Công văn 562/TĐC-HCHQ thực hiện 15/2015/TT-BKHCN quản lý chất lượng kinh doanh xăng dầu 2016

• Số hiệu: 562/TDC-HCHQ
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng
• Người ký: Nguyễn Hoàng Linh
• Ngày ban hành: 06/04/2016

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỔNG CỤC TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG ----------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 562/TĐC-HCHQ V/v Hướng dẫn thực hiện Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN về quản lý đo lường, chất lượng trong kinh doanh xăng dầu.	Hà Nội, ngày 06 tháng 04 năm 2016

Kính gửi:

- Sở Khoa học và Công nghệ các tỉnh, thành phố; - Các Chi cục TC ĐL CL tỉnh, thành phố; - Các thương nhân đầu mối xăng dầu; - Tổ chức kiểm định cột đo xăng dầu; - Cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu,

Ngày 25/8/2015, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN quy định về quản lý đo lường, chất lượng trong kinh doanh xăng dầu (sau đây viết tắt là Thông tư 15), để thống nhất trong quá trình triển khai thực hiện, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hướng dẫn một số nội dung liên quan đến đo lường, chất lượng như sau:

I. Các nội dung liên quan đến đo lường trong kinh doanh xăng dầu

1. Việc quy đổi kết quả đo lượng xăng dầu về đĐiều kiện cơ sở (theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư 15) trong mua bán, thanh toán giữa các tổ chức, cá nhân được thực hiện như sau:

a) Xác định lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế (V_t) bằng phương tiện đo có phạm vi đo phù hợp;

b) Xác định nhiệt độ (t) của lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế bằng nhiệt kế có phạm vi đo phù hợp;

c) Xác định giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng dầu tại nhiệt độ 15°C (D₁₅);

c.1) Tra cứu hồ sơ chất lượng đi kèm, xác định giá trị D₁₅;

c.2) Trường hợp giá trị D₁₅ không được cung cấp trong hồ sơ chất lượng, bên giao xăng dầu tiến hành xác định giá trị D₁₅ như sau:

- Xác định khối lượng riêng D_t của lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế bằng tỷ trọng kế hoặc bình tỷ trọng có phạm vi đo phù hợp;

- Căn cứ nhiệt độ (t) và khối lượng riêng D_t thực hiện tra Bảng 53B của Tiêu chuẩn ASTM D1250/API 2540 hoặc Tài liệu “Các bảng hiệu chính, đo tính xăng dầu và khí Gas hóa lỏng theo Tiêu chuẩn TCVN 6065-1995/ASTM.D1250/API.2540/IP.200” (viết tắt là Tiêu chuẩn) và xác định giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng dầu tại nhiệt độ 15°C (D₁₅) (Tiêu chuẩn này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục tại địa chỉ: http://www.tcvn.gov.vn, hoạt động TCĐLCL, chuyên mục “Đo lường”). Trường hợp giá trị D_t ở giữa hai giá trị trong bảng thì tiến hành nội suy để xác định giá trị D₁₅.

d) Căn cứ nhiệt độ (t) và D₁₅ tra Bảng 54B trong Tiêu chuẩn để xác định là giá trị hệ số hiệu chính lượng xăng dầu quy đổi tại nhiệt độ 15°C (VCF). Trường hợp giá trị D₁₅ ở giữa hai giá trị trong Bảng 54B thì tiến hành nội suy để xác định là giá trị VCF;

đ) Lượng xăng dầu quy đổi tại nhiệt độ 15°C (V₁₅) được xác định theo công thức sau:

V₁₅ = VCF x V_t

Ví dụ:

a) Sử dụng phương tiện đo phù hợp xác định được lượng xăng tại điều kiện thực tế (V_t) = 10 000 L;

b) Sử dụng nhiệt kế xác định được nhiệt độ (t) của lượng xăng tại điều kiện thực tế là 22°C;

c) Giá trị D₁₅ không được cung cấp trong hồ sơ chất lượng đi kèm, tiến hành xác định D₁₅:

c.1) Sử dụng tỷ trọng kế xác định được khối lượng riêng (D_t) của lượng xăng tại điều kiện thực tế là 0,709 kg/L;

c.2) Căn cứ nhiệt độ (t) và khối lượng riêng (D_t), thực hiện tra Bảng 53B của Tiêu chuẩn ta xác định được giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng tại nhiệt độ 15 °C (D₁₅) là 0,7154 kg/L;

d) Căn cứ nhiệt độ t = 22°C và D₁₅ = 0,7154 kg/L tra Bảng 54B để xác định giá trị VCF.

Giá trị VCF tương ứng trong Bảng 54B ở giữa hai giá trị 0,9909 và 0,9910, thực hiện nội suy như sau:

đ) Lượng xăng dầu quy đổi về nhiệt độ 15°C (V₁₅) là:

V₁₅ = VCF x V_t = 0 9 910 x 10 000 =9 910 L

V₁₅ = 9 910 L là lượng xăng quy đổi tại nhiệt độ 15°C.

2. Việc xây dựng kế hoạch và thực hiện định kỳ tự kiểm tra phương tiện đo, hệ thống đo, điều kiện thực hiện phép đo (quy định tại Khoản 5 Điều 5 Thông tư 15) phải được thương nhân thực hiện với các nội dung chính sau đây:

a) Lập kế hoạch và nội dung định kỳ tự kiểm tra phương tiện đo, hệ thống đo, điều kiện thực hiện phép đo phải được xây dựng trên cơ sở hướng dẫn, tài liệu kỹ thuật của cơ sở sản xuất, nhập khẩu;

b) Trên cơ sở kế hoạch và nội dung kiểm tra nêu trên, tiến hành kiểm tra (ví dụ; kiểm tra tình trạng hoạt động của phương tiện đo, hệ thống đo; điều kiện hoạt động (nhiệt độ, độ ẩm, điện áp, tần số của nguồn điện...) thực tế của phương tiện đo, hệ thống đo; trình tự thao tác, vận hành của người sử dụng... so với yêu cầu lắp đặt, vận hành, bảo quản trong hướng dẫn, tài liệu kỹ thuật của cơ sở sản xuất, nhập khẩu; kiểm tra sự phù hợp của chứng chỉ kiểm định (thời gian giá trị của chứng chỉ, tính nguyên vẹn...) so với quy định);

c) Ghi kết quả định kỳ tự kiểm tra đã thực hiện vào hồ sơ tự kiểm tra và lưu giữ theo quy định.

