Công văn 1333/TCHQ-GSQL quản lý, sử dụng tờ khai nhập cảnh - xuất cảnh

• Số hiệu: 1333/TCHQ-GSQL
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Tổng cục Hải quan
• Người ký: Vũ Ngọc Anh
• Ngày ban hành: 30/03/2011

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1333/TCHQ-GSQL V/v quản lý, sử dụng tờ khai nhập cảnh - xuất cảnh	Hà Nội, ngày 30 tháng 03 năm 2011

Kính gửi: Cục Hải quan các tỉnh, thành phố.

Thực hiện Quyết định số 3195/QĐ-BCA/A61 ngày 10/08/2010 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc ban hành mẫu tờ khai nhập cảnh – xuất cảnh, Bộ Tư lệnh Bộ đội biên phòng – Bộ Quốc phòng đã in, phát hành và cung cấp tờ khai nhập cảnh – xuất cảnh mới cho Tổng cục Hải quan để cấp phát cho Cục Hải quan các tỉnh, thành phố sử dụng tại các cửa khẩu Việt Nam kể từ ngày 01/04/2011. Tổng cục Hải quan hướng dẫn việc quản lý sử dụng tờ khai nhập cảnh – xuất cảnh mới trong lĩnh vực Hải quan tại các cửa khẩu Việt Nam cụ thể như sau:

I. ĐỐI VỚI CỤC HẢI QUAN TỈNH, THÀNH PHỐ:

1. Chỉ đạo Chi cục Hải quan cửa khẩu trực thuộc thực hiện các nội dung sau:

1.1. Tờ khai nhập cảnh – xuất cảnh (sau đây gọi tắt là tờ khai) được phát miễn phí cho người nhập cảnh, xuất cảnh mang hộ chiếu, giấy tờ có giá trị tương đương hộ chiếu hoặc các loại giấy tờ khác được Chính phủ Việt Nam cho phép nhập cảnh, xuất cảnh có hành lý phải khai báo hải quan theo quy định của pháp luật Việt Nam.

1.2. Thông báo rộng rãi việc sử dụng tờ khai (theo dạng tờ rơi, bảng hiệu thông tin…) tại khu vực làm thủ tục của người nhập cảnh, xuất cảnh tại cửa khẩu Việt Nam.

1.3. Nhằm đáp ứng yêu cầu văn minh, lịch sự tại cửa khẩu Việt Nam, Chi cục Hải quan cửa khẩu chủ động phối hợp cung cấp trước tờ khai cho hãng vận tải quốc tế, đại diện Hãng hàng không quốc tế, cơ quan Hàng không Việt Nam, tổ chức du lịch…(được gọi tắt là tổ chức) để phát tờ khai cho người nhập cảnh, xuất cảnh đến cửa khẩu Việt Nam.

1.4. Tại cửa khẩu, tờ khai được để trong khay, hộp và đặt tại các vị trí thuận lợi, dễ nhận biết để người nhập cảnh, xuất cảnh tự lấy tờ khai để khai báo hải quan (vị trí trước khu làm thủ tục của cơ quan Hải quan); có đầy đủ bàn để người nhập cảnh, xuất cảnh thực hiện khai báo.

2. Xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ các Chi cục Hải quan cửa khẩu trực thuộc việc thực hiện quản lý và hướng dẫn người nhập cảnh, xuất cảnh sử dụng tờ khai.

3. Định kỳ báo cáo Tổng cục Hải quan (Vụ Tài vụ - Quản trị) về nhu cầu sử dụng tờ khai nhập cảnh - xuất cảnh  để được cấp theo quy định. Cục Hải quan tỉnh, thành phố cấp phát tờ khai, túi hồ sơ cho các Chi cục Hải quan cửa khẩu trực thuộc phải có sổ theo dõi số lượng tờ khai của từng Chi cục Hải quan cửa khẩu theo quy định.

