Công văn 5806/TCT-KK năm 2014 về chứng từ thanh toán qua ngân hàng

• Số hiệu: 5806/TCT-KK
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Tổng cục Thuế
• Người ký: Trần Văn Phu
• Ngày ban hành: 24/12/2014

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 5806/TCT-KK V/v chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng)	Hà Nội, ngày 24 tháng 12 năm 2014

Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Tổng cục Thuế nhận được ý kiến của một số Cục Thuế vướng mắc về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng) sử dụng trong khấu trừ, hoàn thuế giá trị gia tăng. Về việc này, trên cơ sở tổng hợp ý kiến của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại các Công văn số 6615/NHNN-TCKT ngày 10/9/2014 và số 9117/NHNN-TCKT ngày 08/12/2014, sau khi đã báo cáo và được sự đồng ý của lãnh đạo Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Căn cứ Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT), Luật Ngân hàng nhà nước, Luật Các tổ chức tín dụng, Pháp lệnh Ngoại hối, Luật Kế toán (bao gồm cả các Luật, Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung có liên quan và các văn bản hướng dẫn thi hành), Tổng cục Thuế hướng dẫn rõ thêm về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng) đối với hàng hóa, dịch vụ được xét khấu trừ, hoàn thuế GTGT như sau:

1. Các loại chứng từ thanh toán qua ngân hàng:

a) Chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào: Chứng từ do tổ chức tín dụng được phép hoạt động ở Việt Nam (nơi bên trả tiền mở tài khoản) gửi cho bên trả tiền nhằm báo Nợ số tiền đã chuyển khoản đến tài khoản của bên thụ hưởng mở tại tổ chức tín dụng có liên quan.

b) Chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu: Chứng từ do tổ chức tín dụng được phép hoạt động ở Việt Nam (nơi bên thụ hưởng mở tài khoản) gửi cho bên thụ hưởng nhằm báo Có số tiền đã nhận chuyển khoản từ tài khoản của bên trả tiền mở tại tổ chức tín dụng có liên quan.

c) Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được xét khấu trừ, hoàn thuế GTGT là chứng từ thực hiện đúng theo quy định tại Điều 5 Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN ngày 12/12/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, cụ thể bao gồm các thông tin:

- Tên và số hiệu của chứng từ.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.

- Tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người trả (hoặc chuyển) tiền; Tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người trả (hoặc người chuyển) tiền.

- Tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người thụ hưởng số tiền trên chứng từ; Tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng chữ.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh (tổ chức tín dụng phải ghi rõ theo thông tin do bên trả tiền cung cấp).

Trường hợp thông tin về "số lượng, đơn giá" của nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được thể hiện rõ tại hóa đơn bán hàng (hoặc hợp đồng mua bán, hoặc tờ khai hàng hóa xuất khẩu) có liên quan thì người trả (hoặc người chuyển) tiền phải ghi rõ "Thanh toán cho hóa đơn mua hàng (hoặc hợp đồng mua bán, hoặc tờ khai hàng hóa xuất khẩu) số ... ngày ..." có liên quan tại phần thông tin "Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh" để thay thế cho thông tin "số lượng, đơn giá" của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ kế toán. Đối với chứng từ có liên quan đến xuất, nhập kho quỹ, thanh toán chuyển khoản giữa các ngân hàng phải có chữ ký người kiểm soát (Kế toán trưởng, phụ trách kế toán) và người phê duyệt (Thủ trưởng đơn vị) hoặc người được ủy quyền. Chứng từ thanh toán qua tổ chức cung ứng ví điện tử phải có xác nhận của tổ chức cung ứng ví điện tử và tổ chức tín dụng có liên quan. Chứng từ thanh toán điện tử thực hiện theo quy định về giao dịch điện tử.

- Các thông tin khác theo quy định của tổ chức tín dụng (nếu có).

d) Trường hợp chứng từ thanh toán qua ngân hàng có nội dung chưa rõ thì cơ quan Thuế đề nghị tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng ví điện tử có liên quan cung cấp thêm thông tin để có căn cứ xét khấu trừ, hoàn thuế GTGT.

2. Đối chiếu, kiểm tra chứng từ thanh toán qua ngân hàng:

a) Trường hợp chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu có nguồn tiền thanh toán được chuyển khoản từ tài khoản của khách hàng nước ngoài mở tại ngân hàng ở Việt Nam:

- Nguồn tiền chuyển vào tài khoản của khách hàng nước ngoài phải phù hợp với quy định về quản lý ngoại hối hiện hành.

