Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9108-1:2011 Thông tin và tư liệu – Nguyên tắc và yêu cầu hồ sơ - Phần 1: Tổng quan

Thuật ngữ

Định nghĩa

Tài liệu lưu trữ (Archives)

Tài liệu được tạo ra hoặc nhận được qua cá nhân, gia đình, hoặc tổ chức công cộng hay tư nhân, khi tiến hành công việc của họ và được bảo quản vì có giá trị lâu dài trong đó hoặc như một bằng chứng về vai trò và trách nhiệm của người sáng tạo ra chúng, đặc biệt là những tài liệu được duy trì có sử dụng nguyên tắc về xuất xứ, trình tự nguyên bản và kiểm soát chung; các hồ sơ cố định.

CHÚ THÍCH: định nghĩa này khác với định nghĩa trong lĩnh vực công nghệ thông tin nơi có nghĩa là “bản sao của một hoặc nhiều tệp tin hoặc bản sao của một cơ sở dữ liệu được lưu để tham khảo trong tương lai hoặc cho các mục đích phục hồi trong trường hợp dữ liệu gốc bị hỏng hoặc bị mất." Nguồn: từ điển tin học IBM, McGraw Hill, New York, 1994. p.30.

Cơ quan có thẩm quyền lưu trữ (Archival authority)

Cục lưu trữ, tổ chức lưu trữ, chương trình hoặc tổ chức đảm nhiệm chương trình lưu trữ chịu trách nhiệm về việc lựa chọn, thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ, đưa các tài liệu đó ra phục vụ và chấp thuận hủy bỏ các hồ sơ khác

Hồ sơ luận chứng kinh doanh (Business case)

Một đề xuất có kết cấu nhằm cải tiến kinh doanh có chức năng của một gói quyết định cho những người ra quyết định của cơ quan. Bao gồm một bản phân tích về hiệu quả của quá trình kinh doanh và nhu cầu hoặc các vấn đề có liên quan, các giải pháp thay thế được đề nghị, các giả định, các hạn chế và một bản phân tích chi phí lợi nhuận có tính đến rủi ro.

Hệ thống kinh doanh (Business system)

Theo mục đích của tài liệu này, hệ thống tự động tạo lập hoặc quản lý dữ liệu về hoạt động của tổ chức. Bao gồm các ứng dụng có mục đích chính là để tạo điều kiện giao dịch dễ dàng giữa một đơn vị trong tổ chức và khách hàng của mình - ví dụ, một hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, cơ sở dữ liệu tùy biến hoặc có mục đích nhất định, và hệ thống nguồn nhân lực hoặc tài chính.

Phần mềm thương mại (COTS)

Phần mềm thương mại lập sẵn

Bản ghi số (Digital record)

Một bản ghi lưu trữ trên phương tiện kỹ thuật số, được sản xuất, truyền tải, bảo trì và/hoặc truy cập bằng các thiết bị kỹ thuật số.

Kế hoạch xử lý (Disposition)

Một loạt các quá trình liên quan đến việc thực hiện quyết định, giữ lại, xóa bỏ hoặc chuyển giao được tư liệu hóa trong kế hoạch xử lý hoặc các công cụ khác. Nguồn: điều 3.9. TCVN 7420-1 (ISO 15489-1)

Người dùng cuối (End-user)

Trong công nghệ thông tin, thuật ngữ người dùng cuối được sử dụng để phân biệt người sử dụng sản phẩm phần cứng hoặc phần mềm được thiết kế bởi các nhà phát triển, cài đặt và cung cấp dịch vụ về sản phẩm đó.

Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử (Electronic records management software)

Phần mềm chuyên dụng được sử dụng để tự động hóa việc quản lý hồ sơ.

Cố định (Fixed)

Bảo vệ chống lại sự xử lý hoặc sửa đổi trái phép.

