Official Dispatch 97/XNK-VP 2024 Guidelines for management and use of C/O forms

• Số hiệu: 97/XNK-VP
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Cục thuế xuất nhập khẩu
• Người ký: Trần Thanh Hải
• Ngày ban hành: 05/02/2024

BỘ CÔNG THƯƠNG CỤC XUẤT NHẬP KHẨU -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 97/XNK-VP V/v hướng dẫn về quản lý, sử dụng mẫu C/O	Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2024

Kính gửi:

- Văn phòng Cục; - Phòng Xuất xứ hàng hóa; - Các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực; - Sở Công Thương Hải Phòng.

Liên quan đến việc quản lý và sử dụng các mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), bao gồm EUR.1 trong Hiệp định Thương mại tự do giữa Việt Nam và Liên minh châu Âu (EVFTA), EUR.1 UK trong Hiệp định Thương mại tự do giữa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Liên hiệp Vương quốc Anh và Bắc Ai-len (UKVFTA), EAV trong Hiệp định thương mại tự do Việt Nam - Liên minh Kinh tế Á Âu (VN-EAEU FTA), X trong Bản Thỏa thuận về việc thúc đẩy thương mại song phương giữa Bộ Công Thương nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Bộ Thương mại Vương quốc Campuchia, Cục Xuất nhập khẩu đề nghị các đơn vị thuộc Cục; các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực, Sở Công Thương Hải Phòng (gọi chung là “tổ chức cấp C/O”) thực hiện các nhiệm vụ sau:

1. Về in mẫu C/O

Văn phòng Cục căn cứ nhu cầu sử dụng mẫu C/O của các tổ chức, đơn vị; số lượng các loại mẫu C/O đã cấp, số lượng mẫu C/O còn tồn kho và tốc độ tăng trưởng xuất khẩu sang thị trường các nước nêu trên, hàng năm lập kế hoạch in mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho từng loại C/O, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch in mẫu C/O. Các mẫu C/O đặt in phải đảm bảo đáp ứng tiêu chí trong các Hiệp định EVFTA, UKVFTA, VN-EAEU FTA và Bản Thỏa thuận về việc thúc đẩy thương mại song phương giữa Bộ Công Thương nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Bộ Thương mại Vương quốc Campuchia.

Phòng Xuất xứ hàng hóa thông báo cho các tổ chức có liên quan của nước nhập khẩu khi có thay đổi về mẫu C/O và nhà in được lựa chọn theo quy định.

2. Về quản lý và sử dụng C/O

2.1. Văn phòng Cục phân phối các mẫu C/O cho các tổ chức cấp C/O theo đề nghị của các đơn vị. Tổng hợp tình hình phân phối mẫu C/O theo định kỳ, báo cáo Lãnh đạo Cục.

2.2. Các tổ chức cấp C/O căn cứ nhu cầu cấp C/O tại đơn vị có văn bản gửi Văn phòng Cục đề nghị cấp mẫu C/O (theo mẫu Phụ lục I) hoặc có văn bản đề nghị cấp bổ sung mẫu C/O tùy vào tình hình thực tế phát sinh.

Căn cứ số lượng mẫu C/O trung bình thương nhân sử dụng trong 3 tháng gần nhất, tổ chức cấp C/O thực hiện việc phát mẫu C/O cho các thương nhân và theo dõi, kiểm tra việc sử dụng mẫu C/O đã được giao quản lý, cấp phát.

Đối với những thương nhân có nhu cầu sử dụng mẫu C/O với số lượng lớn, gia tăng đột biến, tổ chức cấp C/O yêu cầu thương nhân giải trình bằng văn bản. Trong trường hợp cần thiết, tổ chức cấp C/O tổ chức kiểm tra việc sử dụng mẫu C/O của thương nhân và có văn bản đề nghị thương nhân sử dụng hiệu quả mẫu C/O trong trường hợp tỷ lệ mẫu C/O in hỏng cao (trên 10% số lượng mẫu C/O được cấp).