3. Yêu cầu các bộ phận, chi Tiết của cột đo xăng dầu phải bảo đảm mới 100% khi kiểm định lần đầu tiên trước khi đưa vào sử dụng (quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 6 Thông tư 15) được thực hiện như sau:

3.1. Khi thực hiện việc kiểm định lần đầu tiên đối với cột đo xăng dầu để đưa vào sử dụng, thương nhân phải cung cấp cho tổ chức kiểm định một (01) bộ hồ sơ sau đây:

a) Bản sao (có xác nhận đúng với bản chính của cơ sở sản xuất, nhập khẩu) quyết định phê duyệt mẫu cột đo xăng dầu còn hiệu lực;

b) Bản sao (có xác nhận đúng với bản chính của cơ sở sản xuất, nhập khẩu) tờ khai hàng hóa nhập khẩu sau khi thông quan, chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO), chứng nhận chất lượng hàng hóa (CQ) của hãng sản xuất. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng phải thể hiện hàng hóa là mới 100% hoặc chưa qua sử dụng (trường hợp cột đo xăng dầu nhập khẩu);

c) Bản cam kết của cơ sở sản xuất cột đo xăng dầu về các bộ phận, chi Tiết bảo đảm là mới 100%, kèm theo tờ khai hàng hóa nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng thể hiện hàng hóa (ví dụ như bộ chỉ thị điện tử, hệ bơm, bầu lường, bộ phát xung) là mới 100% hoặc chưa qua sử dụng (trường hợp cột đo xăng dầu sản xuất tại Việt Nam).

3.2. Trước khi tiến bành kiểm định, tổ chức kiểm định kiểm tra hồ sơ nêu tại khoản 3.1 của mục này. Nội dung kiểm tra bao gồm:

a) Kiểm tra sự phù hợp của các bộ phận, chi Tiết so với đặc tính kỹ thuật đo lường chính ghi trong quyết định phê duyệt mẫu;

b) Kiểm tra, đối chiếu kiểu, ký hiệu, số sản xuất, hãng sản xuất thể hiện trên cột đo xăng dầu hoặc các bộ phận, chi Tiết với thông tin tương ứng trong tờ khai hàng hóa nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng để xác định các bộ phận, chi Tiết này là mới 100%;

c) Trường hợp các bộ phận, chi Tiết có dấu hiệu không bảo đảm mới 100%, tổ chức kiểm định yêu cầu thương nhân cung cấp văn bản thẩm tra, giám định kỹ thuật về đo lường đối với các bộ phận, chi Tiết này của tổ chức thử nghiệm cột đo xăng dầu được chỉ định. Danh sách các tổ chức thử nghiệm cột đo xăng dầu được Tổng cục chỉ định đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục tại địa chỉ http://www.tcvn.gov.vn, mục hoạt động TCĐLCL, chuyên mục “Quản lý đo lường”.

4. Điểm c Khoản 1 Điều 6 Thông tư 15 được hiểu như sau: “Các cầu dao, thiết bị đóng ngắt nguồn điện trực tiếp của các cột đo xăng dầu trong cửa hàng bán lẻ xăng dầu phải bảo đảm các quy định về an toàn, phòng chống cháy nổ và chỉ được lắp đặt tại một vị trí. Vị trí lắp đặt này phải thuận tiện cho việc ra vào thực hiện việc đóng ngắt nguồn điện khi cần thiết; không được lắp đặt tại các vị trí kín đáo, khó tiếp cận. Nguồn cung cấp điện cho cột đo xăng dầu không được đóng ngắt bằng các phương tiện, thiết bị điều khiển từ xa”.

5. Đối với quy định về xây dựng kế hoạch và định kỳ theo tháng thực hiện tự kiểm tra ít nhất một (01) lần đối với phương tiện đo, điều kiện thực hiện phép đo (quy định tại Khoản 5 Điều 6 Thông tư 15), thương nhân thực hiện tương tự như tại mục 2 của Công văn này với nội dung bổ sung như sau:

a) Việc lập kế hoạch và nội dung định kỳ tự kiểm tra tại điểm a mục 2: Bổ sung số lần tự kiểm tra, kế hoạch tự kiểm tra theo tháng; bổ sung nội dung tự kiểm tra sai số của kết quả phép đo;

b) Tiến hành kiểm tra hoạt động của phương tiện đo, điều kiện đo tại điểm b mục 2: bổ sung nội dung sử dụng các ca đong, bình đong và ống đong chia độ đã trang bị; tiến hành tự kiểm tra sai số của kết quả phép đo tại các giá trị mức đo tùy chọn.

6. Khoản 6 Điều 6 Thông tư 15 được thực hiện như sau:

6.1. Điểm a Khoản 6 Điều 6 được thực hiện như sau: Thương nhân phải dừng việc sử dụng và tuyệt đối không tự ý tháo dỡ niêm phong, kẹp chì của cột đo xăng dầu.

