|
BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
VĂN PHÒNG BỘ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------
|
|
Số: 321/VP
V/v Lập hồ sơ hiện hành
của cán bộ, công chức
|
Hà Nội, ngày 19 tháng 05 năm 2008
|
Kính gửi: Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.
Để triển khai
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư,
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác Lưu trữ;
Lãnh đạo Bộ đã có Chỉ thị số 1275/CT-BNN-VP ngày 12 tháng 5 năm 2008 v/v tăng
cường quản lý và chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị
thuộc Bộ và giao cho thủ trưởng các đơn vị tiến hành triển khai công tác Văn
thư lưu trữ ở đơn vị mình, Văn phòng có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc các đơn
vị thực hiện.
Căn cứ Mục 3, Chương III Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Quyết
định số 15/2008/QĐ-BNN ngày 28 tháng 02 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp
và PTNT ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Văn phòng
Bộ;
Để giúp cán bộ,
công chức trong các đơn vị thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ
sơ vào lưu trữ đơn vị; Văn phòng Bộ soạn thảo bản hướng dẫn các đơn vị phương
pháp lập hồ sơ hiện hành cụ thể như sau:
I. KHÁI NIỆM HỒ SƠ VÀ LẬP HỒ SƠ:
1. Khái niệm
về hồ sơ:
“Hồ sơ là một
hoặc một tập các văn bản có liên quan đến nhau trong quá trình giải quyết một
công việc cụ thể của cán bộ, công chức”.
2. Khái niệm
về lập hồ sơ:
Lập hồ sơ là
căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, công việc cụ thể được giao, dựa trên một số đặc
trưng phổ biến giống nhau của văn bản như: đặc trưng vấn đề, vụ việc, tên gọi,
tác giả, thời gian, địa dư (hoặc kết hợp các đặc trưng trên) để sắp xếp văn bản
thành từng vấn đề, vụ việc hoặc từng tập văn bản để phục vụ giải quyết công
việc hiện hành, nộp lưu và tra cứu sau này.
II. PHƯƠNG
PHÁP LẬP HỒ SƠ
Trong quá trình
làm việc của cán bộ, công chức đã hình thành 02 loại hồ sơ:
1. Hồ sơ
nguyên tắc:
- Hồ sơ nguyên
tắc là những tài liệu, văn bản chỉ đạo của Đảng, nhà nước hoặc của Bộ đối với
những lĩnh vực cụ thể của hoạt động quản lý; các văn bản này liên quan trực
tiếp đến chức năng quản lý nhà nước của các đơn vị là căn cứ giải quyết công
việc của từng cán bộ công chức.
Ví dụ:
- Nghị quyết
của Đảng, Chính phủ về chuyển đổi mô hình hợp tác xã;
- Quyết định,
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về giải quyết chính sách, chế độ đối với lao
động dôi dư khi sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước.
- Các văn bản
quy phạm pháp luật của Nhà nước, của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy
định về công tác Văn thư, Lưu trữ.
2. Phương
pháp lập hồ sơ nguyên tắc:
Tất cả các văn
bản liên quan với nhau theo những đặc trưng nhất định được đưa vào cùng một hồ
sơ (cặp) và sắp xếp theo nguyên tắc: Văn bản nào có thời gian ban hành trước thì
xếp trước, văn bản nào có thời gian ban hành sau thì xếp sau và ghi tiêu đề
(hay nhãn cặp) theo các ví dụ sau đây:
|
+ Đặc trưng: Vấn đề (Nội dung)
|
|
+ Đặc trưng: Vấn đề - Thời gian
|
|
|
TÀI CHÍNH – GIÁ
Tập (Cặp) số
|
|
|
|
KHOA HỌC
CÔNG NGHỆ
Tập số
Từ năm …..
Đến năm …..
|
|
|
+ Đặc trưng: Tên loại – Cơ quan
|
|
+ Đặc trưng Tên loại, cơ quan – Thời gian
|
|
|
QUYẾT ĐỊNH –
CHỈ THỊ CỦA
THỦ TƯỚNG
C.PHỦ
Tập số
|
|
|
|
QUYẾT ĐỊNH –
CHỈ THỊ
CỦA THỦ
TƯỚNG
C.PHỦ
NĂM …….
Tập số
|
|
Tùy theo số
lượng văn bản, cán bộ, công chức có thể linh hoạt sắp xếp theo những đặc trưng
khác nhau để đảm bảo quản lý an toàn và sử dụng có hiệu quả hồ sơ nguyên tắc
phục vụ cho công việc.
Hồ sơ nguyên
tắc được để tại các đơn vị quản lý và sử dụng không căn cứ vào thời gian ban
hành văn bản. Các đơn vị và các cán bộ quản lý trực tiếp phải định kỳ kiểm tra
và loại hủy các văn bản đã hết hiệu lực hoặc đã được thay thế bằng một văn bản
khác.
3. Hồ sơ
công việc:
Hồ sơ công việc
(vụ việc) là những tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện chức năng
nhiệm vụ hoặc giải quyết một công việc cụ thể của cán bộ, công chức. Ví dụ:
- Vụ Pháp chế:
Hồ sơ tham gia góp ý xây dựng văn bản QPPL của các Bộ, ngành các văn bản do các
Bộ, ngành gửi đến xin ý kiến và các văn bản trả lời) ...
- Vụ Tài chính:
Hồ sơ kiểm kê và thanh lý tài sản cố định ở các đơn vị thuộc Bộ năm 2008.
