Thuộc tính
Nội dung
Tiếng Anh (English)
Văn bản gốc/PDF
Lược đồ
Liên quan hiệu lực
Liên quan nội dung
Thuộc tính
Tải về
Các bản dự thảo

Đang tải văn bản...

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12199-2:2018 về Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 2

Số hiệu:	TCVN12199-2:2018	Loại văn bản:	Tiêu chuẩn Việt Nam
Nơi ban hành:	***	Người ký:	***
Ngày ban hành:	Năm 2018	Ngày hiệu lực:
		Tình trạng:	Đã biết

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 12199-2:2018

ĐẶC TẢ DỮ LIỆU CỦA ĐỐI TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ - PHẦN 2: CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ

Recordkeeping metadata standard - Part 2: Procedures

Lời nói đầu

TCVN 12199-2:2018 được xây dựng trên cơ sở các tiêu chuẩn ISO 23081- 1:2006 và ISO 23081-2:2009.

TCVN 12199-2:2018 do Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà nội biên soạn, Bộ Thông tin và Truyền thông đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12199 gồm 02 phần:

- TCVN 12199-1:2018, Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 1: Đối tượng và hồ sơ.

...

Bạn phải đăng nhập hoặc đăng ký Thành Viên TVPL Pro để sử dụng được đầy đủ các tiện ích gia tăng liên quan đến nội dung TCVN.

Mọi chi tiết xin liên hệ: ĐT: (028) 3930 3279 DĐ: 0906 22 99 66

ĐẶC TẢ DỮ LIỆU CỦA ĐỐI TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ - PHẦN 2: CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ

Recordkeeping metadata Standard - Part 2: Procedures

1 Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn kỹ thuật này quy định các dữ liệu đặc tả trong quy trình lưu trữ hồ sơ Tiêu chuẩn này quy định về dữ liệu đặc tả cho các chức năng nghiệp vụ trong quy trình quản lý.

Tiêu chuẩn kỹ thuật này có thể áp dụng cho việc truy cập; cập nhật, chỉnh sửa và trao đổi các hồ sơ không phụ thuộc vào định dạng.

Tiêu chuẩn này có thể áp dụng trong quá trình thiết kế và triển khai hệ thống thông tin quản lý hồ sơ, bao gồm cả hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử của các tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp.

2 Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi.

...

ISO 8601:2004, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Phần tử dữ liệu và dạng thức trao đổi - Trao đổi thông tin - Biểu diễn thời gian).

3 Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này dụng các thuật ngữ, định nghĩa sau đây.

3.1

Đối tượng (agent)

Cá nhân, nhóm làm việc hoặc tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào việc tạo ra, ghi chụp, số hóa lại hồ sơ và/hoặc các quy trình quản lý hồ sơ.

3.2

Tổ chức (organization)

Người hoặc nhóm người có chức năng cụ thể và được quy định riêng gắn liền với trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ để đạt được các mục tiêu của mình.

...

Hồ sơ dữ liệu (records)

Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ hồ sơ được dùng thay thế cho thuật ngữ hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3.4

Lập tài liệu (document) (động từ)

Ghi lại, chứng minh hoặc ghi chú lại để truy lục lại sau đó.

3.5

Hệ thống (Systems)

Tập hợp các yếu tố có liên quan lẫn nhau hay tương tác.

[Biên tập theo TCVN ISO 9000:2007 (ISO 9000:2007) “Tập hợp các yếu tố có liên quan lẫn nhau hay tương tác”.]

...

Hệ thống hồ sơ dữ liệu (records systems)

Hệ thống thông tin để thu nhận, quản lý và hỗ trợ việc tiến hành các thao tác lên hồ sơ dữ liệu hoặc đối với các đối tượng liên quan đến hồ sơ dữ liệu đó.

3.7

Hệ thống quản lý hồ sơ dữ liệu (records management system)

Hệ thống quản lý trong một tổ chức được xây dựng nhằm quản lý và kiểm soát hồ sơ dữ liệu trong toàn bộ tổ chức đó.

3.8

Dữ liệu đặc tả (metadata)

Là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.

CHÚ THÍCH Trong phạm vi hẹp về lưu giữ hồ sơ, Dữ liệu đặc tả có thể hiểu là thông tin mô tả các đặc tính về đối tượng, hồ sơ, ngữ cảnh, nội dung và cấu trúc của các hồ sơ dữ liệu, các quy trình và hoạt động quản lý các hồ sơ dữ liệu theo thời gian.

...

Thành phần dữ liệu đặc tả (metadata element)

Đơn vị dữ liệu cung cấp thông tin về thực thể. Mỗi thành phần dữ liệu cung cấp một thành phần thông tin trong dữ liệu đặc tả của thực thể. Mỗi thành phần dữ liệu đơn miêu tả thông qua tên và các đặc tính.

3.10

Trường (property)

Một thành phần đơn lẻ trong một dữ liệu đặc tả, là đơn vị đơn lẻ của thông tin.

3.11

Trường con (sub property)

Một thành phần thuộc một trường gồm nhiều thành phần, mô tả ngữ nghĩa hoặc giá trị của trường đó.

CHÚ THÍCH Xem 3.10.

...

Yếu tố con của dữ liệu đặc tả (metadata sub-element)

Yếu tố được sử dụng kết hợp với yếu tố dữ liệu đặc tả để mô tả cụ thể hơn về tài nguyên thông tin.

3.13

Cơ sở dữ liệu lưu trữ dữ liệu đặc tả (metadata database)

Cơ sở dữ liệu lưu trữ các dữ liệu đặc tả để bảo đảm tính nhất quán, độ tin cậy và tính sẵn có của thông tin được truy cập.

3.14

Cú pháp của dữ liệu đặc tả (metadata syntax)

Quy tắc tạo ra các trường cấu trúc hoặc các yếu tố của dữ liệu đặc tả, được biểu diễn qua một số ngôn ngữ đánh dấu hoặc ngôn ngữ lập trình khác nhau.

3.15

...

Giá trị được gán cho từng thành phần chi tiết hoặc thành phần chính của dữ liệu đặc tả.