II. ĐỐI VỚI CHI CỤC HẢI QUAN CỬA KHẨU:

1. Thực hiện nội dung hướng dẫn tại điểm 1 mục I công văn này. Việc cung cấp trước tờ khai cho các tổ chức để phát cho người nhập cảnh, xuất cảnh và số lượng tờ khai được đưa vào sử dụng tại khu vực làm thủ tục hải quan phải có sổ theo dõi số lượng tờ khai, đồng thời hướng dẫn các tổ chức này quản lý chặt chẽ, tránh lãng phí, thất thoát tờ khai.

2. Hướng dẫn người nhập cảnh, xuất cảnh khai hải quan trên tờ khai như sau:

2.1. Người nhập cảnh, xuất cảnh có hành lý phải khai hải quan theo nội dung quy định tại phần “DÀNH CHO KHAI BÁO HẢI QUAN / FOR CUSTOMS DECLARATION” trên trang 3 của tờ khai thì người nhập cảnh, xuất cảnh có trách nhiệm khai đầy đủ các thông tin trên tờ khai; nội dung khai rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa, không ghi bằng bút chì, mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai không thể hiện rõ nội dung khai. Nội dung khai hải quan được thực hiện trước khi người nhập cảnh, xuất cảnh làm thủ tục hải quan đối với hành lý phải khai hải quan tại cửa khẩu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai của mình.

2.2. Người nhập cảnh, xuất cảnh có hành lý gửi trước hoặc sau chuyến đi thì người nhập cảnh, xuất cảnh đánh dấu “X” vào ô “trống” trên trang 3 của tờ khai và khai đầy đủ số lượng container, túi, vali, kiện… tại phần “trống” trên trang 4 của tờ khai.

2.3. Người nhập cảnh, xuất cảnh mang theo ngoại tệ, tiền Việt Nam, vàng ở mức phải khai theo quy định thì người nhập cảnh, xuất cảnh đánh dấu “X” vào ô “trống” trên trang 3 của tờ khai và khai cụ thể tổng trị giá, số lượng mang theo tại phần “trống” trên trang 4 của tờ khai.

2.4. Người nhập cảnh, xuất cảnh có hàng hóa (bao gồm máy móc, thiết bị, dụng cụ nghề nghiệp cần thiết cho công việc của mình) tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập trong thời hạn nhất định thì người nhập cảnh, xuất cảnh đánh dấu “X” vào ô “trống” trên trang 3 và khai đầy đủ số lượng kiện, túi, vali... tại phần “trống” trên trang 4 của tờ khai đồng thời khai cụ thể trên tờ khai hàng hóa xuất khẩu / nhập khẩu phi mậu dịch về hàng hóa tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập.

2.5. Người nhập cảnh có hàng hóa, hành lý vượt mức quy định phải nộp thuế (bao gồm một trong các mặt hàng quy định tại dấu gạch đầu dòng “-“ thức 6 trên trang 3 của tờ khai, cụ thể là: mang theo trên 1,5 lít rượu trên 22 độ và trên 2 lít rượu dưới 22 độ; trên 400 điếu thuốc lá; trên 100 điếu xì gà; trên 500 gram thuốc lá sợi và các vật phẩm khác trị giá trên 5 triệu đồng Việt Nam) thì người nhập cảnh đánh dấu “X” vào ô “trống” trên trang 3 và khai đầy đủ số lượng kiện, túi, vali… tại phần “trống” trên trang 4 của tờ khai đồng thời khai cụ thể trên tờ khai hàng hóa xuất khẩu / nhập khẩu phi mậu dịch về hàng hóa, hành lý vượt định mức quy định phải nộp thuế.

3. Công chức hải quan kiểm tra, xác nhận trên tờ khai:

3.1. Trường hợp người nhập cảnh, xuất cảnh khai hải quan trên tờ khai không đúng quy định thì công chức làm thủ tục hướng dẫn người nhập cảnh, xuất cảnh khai lại trên tờ khai mới với điều kiện người nhập cảnh, xuất cảnh phải khai trước khi người nhập cảnh, xuất cảnh làm thủ tục hải quan đối với hành lý phải khai hải quan tại cửa khẩu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai của mình.

