Các trường thông tin của hồ sơ điện tử trong ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam

STT

Tên trường

Giải thích, cách ghi

Bước thực hiện

1

* Nhóm hồ sơ

- Là các đề mục lớn, đề mục nhỏ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành trong năm.

- Trường thông tin này được hiển thị mặc định theo cây Danh mục do văn thư đơn vị tạo từ đầu năm.

Bước 1

2

* Mã hồ sơ

Trường thông tin này được hiển thị mặc định theo cây Danh mục do văn thư đơn vị tạo từ đầu năm. 

Bước 1

3

* Tiêu đề hồ sơ

Trường thông tin này được hiển thị mặc định theo cây Danh mục do văn thư đơn vị tạo từ đầu năm.

Bước 1

4

* Thời hạn bảo quản

Trường thông tin này được hiển thị mặc định theo cây Danh mục do văn thư đơn vị tạo từ đầu năm.

Bước 1

5

Ngôn ngữ

- Được mặc định điền sẵn là tiếng Việt. 

- Người lập hồ sơ có thể tùy chỉnh chọn loại ngôn ngữ theo hồ sơ thực tế. 

- Nếu trong toàn hồ sơ chỉ có các văn bản được viết bằng tiếng Việt thì để thông tin như đã mặc định là: “Tiếng Việt”. 

- Nếu hồ sơ đồng thời bao gồm cả văn bản bằng tiếng Việt và văn bản bằng ngôn ngữ khác thì ghi tất cả ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ, giữa các ngôn ngữ cách nhau bởi dấu phẩy và xếp theo thứ tự ABC. Ví dụ: tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Việt.

Bước 7

6

* Thời gian bắt đầu

- Thời gian bắt đầu của tài liệu có trong hồ sơ, định dạng DD/MM/YYYY. 

- Hiển thị mặc định theo thời gian thực tại thời điểm người lập hồ sơ thực hiện thao tác tạo hồ sơ (Người tạo hồ sơ có thể cập nhật lại). 

Bước 2

7

* Thời gian kết thúc

- Thời gian kết thúc của tài liệu có trong hồ sơ, định dạng DD/MM/YYYY. 

- Hiển thị mặc định theo thời gian thực tại thời điểm người lập hồ sơ thực hiện thao tác kết thúc hồ sơ (Người tạo hồ sơ có thể cập nhật lại). 

Bước 7

8

* Tình trạng hồ sơ

Chuyển đổi trạng thái của hồ sơ với các tình trạng xử lý như: Tạo mới, Đang xử lý, Đã xử lý.

Bước 2, Bước 5 

9

* Người xử lý

Dựa vào tên tài khoản đang thực hiện thao tác, trường thông tin hiển thị mặc định tên người tạo sẽ là người xử lý hồ sơ (người tạo có thể cập nhật lại).

Bước 2, Bước 5 

10

* Người phụ trách

- Xác định lãnh đạo phụ trách xử lý văn bản, công việc trong hồ sơ. 

- Trên danh sách chỉ được chọn tên lãnh đạo Đơn vị và lãnh đạo phòng thuộc phòng đang thiết lập hồ sơ.

Bước 2, Bước 5 

11

Người xem

Người tạo hồ sơ thực hiện gán một người hoặc nhiều người trong đơn vị được quyền xem hồ sơ đang thiết lập. Người có quyền xem chỉ được xem thông tin hồ sơ.

Bước 2, Bước 5 

12

Người cập nhật

Người tạo hồ sơ thực hiện gán một người hoặc nhiều người trong đơn vị được quyền sửa hồ sơ đang thiết lập. Người có quyền sửa được phép chỉnh sửa hồ sơ cũng như chuyển thông tin trạng thái xử lý.

Bước 2, Bước 5 

13

Văn bản đến liên quan / Văn bản đi, dự thảo liên quan / Công việc liên quan 

- Lựa chọn văn bản đến, đi, dự thảo, công việc liên quan vào hồ sơ.

- Trên danh sách văn bản, người dùng chỉ được phép chọn các văn bản đến, đi, công việc được gửi đến hoặc gửi đi của người đang thiết lập hồ sơ. 

Bước 3, Bước 5

14

File đính kèm

Người dùng tải file tài liệu liên quan đến hồ sơ. Được phép đính kèm nhiều file và định dạng như: .docx, .doc, .xls, .xlsx, .pdf, .zar, .zip, .ppt, .pptx, .JPG, .JPEG, .MP3, .WMA,… 

Bước 3, Bước 5

15

* Tổng số văn bản trong hồ sơ

Là tổng số văn bản thực tế được cập nhật vào hồ sơ dựa theo Mục lục văn bản. 

Bước 7

16

Chú giải

Nhằm mục đích làm sáng tỏ thêm nội dung văn bản, tên loại văn bản, độ gốc của văn bản, vật mang tin và thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện mà tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh. Tùy theo thực tế của từng hồ sơ mà có chú giải cho phù hợp

Bước 7

17

Ký hiệu thông tin

Ghi ký hiệu thông tin (nếu có).

Bước 7

18

. Từ khóa 

Ghi từ mang trọng tâm thông tin như từ khóa phục vụ tra cứu khai thác tài liệu. 

Bước 7

19

* Số lượng trang

Ghi số trang thực tế của tổng số văn bản, tài liệu được cập nhật vào hồ sơ

Bước 7

20

* Dung lượng

Là tổng dung dượng của tất cả các file tài liệu trong hồ sơ. Được điền tự động khi người lập hồ sơ thực hiện thao tác kết thúc hồ sơ.

Bước 7

21

Tình trạng vật lý

Chỉ ghi tình trạng vật lý của tài liệu bị hư hỏng, rách; mờ; nấm mốc; ố, vàng (đối với tài liệu không phải là file gốc được phát hành điện tử mà được số hóa, sao chụp lại). 

Bước 7

22

* Thời gian nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 

Ghi thời gian dự kiến nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định, định dạng DD/MM/YYYY.

Bước 7