Quyết định 1969/QĐ-KTNN 2024 Quy chế quản lý hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Kiểm toán nhà nước ngày 24 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Kiểm toán nhà nước ngày 26 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của Kiểm toán nhà nước.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1919/QĐ-KTNN ngày 23 tháng 12 năm 2010 của Tổng Kiểm toán nhà nước về việc ban hành Quy chế quản lý và khai thác sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình của Kiểm toán nhà nước.

Điều 3. Chánh Văn phòng Kiểm toán nhà nước, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Kiểm toán nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1969/QĐ-KTNN ngày 09/12/2024 của Tổng Kiểm toán nhà nước)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của Kiểm toán nhà nước.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị thuộc Kiểm toán nhà nước, các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân liên quan đến việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của Kiểm toán nhà nước.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cuộc họp truyền hình trực tuyến là hình thức thiết lập phiên họp sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình giúp các đại biểu tham gia tại các địa điểm khác nhau có thể tương tác với nhau.

2. Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến bao gồm các thiết bị, công nghệ để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp tại các địa điểm khác nhau thông qua mạng viễn thông.

3. Điểm cầu chính là địa điểm chủ trì tổ chức cuộc họp trực tuyến, có quyền thực hiện việc giám sát, điều khiển toàn bộ các thiết bị của các điểm cầu và cho phép các điểm cầu tương tác tham gia vào hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

4. Điểm cầu là địa điểm họp trực tuyến được kết nối với điểm cầu chính qua hệ thống quản lý họp tập trung và thực hiện quyền tương tác với hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

5. Mạng truyền số liệu chuyên dùng là mạng kết nối các cơ quan Đảng, Nhà nước, được tổ chức, quản lý thống nhất, bảo đảm chất lượng, an toàn, bảo mật thông tin để trao đổi, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan Đảng, Nhà nước.

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện

1. Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến phải đáp ứng các tiêu chí yêu cầu về bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.

2. Các cuộc họp trực tuyến phải được vận hành thử trước khi cuộc họp chính thức diễn ra để kiểm tra các thiết bị, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh các điểm cầu và đảm bảo kết nối thông suốt.

3. Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến phải được quản trị, vận hành, bảo trì thường xuyên và liên tục.

4. Sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến phải đúng mục đích, quy định, chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 4. Các trường hợp tổ chức họp trực tuyến sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của Kiểm toán nhà nước

1. Các cuộc họp trực tuyến phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước: họp giao ban; họp triển khai phục vụ các nhiệm vụ của ngành (xét duyệt kế hoạch kiểm toán; xét duyệt báo cáo kiểm toán,...) và các cuộc họp trực tuyến khác có Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước tham dự.

2. Các cuộc họp trực tuyến với các cơ quan Đảng, Nhà nước thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng như họp triển khai Nghị quyết; họp với các đơn vị, tổ chức thuộc Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ...

3. Các cuộc họp trực tuyến phục vụ việc học tập, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ, giữa các đơn vị, tổ chức của Kiểm toán nhà nước với các đơn vị trong và ngoài ngành.

4. Các cuộc họp tuyên truyền, mít tinh kỷ niệm các ngày lễ lớn và các sự kiện quan trọng khác của Kiểm toán nhà nước.

Điều 5. Đăng ký sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Đơn vị, tổ chức chủ trì cuộc họp trực tuyến đăng ký sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến bằng văn bản gửi Cục Công nghệ thông tin (theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quy chế này) tối thiểu 02 ngày làm việc trước khi tiến hành họp chính thức (không bao gồm các cuộc họp trực tuyến có Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước tham dự và đã được thông báo trong lịch tuần của Kiểm toán nhà nước).

2. Trên cơ sở nội dung đăng ký và lịch tuần của Kiểm toán nhà nước, Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm thông báo đến các điểm cầu tham dự họp trực tuyến về thời gian vận hành thử.

3. Điểm cầu chính và các điểm cầu phân công công chức, viên chức phụ trách nội dung của cuộc họp, kỹ thuật điều khiển thiết bị hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến trực xuyên suốt trong quá trình vận hành thử và trong thời gian diễn ra cuộc họp chính thức.

4. Trường hợp họp đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước hoặc có thay đổi về thời gian, hình thức họp, đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo cho Cục Công nghệ thông tin và Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm thông báo đến các điểm cầu tham dự để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

5. Các trường hợp thay đổi khác cần phải thông báo như thay đổi các điểm cầu tham dự, thay đổi đơn vị chuẩn bị nội dung, đầu mối liên hệ.