6.2. Điểm b Khoản 6 Điều 6 được thực hiện như sau:

a) Thương nhân liên hệ và đề nghị bằng văn bản (gửi trực tiếp tại trụ sở hoặc qua đường bưu điện, fax, thư điện tử) tới cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo hoặc các đơn vị, đại lý có giấy chứng nhận ủy quyền của cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo (sau đây viết tắt là đơn vị, đại lý được cơ sở ủy quyền) để tiến hành sửa chữa các bộ phận này đồng thời gửi tới Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng và tổ chức đã kiểm định phương tiện đo. Trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của thương nhân, cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo phải đáp ứng đề nghị sửa chữa của thương nhân. Đơn vị, đại lý được cơ sở ủy quyền được tháo gỡ niêm phong, kẹp chì khi sửa chữa;

b) Trước ngày 30/4 hàng năm hoặc khi có sự thay đổi cần điều chỉnh, cập nhật, cơ sở sản xuất, nhập khẩu chịu trách nhiệm: Công bố công khai danh sách đơn vị được ủy quyền sửa chữa cột đo xăng dầu (tên, địa chỉ trụ sở, điện thoại, fax...) để thương nhân lựa chọn liên hệ; gửi danh sách này về Chi cục TCĐLCL địa phương nơi đặt trụ sở của đơn vị được ủy quyền để Chi cục hướng dẫn, kiểm tra hoạt động sửa chữa theo quy định.

c) Thương nhân có quyền lựa chọn cơ sở khác thực hiện sửa chữa đối với một trong các trường hợp sau (cơ sở sửa chữa được tháo gỡ niêm phong, kẹp chì khi sửa chữa):

- Cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo đã giải thể, phá sản;

- Cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo có văn bản từ chối thực hiện với lý do chính đáng gửi thương nhân và Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (để báo cáo).

7. Về quy định “từ ngày 01/7/2018 các cột đo xăng dầu phải gắn thiết bị in chứng từ để in chứng từ cho khách hàng” tại Khoản 7 Điều 6 Thông tư 15

7.1. Theo quy định này, từ ngày 01/7/2018 chỉ các cột đo xăng dầu sản xuất, nhập khẩu có gắn thiết bị in chứng từ (đã được phê duyệt mẫu và kiểm định theo quy định) mới được đưa vào sử dụng trong mua bán xăng dầu; các quyết định phê duyệt mẫu cột đo xăng dầu chưa có thiết bị in chứng từ sẽ hết hiệu lực kể từ ngày 01/7/2018.

7.2. Từ nay đến trước ngày 01/7/2018, đối với mẫu cột đo xăng dầu đã được phê duyệt nhưng chưa có chức năng in, cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu phải thực hiện việc phê duyệt mẫu cột đo xăng dầu (cải tiến, gắn thiết bị in chứng từ) theo quy định tại Thông tư số 23/2013/TT-BKHCN để cung cấp cột đo xăng dầu này cho thương nhân kinh doanh xăng dầu.

7.3. Đối với cột đo xăng dầu đã được sử dụng nhưng chưa gắn thiết bị in chứng từ

a) Thương nhân sở hữu, sử dụng cột đo xăng dầu chủ động liên hệ với cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu này để thực hiện việc gắn thiết bị in chứng từ theo quy định. Cơ sở sản xuất, nhập khẩu phải đăng ký phê duyệt mẫu (cải tiến, gắn thiết bị in chứng từ) theo quy định tại Thông tư số 23/2013/TT-BKHCN để gắn thiết bị in chứng từ bán hàng đáp ứng yêu cầu của thương nhân;

b) Trường hợp cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu đã bị phá sản, giải thể hoặc có văn bản trả lời không đáp ứng được yêu cầu của thương nhân thì thương nhân có quyền đề nghị tổ chức đủ năng lực kỹ thuật tiến hành gắn thiết bị in chứng từ và thực hiện việc phê duyệt mẫu cột đo xăng dầu (cải tiến, gắn thiết bị in chứng từ) theo quy định tại Thông tư số 23/2013/TT-BKHCN .

8. Theo quy định tại Khoản 3 Điều 26 “Trách nhiệm của cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo”, cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu phải lập văn bản công bố về việc thực hiện các biện pháp ngăn ngừa, phòng chống sự tác động làm thay đổi các đặc trưng kỹ thuật đo lường chính hoặc chương trình điều khiển của phương tiện đo so với mẫu đã phê duyệt trong quá trình sử dụng và gửi về Tổng cục trước ngày 30/6/2016 để đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục.

9. Sau ngày 30/6/2016, tổ chức kiểm định tra cứu thông tin về văn bản công bố nêu trong mục 8 tại địa chỉ: http://www.tcvn.gov.vn, hoạt động TCĐLCL, chuyên mục “Quản lý đo lường”, không thực hiện kiểm định ban đầu đối với cột đo xăng dầu của cơ sở chưa có văn bản được công bố hoặc cơ sở chưa thực hiện đúng các biện pháp như trong văn bản công bố.

II. Các nội dung liên quan đến chất lượng trong kinh doanh xăng dầu

1. Về việc xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001 tại các tổ chức có mô hình đơn giản (lãnh đạo và trực tiếp bán lẻ xăng dầu):

Xây dựng, áp dụng và duy trì các quy trình/quy chế, thủ tục, tài liệu gồm các nội dung sau:

- Chính sách chất lượng dạng văn bản thể hiện cam kết cung cấp cho khách hàng xăng dầu có đầy đủ số lượng và chất lượng phù hợp quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và tiêu chuẩn công bố áp dụng.

- Quản lý mẫu (lấy mẫu, niêm phong mẫu, bàn giao mẫu và lưu mẫu xăng dầu phục vụ việc đối chứng khi có tranh chấp về chất lượng) và thực hiện quy chế kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định về chất lượng, đo lường trong hoạt động kinh doanh xăng dầu.

- Xây dựng kế hoạch và thực hiện định kỳ tự kiểm tra theo hướng dẫn tại khoản 5 mục I Công văn này.

- Lưu giữ hồ sơ thực hiện việc định kỳ tự kiểm tra, biên bản sửa chữa và giấy chứng nhận kiểm định cột đo xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ.

