm vi phổ biến, giao dịch thì có các chỉ dẫn như: Không phổ biến trên
phương tiện thông tin đại chúng, tài liệu thu hồi, xem xong trả lại, lưu hành
nội bộ... Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch trình bày tại trang đầu,
góc phải, cách mép trên trang văn bản 10 mm (ô số 11a, Phụ
lục 1). Riêng chỉ dẫn "Không phổ biến trên phương tiện thông tin đại
chúng" trình bày tại trang cuối, chính giữa, cách mép dưới trang văn bản
10 mm.
4.2. Đối với văn bản
thực hiện quy trình dự thảo nhiều lần thì sử dụng chỉ dẫn thứ tự lần dự thảo.
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản trình bày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 11b, Phụ lục 1).
5. Ký hiệu người soạn
thảo văn bản, số lượng bản phát hành
Đối với văn bản cần
quản lý số lượng bản phát hành thì ghi ký hiệu người soạn thảo văn bản và số
lượng bản phát hành, nội dung này được trình bày tại cuối nơi nhận văn bản (ô
số 12, Phụ lục 1).
6. Thông tin liên hệ
của cơ quan ban hành văn bản
Nếu cần thiết thì trong
văn bản ghi địa chỉ tổ chức, cơ quan, địa chỉ thư điện tử (email), số điện
thoại, số fax, địa chỉ trang thông tin điện tử (website) để liên hệ công việc.
Nội dung trình bày tại trang cuối của văn bản, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài
hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản (ô số 13, Phụ
lục 1).
III-
Các thành phần thể thức bản sao
1. Bản sao văn bản
Bản sao văn bản là bản
được tạo ra từ việc chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng nội dung của bản
gốc, bản chính hoặc bản sao văn bản. Sao văn bản gồm sao từ văn bản giấy sang
văn bản giấy, sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử và sao từ văn bản điện
tử sang văn bản giấy.
Bản sao văn bản chứa bí
mật nhà nước thực hiện theo pháp luật và quy định hiện hành của cơ quan có thẩm
quyền về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Sao sang văn bản
giấy
2.1. Bản sao từ văn bản
giấy và từ văn bản điện tử sang văn bản giấy phải đóng dấu "Bản sao văn
bản" và trình bày thể thức quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền sao văn bản.
2.2. Dấu "Bản sao
văn bản" và thể thức quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền sao văn bản trình bày cuối văn bản cần sao, ngăn cách với văn bản
cần sao bằng một đường kẻ nét liền có độ dài hết chiều ngang của vùng trình bày
văn bản (sơ đồ bố trí thể thức bản sao văn bản tại Phụ
lục 3).
2.2.1. Dấu "Bản
sao văn bản" đóng phía bên trái, phía dưới Nơi nhận văn bản được sao (mẫu
dấu tại Phụ lục 3).
2.2.2. Quyền hạn, chức
vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản trình bày bên phải, phía
dưới quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.
2.3. Dấu cơ quan sao
văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ và trùm lên 1/3 chữ ký của người có
thẩm quyền sao văn bản.
2.4. Nếu sao nhiều bản
thì cơ quan, tổ chức thực hiện nhân bản từ bản sao đầu tiên đã đóng dấu
"Bản sao văn bản" và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền sao
văn bản, sau đó đóng dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có) lên từng bản sao.
3. Sao sang văn bản
điện tử
3.1. Bản sao từ văn bản
giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hoá (scan) văn bản giấy
bảo đảm tiêu chuẩn của cơ quan có thẩm quyền[1], ký số của người có
thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức sao văn bản.
3.2. Chữ ký số của cơ
quan, tổ chức sao văn bản trình bày tại góc trên, bên phải, trang đầu của văn
bản (ô số 14, Phụ lục 1).
3.3. Chữ ký số của
người có thẩm quyền sao văn bản trình bày tại góc trên, bên phải, trang đầu của
văn bản (ô số 15, Phụ lục 1).
3.4. Chữ ký số của cá
nhân và chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện theo Hướng dẫn của Văn phòng
Trung ương Đảng về sử dụng chữ ký số trong cơ quan, tổ chức đảng[2].
IV-
Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang
1. Phông chữ: Phông chữ
tiếng Việt, kiểu chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt
Nam TCVN 6909: 2001, màu đen.
2. Cỡ chữ và kiểu chữ:
Theo quy định cụ thể cho từng thành phần thể thức tại Phụ
lục 2.
3. Khổ giấy: Văn bản
giấy và văn bản điện tử trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). Các loại
văn bản, giấy tờ hành chính trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5 (148 mm x 210
mm) hoặc sử dụng mẫu in sẵn.