3.16

Phân loại (classification)

Định danh và sắp xếp có hệ thống các hoạt động nghiệp vụ và/hoặc hồ sơ dữ liệu vào các danh mục phân loại theo các quy ước có cấu trúc lô-gich, phương pháp và quy tắc theo thủ tục được thể hiện trong một hệ thống phân loại.

3.17

Sơ đồ mã hóa (encording scheme)

Danh sách được kiểm soát của tất cả các giá trị có thể chấp nhận bằng ngôn ngữ tự nhiên và/hoặc như là một chuỗi văn bản có cú pháp mã hóa được thiết kế để có thể xử lý bằng máy.

3.18

Quản lý thao tác (operations management)

...

3.19

Tài liệu (documents)

Thông tin hoặc các văn bản pháp quy hoặc có tính pháp quy dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một đơn vị/ cơ quan nhất định.

3.20

Theo dõi (tracks)

Việc tạo lập, thu giữ và duy trì thông tin về việc di chuyển và sử dụng các hồ sơ dữ liệu.

3.21

Thực thể (entity)

Bất kì một đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng đang tồn tại, đã tồn tại và có thể tồn tại. Trong tiêu chuẩn này, thực thể là chỉ đối tượng, hồ sơ, các đơn vị liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ và các quy trình quản lý hồ sơ.

...

Thực thể quan hệ (Related entity)

Thực thể có liên quan đến một hành động, một thao tác trong hệ thống quản lý hồ sơ. Trong tiêu chuẩn này có 2 thực thể có liên quan đến thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) của đối tượng vào hồ sơ dữ liệu: Đối tượng thao tác - Xác định đối tượng thực hiện thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) và Hồ sơ thao tác - Xác định hồ sơ mà đối tượng thao tác.

4 Quy trình quản lý (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

Quy trình quản lý trong tiêu chuẩn này là các quy trình truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa. Các quy trình này là các hoạt động quản lý nhằm kiểm soát hiệu quả và có hệ thống đối với các thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) lên hồ sơ dữ liệu và đối với các đối tượng liên quan. Bao gồm quá trình thu nhận và lưu vết thông tin về các thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) hồ sơ dữ liệu đối với các đối tượng liên quan. Quá trình này gồm 2 giai đoạn:

- tại thời điểm tiến hành thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa);

- tại thời điểm sau khi tiến hành thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa);

Sơ đồ mô tả quy trình quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) được thể hiện trong các Hình từ Hình 1 đến Hình 4:

Hình 1 - Mô tả quy trình quản lý thao tác truy cập

...

Hình 2 - Mô tả quy trình quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

Hình 3 - Mô tả quy trình quản lý thao tác trao đổi

Hình 4 - Mô tả quy trình quản lý thao tác cấp quyền, kế thừa

5 Yêu cầu đối với việc mô tả quy trình quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

Quy trình quản lý là tập hợp các thao tác quy định cần thực hiện tùy thuộc vào môi trường pháp lý, yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu về trách nhiệm và tính rủi ro khi tiến hành thao tác trong hệ thống. Các yêu cầu này còn phụ thuộc vào loại hình tổ chức, bối cảnh xã hội và pháp lý của tổ chức hoạt động.

Thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) hồ sơ dữ liệu phụ thuộc vào công nghệ, khuôn dạng dữ liệu, phiên bản dữ liệu, tác nhân tạo lập dữ liệu và các giai đoạn khác nhau của dữ liệu.

Các thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) cần được lập thành tài liệu dưới dạng các hồ sơ dữ liệu. Các hồ sơ dữ liệu này cần được tiến hành phù hợp với Điều 9 trong TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001)) và được liên kết với các dữ liệu đặc tả đặc trưng hóa bối cảnh nghiệp vụ cụ thể khi tổ chức, cá nhân tiến hành thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) đó và các dữ liệu đặc tả đặc trưng hóa trách nhiệm giải trình của tổ chức, cá nhân hoặc tài liệu về thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) và tài liệu về quyết định hoặc một quá trình ra quyết định truy cập.

...

Môi trường mà trong đó tổ chức tác nghiệp, thiết lập ra các nguyên tắc chung về quyền, điều kiện và giới hạn tiến hành thao tác; các quyền, điều kiện và giới hạn tiến hành thao tác đó cần được đưa vào quy chế vận hành hệ thống dữ liệu. Có thể có những quy định cụ thể đề cập đến những nội dung như: tính chất cá nhân, an ninh, tự do thông tin và tài liệu lưu trữ. Dữ liệu có thể chứa đựng các thông tin cá nhân, thương mại hoặc thông tin mang tính tác nghiệp. Trong một số trường hợp, không được phép tiến hành thao tác dữ liệu hay thông tin về dữ liệu.

Những hạn chế đối với việc tiến hành thao tác dữ liệu có thể được đặt ra cho cả người sử dụng trong nội bộ tổ chức và bên ngoài tổ chức. Một tổ chức chỉ phải xác định các dữ liệu bị hạn chế tiến hành thao tác khi mà nhu cầu công việc hoặc môi trường làm việc đòi hỏi. Việc hạn chế tiến hành thao tác cần được quy định với thời hạn xác định để đảm bảo rằng việc theo dõi bổ sung cần thiết đối với dữ liệu này sẽ không được thực hiện lâu hơn so với thời gian yêu cầu. Các quy định về việc giới hạn tiến hành thao tác có thể thay đổi theo thời gian và nhu cầu.

Việc đảm bảo các biện pháp kiểm soát thích hợp đối với sự tiến hành thao tác được thực hiện bằng cách định ra mức độ tiến hành thao tác đối với cả dữ liệu và các cá nhân tiến hành thao tác dữ liệu.