- Kiểm soát sự phù hợp của hệ thống bể chứa xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ xăng dầu.

- Xử lý xăng dầu không phù hợp.

- Giải quyết khiếu nại.

- Kiểm soát hồ sơ (các hồ sơ cần lưu giữ).

- Các tài liệu khác (nếu cần) dựa trên nhu cầu quản lý của tổ chức và do tổ chức tự quy định.

2. Về bằng chứng xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001:

Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN không bắt buộc hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) của thương nhân kinh doanh xăng dầu phải được tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001. Thương nhân kinh doanh xăng dầu có thể chứng minh bằng việc tự tổ chức duy trì các quy trình/quy chế, thủ tục, tài liệu của mình phù hợp với các nguyên tắc cơ bản của tiêu chuẩn áp dụng và các quy định về quản lý đo lường, chất lượng quy định tại Thông tư này.

Trường hợp, thương nhân kinh doanh xăng dầu có Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001 do tổ chức chứng nhận cấp (tổ chức chứng nhận là tổ chức đã đăng ký lĩnh vực hoạt động chứng nhận theo quy định của pháp luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa) thì Giấy chứng nhận này có thể là bằng chứng chứng minh thương nhân kinh doanh xăng dầu đã xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL này.

3. Về quy chế kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định về đo lường, chất lượng trong hoạt động kinh doanh xăng dầu

a) Quy chế kiểm tra, giám sát là quy định nội bộ về các biện pháp quản lý chất lượng của thương nhân sản xuất, pha chế; thương nhân nhập khẩu; thương nhân phân phối; tổng đại lý nhằm đảm bảo toàn bộ đối tượng trong chuỗi kinh doanh xăng dầu của mình có trách nhiệm thực hiện và tuân thủ theo quy định tại Nghị định số 83/2014/NĐ-CP , Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN và các văn bản có liên quan;

b) Quy chế này gồm tối thiểu các quy định sau:

- Tần suất kiểm tra, giám sát các quy định nêu trong quy chế (trách nhiệm kiểm tra, người chịu sự kiểm tra, bằng chứng kiểm tra...).

- Lấy mẫu thử nghiệm chất lượng xăng dầu để đảm bảo kiểm soát chất lượng xăng dầu theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và tiêu chuẩn công bố áp dụng (tần suất lấy mẫu, địa điểm lấy mẫu, cách thức lấy mẫu, nơi thử nghiệm, hồ sơ lưu...).

4. Về mẫu Biên bản lấy mẫu, niêm phong, bàn giao mẫu và cam kết chất lượng xăng dầu (Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL) và mẫu Biên bản lấy mẫu, bàn giao mẫu và kiểm tra niêm phong (Mẫu 2.BBLM-BGM-KTNP)

a) Các mẫu biên bản này có thể tách thành nhiều biên bản khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu, mô hình quản lý của từng thương nhân kinh doanh xăng dầu nhưng phải đảm bảo đủ các thông tin theo yêu cầu của các mẫu Biên bản này;

b) Đối với Biên bản lấy mẫu, niêm phong, bàn giao mẫu và cam kết chất lượng xăng dầu (Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL), có thể thay bằng hình thức:

Bên giao xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu bộ hồ sơ chất lượng của lô xăng dầu giao nhận như cam kết chất lượng, hóa đơn (hoặc phiếu xuất kho), biên bản lấy mẫu xăng dầu tại phương tiện (nếu có), biên bản niêm phong kẹp chì phương tiện và các hồ sơ, biên bản khác. Các nội dung trong bộ hồ sơ này phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của Biên bản theo Mẫu 1. BBLM-NP-BKHCN của Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN;

c) Đối với Biên bản lấy mẫu, bàn giao mẫu và kiểm tra niêm phong (Mẫu 2. BBLM BGM-KTNP), có thể thay bằng hình thức:

Trước khi nhận hàng, bên nhận xăng dầu phải tiến hành kiểm tra niêm phong kẹp chì của phương tiện, lấy mẫu, lập và lưu hồ sơ chất lượng của lô xăng dầu trước khi nhập hàng như biên bản kiểm tra niêm phong kẹp chì, biên bản lấy mẫu xăng dầu tại phương tiện và các hồ sơ, biên bản khác. Các nội dung trong bộ hồ sơ này phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của Biên bản theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP của Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN .

5. Về việc lưu giữ hồ sơ chất lượng xăng dầu

5.1. Đối với thương nhân nhập khẩu xăng dầu:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 8 Điều 10 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ tại kho (công ty, chi nhánh) nơi trực tiếp tiếp nhận lô xăng dầu nhập khẩu: Giấy chứng nhận hợp quy, Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng nhập khẩu đối với hàng hóa thuộc phạm vi áp dụng của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia; tiêu chuẩn công bố áp dụng; kết quả thử nghiệm của từng lô hàng (ví dụ Phiếu kết quả thử nghiệm theo tiêu chuẩn công bố áp dụng...).

- Công bố và lưu giữ đầy đủ tiêu chuẩn công bố áp dụng đối với các loại xăng dầu kinh doanh trên thị trường. Cung cấp bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng cho bên nhận xăng dầu.

- Lập, lưu giữ và cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu.

5.2. Đối với thương nhân sản xuất, pha chế xăng dầu:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 10 Điều 13 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ hồ sơ đăng ký cơ sở pha chế xăng dầu và Giấy chứng nhận đăng ký cơ sở pha chế xăng dầu do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp.

- Lưu giữ đầy đủ Giấy chứng nhận hợp quy, hồ sơ công bố hợp quy. Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy, tiêu chuẩn công bố áp dụng hiện hành đối với loại xăng dầu sản xuất, pha chế.

- Cung cấp đầy đủ bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng, bản sao (sao y bản chính) Giấy chứng nhận hợp quy cho bên nhận xăng dầu.

- Lập, lưu giữ và cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu.