4. Định lề trang văn bản
4.1. Văn bản của Đảng
trình bày theo chiều dọc của trang văn bản (định hướng bản in theo chiều dọc),
vùng trình bày như sau:
4.1.1. Lề trên: Cách
mép trên trang văn bản 20 mm.
4.1.2. Lề dưới: Cách
mép dưới trang văn bản 20 mm.
4.1.3. Lề trái: Cách
mép trái trang văn bản 30 mm.
4.1.4. Lề phải: Cách
mép phải trang văn bản 15 mm.
4.2. Trường hợp văn bản
in hai mặt, mặt sau vùng trình bày như sau:
4.2.1. Lề trên: Cách mép
trên trang văn bản 20 mm.
4.2.2. Lề dưới: Cách
mép dưới trang văn bản 20 mm.
4.2.3. Lề trái: Cách
mép trái trang văn bản 15 mm.
4.2.4. Lề phải: Cách
mép phải trang văn bản 30 mm.
4.3. Trường hợp nội
dung văn bản có các bảng, biểu thì có thể trình bày theo chiều ngang của trang
văn bản (định hướng bản in theo chiều ngang). Căn cứ vùng trình bày văn bản
theo chiều dọc để trình bày văn bản theo chiều ngang cho phù hợp.
5. Số trang văn bản
5.1. Số trang văn bản
được ghi bằng chữ số Ả-rập; số trang văn bản trình bày tại điểm giữa, cách mép
trên trang văn bản 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ; không
hiển thị số trang đối với trang thứ nhất.
5.2. Số trang của phụ
lục ghi riêng cho từng phụ lục.
Phần III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Hướng dẫn này có hiệu
lực từ ngày ký, thay thế Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, ngày 04/3/2018 của Văn phòng
Trung ương Đảng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Bãi bỏ Công văn số
5053-CV/VPTW, ngày 11/3/2019 về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản của học viện, trường chính trị, trung tâm chính trị ở
xã, phường, thị trấn và Công văn số 3294-CV/VPTW/nb, ngày 11/3/2019 về việc ghi
số, ký hiệu văn bản đối với tên loại Quy định.
Trường hợp các quy
định, hướng dẫn được dẫn chiếu tại Hướng dẫn này có sửa đổi, bổ sung hoặc thay
thế thì áp dụng theo các quy định, hướng dẫn mới.
2. Các cấp uỷ, tổ chức, cơ
quan đảng có trách nhiệm thực hiện Hướng dẫn này.
Quân uỷ Trung ương,
Đảng uỷ Công an Trung ương cụ thể hoá một số điểm trong Hướng dẫn này cho phù
hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động của tổ chức đảng trong quân đội, công an.
3. Giao Cục Lưu trữ, Văn
phòng Trung ương Đảng kiểm tra, theo dõi việc thực hiện Hướng dẫn này; đề xuất
sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế khi cần thiết.
|
Nơi nhận:
-
Các đồng chí Uỷ viên Trung ương Đảng;
- Các tỉnh uỷ, thành uỷ;
- Văn phòng Trung ương Đảng và các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc;
đảng uỷ, ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng trực thuộc Trung ương;
- Các đảng uỷ bộ, ngành ở Trung ương;
- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Trung ương;
- Các đơn vị trực thuộc
Văn phòng Trung ương Đảng;
- Lưu Văn phòng Trung ương Đảng.
|
K/T
CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ
CHÁNH VĂN PHÒNG
Lê Khánh Toàn
|
PHỤ LỤC 1
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH
PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG
(Kèm
theo Hướng dẫn số 05-HD/VPTW, ngày 27/5/2026 của Văn phòng Trung ương Đảng)
-----
Ghi chú:
|
1. Tiêu đề "Đảng
Cộng sản Việt Nam";
2. Tên tổ
chức, cơ quan ban hành văn bản;
3. Số và
ký hiệu văn bản;
4. Địa
danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
5a. Thể
loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản;
5b. Trích
yếu nội dung công văn;
6. Nội
dung văn bản (có thể nhiều trang);
7a, 7b,
7c. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
8. Dấu, chữ ký số của
tổ chức, cơ quan;
|
9a, 9b.
Nơi nhận văn bản;
10. Dấu
chỉ mức độ khẩn;
11a. Chỉ
dẫn về phạm vi lưu hành, phổ biến;
11b. Chỉ
dẫn về dự thảo văn bản;
12. Ký
hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành;
13. Thông
tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản;
14. Chữ
ký số của cơ quan trên bản sao sang văn bản điện tử;
15. Chữ ký số của cá
nhân trên bản sao sang văn bản điện tử.
|