Quản lý quá trình tiến hành thao tác sẽ đảm bảo rằng:

a) dữ liệu được phân loại theo mức độ tiến hành thao tác tại thời điểm cụ thể;

b) dữ liệu chỉ được loại bỏ bởi người có thẩm quyền;

c) dữ liệu được mã hóa có thể được đọc khi có yêu cầu hoặc khi được phép;

d) quá trình và giao dịch liên quan đến dữ liệu chỉ được những người có thẩm quyền thực hiện;

e) các bộ phận trực thuộc tổ chức có trách nhiệm thực hiện các chức năng công việc cụ thể quy định việc cho phép tiến hành thao tác dữ liệu liên quan đến phạm vi trách nhiệm của mình.

...

6 Yêu cầu đối với dữ liệu đặc tả mô tả quy trình quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

Dữ liệu đặc tả mô tả quy trình thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) phù hợp Tiêu chuẩn kỹ thuật về đặc tả dữ liệu trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 1: Đối tượng và hồ sơ.

6.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quy trình quản lý tại thời điểm tiến hành thao tác

Dữ liệu đặc tả nên tạo thuận lợi cho hoặc tự động hóa việc quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) cần tiến hành liên quan đến một hồ sơ dữ liệu hoặc một nhóm hồ sơ dữ liệu cụ thể.

Tại thời điểm tiến hành thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa), các phần tử dữ liệu đặc tả chính đối với quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) nên được định danh và áp dụng theo đúng thứ tự để tạo thuận lợi cho các thao tác tiếp theo. Dữ liệu đặc tả nên:

a) Bảo đảm rằng các công cụ quản lý như thẩm quyền tiêu hủy, Các kiểu phân loại hoạt động, Các kiểu phân loại tiến hành thao tác và an toàn có thể áp dụng trong hệ thống;

b) Thu giữ dữ liệu đặc tả áp dụng đối với hồ sơ dữ liệu trong hệ thống hồ sơ dữ liệu,

c) Định danh và lập tài liệu phương pháp và quy tắc đối với xác thực theo cách để có thể định danh các yêu cầu xác thực đã được áp dụng trong các thủ tục lập tài liệu và nghiệp vụ đối với kiểu hồ sơ dữ liệu nào đó mà các tác nhân có trách nhiệm triển khai;

d) Định danh và lập tài liệu các thẩm quyền và sự cho phép của tác nhân được yêu cầu để tiến hành thao tác;

...

f) Lập tài liệu dữ liệu đặc tả về an toàn và việc tiến hành thao tác được áp dụng cho các hồ sơ dữ liệu trong một hệ thống các hồ sơ dữ liệu;

g) Tạo thuận lợi cho việc phân loại các chức năng, hoạt động, giao dịch nghiệp vụ;

h) Tạo thuận lợi cho việc phân loại các hồ sơ dữ liệu;

i) Thu giữ các liên kết giữa các hồ sơ dữ liệu và các kết tập của các hồ sơ dữ liệu và nghĩa các hồ sơ dữ liệu, tác nhân và các quá trình; và

j) Tạo thuận lợi cho việc bảo quản các hồ sơ dữ liệu trong thời gian dài.

6.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm tiến hành thao tác

Việc tạo lập dữ liệu đặc tả mô tả các quá trình quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) là một thành phần thiết yếu để đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn, khả năng sử dụng và tính tin cậy của hồ sơ dữ liệu. Điều này có thể áp dụng cho mọi tổ chức có trách nhiệm đối với việc quản lý các hồ sơ dữ liệu. Việc tạo lập các dữ liệu đặc tả này cũng tạo thuận lợi cho các thao tác quản lý hồ sơ dữ liệu cần thiết được tiến hành trong mối quan hệ với hồ sơ dữ liệu hoặc nhóm hồ sơ dữ liệu cụ thể và/hoặc đảm bảo việc tự động hóa các thao tác này. Các dữ liệu đặc tả như vậy gồm:

a) Việc lập tài liệu các thủ tục xác thực đối với mỗi chuyển đổi các hồ sơ dữ liệu; và

b) Lập tài liệu các quy tắc để sao chép các hồ sơ dữ liệu, các kiểu sao chép khác nhau, thẩm quyền sao chép theo mỗi kiểu sao chép, thủ tục đối với việc sao chép thông thường các hồ sơ dữ liệu cần thiết ngoài tình trạng chờ trong môi trường trung gian.

...

7 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

7.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm tiến hành thao tác

7.1.1 Định danh nhằm quản lý thao tác (Identifier)

Định nghĩa

Định danh duy nhất cho hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa).

Mục tiêu

Đặc tả dữ liệu này dùng để:

- Mô tả định danh hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) một cách duy nhất;

- Tham chiếu tới hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa);

...

Bắt buộc.

Tính lặp lại

Không

Đặc tả dữ liệu chi tiết

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

...

Một chuỗi ký tự để định danh các thực thể trong một miền địa phương hoặc toàn cục, ví dụ "R135572007” đối với tài liệu trong một Hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử hoặc “771-33961” cho mã số nhân viên.

Bắt buộc

Không

7.1.1.2 Các kiểu định danh (Scheme)

Các kiểu dùng để định danh thực thể. Ví dụ một số Các kiểu định danh như: ISBN, ISSN, CRS, URL, URI, DOI và hệ thống gán. Các Các kiểu định danh được trình bày ở Phụ lục A.

Điều kiện (nếu trường Chuỗi định danh được gán)

Không

Giá trị mặc định

...

Chú thích

7.1.2 Đối tượng (Agent)

Xem 5.1 đến 5.5 của TCVN 12199-1:2018.

7.1.3 Thao tác (Operation)

Xem phần 4 Quy trình quản lý (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) và phần 7.1.1 Về Định danh nhằm quản lý thao tác (identifier).

7.1.4 Quan hệ (Relation)

Định nghĩa

Quy định và xác định mối quan hệ giữa hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) và hồ sơ dữ liệu, đối tượng.

...

Trường này dùng để:

- Quy định và xác định các quan hệ giữa các thực thể (thao tác, hồ sơ dữ liệu và đối tượng) trong mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa);

Yêu cầu

Điều kiện

Tính lặp lại

Có

Trường con

Tên Trường con

...

Yêu cầu

Tính lặp lại

7.1.4.1 - Định danh thực thể quan hệ (Related entity identifier)

Định danh hồ sơ dữ liệu, hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa), cá nhân hặc tác nhân liên quan đến thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa).