Hàng quý, tổ chức cấp C/O thực hiện đối chiếu từng loại mẫu C/O giữa số nhận và số cấp cho thương nhân, tổng hợp báo cáo gửi Văn phòng Cục về tình hình nhận và phân phối mẫu C/O (theo mẫu Phụ lục II).

Trước ngày 15 tháng 12 hàng năm, tổ chức cấp C/O có báo cáo tình hình nhận và phân phối mẫu C/O của Phòng trong năm và dự kiến số lượng mẫu C/O sử dụng trong năm kế tiếp gửi Văn phòng Cục.

2.3 Các tổ chức cấp C/O phổ biến tới các thương nhân có nhu cầu sử dụng các mẫu C/O các nội dung sau:

Căn cứ tình hình thực tế, thương nhân báo cáo tình hình nhận, sử dụng mẫu C/O và dự kiến số lượng mẫu C/O sử dụng cho kỳ tiếp theo để đề nghị tổ chức cấp C/O cấp mẫu C/O (theo mẫu Phụ lục III).

Thương nhân có trách nhiệm sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, hạn chế tối đa việc in hỏng mẫu C/O.

Trên đây là những hướng dẫn về việc quản lý và sử dụng mẫu C/O, Cục Xuất nhập khẩu đề nghị các đơn vị thuộc Cục, các tổ chức cấp C/O nghiêm túc thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc đề nghị các đơn vị gửi báo cáo về Cục Xuất nhập khẩu (qua Văn phòng Cục) để giải quyết./.

Nơi nhận: - Như trên; - Cục trưởng (để báo cáo); - PCT. Đỗ Thị Thu Hương; - Phòng XXHH; - Lưu: VT, VP. tutd.

KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Trần Thanh Hải

PHỤ LỤC III

(Kèm theo Công văn số 97/XNK - VP ngày 05 tháng 02 năm 2024 của Cục Xuất nhập khẩu)

TÊN THƯƠNG NHÂN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	…., ngày …. tháng.... năm 202…..

PHIẾU ĐỀ NGHỊ PHÁT MẪU C/O

Kính gửi: Tổ chức cấp C/O

Công ty : …………………………………………………………………………………………

Địa chỉ : ………………………………………………………………………………………….

Mã số thuế : …………………………………………………………………………………….

Giới thiệu ông/bà: ………………………………………………………………………………

Chức vụ: …………………………………………………………………………………………

Số CMND/CCCD: ………………………………………………………………………………

Số điện thoại: ……………………………………………………………………………………

Được cử đến: Phòng QL XNK KV ……………………………………………………………

Về việc: đề nghị cấp mẫu C/O dùng cho .... tháng. Số lượng cụ thể như sau:

STT	Loại mẫu C/O	Lũy kế số lượng đã nhận trong năm	Số lượng đã sử dụng	Số lượng dùng hỏng	Số lượng đề nghị cấp tiếp kỳ này	Ghi chú
1
2
3
TỔNG

Giấy có giá trị hết ngày: ………………..

Nhân viên nhận mẫu C/O (ký, ghi rõ họ tên, ngày, giờ nhận)

Đại diện Công ty (ký tên, đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF INDUSTRY AND TRADE OF VIETNAM THE AGENCY OF FOREIGN TRADE ---------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness -----------
No. 97/XNK-VP Re: Guidelines for management and use of C/O forms	Hanoi, February 05, 2024

To:

- The Agency’s Office;
- Origin of Goods Department;
- Regional Departments of Foreign Trade;
- Hai Phong Department of Industry and Trade.