- Vụ TCCB: Tài
liệu về kế hoạch đào tạo cán bộ, công chức của Bộ năm 2008 (các tờ trình, kế
hoạch, văn bản hướng dẫn, kết quả thực hiện …)
Tất cả các tài
liệu hình thành và liên quan đến nhau trong quá trình giải quyết một công việc
cụ thể nêu trên của các đơn vị, cán bộ công chức đều phải đưa vào hồ sơ công
việc.
4. Phương
pháp lập hồ sơ công việc:
Căn cứ vào số
lượng công việc (đầu việc); vào quý IV hàng năm, cán bộ, công chức phải dự kiến
số lượng bìa, cặp hồ sơ dùng cho năm công tác mới, văn thư các đơn vị tập hợp
lại để trình lãnh đạo đơn vị dự trù kinh phí để in ấn bìa cặp hồ sơ cho cán bộ,
công chức của đơn vị mình.
Khi bắt đầu một
năm công tác, cán bộ giải quyết công việc phải mở hồ sơ, ghi tiêu đề vào bìa hồ
sơ (tiêu đề tạm) và đưa tất cả những văn bản hình thành trong quá trình giải
quyết các công việc cụ thể đó thành các hồ sơ (như đã nêu ở các ví dụ trên).
Cuối năm hoặc
khi công việc đã giải quyết xong cán bộ, công chức các đơn vị phải sắp xếp lại
văn bản của mình theo nguyên tắc. Văn bản nào hình thành trước thì xếp lên
trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới theo trình tự giải quyết
văn bản (ngược với cách xếp hồ sơ nguyên tắc). Khi lập hồ sơ cần đảm bảo các yêu
cầu sau đây:
+ Nếu văn bản
trong hồ sơ còn thiếu do mượn hoặc thất lạc thì cần thu về cho đầy đủ.
+ Loại bỏ những
văn bản trùng thừa, những văn bản không liên quan hoặc xét thấy không cần thiết
để lưu trữ.
+ Đánh số cố
định trật tự văn bản trong hồ sơ hợp lý để thuận tiện cho việc tra tìm văn bản.
+ Viết mục lục
bên trong và chứng từ kết thúc hồ sơ (ghi theo mẫu và hướng dẫn tại bìa hồ sơ)
Sau khi kết
thúc các bước trên thì ghi tiêu đề hồ sơ chính thức (đã chỉnh sửa), tiêu đề hồ
sơ chính thức phải tóm tắt và thể hiện đầy đủ nội dung các văn bản bên trong hồ
sơ. Tiêu đề hồ sơ và số, ký hiệu sẽ là cơ sở để tra tìm tài liệu tại Lưu trữ Bộ
và Lưu trữ Quốc gia sau này.
Ngoài nhóm tài
liệu thuộc hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc, nếu cán bộ, công chức làm các
loại công việc có liên quan đến những nhóm tài liệu thuộc lĩnh vực chuyên ngành
như: Tài chính kế toán, Xây dựng cơ bản, Tài liệu phim ảnh, ghi âm … thì phương
pháp chỉnh lý và giao nộp theo quy định của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.
III. PHƯƠNG
PHÁP GIAO NỘP
Căn cứ vào bản
hướng dẫn này và các văn bản hiện hành của Nhà nước và quy định của cơ quan;
Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc, cán bộ, công chức kiểm tra lại hồ sơ,
giấy tờ thuộc lĩnh vực công việc mình giải quyết, thống kê danh mục hồ sơ để
nộp vào Lưu trữ cơ quan, cụ thể như sau:
- Các đơn vị
được tổ chức Văn Thư - Lưu trữ riêng theo quy định thì cán bộ, công chức đơn vị
sắp xếp và thống kê danh mục hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ của đơn
vị;
- Các đơn vị
không được tổ chức Văn thư – Lưu trữ riêng thì cán bộ, công chức đơn vị sắp xếp
và thống kê danh mục hồ sơ để nộp vào Lưu trữ của Bộ;
1. Mẫu bìa
hồ sơ:
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----------
BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
(Tên đơn vị)
Số hồ sơ:
HỒ SƠ
(Tiêu đề hồ sơ …)
|
|
Ngày mở hồ
sơ:
Ngày kết thúc:
Số lượng tờ:
|
|
2. Mẫu mục
lục văn bản (văn kiện) bên trong:
|
STT
|
Số và ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung
|
Tên cơ quan ban hành
|
Tờ số
|
Ghi chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
IV. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN:
Văn phòng có
trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thực hiện việc lập hồ
sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc của cơ quan, đơn vị trực thuộc theo quy định;
Hàng năm, Văn
phòng căn cứ vào nhu cầu thực tế về lượng văn bản phát hành về số lượng cán bộ,
công chức của từng đơn vị để dự trù kinh phí, in ấn các biểu bảng, bìa hồ sơ để
cung cấp cho các đơn vị có chức năng quản lý Nhà nước (các Vụ, Ban, Thanh tra
Bộ, Văn phòng);
Các Cục thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước chuyên ngành và các đơn vị còn lại sẽ dự trù
kinh phí để in ấn bìa cặp, đáp ứng yều cầu việc lập hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ
công việc của đơn vị;
Đề nghị thủ
trưởng các đơn vị quan tâm chỉ đạo để đưa công tác này đi vào nền nếp. Trong
quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc xin liên hệ với Văn phòng Bộ để
được hướng dẫn cụ thể.
|
Nơi
nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT, LT.
|
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG
Nguyễn Mạnh Hùng
|