Điều kiện

Có

7.1.4.2 - Kiểu quan hệ (Type)

Chỉ ra bản chất mối quan hệ.

Điều kiện

...

7.1.4.3 - Ngày tháng quan hệ (Date)

Ngày tháng tạo ra mối quan hệ

Theo ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM- DD và HH:mm:SS tương ứng năm- tháng-ngày và giờ-phút-giây

Có

Giá trị mặc định

Giá trị/Các kiểu Ngày tháng quan hệ (Relationship date) tham khảo thêm ISO 8601: 2004

Chú thích

7.1.5 Quyền tiến hành thao tác (Rights)

...

Xác định thông tin quản trị khả năng thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) các hồ sơ dữ liệu. Bao gồm các yêu cầu nghiệp vụ và pháp lý quy định việc tiến hành thao tác vào các hồ sơ dữ liệu khi mở hoặc bị đóng (khi thích hợp) tùy theo sự phân quyền.

Mục tiêu

- Tạo thuận lợi hoặc hạn chế thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) tới các hồ sơ dữ liệu bởi tổ chức được phân quyền;

- Đảm bảo các hồ sơ dữ liệu nhạy cảm được định danh và quản lý thích hợp;

- Cảnh báo người sử dụng đối với các hạn chế thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) vào hồ sơ dữ liệu;

- Ngăn ngừa tiến hành thao tác vào hồ sơ dữ liệu bởi các thực thể trái phép;

- Đáp ứng các yêu cầu pháp lý hiện tại;

Yêu cầu

Điều kiện

...

Có

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

7.1.5.1 - Phân loại an toàn (Security classification)

Mô tả tính nhạy cảm của hồ sơ dữ liệu và đưa ra các hệ quả của các giấy phép trái phép tác động đến tổ chức quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa).

Bắt buộc

...

7.1.5.2 - Quyền tiến hành thao tác (Rights)

Xác định khả năng có thể tiến hành thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) (hoặc các hạn chế đối với thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)).

Tùy chọn

Không

7.1.5.3 - Điều kiện sử dụng (Use conditions)

Mô tả các điều kiện để các hồ sơ dữ liệu sẵn sàng tiến hành thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa).

Tùy chọn

có

7.1.5.4 - Ngày tháng xác định (Determination date)

...

Bắt buộc;

Định dạng theo ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY- MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm- tháng-ngày và giờ-phút-giây

có

7.1.5.5 - Ngày xem xét lạt (Review due date)

Ngày xem xét lại có nên tiến hành thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa). Có thể sử dụng tự động phân loại lại sau khi thiết lập quyền tiến hành thao tác.

Tùy chọn;

Định dạng theo ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY- MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm- tháng-ngày và giờ-phút-giây

có

Giá trị mặc định

...

Giá trị/Các kiểu của Quyền tiến hành thao tác (Operations Rights) tham khảo thêm Phụ lục B.

Chú thích

7.1.6 Miêu tả (Description)

Định nghĩa

Văn bản tùy ý mô tả về phạm vi và/hoặc mục đích của hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa).

...

Đặc tả dữ liệu này dùng để:

- Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với hoạt động quản lý thao tác;

- Tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy lục các chức năng, hoạt động nghiệp vụ và thông tin nhóm giao dịch;

- Cải thiện trách nhiệm giải trình bằng việc liên kết các chức năng với các hồ sơ dữ liệu được lập thành tài liệu bởi các đối tượng thực hiện, và

- Liên kết các thực thể quan hệ và cung cấp bức tranh đầy đủ hơn về các đối tượng, hồ sơ dữ liệu và các hoạt động nghiệp vụ.

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Có

...

Không có giá trị mặc định.

Chú thích

Từ khóa hoặc được xác định bởi tổ chức có thẩm quyền.

7.1.7 Quy định (Mandate)

Định nghĩa

Định danh và cung cấp thông tin về:

- Cơ sở pháp lý và quản trị đối với hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa); và

- Ngày tháng khi quy định này có hiệu lực.

...

Đặc tả dữ liệu này dùng để:

- Xác định và lập tài liệu thẩm quyền truy cập tài liệu đối với một chức năng;

- Chứng minh việc tuân thủ pháp lý, quy định và tiêu chuẩn, và

- Đưa ra tính riêng biệt đối với trách nhiệm giải trình hoặc các lý do dựa trên bằng chứng.

Yêu cầu

Tùy chọn

Tính lặp lại

Có

...

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

7.1.7.1 - Kiểu quy định (Type)

Xác định phạm vi quy định và danh mục phân loại hoặc kiểu quy định.

Điều kiện

Có

...

Lập tài liệu tên của tài nguyên hoặc nguồn tham khảo bao gồm các yêu cầu chức năng hoặc lưu giữ hồ sơ dữ liệu.

Điều kiện

Có

7.1.7.3 - Định danh quy định (Identifier)

Định danh duy nhất để hiểu quy định. Cũng có thể sử dụng để quy định phần nào đó về pháp lý hoặc hướng dẫn khác để hình thành việc quy định chức năng/hành động.

Tùy chọn; Tùy theo trường hợp áp dụng cho tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp theo hướng dẫn hiện hành.

Có

7.1.7.4 - Mô tả quy định (Description)

Văn bản mô tả tùy ý về quy định.

...

7.1.7.5 Ngày tháng quy định (Date)

Quy định ngày tháng quy định bắt đầu có hiệu lực và/hoặc ngày tháng được đề nghị soát xét.

Điều kiện; Định danh theo ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY- MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm- tháng-ngày và giờ-phút-giây

7.1.7.6 Quyền quy định (Jurisdiction)

Chỉ ra phạm vi quy định có hiệu lực.

Điều kiện

...

Trường con Ngày tháng quy định (Date) có định dạng tuân thủ theo ISO 8601:2004.

Chú thích

7.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm sau tiến hành thao tác

7.2.1 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check)

Định nghĩa

Lập tài liệu việc sử dụng phương pháp xác minh các bit cấu thành hồ sơ dữ liệu số đã bị thay đổi khi thực hiện thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa).

