Công văn 1872/CV-LS-PL 2017 giấy tờ thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự

• Số hiệu: 1872/CV-LS-PL
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Cục Lãnh sự
• Người ký: Nguyễn Thị Hương Lan
• Ngày ban hành: 04/05/2017

BỘ NGOẠI GIAO CỤC LÃNH SỰ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1872/CV-LS-PL V/v giấy tờ thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự	Hà Nội, ngày 04 tháng 5 năm 2017

Kính gửi: Cục Hộ tịch,quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp)

Phúc công văn số 263/HTQTCT-HT ngày 23/3/2017 của Quý Cục về giấy tờ thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự, Cục Lãnh sự xin trao đổi như sau:

1. Về việc xác định Cơ quan có thẩm quyền nước ngoài

Tương tự như ở Việt Nam, các nước trên thế giới có nhiều loại giấy tờ và do các cơ quan có thẩm quyền khác nhau cấp, chứng thực và cơ quan này có thể được thay đổi phù hợp với nội luật của nước liên quan. Do vậy, việc lập danh sách cụ thể các cơ quan có thẩm quyền cấp, loại giấy tờ thuộc diện miễn hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) là không khả thi. Phù hợp với quy định tại các Hiệp định tương trợ tư pháp Việt Nam đã ký với các nước và Luật tương trợ tư pháp năm 2007, ta có thể thông qua tham vấn (consultation) đề nghị phía nước ngoài xác định cơ quan có thẩm quyền cấp các giấy tờ dân sự, thương mại, gia đình, lao động thông qua Cơ quan trung ương theo quy định của các hiệp định liên quan.

Trên cơ sở này, đề nghị Quý Cục cân nhắc việc sử dụng kênh Cơ quan trung ương theo hiệp định xác định các cơ quan có thẩm quyền của nước đó và loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước đó cấp cho công dân họ để làm thủ tục đăng ký kết hôn tại Việt Nam. Tuy nhiên, trước hết, đề nghị Quý Cục phối hợp với Cục Lãnh sự và các cơ quan liên quan để xác định rõ “cơ quan có thẩm quyền” của phía Việt Nam, cũng như loại giấy tờ do cơ quan này cấp thuộc diện miễn HPH/CNLS theo các hiệp định, để trao đổi với phía Bạn thống nhất hướng áp dụng các hiệp định liên quan.

2. Về phạm vi giấy tờ, tài liệu được miễn HPH/CNLS

Phù hợp với Luật tương trợ tư pháp 2007 (Điều 6), tương trợ tư pháp được thực hiện trên cơ sở yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thông qua ủy thác tư pháp; và ủy thác tư pháp là yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài về việc thực hiện một hoặc một số hoạt động tương trợ tư pháp theo quy định của pháp luật nước có liên quan hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Như vậy, phù hợp với Luật tương trợ tư pháp, Cục Lãnh sự cho rằng “giấy tờ dùng cho mục đích TTTP” cần được hiểu là giấy tờ, tài liệu được chuyển giao giữa các cơ quan chức năng dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo quy định của hiệp định, thỏa thuận đó. Hay nói cách khác, đối với một số quốc gia, vùng lãnh thổ (như An-giê-ri, Ba Lan, Trung Quốc, Ca-dắc-xtan, Đài Loan) việc miễn HPH/CNLS chỉ được áp dụng trong trường hợp giấy tờ, tài liệu được chuyển giao giữa Cơ quan Trung ương theo quy định của hiệp định cụ thể. Do vậy, các giấy tờ do cá nhân, tổ chức nộp trực tiếp tại các cơ quan chức năng của Việt Nam (và ngược lại) không thuộc diện miễn hợp HPH/CNLS.