3.2. Trường hợp người nhập cảnh, xuất cảnh phải khai hải quan theo nội dung hướng dẫn tại điểm 2.2, điểm 2.3 mục II.2 công văn này thì công chức làm thủ tục kiểm tra, xác nhận cụ thể nội dung khai và ký tên, đóng dấu công chức tại mục “DÀNH CHO CƠ QUAN HẢI QUAN / FOR CUSTOMS OFFICE” trên trang 2 và trang 4 của tờ khai.

3.3. Trường hợp người nhập cảnh, xuất cảnh phải khai hải quan theo nội dung hướng dẫn tại điểm 2.4, điểm 2.5 mục II.2 công văn này thì sau khi kết thúc việc làm thủ tục hải quan, công chức xác nhận số, ngày tháng năm của tờ khai hàng hóa xuất khẩu / nhập khẩu phí mậu dịch và ký tên, đóng dấu công chức tại mục “DÀNH CHO CƠ QUAN HẢI QUAN / FOR CUSTOMS OFFICE” trên trang 2 và trang 4 của tờ khai.

3.4. Trường hợp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đã được trang bị máy đọc hộ chiếu tại cửa khẩu, nếu tại mục “DANH CHO CƠ QUAN HẢI QUAN / FOR CUSTOMS OFFICE” trên trang 2 của tờ khai không đủ chỗ công chức ghi nội dung xác nhận thì công chức được ghi tiếp nội dung xác nhận vào mục nội dung xác nhận thì công chức được ghi tiếp nội dung xác nhận vào mục “DÀNH CHO CƠ QUAN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP CẢNH / FOR IMMIGRATION OFFICE” trên trang 2 của tờ khai và ký tên, đóng dấu công chức vào mục này.

3.5. Trả lại người nhập cảnh, xuất cảnh trang 3, trang 4 của tờ khai, tờ khai hàng hóa xuất khẩu / nhập khẩu phi mậu dịch (bản người khai hải quan lưu – nếu có); lưu trữ trang 1, trang 2 của tờ khai, tờ khai hàng hóa xuất khẩu / nhập khẩu phi mậu dịch (bản Hải quan lưu – nếu có).

4. Quản lý, lưu trữ tờ khai nhập cảnh - xuất cảnh:

4.1. Chi cục trưởng Chi cục Hải quan cửa khẩu được cung cấp thông tin hoặc cho phép sao chụp phần tờ khai lưu của cơ quan có thẩm quyền. Nghiêm cấm thay đổi, sửa chữa tờ khai lưu và các chứng từ, hồ sơ liên quan lưu kèm tờ khai.

4.2. Trường hợp người nhập cảnh, xuất cảnh làm rách nát, mất, thất lạc tờ khai nhập cảnh -  xuất cảnh đã làm thủ tục hải quan; Chi cục Hải quan cửa khẩu không cấp lại tờ khai mới. Nếu người nhập cảnh / xuất cảnh có văn bản yêu cầu xác nhận tờ khai, lãnh đạo Chi cục Hải quan cửa khẩu chỉ xác nhận vào văn bản đề nghị của người nhập cảnh / xuất cảnh nội dung hàng hóa, hành lý, ngoại hối, vật phẩm nhập khẩu / xuất khẩu trên cơ sở khai báo thực tế trong tờ khai lưu trữ tại Chi cục Hải quan cửa khẩu. Việc xác nhận này không có giá trị để hưởng tiêu chuẩn miễn thuế. Lệ phí xác nhận thực hiện theo quy định hiện hành.

4.3. Chi cục Hải quan cửa khẩu tổ chức lưu trữ tờ khai theo từng chuyến phương tiện vận tải chuyên chở người nhập cảnh, xuất cảnh hoặc theo từng ngày. Từng chuyến hoặc từng ngày, toàn bộ tờ khai và các giấy tờ liên quan kèm theo từng tờ khai được chứa trong túi hồ sơ và bàn giao từ Đội thủ tục hành lý nhập cảnh / xuất cảnh cho bộ phận lưu trữ của Chi cục Hải quan cửa khẩu để lưu trữ theo quy định.