Mục tiêu

Đặc tả dữ liệu này dùng để:

...

- Trợ giúp việc bảo quản các hồ sơ dữ liệu theo thời gian.

Yêu cầu

Điều kiện

Tính lặp lại

Không

Trường con

7.2.1.1 Tên hàm băm (Hash function name)

Quy định phương pháp tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn.

Điều kiện

...

7.2.1.2 Tóm lược thông điệp (Message digest)

Là giá trị thực để thể hiện hồ sơ dữ liệu đó, được tạo bởi hàm băm, thường được gọi là 'checksum’.

Điều kiện

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Chú thích

Yêu cầu bắt buộc khi có tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn hồ sơ dữ liệu. Dữ liệu đặc tả này nên được tạo tự động để tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu.

7.2.2 Lịch sử (History)

...

Đưa ra thông tin về các sự kiện hoặc các hành động liên quan đến hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa).

Định nghĩa

Mục tiêu

Đặc tả dữ liệu này dùng để:

- Đưa ra lịch sử các hoạt động kiểm soát và quản lý được thực hiện trên cơ sở một chức năng nghiệp vụ, hoạt động nghiệp vụ hoặc nhóm giao dịch qua thời gian;

- Đưa ra một dấu vết có thể kiểm toán của các thay đổi đối với các chức năng nghiệp vụ, và

- Đóng góp vào tính xác thực các hồ sơ dữ liệu trong một chức năng thông qua việc chi tiết hóa các thay đổi đối với nhóm chức năng/giao dịch để yêu cầu tạo lập hồ sơ dữ liệu.

Yêu cầu

...

Tính lặp lại

Có

Trường con

Tên Trường con

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

7.2.2.1 ID sự kiện (Event ID)

ID duy nhất được cấp phát cho sự kiện

...

Có

7.2.2.2 Mô tả sự kiện (Event description)

Văn bản mô tả tùy ý để mô tả sự kiện xuất hiện trên dữ liệu đặc tả về hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa) và có thể đưa ra lý do căn bản cho sự kiện đó.

Bắt buộc

Có

7.2.2.3 Ngày tháng/thời gian sự kiện (Event date/time)

Thu giữ ngày tháng về sự kiện đó.

Bắt buộc; Định danh theo ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY- MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm- tháng-ngày và giờ-phút-giây

Có

...

Chỉ ra cá nhân có trách nhiệm đối với sự kiện đó.

Bắt buộc

Có

Giá trị mặc định

Có thể được tạo từ quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu và nhật ký kiểm tra hệ thống.

Giá trị Ngày tháng/thời gian sự kiện phù hợp với các định dạng ngày tháng/thời gian được quy định trong ISO 8601:2004.

Chú thích

Các sự kiện chính ghi lại được thay đổi đối với dữ liệu đặc tả.

8 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý đối với các thao tác cụ thể

...

8.1.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

8.1.1.1 Các yếu tố bắt buộc bao gồm: định danh (identifier), đối tượng (agent), thao tác (operation), lịch sử (history);

8.1.1.2 Các yếu tố điều kiện bao gồm: quan hệ (relation), quyền truy cập (rights), kiểm tra tính toàn vẹn (integrity check);

8.1.1.3 Các yếu tố tùy chọn bao gồm: miêu tả (description), quy định (mandate);

Bảng 1 - Các yếu tố dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

Trường dữ liệu đặc tả (Yếu tố dữ liệu đặc tả)

Quy định áp dụng

Mô tả

...

Tiếng Anh

Định danh

Identifier

Bắt buộc sử dụng

Chi tiết xem 7.1.1

...

Agent

Bắt buộc sử dụng

Chi tiết xem 7.1.2

Thao tác

Operation

Bắt buộc sử dụng

Chi tiết xem 7.1.3

...

Relation

Tùy chọn sử dụng

Chi tiết xem 7.1.4

Quyền tiến hành thao tác

Rights

Có điều kiện sử dụng

Chi tiết xem 7.1.5

...

Description

Tùy chọn sử dụng

Chi tiết xem 7.1.6

Quy định

Mandate

Tùy chọn sử dụng

Chi tiết xem 7.1.7

...

Integrity check

Có điều kiện sử dụng

Chi tiết xem 7.2.1

Lịch sử

History

Bắt buộc sử dụng

Chi tiết xem 7.2.2

8.1.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

...

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Định danh: Identifier.String (chuỗi định danh) và Identifier.Scheme (Các kiểu định danh);

8.1.2.2 Đối tượng (Agent)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Đối tượng: Agent.ID (Định danh đối tượng) và Agent.Digital signature (Chữ ký số của đối tượng);

8.1.2.3 Thao tác (Operation)

8.1.2.4 Lịch sử (History)

...

8.1.2.5 Quan hệ (Relation)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Relation.Related Entity Identifier (Định danh thực thể quan hệ); Relation.Type (Kiểu quan hệ); Relation.Date (Ngày tháng, thời gian quan hệ);

8.1.2.6 Quyền truy cập (Rights)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Rights.Security Classification (Phân loại an toàn); Rights.Access Rights (Quyền truy cập); Rights.Use Conditions (Điều kiện sử dụng), Rights.Determination Date (Ngày tháng xác định), Rights.Review Due Date (Ngày tháng xem xét lại);

8.1.2.7 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity Check)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Integrity Check.Related Entity Identifier (Định danh thực thể quan hệ); Integrity Check.Hash Function Name (Tên hàm băm); Integrity Check.Message Digest (Tóm lược thông điệp);

...

8.1.2.9 Quy định (Mandate)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Mandate.Type (Kiểu quy định); Mandate.Title (Tiêu đề quy định); Mandate.Identifier (Định danh quy định), Mandate.Description (Miêu tả quy định), Mandate.Date (Ngày tháng quy định), Mandate.Jurisdiction (Quyền quy định);

8.2 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

8.2.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

8.2.1 Các yếu tố bắt buộc bao gồm: định danh (identifier), đối tượng (agent), thao tác (operation);

8.2.2 Các yếu tố điều kiện bao gồm: quan hệ (relation), quyền truy cập (right), kiểm tra tính toàn vẹn (integrity check);

8.2.3 Các yếu tố tùy chọn bao gồm: miêu tả (description), quy định (mandate);

...