3. Về trường hợp các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho công dân Việt Nam mang về Việt Nam nhưng chưa được HPH/CNLS

Theo quy định hiện hành, các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, chứng thực (bao gồm cả giấy tờ, tài liệu cấp cho công dân Việt Nam) cần được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn HPH/CNLS, để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Phù hợp với thông lệ quốc tế và quy định hiện hành của Việt Nam, việc HPH/CNLS đối với giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp có thể được thực hiện theo hai cách sau:

(i) Tại nước ngoài: Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền của sở tại chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu sau đó chuyển tới Cơ quan đại diện Việt Nam ở sở tại để hợp pháp hóa lãnh sự.

(ii) Tại Việt Nam: Cơ quan đại diện của nước cấp giấy tờ, tài liệu chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu sau đó sau đó chuyển tới Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để hợp pháp hóa lãnh sự.

Nếu Cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam không chứng nhận các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan chức năng của nước đó cấp (ví dụ Đại sứ quán Trung Quốc tại Hà Nội) để thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) thì cần thực hiện theo cách (i) nêu trên. Trong trường hợp người được cấp giấy tờ, tài liệu không thể sang nước ngoài để làm thủ tục CNLS/HPH thì có thể ủy quyền cho người khác làm thay thủ tục này.

Cục Lãnh sự xin gửi kèm theo danh sách cập nhật (tháng 4/2017) các nước và loại giấy tờ, tài liệu được miễn HPH/CNLS để Quý Cục tham khảo, tổng hợp và hướng dẫn các địa phương biết, thực hiện (Danh sách này đã được cập nhật trên cổng thông tin điện tử của Cục Lãnh sự tại địa chỉ: www.lanhsuvietnam.gov.vn).

Xin cảm ơn sự hợp tác của Quý Cục./.

Nơi nhận: - Như trên - Lưu: VP, PL, HPH.

KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Thị Hương Lan

DANH SÁCH CÁC NƯỚC VÀ LOẠI GIẤY TỜ, TÀI LIỆU ĐƯỢC MIỄN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

(Cập nhật tháng 4/2017)

Các chữ viết tắt:	HĐTTTP: Hiệp định tương trợ tư pháp	CQTƯ: Cơ quan Trung ương
	HĐLS: Hiệp định lãnh sự	VPKTVH: Văn phòng Kinh tế - Văn hóa
	TTTP: Tương trợ tư pháp	HPH: Hợp pháp hóa lãnh sự
	CQĐD: Cơ quan đại diện	CNLS: Chứng nhận lãnh sự

