Công văn 842/HTQTCT-CT quán triệt thực hiện quy định về chứng thực 2016

• Số hiệu: 842/HTQTCT-CT
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực
• Người ký: Nguyễn Công Khanh
• Ngày ban hành: 26/05/2016

BỘ TƯ PHÁP CỤC HỘ TỊCH, QUỐC TỊCH, CHỨNG THỰC --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------------
Số: 842/HTQTCT-CT V/v quán triệt thực hiện một số quy định về chứng thực	Hà Nội, ngày 26 tháng 05 năm 2016

Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 16/02/2016 Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi chung là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Sau hơn một năm triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cho thấy bước đầu đã đưa hoạt động chứng thực vào nền nếp. Tuy nhiên, qua công tác quản lý nhà nước về chứng thực và phản ánh của Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao về việc có tiếp nhận một số giấy tờ được chứng thực không phù hợp với pháp luật hiện hành, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quán triệt đối với các cơ quan thực hiện chứng thực một số nội dung sau đây:

1. Về chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì về nguyên tắc người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Do đó, thời gian qua, khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, một số cơ quan thực hiện chứng thực đã chủ quan không kiểm tra kỹ bản chính làm cơ sở để chứng thực nên đã xảy ra tình trạng chứng thực cả những bản chính giả, cấp sai thẩm quyền. Đặc biệt, vừa qua Cơ quan an ninh Điều tra, Bộ Công an đã phát hiện nhiều giấy tờ của lao động Trung Quốc bị làm giả để xin cấp giấy phép lao động tại Việt Nam (gồm bằng cấp, chứng chỉ và lý lịch tư pháp). Vì vậy, đề nghị Sở Tư pháp thông báo đến các cơ quan thực hiện chứng thực, khi chứng thực bản sao từ bản chính cần kiểm tra, đối chiếu kỹ. Trường hợp nghi ngờ về tính hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản thì yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh (Khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP); nếu phát hiện bản chính được cấp sai thẩm quyền, giả mạo thì phải từ chối chứng thực và lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Về quy định hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 20, Khoản 5 Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại và các trường hợp được quy định tại Điều 6 Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi Tiết và hướng dẫn thi hành một số Điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP .

Do vậy, đề nghị Sở Tư pháp lưu ý các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực thực hiện đúng quy định nêu trên, ngoài các trường hợp được miễn theo quy định thì không chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch đối với các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà các giấy tờ đó chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.

3. Về việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản

- Trong thời gian vừa qua, một số UBND cấp xã, Phòng Công chứng chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản có nội dung như: cam đoan chưa kết hôn với ai (giống như giấy tuyên thệ); giấy xin xác nhận có nội dung như giấy khai sinh... Mặc dù những giấy tờ này không thuộc quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhưng nội dung của nó là giấy tờ hộ tịch mà pháp luật quy định phải cấp theo mẫu như “Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”, “Giấy khai sinh”... Đề nghị Sở Tư pháp quán triệt, hướng dẫn, chỉ đạo các cơ quan thực hiện chứng thực, trong trường hợp người dân yêu cầu chứng thực chữ ký trong những giấy tờ có nội dung nêu trên thì đề nghị thực hiện theo quy định của pháp luật hộ tịch; không chứng thực chữ ký trên các giấy tờ có nội dung như vậy.

- Theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực phải ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định, tuy nhiên, vẫn có tình trạng các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không ghi lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP. Đề nghị Sở Tư pháp quán triệt, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu quy định.

4. Về việc chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa Điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc Điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Quy định như vậy không có nghĩa là người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm gì đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội mà với trình độ, năng lực bình thường thì một cán bộ, công chức cấp xã bắt buộc phải biết để từ chối chứng thực theo quy định tại Khoản 2, Điều 35 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội).

Để bảo vệ quyền lợi của người dân và bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật, đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn cơ quan thực hiện chứng thực, khi chứng thực hợp đồng, giao dịch phải thực hiện đầy đủ quy định tại Điều 35 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, cùng với việc xác nhận về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện các bên; thời gian, địa Điểm ký kết hợp đồng, giao dịch..., thì phải xem xét đến nội dung của hợp đồng, giao dịch, đặc biệt đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất. Với trách nhiệm là cơ quan quản lý đất đai ở địa phương UBND cấp xã cần kiểm tra, xác minh để bảo đảm tính hợp pháp của thửa đất là đối tượng của hợp đồng, giao dịch, nhằm phát huy trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan quản lý đất đai tại địa phương theo quy định của Luật đất đai, cũng như bảo đảm tốt hơn quyền lợi của người dân khi tham gia hợp đồng, giao dịch.

Trên đây là một số Điểm cần lưu ý trong quá trình thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP , Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp quán triệt đến tất cả cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trên địa bàn, bảo đảm thực hiện đầy đủ, đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ./.