Trường dữ liệu đặc tả (Yếu tố dữ liệu đặc tả)

Quy định áp dụng

Mô tả

Tiếng Việt

Tiếng Anh

Định danh

Identifier

...

Chi tiết xem 7.1.1

Đối tượng

Agent

Bắt buộc sử dụng

Chi tiết xem 7.1.2

Thao tác

Operation

...

Chi tiết xem 7.1.3

Quan hệ

Relation

Tùy chọn sử dụng

Chi tiết xem 7.1.4

Quyền tiến hành thao tác

Rights

...

Chi tiết xem 7.1.5

Miêu tả

Description

Tùy chọn sử dụng

Chi tiết xem 7.1.6

Quy định

Mandate

...

Chi tiết xem 7.1.7

Kiểm tra tính toàn vẹn

Integrity check

Có điều kiện sử dụng

Chi tiết xem 7.2.1

8.2.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.2.2.1 Định danh (Identifier)

...

8.2.2.2 Đối tượng (Agent)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Đối tượng: Agent.lD (Định danh đối tượng) và Agent.Digital signature (Chữ ký số của đối tượng);

8.2.2.3 Thao tác (Operation)

8.2.2.4 Lịch sử (History)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: History.Event ID (định danh duy nhất sự kiện); History.Event Description (Mô tả sự kiện); History.Even Date/Time (Ngày tháng, thời gian sự kiện); History.Action officer (người có trách nhiệm với sự kiện);

8.2.2.5 Quan hệ (Relation)

...

8.2.2.6 Quyền cập nhật, chỉnh sửa (Rights)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: Rights.Security Classification (Phân loại an toàn); Rights.Update and Modify Rights (Quyền cập nhật, chỉnh sửa); Rights.Use Conditions (Điều kiện sử dụng), Rights.Determination Date (Ngày tháng xác định), Rights.Review Due Date (Ngày tháng xem xét lại);

8.2.2.7 Miêu tả (Description)

8.2.2.8 Quy định (Mandate)

...

8.3.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

8.3.1.1 Các yếu tố bắt buộc bao gồm: định danh (identifier), đối tượng (agent), thao tác (operation), lịch sử (history);

8.3.1.2 Các yếu tố điều kiện bao gồm: quan hệ (relation), quyền truy cập (right), kiểm tra tính toàn vẹn (integrity check);

8.3.1.3 Các yếu tố tùy chọn bao gồm: miêu tả (description), quy định (mandate);

Bảng 3 - Các yếu tố dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

Trường dữ liệu đặc tả (Yếu tố dữ liệu đặc tả)

Quy định áp dụng

Mô tả

...

Tiếng Anh

Định danh

Identifier

Bắt buộc áp dụng

Chi tiết xem 7.1.1

Đối tượng

Agent

...

Chi tiết xem 7.1.2

Thao tác

Operation

Bắt buộc áp dụng

Chi tiết xem 7.1.3

Quan hệ

Relation

...

Chi tiết xem 7.1.4

Miêu tả

Description

Tùy chọn sử dụng

Chi tiết xem 7.1.6

Quy định

Mandate

...

Chi tiết xem 7.1.7

Kiểm tra tính toàn vẹn

Integrity check

Có điều kiện sử dụng

Chi tiết xem 7.2.1

Lịch sử

History

...

Chi tiết xem 7.2.2

8.3.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.3.2.1 Định danh (Identifier)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Định danh: Identifier.String (chuỗi định danh) và Identifier.Scheme (Các kiểu định danh);

8.3.2.2 Đối tượng (Agent)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Đối tượng: Agent.ID (Định danh đối tượng) và Agent.Digital signature (Chữ ký số của đối tượng);

8.3.2.3 Thao tác (Operation)

...

8.3.2.4 Lịch sử (History)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: History.Event ID (định danh duy nhất sự kiện); History.Event Description (Mô tả sự kiện); History.Even Date/Time (Ngày tháng, thời gian sự kiện); History.Action Officer (người có trách nhiệm với sự kiện);

8.3.2.5 Quan hệ (Relation)

8.3.2.6 Kiểm tra tính toàn vẹn (lntegrity Check)

...

8.3.2.8 Quy định (Mandate)

8.4 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, kế thừa

8.4.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, kế thừa

8.4.1.1 Các yếu tố bắt buộc bao gồm: định danh (identifier), đối tượng (agent), thao tác (operation), lịch sử (history);

8.4.1.2 Các yếu tố điều kiện bao gồm: quan hệ (relation), quyền truy cập (right), kiểm tra tính toàn vẹn (integrity check);

8.4.1.3 Các yếu tố tùy chọn bao gồm: miêu tả (description), quy định (mandate);

...

Trường dữ liệu đặc tả (Yếu tố dữ liệu đặc tả)

Quy định áp dụng

Mô tả

Tiếng Việt

Tiếng Anh

Định danh

Identifier

...

Chi tiết xem 7.1.1

Đối tượng

Agent

Bắt buộc áp dụng

Chi tiết xem 7.1.2

Thao tác

Operation

...

Chi tiết xem 7.1.3

Quan hệ

Relation

Tùy chọn sử dụng

Chi tiết xem 7.1.4

Miêu tả

Description

...

Chi tiết xem 7.1.6

Quy định

Mandate

Tùy chọn sử dụng

Chi tiết xem 7.1.7

Kiểm tra tính toàn vẹn

Integrity check

...

Chi tiết xem 7.2.1

Lịch sử

History

Bắt buộc áp dụng

Chi tiết xem 7.2.2

8.4.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.4.2.1 Định danh (Identifier)

...

