Quy trình lập hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong ngành BHXH Việt Nam

Quy trình lập hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong ngành BHXH Việt Nam (Hình từ Internet)

Ngày 12/9/2024,Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Công văn 3238/BHXH-LT hướng dẫn nội dung về lập Danh mục hồ sơ và lập hồ sơ điện tử theo Quyết định 3012/QĐ-BHXH năm 2022.

Quy trình lập hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong ngành BHXH Việt Nam

Theo quy định tại Phần II Công văn 3238/BHXH-LT năm 2024 thì quy trình lập hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong ngành BHXH Việt Nam được thực hiện như sau:

Bước 1: Mở hồ sơ

Công chức, viên chức, người lao động được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc mở hồ sơ phát sinh không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành.

- Mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ: Người lập hồ sơ mở hồ sơ bằng cách chọn mã hồ sơ, các trường thông tin cơ bản về hồ sơ sẽ được điền tự động dựa theo Danh mục hồ sơ đã ban hành đầu năm bao gồm:

+ Mã hồ sơ điện tử (Mã hồ sơ điện tử của văn bản này không áp dụng đối với mã hồ sơ thủ tục hành chính);

+ Tiêu đề hồ sơ;

+ Thời hạn bảo quản;

+ Người lập hồ sơ;

+ Ghi chú (Nếu có).

- Mở hồ sơ phát sinh không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành: Công chức, viên chức, người lao động xác định các thông tin của hồ sơ cần mở như: Tiêu đề hồ sơ (ghi cụ thể theo nội dung công việc), số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu như hướng dẫn tại điểm c, điểm d mục I Công văn 3238/BHXH-LT năm 2024 và bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ.

Bước 2: Cập nhật thông tin chi tiết về hồ sơ

Người lập hồ sơ thực hiện nhập các trường thông tin số 6, 8, 9, 10, 11, 12 (theo Phụ lục đính kèm Công văn 3238/BHXH-LT năm 2024).Xem chi tiết tại đây.

Bước 3: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc, cá nhân lập hồ sơ thực hiện liên kết, cập nhật các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ. Khi phát sinh văn bản, tài liệu liên quan đến hồ sơ công việc đã được lập, cập nhật đầy đủ vào hồ sơ đến khi kết thúc công việc. Thành phần hồ sơ điện tử bao gồm:

- Phiếu trình giải quyết công việc: bao gồm vấn đề trình, cơ quan trình, người quyết định, nội dung trình, ý kiến các cơ quan liên quan, ý kiến đơn vị chủ trì, ý kiến của các cơ quan đơn vị liên quan (nếu có), quyết định của người có thẩm quyền. Một hồ sơ điện tử có thể bao gồm nhiều phiếu trình xuyên suốt quá trình xử lý công việc.

- Văn bản dự thảo: Dự thảo văn bản kèm theo Phiếu trình trong trường hợp trình người có thẩm quyền ký văn bản. Văn bản dự thảo bao gồm tối thiểu các trường thông tin sau: Loại văn bản, trích yếu, người ký, ngày tạo, đơn vị soạn thảo, file dự thảo văn bản, file phụ lục, tài liệu kèm theo.

- Phối hợp xử lý: Xin ý kiến phối hợp của cá nhân, cơ quan, đơn vị trong quá trình xử lý hồ sơ công việc. Thời hạn phối hợp xử lý công việc theo quy định tại quy chế làm việc của từng bộ, ngành, địa phương, cơ quan, tổ chức.

- Văn bản, tài liệu liên quan: Tập hợp các file văn bản đến, tài liệu liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ công việc.

- Các thành phần khác theo quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị.

Trường hợp có văn bản, tài liệu nằm trong thành phần hồ sơ nhưng không được phát hành bản điện tử trên hệ thống QLVB&ĐH thì cá nhân lập hồ sơ thực hiện scan màu văn bản, tài liệu đó để cập nhật văn bản dưới dạng file PDF vào hồ sơ. Nếu tài liệu có dạng file hình ảnh, âm thanh thì thực hiện đính kèm các file đó dưới dạng điện tử vào hồ sơ bằng các chức năng của hệ thống QLVB&ĐH.

Bước 4: Sắp xếp văn bản trong hồ sơ

Sắp xếp các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, thẩm quyền của cơ quan ban hành...

Bước 5: Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

Khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

- Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp.

- Xem xét, chỉnh sửa lại các thông tin đã nhập về hồ sơ tại bước 1 và bước 2 cho chính xác, phù hợp.

Bước 6: Nhập Mục lục văn bản trong hồ sơ

Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, người lập hồ sơ có trách nhiệm liệt kê văn bản, tài liệu vào Mục lục văn bản trong hồ sơ theo đúng trình tự sắp xếp văn bản trong hồ sơ. Những văn bản, tài liệu phát hành điện tử trên hệ thống QLVB&ĐH khi được liên kết, cập nhật vào hồ sơ thì các trường thông tin về văn bản như số, ký hiệu, ngày tháng năm văn bản, trích yếu nội dung, tác giả và số trang sẽ được cập nhật tự động vào Mục lục văn bản trong hồ sơ. Những văn bản, tài liệu được thêm vào hồ sơ bằng các hình thức khác như số hóa, đính kèm file thì người lập hồ sơ thực hiện nhập thủ công các thông tin về văn bản, tài liệu vào Mục lục văn bản trong hồ sơ.

Bước 7: Kết thúc hồ sơ

Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ cập nhật vào Hệ thống QLVB&ĐH các trường thông tin số 5, 7, 15, 16, 17, 18, 19, 21, 22 (theo Phụ lục đính kèm Công văn 3238/BHXH-LT năm 2024). Xem chi tiết tại đây.

Xem thêm Công văn 3238/BHXH-LT ban hành ngày 18/9/2024.