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT (Châu)

CỤC TRƯỞNG Nguyễn Công Khanh

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF JUSTICE AGENCY OF CIVIL STATUS, NATIONALITY AND AUTHENTICATION ---------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness -------------------
No.: 842/HTQTCT-CT Re. grasping the implementation of a number of provisions on authentication	Ha Noi, May 26, 2016

To: Departments of Justice of provinces and central-affiliated cities

On February 16, 2016, the Government promulgated the Decree No. 23/2015/ND-CP on issuance of copies from master registers, issuance of certified true copies from originals, authentication of signatures and contracts (hereinafter referred to as Decree No. 23/2015/ND-CP). After over 1 year of implementation of the Decree No. 23/2015/ND-CP, the authentication activity is basically on right track. However, depending on the management on authenication and the refelection of the Consular Agency of the Ministry of Foreign Affairs on whether to receive a number of papers autheticated unconformably with current laws, the Agency of Civil Status, Nationality and Authentication requests Departments of Justice of central-affiliated cities and provinces to guide the authenticating authorities through the following contents:

1. Regarding certification of true copies from originals

As prescribed in clause 1 Article 19 of Decree No. 23/2015/ND-CP, in principle, the applicant for certification of true copies must be responsible for the contents, the validity and lawfulness of the originals used as basis for certification of true copies. As the result, during the certification of true copies from the originals, a number of authenticating authorities have not check carefully the originals used as the basis for certification of true copies and leads to the authentication of even unconformable originals. Especiallly, Investigating security offices of the Ministry of Public Security have recently found a lot of papers of Chinese people which are forged for application for the permits to work in Vietnam (including qualifications and criminal records). Thus, the Department of Justice shall request authenticating authorities to compare carefully the copies and the originals before granting authentication. If there is any suspicion of the lawfulness of the original, the authenticating authority shall request relevant agencies, organizations, and individuals to provide necessary information to verify the legality of the paper/document submitted for authentication (as prescribed in clause 5 Article 9 of Decree No. 23/2015/ND-CP); if the original is found to be issued unconformably or forged, the authenticating authority shall reject the application for authentication and file a record of impoundment and send the paper/document to a competent agency for handling according to law.

2. Regarding consular legalization before application for certification of true copies from originals, authentication of signatures of translators of documents issued, authenticated or certified by competent foreign authorities

As prescribed in clause 1 Article 20, clause 5 Article 32 of Decree No. 23/2015/ND-CP, before the application for certification of true copies from the originals or authentication of signatures of the translators, papers and documents issued, authenticated or certified by a competent foreign authority must be consularly legalized, except for case of excemption from consular legalization according to an international treaty to which Vietnam is a signatory or according to the principle of reciprocity and cases specified in Article 6 of Circular No. 20/2015/TT-BTP dated December 29, 2015 by the Ministry of Justice detailing and guiding the implementation of a number of articles of the Decree No. 23/2015/ND-CP.

Thus, the Department of Justice shall request authenticating agencies and organizations to comply with such regulations. To be specific, apart from cases of excemption, the certification of true copies from originals and the authentication of signatures of translators of papers and documents issued, authenticated or certified by competent foreign authorities which have not been consularly legalized are fobidden.

3. Authentication of signatures in papers and documents

...

...

...

- Point a clause 1 Article 24 of Decree No. 23/2015/ND-CP prescribes that the authenticator shall fully write testimonies for authentication of signatures using the form provided in the Annex enclosed with Decree No. 23/2015/ND-CP and Circular No. 20/2015/TT-BTP; however, a number of authenticating authorities failed to comply with such regulation. Departments of Justice shall direct and guide authenticating authorities to fully write testimonies for authentication according to regulation.

4. Regarding authentication of contracts

Article 35 of Decree No. 23/2015/ND-CP prescribed that the applicant for authentication must take full responsibility for the contents, the lawfulness of the contract; the authenticator must be responsible for the time and location of contract conclusion; civil capacity, willingness, signatures or fingerprints of contracting parties. Such provision does not mean the authenticator is not responsible for the lawfulness and the contents of the contract. Any official of commune level, with normal educational level and capacity, must consider rejecting the application for authentication as prescribed in clause 2 Article 35 of Decree No. 23/2015/ND-CP.

In order to protect the interests of the people and ensure the compliance with law, Departments of Justice shall direct and guide authenticating authorities to comply with regulations in Article 35 of Decree No. 35 of Decree No. 23/2015/ND-CP during the authentication of contracts. Accordingly, besides the verification of civil capacity and the willingness of the contracting parties; time and location of contract conclusion, the contents of the contract, especially contracts related to land use right, must be also checked. The People's Committee of commune, which is the local land administration agency, shall conduct inspection and verification to ensure the lawfulness of the land plot being the subject of the contract so as to uphold the responsibilities and powers of such land administration agency in the local area according to regulations in the Law on Land as well as to ensure benefits of the people involving in the contract.

Those are a number of important points in the implementation of Decree No. 23/2015/ND-CP. Departments of Justice shall provide guidance for all the authenticators working for Justice Offices and People’s Committees of communes in local areas, ensuring the compliance with regulations in the Decree No. 23/2015/ND-CP./.

DIRECTOR




Nguyen Cong Khanh