5.3. Đối với thương nhân phân phối:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 10 Điều 18 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ bản sao (sao y bản chính) Giấy chứng nhận hợp quy, bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân sản xuất, pha chế xăng dầu trong nước cung cấp; bản sao (sao y bản chính) Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng đối với xăng dầu nhập khẩu, bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân nhập khẩu xăng dầu cung cấp.

- Cung cấp bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng cho bên nhận xăng dầu.

- Lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL; Lập và lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp.

- Lập, lưu giữ và cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cho bên nhận xăng dầu.

5.4. Đối với tổng đại lý:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 11 Điều 19 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân sản xuất, pha chế; thương nhân nhập khẩu xăng dầu cung cấp.

- Cung cấp bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng cho bên nhận xăng dầu.

- Lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL; Lập và lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp,

- Lập, lưu giữ và cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu.

5.5. Đối với đại lý, thương nhân nhận quyền bán lẻ:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 8 Điều 20 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân sản xuất, pha chế; thương nhân nhập khẩu; thương nhân phân phối, tổng đại lý cung cấp.

- Lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL; Lập và lưu đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp.

- Lưu giữ hồ sơ kiểm soát sự phù hợp của hệ thống bể chứa xăng dầu.

5.6. Đối với cửa hàng xăng dầu:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 5 Điều 21 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL của thương nhân đầu mối hoặc tổng đại lý hoặc thương nhân phân phối xăng dầu; Lập và lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp.

- Lưu giữ hồ sơ kiểm soát sự phù hợp của hệ thống bể chứa xăng dầu.

5.7. Đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ vận chuyển xăng dầu:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 4 Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu của thương nhân đầu mối hoặc tổng đại lý.

- Lập và lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu của đại lý, cửa hàng bán lẻ xăng dầu.

Tổng cục hướng dẫn để các Sở, Chi cục, thương nhân đầu mối xăng dầu, tổ chức kiểm định, cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu thực hiện và hướng dẫn các thương nhân, tổ chức, cá nhân liên quan thực hiện đúng quy định của Thông tư 15.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời bằng văn bản về Bộ Khoa học và Công nghệ (qua Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) để được hướng dẫn thực hiện hoặc xem xét sửa đổi, bổ sung các quy định cho phù hợp./.

Nơi nhận: - Như trên; - Bộ KHCN (để b/c); - Vụ Pháp chế, Thanh tra Bộ KHCN; - Các đơn vị có liên quan thuộc Tổng cục; - Lưu: VT, ĐL, HCHQ.

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Nguyễn Hoàng Linh

Tiếng Anh (English)

VIETNAM MINISTRY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY VIETNAM DIRECTORATE FOR STANDARDS, METROLOGY AND QUALITY --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 562/TDC-HCHQ Re. Guidelines for implementation of Circular No. 15/2015/TT-BKHCN on metrological control and quality management in fuel business	Hanoi, April 6, 2016

To:

- Departments of Science and Technology in cities and provinces;
- Departments of Standards, Metrology and Quality in cities and provinces;
- Fuel wholesale traders;
- Fuel dispenser verification bodies;
- Fuel dispenser manufacturers and importers,

On August 25, 2015, the Ministry of Science and Technology issued the Circular No. 15/2015/TT-BKHCN, prescribing metrological and quality management in fuel business (hereinafter referred to as Circular No. 15). In order to ensure unity and consistency in carrying out this Circular, the Directorate for Standards, Metrology and Quality herein issues guidelines on implementation of several regulations related to metrology or measurement and quality as follows:

I. Instructions related to metrology or measurement in fuel business

1. Conversion of fuel volume measurements into those under standard conditions (as prescribed in clause 4 of Article 5 in Circular 15) in trade or payment transactions between entities or persons shall be prescribed as follows:   

a) Measuring fuel volume under actual conditions (V_t) by using the measuring instrument having the appropriate measurement range;

b) Measuring temperature (t) of the volume of fuel under actual conditions by using the thermometer having the appropriate measurement range;

c) Measuring the converted density of fuel at temperature 15°C (D₁₅);

...

...

...

c.2) In case where D₁₅ value is not given in the quality dossier, the fuel sender or consignor determines D₁₅ value as follows:

- Determining density D_t of the volume of fuel under actual conditions by using the hydrometer or density flask having the appropriate measurement range;

- Based on temperature (t) and density D_t, browsing through Table 53B in the ASTM D1250/API 2540 standard or Document regarding “Tables of Correction and Measurement of Fuel and Liquefied Petroleum Gas under TCVN 6065-1995/ASTM.D1250/API.2540/IP.200 standard” (shortly called Standard) to find the converted density of fuel at temperature 15°C (D₁₅) (This Standard is published on the Directorate’s website:     http://www.tcvn.gov.vn when going to the side menu of the Directorate’s activities or services and hovering at “Do lường” (“Measurement”) to open its contextual menu). Where D_t value falls between the maximum and minimum limit shown in the table, the interpolation method can be used to find D₁₅ value.

d) Based on temperature (t) and D₁₅ shown in Table 54B under the Standard, finding the converted volume correction factor at temperature 15°C (VCF). Where D₁₅ value falls between the maximum and minimum limit shown in Table 54B, the interpolation method can be used to find VCF value;

dd) The converted fuel volume at temperature 15°C (V₁₅) is calculated according to the following formula:

V₁₅ = VCF x V_t

Example:

a) Using the measuring instrument suitable to determine fuel volume under actual conditions (V_t) = 10 000 L;

b) Using the thermometer to find temperature (t) of the volume of fuel under actual conditions = 22°C;

...

...

...

c.1) Using the hydrometer to find density (D_t) of the volume of fuel under actual conditions = 0.709 kg/L;

c.2) Based on temperature (t) and density (D_t), browsing through Table 53B of the Standard to find the converted density of fuel at temperature 15°C (D₁₅) = 0.7154 kg/L;

d) Based on temperature t = 22°C and D₁₅ = 0.7154 kg/L, browsing through Table 54B to find VCF.