8.4.2.2 Đối tượng (Agent)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Đối tượng: Agent.lD (Định danh đối tượng) và Agent.Digital signature (Chữ ký số của đối tượng);

8.4.2.3 Thao tác (Operation)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Định danh: Operation.Identifier String (chuỗi định danh thao tác) và Operation. Identifier Scheme (Các kiểu định danh thao tác);

8.4.2.4 Lịch sử (History)

Các yếu tố con có thể sử dụng cùng yếu tố Lịch sử: History.Event ID (định danh duy nhất sự kiện); History.Event Description (Mô tả sự kiện); History.Even Date/Time (Ngày tháng, thời gian sự kiện); History.Action Officer (người có trách nhiệm với sự kiện);

...

8.4.2.6 Quyền truy cập (Rights)

8.4.2.7 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity Check)

8.4.2.8 Miêu tả (Description)

...

8.4.2.9 Quy định (Mandate)

Phụ lục A

(Tham khảo)

Các kiểu định danh

Bảng A.1 sau đây quy định các Các kiểu định danh đối với các hệ thống khác nhau.

Bảng A.1 - Các kiểu định danh

...

Định nghĩa

CRS

Commonwealth Records Series System (Hệ thống chuỗi hồ sơ dữ liệu khối thịnh vượng chung)

Một phương thức mô tả các hồ sơ dữ liệu và hoàn cảnh tạo ra và quản lý chúng theo thời gian.

DOI

Digital Object Identifier (Định danh đối tượng kỹ thuật số)

Một hệ thống được phát triển bởi tổ chức sáng lập DOI quốc tế để định danh và trao đổi sở hữu trí tuệ trong môi trường số.

ISBN

International Standard Book Number (Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách)

...

ISSN

International Standard Serial Number (Mã số xeri tiêu chuẩn quốc tế)

Một mã duy nhất 8 chữ số để định danh một seri các công bố. Nó có thể được sử dụng ở bất cứ thông tin nào về seri cần cho việc ghi lại hoặc truyền tải.

PURL

Persistent Uniform Resource Locator (Địa chỉ tài nguyên thống nhất bền vững)

Một cách tiếp cận về vấn đề bền vững của URL được đề xuất bởi OCLC, một PURL là một bí danh công khai cho một tài liệu. Một PURL vẫn ổn định, trong khi URL ngầm của tài liệu sẽ thay đổi phụ thuộc vào việc quản lý nó theo thời gian (ví dụ, được chuyển). Một PURL là một dạng của URN.

Sys ID

[Name]

System Assigned Identifier

...

Một định danh được tự động gán cho một thực thể bởi một hệ thống, một ứng dụng, một cơ sở dữ liệu ... Các đối tượng có thể chọn đặt tên (hoặc cung cấp liên kết đến thông tin về nó) hệ thống mà hệ thống này gán ID (ví dụ, '347134xt [AusTec v2.3]')

URI

Uniform Resource Identifier (Định danh tài nguyên thống nhất)

Cú pháp cho tất cả các tên/địa chỉ mà liên quan đến các tài nguyên trên Web.

URL

Uniform Resource Locator (Địa chỉ tài nguyên thống nhất)

Một kỹ thuật để chỉ tên và vị trí của các tài nguyên internet. URL đặc trưng cho tên và kiểu của tài nguyên, cũng như máy tính, thiết bị và thư mục mà nó có thể được tìm thấy.

URN

Uniform Resource Number (Mã số tài nguyên thống nhất)

...

Phụ lục B

(Tham khảo)

Các kiểu quyền tiến hành thao tác

Bảng B.1 sau đây quy định Các kiểu này được xây dựng để sử dụng cùng với bộ hạn định phần tử Quyền tiến hành thao tác (Operations Rights).

Bảng B.1 - Các kiểu quyền tiến hành thao tác

Quyền tiến hành thao tác

Định nghĩa

Không cấp phép (Not for release)

...

Được xuất bản (May be published)

Hồ sơ dữ liệu có thể được xuất bản.

Được cấp phép (May be released)

Hồ sơ dữ liệu không bao gồm thông tin để ngăn ngừa việc được cấp phép cho một cá nhân hoặc một bên tham gia dưới yêu cầu của tổ chức có thẩm quyền.

Cấp phép hạn chế (Limited release)

Do tính nhạy cảm về an ninh, an toàn, tính bí mật, hoạt động nghiệp vụ hoặc các bản chất an toàn khác:

- Hồ sơ dữ liệu có thể được cấp phép cho người dùng hạn chế; hoặc

- Chỉ các phần hạn chế của hồ sơ dữ liệu được phát cấp phép.

Mở sau <x> năm (Open after <x> years)

...

Bị cấm (Embargoed)

Không thể cấp phép hồ sơ dữ liệu cho đến khi một sự kiện nào đó xảy ra.

Phụ lục C

(Quy định)

Đặc tả dữ liệu mô tả thao tác cấp quyền, kế thừa

C.1 Định danh (identifier)

C.1.1 Kiểu loại đối tượng (Agent category type)

Định nghĩa

...

Mục tiêu

- Phân loại đối tượng.

- Dễ hiểu hơn về đối tượng.

- Hỗ trợ việc tìm kiếm đối tượng chịu trách nhiệm ở một thao tao cụ thể

Yêu cầu

Chỉ bắt buộc, nếu đối tượng được khởi tạo.

Tính lặp lại

Không

Giá trị mặc định

...

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Kiểu loại đối tượng (Xem Phụ lục E).

Ví dụ

Chú thích

C.1.2 Định danh đối tượng (Identifier)

Định nghĩa

...

Mục tiêu

- Xác định được đối tượng thực hiện thao tác một cách duy nhất bằng mã số định danh.

- Cung cấp tham chiếu tới đối tượng được mô tả thực hiện thao tác.

- Cung cấp kết nối tới các đối tượng liên quan

Yêu cầu

Chỉ bắt buộc, nếu thao tác được khởi tạo.

Tính lặp lại

Không

Trường con

...

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

C.1.2.1 Chuỗi mã số định danh

Một chuỗi ký tự để định danh các thực thể trong một hệ thống. Ví dụ: về mã số của đơn vị hành chính thì sử dụng QCVN 102:2016/BTTTT; đối với mã số nhân viên hiện chưa có quy định.