STT	Tên nước	Loại giấy tờ	Cơ quan cấp	Cơ sở miễn HPH/CNLS	Hướng dẫn áp dụng
01	Cộng hòa An-giê-ri Dân chủ và Nhân dân	1.1. Các giấy tờ, tài liệu dùng trong mục đích TTTP về hình sự	Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên	Điều 10 HĐTTTP về hình sự ngày 14/4/2010	Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP và chuyển qua các CQTƯ theo Hiệp định
		1.2. Các giấy tờ dân sự, thương mại có chữ ký và con dấu chính thức của CQ có thẩm quyền cấp	Các cơ quan có thẩm quyền	Điều 5 HĐTTTP trong lĩnh vực dân sự và thương mại năm 2010	Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP và chuyển qua các CQTƯ theo Hiệp định
02	Cộng hòa Ba Lan	2.1. Các loại giấy tờ lao động (Điều 1.3), dân sự, gia đình, hình sự được cơ quan có thẩm quyền lập, chứng thực	Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên	Điều 14 và 15 HĐTTTP năm 1993	Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP theo Hiệp định
		2.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 34 HĐLS năm 1979	Được miễn HPH/CNLS
03	Cộng hòa Bun-ga-ri	3.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên	Điều 12 HĐTTTP năm 1986	Được miễn HPH/CNLS
		3.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 33 HĐLS năm 1979	Được miễn HPH/CNLS
04	Cộng hòa Bê-la-rút	4.1. Các loại giấy tờ dân sự (thương mại), gia đình, lao động, hình sự	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền	Điều 11 HĐTTTP năm 2000	Được miễn HPH/CNLS
		4.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 13 HĐLS năm 2008	Được miễn HPH/CNLS
05	Vương quốc Cam-pu-chia	5.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền	Áp dụng nguyên tắc có đi có lại	Được miễn HPH/CNLS
		5.2. Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Cam-pu-chia tại khu vực biên giới	Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015	Được miễn HPH
06	Cộng hòa Ca- dắc-xtan	Bản án, quyết định của Tòa án, hoặc trích lục bản án, quyết định của Tòa án hoặc các tài liệu cần thiết khác có liên quan đến hộ tịch của công dân Bên ký kết	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền	Điều 14 HĐTTTP về dân sự năm 2011	Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu chuyển giao qua kênh liên lạc theo quy định của Hiệp định
07	Cộng hòa Cu-ba	7.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự, lao động	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên	Điều 13 HĐTTTP năm 1988	Được miễn HPH/CNLS
		7.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 12 HĐLS năm 1981	Được miễn HPH/CNLS
08	Trung Quốc(Đài Loan)	Các loại giấy tờ dân sự, thương mại, hôn nhân, gia đình và lao động (Điều 1.2) có chữ ký và con dấu chính thức của CQ có thẩm quyền cấp	Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên	Điều 15 Thỏa thuận giữa hai VPKTVH về TTTP trong lĩnh vực dân sự	Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP theo Thỏa thuận
09	Vương quốc Đan Mạch	Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi	Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên	Điều 4 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi năm 2003	Được miễn HPH
10	Vương quốc Hà Lan	Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đã được chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam	Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam	CH số HANOI/2015- 236 ngày 10/12/2015 (ĐSQ Hà Lan tại Hà Nội)	Được miễn HPH (áp dụng đối với giấy tờ của Việt Nam)
11	Cộng hòa Hung- ga-ri	11.1. Các giấy tờ công hoặc giấy tờ tư có xác nhận, chứng nhận trong lĩnh vực dân sự, gia đình, hình sự và hành chính	Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên	Điều 16 HĐTTTP năm 1985 và Công hàm số 64/2007 ngày 09/05/2007 của ĐSQ Hungari tại Hà Nội	Được miễn HPH/CNLS
		11.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 33 HĐLS năm 1979	Được miễn HPH/CNLS
12	Cộng hòa l-rắc	Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 40 HĐLS năm 1990	Được miễn HPH/CNLS
13	Cộng hòa l-ta-li-a	Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi	Cơ quan có thẩm quyền của hai nước	Điều 4 HĐ hợp tác về nuôi con nuôi năm 2003	Được miễn HPH/CNLS
14	CHDCND Lào	14.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên	Điều 12 HĐTTTP năm 1988	Được miễn HPH/CNLS
		14.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 36 HĐLS năm 1985	Được miễn HPH/CNLS
		14.3. Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Lào tại khu vực biên giới	Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015	Được miễn HPH
15	Mông Cổ	15.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên	Điều 8 HĐTTTP năm 2000	Được miễn HPH/CNLS
		15.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 31 HĐLS năm 1979	Được miễn HPH/CNLS