Cục Hải quan tỉnh, thành phố chủ động in phát hành, quản lý và sử dụng túi hồ sơ lưu giữ tờ khai theo hướng dẫn của Vụ Tài vụ - Quản trị. Nội dung bên ngoài túi hồ sơ gồm:

- Tổng cục Hải quan;

- Cục Hải quan tỉnh, thành phố…………;

- Chi cục Hải quan cửa khẩu: ………….;

- Ngày      tháng       năm ……..;

- Số hiệu chuyến bay / số hiệu phương tiện vận tải: ………;

- Tổng số tờ khai: …………….

- Họ tên công chức lưu trữ tờ khai: …………………………;

- Cán bộ phụ trách xác nhận: ………………………………;

4.4. Tờ khai nhập cảnh – xuất cảnh được lưu trữ trong thời hạn 5 năm, quá thời hạn này thì tổ chức hủy. Thủ tục hủy tờ khai thực hiện theo quy định hiện hành.

III. ĐỐI VỚI VỤ TÀI VỤ - QUẢN TRỊ:

1. Vụ Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm căn cứ nội dung báo cáo về nhu cầu sử dụng tờ khai nhập cảnh – xuất cảnh của Cục Hải quan tỉnh, thành phố để thực hiện đăng ký với Bộ Tư lệnh Bộ đội biên phòng – Bộ Quốc phòng về số lượng tờ khai cần sử dụng và cấp phát tờ khai cho Cục Hải quan tỉnh, thành phố theo quy định.

2. Vụ Tài vụ - quản trị có trách nhiệm hướng dẫn Cục Hải quan tỉnh, thành phố thực hiện việc in phát hành, quản lý và sử dụng túi hồ sơ lưu giữ tờ khai theo quy định.

Bãi bỏ công văn số 5318/TCHQ-GSQL ngày 13/09/2010 của Tổng cục Hải quan về việc sử dụng tờ khai nhập cảnh – xuất cảnh tại các cửa khẩu Việt Nam.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh vượt thẩm quyền giải quyết, yêu cầu Cục Hải quan tỉnh, thành phố kịp thời báo cáo Tổng cục Hải quan (qua Cục Giám sát quản lý) để được hướng dẫn./.

Nơi nhận: - Như trên; - Bộ Tài chính; + Lãnh đạo Bộ (để báo cáo); + Vụ Pháp chế (để phối hợp); - Bộ Công an (Cục QLXNC) (để phối hợp); - Bộ Quốc phòng (Bộ Tư lệnh Biên phòng) (để phối hợp); - Vụ Tài vụ - Quản trị; Vụ Pháp chế; Vụ HTQT (để thực hiện); - Lưu: VT, GSQL (4b).

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Vũ Ngọc Anh

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No.: 1333/TCHQ-GSQL on management, use of declarations of entry - exit	Hanoi, March 30, 2011

To: Departments of Customs of provinces, cities

To implement the Decision No.3195/QD-BCA/A61 on 10/08/2010 of the Minister of Public Security on issuing the declaration form of entry - exit, the High Command of Border Guard – the Ministry of Defense has printed, issued and provided the new declaration of entry - exit to the General Department of Customs for allocation to the Customs Departments of provinces, cities to use in the border gates of Vietnam since 01/04/2011. The General Department of Customs guides the management and use of new declarations of entry - exit in the field of Customs at the border gates of Vietnam specifically as follows:

I. FOR THE DEPARTMENTS OF CUSTOMS OF PROVINCES, CITIES:

1. To direct the subordinate branches of Customs at border gates to implement the following contents:

1.1. The declarations of entry - exit (hereinafter referred to as declaration) are distributed free to those who enter or exit bringing passports or papers of value equivalent to passports or other types of papers permitted to enter, exit with baggage by the Government of Vietnam must declare customs in accordance with the law regulations of Vietnam.