- Cơ quan Thuế phải kiểm tra, phối hợp với tổ chức tín dụng, cơ quan Hải quan có liên quan xác minh nguồn tiền nộp vào tài khoản của khách hàng nước ngoài mở tại ngân hàng ở Việt Nam để có đủ căn cứ xét khấu trừ, hoàn thuế GTGT như hướng dẫn tại các Công văn số 12485/BTC-TCT ngày 18/9/2013 và số 10024/BTC-TCT ngày 22/7/2014 của Bộ Tài chính về một số biện pháp tăng cường công tác quản lý thuế, hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu qua biên giới đất liền.

b) Trong quá trình quản lý thuế, cơ quan Thuế phát hiện giao dịch thanh toán đáng ngờ (như: một khoản tiền được thanh toán nhiều lần trong ngày, chuyển qua nhiều tài khoản,...) thì có văn bản đề nghị Ngân hàng Nhà nước cung cấp thêm thông tin để có đủ căn cứ xét khấu trừ, hoàn thuế.

c) Trường hợp cơ quan có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra thuế phát hiện sai phạm liên quan đến thanh toán qua ngân hàng không phù hợp với quy định pháp luật về ngân hàng, tín dụng, quản lý ngoại hối hiện hành và hướng dẫn tại Công văn này thì người nộp thuế không được khấu trừ, hoàn thuế hoặc bị thu hồi lại số tiền thuế đã hoàn có liên quan (nếu đã kê khai khấu trừ thì phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định), đồng thời bị xử phạt theo hướng dẫn tại Thông tư số 166/2013/TT-BTC ngày 15/01/2013 của Bộ Tài chính quy định chi tiết về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, cụ thể:

+ Xử phạt đối với hành vi vi phạm các quy định về cung cấp thông tin liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế nhưng không thuộc trường hợp xác định là khai thiếu thuế, trốn thuế, gian lận về thuế theo hướng dẫn tại Điều 10 trong trường hợp giảm số thuế được khấu trừ nhưng không làm tăng số thuế phải nộp; hoặc

+ Xử phạt đối với hành vi khai sai làm giảm số tiền thuế phải nộp theo hướng dẫn tại Điều 12 trong trường hợp giảm số thuế được khấu trừ dẫn đến tăng số thuế phải nộp; hoặc xử phạt đối với hành vi khai sai làm tăng số thuế được hoàn theo hướng dẫn tại Điều 12 trong trường hợp phải thu hồi hoàn thuế; hoặc

+ Xử phạt đối với hành vi trốn thuế, gian lận thuế theo hướng dẫn tại Điều 13 trong trường hợp người nộp thuế trực tiếp nộp tiền mặt vào tài khoản của khách hàng nước ngoài.

+ Trường hợp có vi phạm nghiêm trọng và thuế, có dấu hiệu tội phạm thì cơ quan Thuế thực hiện chuyển hồ sơ sang cơ quan có thẩm quyền để điều tra truy cứu trách nhiệm hình sự theo hướng dẫn tại Công văn số 1725/BTC-TCT ngày 10/02/2014 của Bộ Tài chính về việc tăng cường quản lý thuế đối với doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế.

Tổng cục Thuế thông báo để các Cục Thuế biết, hướng dẫn người nộp thuế thực hiện./.

Nơi nhận: - Như trên; - Bộ trưởng Đinh Tiến Dũng (để báo cáo); - Thứ trưởng Đỗ Hoàng Anh Tuấn (để báo cáo); - Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; - Các Vụ: PC, CST, TCNH, CĐKT&KT, TCHQ (BTC); - Website: Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế; - Lưu: VT, PC, CS, TTr, KK.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Trần Văn Phu

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FINANCE GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 5806/TCT-KK Re. Evidencing documents on non-cash payments (bank payments)	Hanoi, December 24, 2014

To: Departments of Taxation in provinces and centrally-affiliated cities

General Department of Taxation has received opinions from certain Departments of Taxation on difficulties related to evidencing documents on non-cash payments (bank payments) valid for use in VAT deductions and refunds. On this issue, based on opinions consolidated by the State Bank of Vietnam in the Official Dispatch No. 6615/NHNN-TCKT dated September 10, 2014 and the Official Dispatch No. 9117/NHNN-TCKT dated December 8, 2014, and after reporting to and obtaining consent from the leadership of the Ministry of Finance, by this document, the General Department of Taxation gives the following opinions:  

Pursuant to the Law on Value-added Tax (VAT), the Law on State Bank, the Law on Credit Institutions, the Ordinance on Foreign Exchange and the Law on Accounting (including other relevant Laws and Ordinances on amendments and supplements, and other documents providing guidance on implementation thereof), the General Department of Taxation further elaborates on evidencing documents on non-cash payments (bank payments) for goods and services which are valid for consideration of VAT deductions and refunds as follows:

1. Evidencing documents on bank payments:

a) Evidencing documents on bank payments for purchased goods and services: These evidencing documents are sent by credit institutions licensed to operate in Vietnam (where payers open their accounts) to payers in order to inform "Debit" on sums transferred to accounts that beneficiaries have opened at related credit institutions.

b) Evidencing documents on bank payments for exported goods and services:  These evidencing documents are sent by credit institutions licensed to operate in Vietnam (where beneficiaries open their accounts) to beneficiaries in order to inform "Credit" on sums received from accounts that payers have opened at related credit institutions.

c) Evidencing documents on bank payments valid for consideration of VAT deductions and refunds are those evidencing documents in conformity with provisions of Article 5 of the Regulations on accounting documents of banks which are annexed to the Decision No. 1789/2005/QD-NHNN dated December 12, 2005 of the Governor of the State Bank of Vietnam, specifically including the following information:

- Document name and number.