If the respective VCF value shown in Table 54B falls between 0.9909 and 0.9910, the following formula for interpolation can be used: 

dd) The converted fuel volume at temperature 15°C (V₁₅) is as follows:

V₁₅ = VCF x V_t = 0 9 910 x 10 000 =9 910 L

V₁₅ = 9 910 L means the converted volume of fuel at temperature 15°C.

2. Main activities involved in the process for planning and conducting the periodic self-inspection of the measuring instrument, system and conditions (specified in clause 5 of Article 5 in Circular No. 15) by traders are as follows: 

...

...

...

b) According to the self-inspection schedule and list of self-inspection activities mentioned above, carrying out the physical inspection (e.g. examining the operating condition of the measuring instrument, system; operational conditions (e.g. temperature, humidity, voltage, electrical frequency supply, etc.) of the measuring instrument or system; user's operating procedures, etc. against installation, operational and storage requirements stated in technical manuals or documents of manufacturers or importers; the inspection of conformity of the inspection certificate (in terms of validity period, intactness, etc.) to regulations);     

c) Entering data acquired from the periodic self-inspection into the self-inspection dossier and storing them in accordance with regulations in force. 

3. Requiring that parts and components of fuel dispensers be brand new in the first inspection before being put to use (according to point a of clause 1 of Article 6 in Circular No. 15) shall be as follows:

3.1. When carrying out the first inspection of fuel dispensers before use, traders are required to provide the inspecting body with one (01) set of documents, including:

a) Duplicated copy (certified as true copy by the manufacturer or importer) of the decision on approval for use of the inspected fuel dispenser remaining in effect; 

b) Duplicated copy (certified as true copy by the manufacturer or importer) of the import manifest after customs clearance; certificate of origin (CO); certificate of quality (CQ) of the manufacturer.  Import manifest, certificate of origin and certificate of quality must indicate that goods are brand new or are not used (with respect to imported fuel dispensers);

c) Commitment of the manufacturer of the imported fuel dispenser regarding parts and components of the inspected fuel dispenser, enclosing the import manifest, certificate of origin and/or certificate of quality indicating that goods (e.g. electronic gauge sets, pump sets, flow meters, pulse generators) are brand new or are not used (with respect to domestically-made fuel dispensers).

3.2. Before each inspection, the inspecting body must check the documents specified in paragraph 3.1 above.  What to be checked: 

a) Assessing conformity of parts and components to main technical specification requirements specified in the decision on approval for use of the inspected fuel dispenser;

...

...

...

c) If there is any sign that these parts and components are not brand new, the inspecting body can request the trader to provide the written document on metrological review and assessment of these parts and components issued by the designated fuel dispenser testing body.     The list of fuel dispenser testing bodies designated by the Directorate is posted on the Directorate’s website http://www.tcvn.gov.vn when going to the side menu of the Directorate’s activities or services and hovering at “Do lường” (“Measurement”) to open its contextual menu.

4. Point c of clause 1 of Article 6 in Circular No. 15 can be interpreted as follows: “Circuit breakers and power breaking devices directly fitted to fuel dispensers at gas stations must conform to fire safety regulations and be installed in only one fixed position. This fixed installation position must be accessible for power breaking efforts made when necessary; and they must not be installed in an invisible or unreachable position.   The power supply to these fuel dispensers cannot be interrupted by remote control appliances or devices”.

5. Regarding regulations on planning and periodically carrying out self-inspection of measuring instruments and conditions (as prescribed in clause 5 of Article 6 in Circular No. 15) at least once monthly, traders must follow the instructions given in paragraph 2 of this document, together with the supplements provided hereunder:   

a) Regulations on formulating plans and schedules for the periodic self-inspection as stated in subparagraph a of paragraph 2 that are supplemented with regulations regarding the rate of self-inspection engagements, the self-inspection plan on a monthly basis; regulations regarding the self-inspection of measurement errors;

b) Regulations on carrying out the inspection of operation of measuring instruments and conditions specified in subparagraph b of paragraph 2 that are supplemented with regulations on using graduated cups, jugs, jars or tubes already available for use; carrying out the self-inspection of measurement errors at random graduations.

6. Clause 6 of Article 6 in Circular No. 15 shall be implemented as follows: 

6.1. Point a of clause 6 of Article 6 shall be implemented as follows:   Traders must cease to use and be subject to the absolute prohibition of, on their own account, removing security seals or ties affixed to fuel dispensers.   

6.2. Point b of clause 6 of Article 6 shall be implemented as follows: 

a) The requesting trader must contact and send the written request (directly or in person at the office; by post; by fax; or by email) to the manufacturer, importer or supplier of the measuring instrument; or the holder of the certificates of authorization issued by the manufacturer, importer or supplier of the measuring instrument (hereinafter referred to as the authorizee) in order to have the above-mentioned parts repaired, and concurrently inform the Department of Standard, Metrology and Quality and the body that have conducted inspection of the measuring instrument.  Within three (03) working days of receipt of the written request filed by the trader, the manufacturer, importer or supplier of the measuring instrument must respond to this request for repair.  The authorized dealer can proceed to remove security seals or lead ties before repair;  

...

...

...

c) The trader may choose another repair service provider when (in all cases, the trader is permitted to remove security seals and ties before repair):

- The manufacturer, importer or supplier of the measuring instrument is dissolved or bankrupt;

- The manufacturer, importer or supplier of the measuring instrument issues the written statement of refusal of the request for repair, clearly stating good and sufficient reasons for such refusal, to the requesting trader, and to the Department of Standards, Metrology and Quality (for the reporting purpose).