1.2. Widely announce the use of declarations (in the form of brochures, information signs ...) in the area to conduct procedures of those who enter or exit at the border gates of Vietnam.

1.3. To meet the requirements of civilization and politeness at the border gates of Vietnam, the branches of Customs of border-gates take the initiative to coordinate the advance supply of the declarations to international carriers, representatives of the international airlines, the Vietnam Aviation agency, tourist organizations ... (referred to as organizations) to deliver the declarations to those who enter or exit at the Vietnam border gates.

1.4. At the border gates, the declarations are put in trays, boxes and placed in the convenient and easily-identifiable locations for those who enter or exit to take the declarations by themselves to declare customs (the location in front of the area to conduct the Customs procedures); with full tables for those who enter or exit to declare.

...

...

...

3. Periodically report to the General Department of Customs (the Department of Finance - Management) on demand for using the declarations of entry - exit to be granted as prescribed. The Customs Departments of provinces and cities deliver the declarations; record bags to the subordinate branches of Customs at the border gates must have books to track the number of declarations of each branch of Customs at the border gate under the provisions.

II. FOR THE BRANCHES OF CUSTOMS OF BORDER GATES:

1. To implement the contents of guidance at point 1, item I of this official dispatch. The advance provision of the declarations to the organizations to deliver to those who enter or exit and the number of declarations to be put into use in the area of conducting customs procedures must be tracked in the books, and guide these organizations to closely manage, to avoid waste and loss of statement.

2. To guide those who enter or exit to declare on the declarations as follows:

2.1. The person who enters or exits with luggage required to declare customs upon the contents specified in the "FOR CUSTOMS DECLARATION" on page 3 of the declaration, the person who enters or exit is responsible for declaring sufficiently all information on the declaration; declaration content must be clear, not erased, fixed, not to write in pencil, red ink or by the types of easy-to –be-faded inks so the declaration content is not clear. Content of customs declaration is made before the person who enters or exits conduct customs procedures for the luggage required to be declared customs at the border gate and takes responsibility before the law for his/her declaration content.

2.2. The person who enters or exits with luggage sent before or after the trip, he/she marks "X" into "blank" box on page 3 of the declaration and declares the full number of containers, bags, suitcases, packages ... in the "blank" part on page 4 of declaration.

2.3. The person who enters or exits carrying foreign currencies and Vietnam dong, gold at a value required declaring in accordance with provisions, he/she marks "X" into "blank" box on page 3 of the declaration and declares specifically total value, the number carried in the "blank" part on page 4 of declaration.

2.4. The person who enters or exits with goods (including machinery, equipment and professional tools needed for his/her work) temporarily imported for re-export/ temporarily exported for re-import in a certain period, he/she marks "X" into "blank" box on page 3 and declares completely number of packages, bags, suitcases ... in the "blank" part on page 4 of declaration and declares specifically on the declaration of non-trade imports, exports for the goods temporarily imported for re-export/ temporarily exported for re-import.

2.5. The person who enters or exits with goods, luggage in excess of the specified rate required to pay tax (including one of the items specified in the dash "-" order 6 on page 3 of the declaration, namely: to carry more than 1.5 liters of liquor of over 22 degrees and more than 2 liters of liquor of less than 22 degrees; more than 400 cigarettes; more than 100 cigars; more than 500 grams of tobacco and other items worth of more than 5 million Vietnam dong), then he/she marks "X" into "blank" box on page 3 and declares completely number of packages, bags, suitcases ... in the "blank" part on page 4 of the declaration and declares specifically on the declaration of non-trade imports, exports for the luggage in excess of the amount required to pay tax.

...

...

...

3.1. Where person who enters or exits declare customs on the declaration not in compliance with regulations, customs officers guides him/her to re-declare on the new declaration with the conditions that the person who enters or exits must declare before he/she conducts the customs procedures for luggage required to declare customs at the border gate and takes responsibility before law for his/her declared contents.