Điều 6. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Hệ thống hội nghị truyền hình phải được vận hành thử để kiểm tra các thiết bị, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh của tất cả các điểm cầu trước 01 ngày (trường hợp điều kiện kỹ thuật không cho phép phải vận hành thử tối thiểu trước 1/2 ngày) và 01 giờ trước khi cuộc họp chính thức diễn ra.

2. Các công tác vận hành thử bao gồm: kiểm tra các điểm cầu (phòng họp, nguồn điện, hệ thống âm thanh, ánh sáng); thiết lập các thông số kỹ thuật cho cuộc họp hội nghị truyền hình trực tuyến; vận hành thử để kiểm tra đường truyền, âm thanh, hình ảnh của các điểm cầu.

3. Các điểm cầu tham gia họp trực tuyến có trách nhiệm cử nhân sự phối hợp với Cục Công nghệ thông tin tại điểm cầu chính thực hiện vận hành thử hệ thống trước khi cuộc họp chính diễn ra.

4. Kết thúc quá trình vận hành thử, đơn vị chủ trì có trách nhiệm báo cáo chủ trì cuộc họp về kết quả vận hành thử. Trường hợp trong quá trình vận hành thử xảy ra sự cố phức tạp, không thể tổ chức được cuộc họp như thời gian đã thông báo, đơn vị chủ trì phải báo cáo, xin ý kiến chủ trì cuộc họp và thông báo đến các điểm cầu thay đổi về cuộc họp chính thức.

Điều 7. Quản trị, vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Quản trị hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

a) Quản trị hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến là việc bảo đảm an toàn, an ninh, bảo mật trên môi trường mạng trong quá trình tổ chức hội nghị truyền hình.

b) Người quản trị hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến là người được giao nhiệm vụ đảm bảo an toàn, an ninh, bảo mật trên môi trường mạng trong quá trình tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến.

2. Vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

a) Vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến là việc điều khiển thiết bị hội nghị truyền hình được lắp đặt tại mỗi điểm cầu; phối hợp với người vận hành hệ thống tại các điểm cầu khác; phối hợp với người quản trị và nhà cung cấp dịch vụ để bảo đảm hoạt động liên tục và ổn định trong quá trình tổ chức hội nghị truyền hình.

b) Người vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến là người tại mỗi điểm cầu được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống hội nghị truyền hình tại đơn vị mình.

3. Tại điểm cầu chính

a) Người được phân công thực hiện quản trị, vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tại điểm cầu chính.

b) Theo dõi, kiểm tra các thông số kỹ thuật để kịp thời phát hiện, xử lý và báo cáo các sự cố có thể xảy ra tại tất cả các điểm cầu tham gia cuộc họp cho đơn vị chủ trì cuộc họp.

c) Khi mất kết nối, phải phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ đường truyền, đơn vị bảo hành hỗ trợ kỹ thuật thiết bị hội nghị truyền hình (nếu có) để kiểm tra, khắc phục và thông báo cho đơn vị chủ trì để điều chỉnh nội dung, thời gian họp cho phù hợp.

4. Tại các điểm cầu

a) Người được phân công thực hiện vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tại điểm cầu đơn vị mình.

b) Điều chỉnh hệ thống âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra cuộc họp.

c) Điều khiển hiển thị nội dung theo kịch bản nội dung cuộc họp.

d) Thông báo và phối hợp với người phụ trách vận hành hệ thống ở điểm cầu chính xử lý khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để nhanh chóng khắc phục sự cố, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn hội nghị.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA ĐƠN VỊ, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN

Điều 8. Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin

1. Phân công nhân sự quản trị, vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị trong việc quản lý và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

2. Quản lý, bảo trì hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến theo phạm vi được phân công quản lý, bảo đảm đáp ứng yêu cầu trong tổ chức cuộc họp trực tuyến.

3. Phân công, thông báo đến các cơ quan, đơn vị liên quan về nhân sự đầu mối kỹ thuật, chịu trách nhiệm vận hành, điều khiển hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến trước và trong các cuộc họp trực tuyến. Trường hợp thay đổi nhân sự làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử nhân sự thay thế và thông báo với các đơn vị để phối hợp.

4. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc xử lý sự cố về đường truyền, sự cố liên quan đến hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến khi tổ chức các cuộc họp trực tuyến.