16	Liên bang Nga	16.1. Các loại giấy tờ do cơ quan tư pháp lập hoặc chứng thực (gồm cả bản dịch, trích lục đã được chứng thực)	Cơ quan Tư pháp của hai Bên	Điều 15 HĐTTTP và PL về các vấn đề dân sự và hình sự năm 1998	Được miễn HPH/CNLS
		16.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 29 HĐLS năm 1978 (ký với Liên Xô)	Được miễn HPH/CNLS
17	Nhật Bản	17.1. Các loại giấy tờ hộ tịch	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên	Áp dụng nguyên tắc có đi có lại	Được miễn HPH/CNLS
		17.2. Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi	Cơ quan có thẩm quyền lập và chuyển qua các CQTƯ	Điều 17 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi	Được miễn HPH/CNLS
18	Cộng hòa Pháp	18.1. Bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên	- Điều 26 HĐTTTP về các vấn đề dân sự năm 1999 - Công hàm trao đổi giữa CLS và ĐSQ Pháp tại HN năm 2011	Được miễn HPH/CNLS
		18.2. Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi	Cơ quan có thẩm quyền lập và chuyển qua các CQTƯ	Điều 17 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi	Được miễn HPH/CNLS
		18.3. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 35.3 HĐLS ngày 21/12/1981	Được miễn HPH (phải được CNLS nếu phía Bên kia yêu cầu)
19	Ru-ma-ni	Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 22 HĐLS năm 1995	Được miễn HPH/CNLS
20	Cộng hòa Séc	20.1. Các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên	Điều 13 HĐTTTP năm 1982 (ký với Tiệp Khắc)	Được miễn HPH/CNLS
		20.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 40 HĐLS năm 1980 (ký với Tiệp Khắc)	Được miễn HPH/CNLS
21	Vương quốc Tây Ban Nha	Các giấy tờ, tài liệu về hình sự	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên	Điều 21 HĐ TTTP về hình sự năm 2015	Được miễn HPH/CNLS khi chuyển giao thông qua các Cơ quan trung ương
22	Liên bang Thụy Sỹ	Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi	Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên	Điều 4 HĐ hợp tác về nuôi con nuôi năm 2005	Được miễn HPH
23	Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa	23.1. Các loại giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình và lao động) và hình sự	Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên lập hoặc xác nhận, ký và đóng dấu chính thức	Điều 29 HĐTTTP năm 1998	Miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP theo HĐTTTP năm 1998
		23.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 45 HĐLS năm 1998	Được miễn HPH/CNLS
		23.3. Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Trung Quốc tại khu vực biên giới	Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015	Được miễn HPH
24	U-crai-na	24.1. Các giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình, lao động) và hình sự	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên	Điều 12 HĐTTTP năm 2000	Được miễn HPH/CNLS
		24.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 42 HĐLS năm 1994	Được miễn HPH/CNLS
25	Cộng hòa Xlô-va-ki-a	25.1. Các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên	Điều 13 HĐTTTP năm 1982 (ký với Tiệp Khắc)	Được miễn HPH/CNLS
		25.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự	CQĐD của nước này tại nước kia	Điều 40 HĐLS năm 1980 (ký với Tiệp Khắc)	Được miễn HPH/CNLS
26	Cộng hòa In-đô-nê-xi-a	Các tài liệu, hồ sơ dùng trong mục đích TTTP về hình sự, trừ trường hợp đặc biệt khi Bên được yêu cầu đề nghị rằng các hồ sơ hoặc tài liệu phải được chứng thực	Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên	Điều 19 HĐTTTP về hình sự ký ngày 07/6/2013, có hiệu lực từ ngày 22/1/2016	Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, hồ sơ được chuyển giao theo Hiệp định

Ghi chú:

- Theo quy định tại Điều 9.4 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải HPH, CNLS phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài thì cũng được miễn HPH, CNLS.

- Việc thực hiện theo các Hiệp định nêu trên không ảnh hưởng đến việc HPH, CNLS giấy tờ theo yêu cầu của công dân tại các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam nhằm tạo thuận lợi cho công dân theo quy định tại Điều 10.2 Thông tư 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao Hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- (*) Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa: Đối với giấy tờ như bằng cấp, chứng chỉ, lý lịch tư pháp (xác nhận không tiền án, tiền sự) và các giấy tờ liên quan khác do cơ quan công chứng của Trung Quốc hoặc cơ quan có thẩm quyền khác (bao gồm Hồng Kông, Ma Cao) chứng nhận, sau đó được Vụ Lãnh sự Bộ Ngoại giao Trung Quốc (hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương Trung Quốc được ủy quyền) chứng thực thì phải HPH tại CQĐD Việt Nam tại Trung Quốc (Căn cứ theo nội dung công hàm trao đổi giữa Cục Lãnh sự và ĐSQ Trung Quốc tại Việt Nam).