7. Regarding the regulation "as from July 1, 2018, fuel dispensers are required to be connected with bill printers to print out bills or receipts for customers" at clause 7 of Article 6 in Circular No. 15

7.1. According to this regulation, as from July 1, 2018, only fuel dispensers, whether manufactured or imported, with built-in bill printers (obtaining approval for use and successfully tested subject to the requirements of law) may be accepted for use in fuel trade; decisions on approval for use of the inspected fuel dispensers without built-in bill printers shall be annulled as of July 1, 2018.  

7.2. From now to earlier than July 1, 2018, if fuel dispensers already obtaining approval for use are not connected with built-in bill printers, manufacturers or importers must take actions to seek approval for use of these inspected fuel dispensers (e.g. upgrading and fitting bill printers to them) required under the Circular No. 23/2013/TT-BKHCN before supplying them to fuel traders.

7.3. For fuel dispensers already in use that are not connected with built-in bill printers

a) Traders owning or using them must actively contact manufacturers or importers of these fuel dispensers to have them connected with built-in bill printers subject to regulatory provisions.   Manufacturers or importers must submit registration for approval for use of the inspected fuel dispensers (upgrading or fitting bill printers to the inspected fuel dispensers) as required under the Circular No. 23/2013/TT-BKHCN before fitting POS terminal bill printers to them to meet requirements of traders;

b) If manufacturers or importers thereof have been bankrupt, dissolved or reply in writing with refusal of requests from traders, then the traders can request technically qualified bodies to fit bill printers to fuel dispensers and take required actions to seek approval for use of the inspected fuel dispensers (e.g. upgrading or fitting bill printers to the inspected fuel dispensers) in accordance with the Circular No. 23/2013/TT-BKHCN.

...

...

...

9. After June 30, 2016, the inspecting body must search for information about the documents of announcement specified in the paragraph 8 that are posted on the website: http: //www.tcvn.gov.vn when going to the side menu of the Directorate’s activities or services and hovering at “Do lường” (“Measurement”) to open its contextual menu; shall not carry out the primary inspection of the fuel dispenser of the inspectee that has not yet obtained the written document of announcement or the inspectee that fails to take measures specified in the written document of announcement.

II. Instructions related to fuel quality in fuel business

1. Regarding formulation, application and maintenance of quality management systems under TCVN ISO 9001 or ISO/TS 29001 for use at entities having simple operating and business structures (leadership and fuel retailing):

Formulating, applying and maintaining rules/procedures, formalities and documents pertaining to:

- Written quality policies indicating commitments to supplying customers with a full volume of fuel fully meeting quality requirements in conformance to national technical regulations and standards declared for use.

- Management of samples (including taking fuel samples; affixing security seals to fuel samples; transferring fuel samples; and storing fuel samples used as exhibits in case of any dispute that arises) and implementation of regulations for inspection and supervision of compliance with regulatory provisions on quality and metrology to be applied in the petroleum industry.

- Formulation of plans and conduct of the periodic self-inspection according to the instructions given in subparagraph 5 of paragraph I herein.

- Storage of documents and records of periodic self-inspection, repair reports and certificates of inspection of fuel dispensers at petrol retail outlets.

- Supervision of appropriacy of fuel storage tanks installed at petrol retail outlets to regulatory requirements.

...

...

...

- Settlement of complaints or petitions.

- Control of dossiers (those that need to be filed).

- Other documents (when necessary) that meet managerial demands of the issuer and required by the issuer itself.   

2. Regarding proof of formulation, application and maintenance of quality management systems in conformance to TCVN ISO 9001 or ISO/TS 29001:

Circular No. 15/2015/TT-BKHCN does not require quality management systems of fuel traders to be assessed by, and obtain certificates of conformance to TCVN ISO 9001 or ISO/TS 29001 from, certification bodies. Fuel traders can prove their conformance by, on their own account, keeping their procedures/rules, formalities and documents conforming to basic principles stated in applied standards and regulations on metrological and quality management set forth herein.

If fuel traders hold certificates of conformance to TCVN ISO 9001 or ISO/TS 29001 issued by certification bodies (certification bodies are entities whose certification services have been registered under law on product and commodity quality), these certificates may serve as proof that fuel traders have managed to formulate, apply and maintain these quality management systems.

3. Regarding regulations on inspection and supervision of compliance with regulations on metrology and quality in fuel trade

a) Inspection and supervision regulations are internal rules and regulations regarding quality management solutions that manufacturers and blenders; importers; distributors; stockpiling agencies apply to ensure all of the members in the petroleum-industry value chain that are put under their control are responsible for carrying out and complying with regulations laid down in the Decree No. 83/2014/ND-CP, Circular No. 15/2015/TT-BKHCN and other related documents;  

b) These regulations shall include but not limited to the followings:

...

...

...

- Collection of test samples used in the experimentation process carried out in order to ensure fuel is controlled to comply with national technical regulations and standards declared to be applied (e.g. sampling frequency rate, sites, methods, venues where tests occur, deposited files, etc.).  

4. Regarding Form of collection of samples, security sealing, sample transfer and quality commitment (Form 1. BBLM-NP-CKCL) and Form of collection of samples, sample transfer and checking of security seals (Form 2. BBLM-BGM-KTNP)

a) These original forms may be subdivided into multiple variants, depending on management objectives and models relative to fuel traders, on condition that these variants contain required information the same as the original forms;

b) The alternative to the Form of collection of samples, security sealing, sample transfer and quality commitment (Form 1. BBLM-NP-CKCL) is that: 

Fuel senders or consignors must provide fuel receivers or consignees with all of shipment quality documents, including quality commitments, invoices (or dispatch notes), forms of fuel sampling taking place at means of transport (if any), forms used for recording security seals or ties affixed to means of transport and other documents or records.    All documents included in the set of documents must ensure information required in Form 1. BBLM-NP-BKHCN attached to the Circular No. 15/2015/TT-BKHCN are fully provided;

c) The alternative to the Form of collection of samples, sample transfer and checking of security seals (Form 2. BBLM BGM-KTNP) is that: 

Before receipt of shipments, receivers or consignees of these shipments must check the status of security seals or ties carried on means of transport; collect samples, create and store quality documents before moving these shipments into warehouses, including forms of checking of security seals or ties; forms of collection of fuel samples at means of transport, other documents or records.  All documents included in the set of documents must ensure information required in Form 2. BBLM-BGM-KTNP attached to the Circular No. 15/2015/TT-BKHCN are fully provided.