3.2. Where person who enters or exits required to declare customs under the guidance at point 2.2, point 2.3, Item II.2 of this official dispatch, the customs officers inspect, certify specifically declared contents and sign, seal officers in the item "FOR CUSTOMS OFFICES" on page 2 and page 4 of the declaration.

3.3. Where person who enters or exits required to declare customs under the guidance at point 2.4, point 2.5, Item II.2 of this official dispatch, after the completion of customs procedures, the customs officers certify the number, date, month, year of the declaration of non-trade imports, exports and sign, seal officers in the item "FOR CUSTOMS OFFICES" on page 2 and page 4 of the declaration.

3.4. Where the immigration offices have been equipped with passport readers at the border gates, if in the item "FOR CUSTOMS OFFICES" on page 2 of the declaration is not enough space for customs officers to record the certification contents, customs officers is written the certification contents into the item "FOR IMMIGRATION OFFICE" on page 2 of the declaration and sign and seal officers in this section.

3.5. To return the person who enters or exits page 3, page 4 of declaration, the declaration of non-trade imports, exports (version for the customs declarer to save - if any); to store page 1, page 2 of the declaration, the declaration of non-trade imports, exports (version for the Customs to save - if any).

4. Management and storage of the declarations of entry - exit:

4.1. The Managers of the branches of Customs of the border gates are supplied information or permitted to copy the saved declaration of the competent authorities. Strictly forbidden to change, fix up the saved declaration and relative documents, records saved together with the declarations.

4.2. Where the person who enters or exits makes the declaration of entry - exit conducted customs procedures torn, lost, misplaced; the branch of Customs of the border gate does not grant the new declaration. If the person who enters or exits sends written request for certifying the declaration, leader of the branch of Customs of the border gate shall certify only on the written request of the person who enters or exits for the contents of goods, luggage, foreign exchange or the imported/exported articles on the basis of the actual declarations in the declaration stored at the branch of Customs of the border gate. The certification is not worth to be enjoyed standard for tax exemption. The fee for certification shall comply with current regulations.

4.3. The branches of Customs of the border gates store the declarations by each flight transporting passengers on entry, exit or by day. Each flight or each day, all declarations and related documents attached to each declaration is contained in record bags and handed over from the Teams of luggage procedures of entry/exit to the storage units of the branches of Customs of the border gates to store as prescribed.

...

...

...

- General Department of Customs;

- Customs Departments of provinces and cities: ... ... ... ...;

- Branches of Customs of Border-Gates: ... ... ... ....;

- On date …, month…year ... ..;

- Flight number/serial number of vehicles: ... ... ...;

- Total number of declarations: ... ... ... ... ....;

- Full name of the officer storing declarations: ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...;

- Manager’s certification: ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...;

4.4. The declaration of entry - exit must be stored within 5 years, it shall be organized to cancel when this time limit expires. Procedures to cancel the declaration are made in accordance with the current provisions.

...

...

...

1. The Department of Finance - Administration is responsible for basing on the contents of the report on the need for using the declaration of entry - exit of the Customs Departments of provinces and cities to implement the registration with the High Command of Border Guard – the Ministry of Defense on the number of declarations need to use and distribute the declaration to the Customs Departments of provinces, cities according to regulations.

2. The Department of Finance - Administration is responsible for guiding the Customs Departments of provinces, cities to implement the printing for the issuance, management, and use of record bags to keep the declarations in accordance with the provisions.

To annul the Dispatch No.5318/TCHQ-GSQL on 13/09/2010 of the General Department of Customs on the use of declarations of entry - exit at the border gates of Vietnam.

During the implementation, if problems arise over jurisdiction, request the Customs Departments of provinces, cities to report to the General Department of Customs (through the Department of Supervision and Management) for guidance./.

FOR DIRECTOR GENERAL
DEPUTY DIRECTOR GENERAL




Vu Ngoc Anh

...

...

...