5. Theo dõi, thống kê số lượng cuộc họp sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến để báo cáo Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước định kỳ hằng năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

6. Hướng dẫn, tập huấn, phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị trong việc sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến và trong việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến.

7. Đảm bảo an toàn thông tin hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của Kiểm toán nhà nước theo quy định.

8. Hàng năm, rà soát hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các đơn vị, tổ chức để nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống.

Điều 9. Trách nhiệm của Văn phòng Kiểm toán nhà nước

1. Phân công nhân sự kỹ thuật vận hành hệ thống âm thanh, ánh sáng trong các cuộc họp trực tuyến tại 02 trụ sở Kiểm toán nhà nước, bao gồm: Trụ sở Kiểm toán nhà nước số 116 Nguyễn Chánh - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội và Trụ sở Kiểm toán nhà nước số 111 Trần Duy Hưng - Cầu Giấy - Hà Nội.

2. Thẩm định và tham mưu Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước trong việc đảm bảo nguồn kinh phí để quản trị, vận hành và bảo trì Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến; bố trí nguồn kinh phí để nâng cấp, mở rộng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến khi cần thiết.

Điều 10. Trách nhiệm của các đơn vị, tổ chức chủ trì cuộc họp

1. Chịu trách nhiệm đầu mối tổ chức trong quá trình diễn ra cuộc họp từ khi thông báo tổ chức cuộc họp, công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc.

2. Phân công nhân sự phối hợp với Cục Công nghệ thông tin, các điểm cầu để điều phối và đảm bảo cuộc họp diễn ra thông suốt không bị gián đoạn.

Điều 11. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc Kiểm toán nhà nước

1. Tăng cường khai thác, sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến trong việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong và ngoài Kiểm toán nhà nước đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.

2. Quản lý, bảo trì các thiết bị thuộc hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến theo phạm vi phân công quản lý. Định kỳ, tổ chức thực hiện bảo trì hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, bảo đảm đáp ứng yêu cầu trong tổ chức cuộc họp trực tuyến.

3. Các đơn vị thuộc Kiểm toán nhà nước được lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến cử nhân sự làm nhiệm vụ vận hành hệ thống hội nghị truyền hình tại đơn vị mình. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển nhân sự làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử nhân sự thay thế và thông báo với Cục Công nghệ thông tin để phối hợp thực hiện.

Điều 12. Trách nhiệm của người quản trị hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Quản trị hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

2. Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ và người vận hành hệ thống hội nghị truyền hình tại các điểm cầu đảm bảo an toàn, an ninh, bảo mật trên môi trường mạng truyền thông trong quá trình tổ chức và diễn ra hội nghị truyền hình.

3. Tư vấn cho đơn vị được lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình trong việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống, đảm bảo sự hoạt động liên tục, an toàn, bảo mật của hệ thống.

4. Phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm tra, xử lý các lỗi kỹ thuật, đảm bảo cho việc tổ chức hội nghị đúng thời gian và yêu cầu đề ra.

Điều 13. Trách nhiệm của người vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Tổ chức, vận hành hệ thống tại đơn vị mình.

2. Khi tổ chức cuộc họp trực tuyến, tuân thủ các quy định và hướng dẫn vận hành hệ thống hội nghị truyền hình.

3. Phối hợp giữa điểm cầu chính và các điểm cầu kiểm tra, vận hành hệ thống đảm bảo về kỹ thuật và thời gian tổ chức cuộc họp.

4. Không tự ý thay đổi các thông số kỹ thuật của thiết bị. Trường hợp bắt buộc phải thay đổi cần liên hệ với Cục Công nghệ thông tin để phối hợp xử lý.

5. Luôn luôn trực kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp.

6. Trong quá trình diễn ra hội nghị truyền hình nếu gặp sự cố về mặt kỹ thuật cần liên hệ ngay với người quản trị hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến hoặc nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ khắc phục kịp thời.

7. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước và trước pháp luật về việc giữ bí mật thông tin khi diễn ra hội nghị truyền hình.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Trách nhiệm thi hành

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Cục Công nghệ thông tin để tổng hợp, báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước xem xét sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

Kính gửi: Cục Công nghệ thông tin

Căn cứ Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của Kiểm toán nhà nước;

<Đơn vị, tổ chức> trân trọng đề nghị Cục Công nghệ thông tin tạo cuộc họp sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của Kiểm toán nhà nước, cụ thể như sau:

Thông tin phản hồi xin gửi về: Ông/bà………………, tên đơn vị, số điện thoại di động...

Trân trọng./.