For the purposes of management and use of C/O forms, including EUR.1 form in EU-Vietnam Free Trade Agreement (EVFTA), EUR.1 UK form in Vietnam - UK Free Trade Agreement (UKVFTA), EAV form in Vietnam-Eurasian Economic Union Free Trade Agreement (VN-EAEU FTA), X form in Agreement promoting bilateral trade between the Ministry of Industry and Trade of Vietnam of the Socialist Republic of Vietnam and the Ministry of Commerce of the Kingdom of Cambodia, the Agency of Foreign Trade hereby requests the Agency’s affiliated units, Regional Departments of Foreign Trade, and Hai Phong Department of Industry and Trade (hereinafter referred to as “C/O issuing authorities” to perform the following tasks:

1. Regarding printing of C/O

Based on demands for C/O forms, quantity of the issued C/O sorted by types, quantity of unused C/O forms, and the growth of export to the abovementioned countries, the Office of the Agency of Foreign Trade shall annually develop a plan for printing of each C/O form, and submit it to a competent authority for approval. C/O forms to be printed must meet the criteria set out in EVFTA Agreement, UKVFTA Agreement, VN-EAEU FTA Agreement, and the Agreement promoting bilateral trade between the Ministry of Industry and Trade of Vietnam of the Socialist Republic of Vietnam and the Ministry of Commerce of the Kingdom of Cambodia.

The Origin of Goods Department shall notify relevant organizations of countries of import of any changes in C/O forms and selected printing houses as prescribed.

2. Management and use of C/O

2.1. The Agency’s Office shall distribute C/O forms to C/O issuing authorities at the request of relevant units; prepare and submit periodical consolidated report on distribution of C/O forms to the Agency’s leadership.

...

...

...

Based on the average number of C/O forms used by a trader within the latest 3 months, each C/O issuing authority shall decide the number of C/O forms distributed to that trader, and monitor and inspect that trader’s use of such distributed C/O forms.

If a trader uses a considerably increased number of C/O forms, the trader will provide written explanation thereof at the request of the C/O issuing authority. Where necessary, the C/O issuing authority may conduct an inspection of the trader’s use of C/O forms, and request the trader in writing to use C/O forms in an effective manner in case of high ratio of C/O forms which are invalid due to printing errors (>10% of total number of C/O forms distributed to the trader).

Each C/O issuing authority shall quarterly compare the number of C/O forms of each type received with that distributed to traders, and make and submit a consolidated report on receipt and distribution of C/O forms (using the form in Appendix II hereof) to the Agency’s Office.

Each C/O issuing authority shall prepare an annual report on its receipt and distribution of C/O forms in the year and estimation of the number of C/O forms to be used in the following year, and send it to the Agency’s Office by December 15 every year.

2.3. C/O issuing authorities shall request traders that wish to use C/O forms to fulfill the following obligations:

Based on their actual status, each trader shall prepare a report on its receipt and use of C/O forms and estimated number of C/O forms to be used in the next period which is made using the form in Appendix III hereof, and send it to the C/O issuing authority.

Each trader shall use C/O forms in a proper and efficient manner to minimize the number of damaged or invalid C/O forms.

The Agency of Foreign Trade hereby requests the Agency’s affiliated units, and C/O issuing authorities to strictly comply with the guidelines herein, and report any difficulties that arise during the implementation of this document to the Agency of Foreign Trade (via the Agency’s Office) for consideration./.

...

...

...

PP. DIRECTOR
DEPUTY DIRECTOR




Tran Thanh Hai

APPENDIX III

(Enclosed with the Official Dispatch No. 97/XNK-VP dated February 05, 2024 of the Agency of Foreign Trade)

[NAME OF TRADER]
-------

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom – Happiness
-----------

….…[place], ……………………[date]

...

...

...

To: C/O issuing authority

Company’s name: …………………………………………………………………………………

Address:…………………………………………………………………………………………….

TIN: …………………………………………………………………………………….

Hereby appoints Mr./Mrs.: ………………………………………………………………………

Position:  ………………………………………………………………………………………….

ID card/ Citizen identity card: ……………………………………………………………………

Telephone number: ………………………………………………………………………………

To come the Office of the Regional Department of Foreign Trade of………………………………………………………………

...

...

...

No.

Type of C/O form

Accumulated number of C/O form received in the year

Number of C/O form used

Number of damaged or invalid C/O form

Number of C/O form requested in this period

Notes

1

...

...

...

2

...

...

...

3

TOTAL

...

...

...

This document is valid until…………. ………………..

Person receiving C/O form
(signature, full name, date and time of receipt of C/O form)

Company’s representative
(signature and seal)