Trình tự xin phép tổ chức hội thảo quốc tế tại Việt Nam của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Trình tự xin phép tổ chức hội thảo quốc tế tại Việt Nam của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (Hình từ internet)

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

Hội thảo quốc tế là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg thì hội nghị, hội thảo quốc tế được hiểu là hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam, bao gồm:

- Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc có nhận tài trợ của nước ngoài;

- Hội nghị, hội thảo do các tổ chức nước ngoài tổ chức.

Trình tự xin phép tổ chức hội thảo quốc tế tại Việt Nam của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Theo Điều 11 Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành kèm theo Quyết định 570/QĐ-BVHTTDL năm 2024 quy định về nguyên tắc, trình tự xin phép tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tại Việt Nam như sau:

- Việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ thực hiện theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và các quy định pháp luật liên quan.

- Cục Hợp tác quốc tế là đơn vị đầu mối tham mưu Bộ trưởng phê duyệt, hoặc trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

- Đơn vị tổ chức gửi Cục Hợp tác quốc tế hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất 02 tháng đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 45 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ trưởng. Hồ sơ xin phép bao gồm:

+ Công văn xin phép tổ chức.

+ Đề án tổ chức với các thông tin: Bối cảnh, lý do, danh nghĩa tổ chức; mục đích, yêu cầu; thời gian, địa điểm (gồm cả địa điểm tham quan, khảo sát); nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề; thành phần tham dự (số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và nước ngoài); thông tin lý lịch trích ngang và trình độ chuyên môn của báo cáo viên/diễn giả người nước ngoài; kế hoạch tuyên truyền; nguồn kinh phí và hình tổ chức thực hiện.

+ Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam (nếu có).

- Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, Cục Hợp tác quốc tế tham mưu Bộ trưởng:

+ Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan trước khi trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định;

+ Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức sau khi có ý kiến của Thủ tướng Chính phủ, đồng thời gửi Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.

- Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Bộ trưởng, Cục Hợp tác quốc tế chủ trì:

+ Lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan (nếu cần);

+ Tham mưu Bộ trưởng ban hành quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Trách nhiệm của đơn vị tổ chức hội thảo quốc tế

Khoản 1 Điều 12 Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành kèm theo Quyết định 570/QĐ-BVHTTDL năm 2024 quy định về trách nhiệm của đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế như sau:

- Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định hiện hành;

- Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước;

- Thông báo cho Cục Hợp tác quốc tế để phối hợp xử lý hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý kịp thời những diễn biến phức tạp nảy sinh trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;

- Báo cáo Bộ trưởng hoặc tham mưu Bộ trưởng báo cáo Thủ tướng Chính phủ kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng thời gửi Cục Hợp tác quốc tế bản sao báo cáo.

Đoàn Đức Tài