Nhân tố con người (Human factors)

Nghiên cứu về thể chất và tâm lý của con người liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, môi trường cụ thể, Trong nghiên cứu khả năng sử dụng hoặc các nhân tố con người điển hình, một nhóm đối tượng được thuê hoặc tình nguyện để kiểm tra đại diện cho những người dùng cuối trong tương lai được giao nhiệm vụ làm việc với một mẫu thử nghiệm hoặc phiên bản đầu của một sản phẩm.

Thông tin (Information)

Kiến thức được truyền đạt hoặc thu nhận. Kết quả của việc xử lý, thu thập, thao tác và tổ chức dữ liệu theo cách bổ sung kiến thức cho người nhận.

Công nghệ thông tin (Information technology)

Một thuật ngữ bao gồm tất cả các loại hình công nghệ sử dụng để tạo lập, lưu trữ, trao đổi và sử dụng thông tin dưới các hình thức khác nhau (dữ liệu kinh doanh, đàm thoại trực tiếp, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động, thuyết trình đa phương tiện và các hình thức khác, kể cả các hình thức chưa hình thành).

Siêu dữ liệu (Metadata)

Thông tin cấu trúc hoặc bán cấu trúc, cho phép tạo lập, quản lý và sử dụng các hồ sơ thông qua thời gian, và trong một lĩnh vực hay giữa các lĩnh vực khác nhau. Nguồn: ISO 23081-1: 2006, khoản 4. Thông tin cấu trúc mô tả và/hoặc cho phép người dùng tìm kiếm, quản lý, kiểm soát, hiểu hoặc bảo toàn các thông tin khác theo thời gian. Nguồn: Theo A Cunningham, "Sáu cấp độ phân chia: các sáng kiến siêu dữ liệu của Úc và mối quan hệ của chúng với các tiêu chuẩn quốc tế', Khoa học lưu trữ, vol.1, Số.3, 2001, tr.274.

Di trú (Migration)

Hành động di chuyển bản ghi từ một hệ thống này sang một hệ thống khác, mà vẫn duy trì được tính xác thực, tính toàn vẹn, độ tin cậy và khả năng sử dụng của hồ sơ. Di trú liên quan đến một tập hợp các nhiệm vụ có tổ chức thiết kế để định kỳ chuyển giao tài liệu số từ một cấu hình phần cứng hoặc phần mềm sang cấu hình phần cứng hoặc phần mềm khác, hoặc từ một thế hệ công nghệ này sang một thế hệ khác. Nguồn: Theo TCVN 7420-1 (ISO 15489-1), điều 3.13 và TCVN 7420-2 (ISO 15489-2) điều 4.3.9.2

Dự án thử nghiệm (Pilot project)

Một sáng kiến thử nghiệm kéo dài trong một thời gian nhất định, kết quả của dự án được đánh giá một cách có hệ thống.

Phần mềm có bản quyền (Proprietary software)

Phần mềm do một công ty duy nhất sở hữu độc quyền, bảo mật về công nghệ hoặc các hoạt động bên trong của sản phẩm phần mềm.

Bản ghi (Record)

Thông tin được tạo ra dưới bất kỳ hình thức nào, được nhận và duy trì như là bằng chứng và thông tin của tổ chức hay cá nhân, khi thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh doanh. Nguồn: Theo TCVN 7420-1 (ISO 15489-1), điều 3.15.

Định dạng lại (Reformat)

Tạo một bản sao với một định dạng hoặc cấu trúc khác bản gốc, đặc biệt là để bảo quản hoặc truy cập.

Lợi tức đầu tư (Return on investment)

Đối với việc sử dụng tiền trong một doanh nghiệp, lợi tức đầu tư là lợi nhuận hoặc thực hiện tiết kiệm chi phí được bao nhiêu. Tính toán lợi tức đầu tư đôi khi được dùng cùng với phương pháp tiếp cận khác để phát triển một hồ sơ kinh doanh theo đề xuất đã đưa ra.