...

...

...

- Name, address and number of ID card/Passport, number of payer’s (or transferor's) account; name and address of bank provide services to the payer (or transferor).

- Name, address and number of ID card/Passport, number of account of the beneficiary specified on an evidencing document; name and address of bank providing services to the beneficiary.

- Quantity, unit price and amount of each economic or financial transaction written in numerals; total paid or received sum of the entire evidencing document which must be written in both numerals and words.

- Subject matters of economic or financial transactions that may arise (credit institutions shall be required to note down information provided by payers).

In case where information about “quantity and unit price” of each economic transaction has been clearly shown in relevant sales invoices (or sale and purchase contracts or export cargo manifests), payers (or transferors) must clearly specify “Payment for the relevant sales invoice (or sale and purchase contract or export cargo manifest) No…dated…” at the information field “Subject matters of economic or financial transaction” in place of the information “quantity, unit price” of that economic or financial transaction. 

- Signature and full name of the writer, the approver of and the person related to the accounting document.   Evidencing documents related to fund inflows, outflows and payments via money transfers between banks must have signatures of comptrollers (i.e. Chief Accountant or the person in charge of accounting affairs) and the approver (i.e. the entity’s Head) or the authorized person. Evidencing documents on payments via electronic purse organizations must be endorsed by signatures of both electronic purse organizations and credit institutions involved.    Electronic payment documents shall be subject to regulations on electronic transactions.

- Other information under regulations of credit institutions (if any).

d) In case where evidencing documents on bank payments have unclear information, tax authorities may request credit institutions or electronic purse organizations involved to provide more information as a basis for consideration of VAT deductions and refunds.

2. Collation and checking of evidencing documents on bank payments:

...

...

...

- Sums remitted to accounts of foreign customers shall have to conform to applicable regulations on foreign exchange management.

- Tax authorities shall have the burden of inspecting and cooperating with credit institutions and customs authorities concerned in verifying sums deposited into accounts of foreign customers opened at banks in Vietnam in order to have sufficient grounds for consideration of VAT deductions and refunds under the instructions given in the Official Dispatch No. 12485/BTC-TCT dated September 18, 2013 and the Official Dispatch No. 10024/BTC-TCT dated July 22, 2014 of the Ministry of Finance on a number of measures to strengthen tax and customs management for goods exported across land borders.

b) Upon performing tax management duties, if tax authorities discover any suspicious payment (for example, a sum is paid multiple times in a day or is transferred via multiple accounts, etc.), they must request the State Bank in writing to provide more information so that they have sufficient bases for consideration of tax deductions and refunds.  

c) In case where, after carrying out inspection and audit, regulatory bodies discovers that bank payments are in breach of existing regulations on banks, credit and foreign exchange management, and instructions given in this document, taxpayers shall not be entitled to tax deductions and refunds, or shall be obliged to reimburse relevant tax refunds (if tax deductions have already been declared in tax declarations, supplements to tax returns shall be required in accordance with regulations in force), and shall be subject to sanctions defined in the Circular No. 166/2013/TT-BTC dated January 15, 2013 of the Ministry of Finance elaborating on administrative penalties for tax-related violations, specifically including:

+ Penalties for violations against regulations on provision of information related to determination of tax obligations, which are not defined as declaration of insufficient taxes, tax evasions or tax frauds under the instructions given in Article 10, shall be imposed in case deductible tax amounts are reduced but tax amounts payable remain unchanged; or

+ Penalties for the act of incorrect tax declaration that reduces tax amounts payable under the instructions given in Article 12 shall be imposed in case decreases in deductible tax amounts result in increases in tax amounts payable; or penalties for the act of incorrect tax declaration that increases tax refund amounts under the instructions of Article 12 shall be imposed in case tax refunds have to be reclaimed; or

+ Penalties for acts of tax evasion or tax fraud according to the instructions given in Article 13 shall be imposed in case taxpayers directly remit cash into accounts of foreign customers.

+ In case of detecting serious and tax-related violations or any sign of crime, tax authorities shall forward documents related to such case to regulatory authorities for their investigation and criminal prosecution according to the instructions given in the Official Dispatch No. 1725/BTC-TCT dated February 10, 2014 of the Ministry of Finance on strengthening of tax management for enterprises posing high tax-related risks.

This document is intended for your information and is used to provide instructions for taxpayers./.

...

...

...

PP. DIRECTOR GENERAL
DEPUTY DIRECTOR GENERAL




Tran Van Phu