5. Regarding retention and storage of fuel quality documents

5.1. For fuel importers:

...

...

...

- If they are stored at warehouses or storage facilities (e.g. company's main office or branches) where imported shipments are moved in, certificate of conformity, notice of results of state inspection of quality of goods falling within the scope of application of national technical regulations; standards declared to be applied; shipment testing report forms (for example, forms of report on tests carried out in compliance with standards declared to be applied, etc.).

- Declare and store all of the standards declared to be applied to types of fuel available on the market. Provide duplicated copies (true copies) of standards declared to applied to fuel receivers or consignees.

- Prepare, store and provide all of the documents and records containing all required information given in the Form 1. BBLM-NP-CKCL with respect to each shipment of fuel that are provided to fuel receivers or consignees.

5.2. For fuel manufacturers or blenders:

The specific steps in retention and storage of the documents specified in clause 10 of Article 13 in Circular No. 15/2015/TT-BKHCN shall be as follows: 

- Fully store all documents on registration as a petroleum blender and the certificate of registration as a fuel blender issued by the Directorate for Standards, Metrology and Quality. 

- Keep the certificate of conformity and documents on conformity announcement in full. Issue the notification of acknowledgement of receipt of documents on announcement of conformity and standards declared to be applied with respect to manufactured or blended fuels.

- Provide all required duplicated copies (true copies) of standards declared to applied; all required duplicated copies (true copies) of certificates of conformity to fuel receivers or consignees.

- Prepare, store and provide all of the documents and records containing all required information given in the Form 1. BBLM-NP-CKCL with respect to each shipment of fuel that are delivered to fuel receivers or consignees.

...

...

...

The specific steps in retention and storage of the documents specified in clause 10 of Article 18 in Circular No. 15/2015/TT-BKHCN shall be as follows: 

- Store all required duplicated copies (true copies) of certificate of conformity; duplicated copies (true copies) standards declared to be applied that are provided by domestic fuel manufacturers or blenders; duplicated copies (true copies) of notification of results of state inspection of quality of imported fuel; duplicated copies (true copies) of standards declared to be applied that are provided by fuel importers.

- Provide duplicated copies (certified true copies) of standards declared to applied to fuel receivers or consignees.

- Retain and store all of the documents and records containing all required information given in the Form 1. BBLM-NP-CKCL; prepare and store all of the required documents and records containing full information given in Form 2. BBLM-BGM-KTNP with respect to each shipment of fuel that are provided by fuel senders or consignors.

- Prepare, store and provide all of the documents and records containing all required information given in the Form 1. BBLM-NP-CKCL with respect to each shipment of fuel that are delivered to fuel receivers or consignees.

5.4. For fuel stockpiling agencies:

The specific steps in retention and storage of the documents specified in clause 11 of Article 19 in Circular No. 15/2015/TT-BKHCN shall be as follows: 

- Store all required duplicated copies (true copies) of standards declared to be applied that are provided by fuel manufacturers or importers.

- Provide duplicated copies (true copies) of standards declared to applied to fuel receivers or consignees.

...

...

...

- Prepare, store and provide all of the documents and records containing all required information given in the Form 1. BBLM-NP-CKCL with respect to each shipment of fuel that are delivered to fuel receivers or consignees.

5.5. For authorized retailing agencies and traders:

The specific steps in retention and storage of the documents specified in clause 8 of Article 20 in Circular No. 15/2015/TT-BKHCN shall be as follows: 

- Store all required duplicated copies (true copies) of standards declared to be applied that are provided by fuel manufacturers or blenders; importers; distributors or stockpiling agencies.

- Retain and store all of the documents and records containing all required information given in the Form 1. BBLM-NP-CKCL; prepare and store all of the required documents and records containing full information given in Form 2. BBLM-BGM-KTNP with respect to each shipment of fuel that are provided by fuel senders or consignors.

- Store documents on control of conformance of fuel storage tanks.

5.6. For gas stations:

The specific steps in retention and storage of the documents specified in clause 5 of Article 21 in Circular No. 15/2015/TT-BKHCN shall be as follows: 

- Retain and store all of the documents and records containing all required information given in the Form 1. BBLM-NP-CKCL that are provided by stockpiling traders or agencies or distributors; prepare and store all of the required documents and records containing full information given in Form 2. BBLM-BGM-KTNP with respect to each shipment of fuel that are provided by fuel senders or consignors.

...

...

...

5.7. For fuel transport service providers (also carriers):

- Retain and store all of the documents and records containing all required information given in the Form 1. BBLM-NP-CKCL with respect to each shipment of fuel that are provided by fuel stockpiling traders or agencies.

- Prepare and store all of the documents and records containing all required information given in the Form 2. BBLM-BGM-KTNP with respect to each shipment of fuel that are provided by fuel retailing agencies or outlets.

This is to provide the Directorate’s guidelines in order for Departments, fuel stockpiling traders, inspecting bodies, manufacturers and importers of fuel dispensers to follow and continue to instruct their related traders, entities and persons to comply with regulatory provisions of the Circular No. 15.

In the course of implementation hereof, if there is any issue that arises, the Ministry of Science and Technology (via the Directorate of Standards, Metrology and Quality) should be given timely written feedback to issue instructions for implementation thereof or decisions on any appropriate amendment or supplement./.

PP. GENERAL DIRECTOR
DEPUTY GENERAL DIRECTOR




Nguyen Hoang Linh