Bắt buộc

Không

C.1.2.2 Chữ ký số

Theo quy định hiện hành

...

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Chuỗi ký tự định danh đối tượng.

A2: Chuỗi ký tự thể hiện chữ ký số của đối tượng.

Ví dụ

...

C.1.3 Tên đối tượng (Agent title)

Định nghĩa

Tên của đối tượng thực hiện thao tác

Mục tiêu

- Hỗ trợ việc nhận biết và phân biệt đối tượng

- Lưu lại tên khác và tên viết tắt của đối tượng

Yêu cầu

Bắt buộc

...

Không

Trường con

Tên thành phần dữ liệu chi tiết

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

C.1.3.1 Tên khác

Tùy chọn

...

C.1.3.2 Tên viết tắt

Tùy chọn

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Khuôn dạng lưu trữ

A1: Tên đối tượng thực hiện thao tác

...

A3: Tên viết tắt.

Ví dụ

Chú thích

Tên cá nhân phải được trình bày theo quy định hiện hành tương ứng với thao tác thực hiện và không bao gồm các danh từ nhân xưng như ông, bà, tiến sỹ.

C.2 Thời gian cấp quyền, kế thừa (Date Range)

Định nghĩa

Thời gian bắt đầu và kết thúc thao tác cấp quyền, kế thừa

Mục tiêu

...

- ghi lại thời gian bắt đầu thao tác thao tác cấp quyền, kế thừa, và

- ghi lại thời gian kết thúc thao tác cấp quyền, kế thừa

Yêu cầu

Bắt buộc

Tính lặp lại

Không

Trường con

Tên thành phần dữ liệu chi tiết

Mô tả

...

Tính lặp lại

C.2.1. Thời gian bắt đầu (Start Date)

Thời gian bắt đầu thao tác cấp quyền, kế thừa.

Bắt buộc; Định dạng theo ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM- DD và HH:mm:SS tương ứng năm- tháng-ngày và giờ-phút-giây

Không

C.2.2. Thời gian kết thúc (End Date)

Thời gian kết thúc thao tác cấp quyền, kế thừa.

Không bắt buộc; Định dạng theo ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY- MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm- tháng-ngày và giờ-phút-giây

Không

...

Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc tuân theo biểu diễn ngày và thời gian được quy định trong ISO 8601:2004.

Chú thích

C.3 Miêu tả (Desription)

Định nghĩa

Miêu tả về truy cập

...

Trường này dùng để miêu tả về thao tác cấp quyền, kế thừa

Yêu cầu

Không bắt buộc

Tính lặp lại

Có

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Chú thích

...

Định nghĩa

Xác định đối tượng thực hiện thao tác cấp quyền, kế thừa

Mục tiêu

Trường này dùng để:

- định danh đối tượng thực hiện thao tác cấp quyền, kế thừa một cách duy nhất

- tham chiếu tới đối tượng thực hiện thao tác cấp quyền, kế thừa

Yêu cầu

Bắt buộc

Tính lặp lại

...

Trường con

Tên thành phần dữ liệu chi tiết

Mô tả

Yêu cầu

Tính lặp lại

C.4.1. Định danh đối tượng (Assigned Entity ID)

Định danh duy nhất cho đối tượng thực hiện thao tác cấp quyền, kế thừa.

Bắt buộc

Không

...

Các kiểu dùng để định danh thực thể. Ví dụ một số Các kiểu định danh như: ISBN, ISSN, CRS, URL, URI, DOI và hệ thống gán. Các Các kiểu định danh được trình bày ở Phụ lục B.

Điều kiện (nếu trường Định danh đối tượng được gán)

Không

Giá trị mặc định

Không có giá trị mặc định.

Chú thích

Phụ lục D

...

Các kiểu quy định

Bảng D.1 sau đây đưa ra Các kiểu quy định. Các kiểu này được xây dựng như một bộ từ vựng được kiểm soát đối với kiểu quy định bộ hạn định phần tử được sử dụng kết hợp với phần tử Quy định (Mandate).

Bảng D.1 - Các kiểu quy định

Kiểu quy định

Quản trị

Luật

Trách nhiệm giải trình (Accountability)

Thông luật (Common law)

Quy ước (Convention)

...

Chỉ thị/Chỉ dẫn (Directive)

Pháp luật (Legislation)

Ngoại lệ (Exception)

Quy chuẩn (Regulation)

Hướng dẫn (Guideline)

Chính sách (Policy)

Nguyên tắc (Principle)

...

Thủ tục (Procedure)

Quy tắc (Rule)

Tiêu chuẩn (Standard)

Phụ lục Đ

(Tham khảo)

...

Các kiểu khuôn dạng dữ liệu được xây dựng theo phần tử khuôn dạng dữ liệu bản ghi. Hạn định các phần tử khuôn dạng dữ liệu ở đây chỉ liên quan đến các hồ sơ, dữ liệu kỹ thuật số. Các kiểu này chỉ mang tính minh họa, có thể mở rộng và bổ sung để bao trùm toàn bộ các khuôn dạng trong thực tế.

Bảng Đ.1 - Các kiểu khuôn dạng dữ liệu

Khuôn dạng dữ liệu

Định nghĩa

Tệp văn bản

.doc

Tài liệu Microsoft Word

.log

Tệp nhật ký

...

Thư tín e-mail

.rtf

Khuôn dạng văn bản rtf

.txt

Tệp văn bản nhị phân

.wpd

Tài liệu WordPerfect

.wps

Tài liệu bộ xử lý văn bản MS

...

.123

Bảng tính Lotus 1-2-3

.csv

Tệp giá trị phân tách bởi dấu phẩy

.dat

Tệp dữ liệu

.db

Tệp CSDL

dll

...

.mdb

Tệp CSDL Access của MS

.pps

Tệp trình chiếu PowerPoint

.ppt

Tệp trình chiếu

.sql

Dữ liệu ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc

.wks

...

.xls

Bảng tính Excel của MS

.xml

Tệp XML

.pst

Lưu trữ thông tin cá nhân (trong Microsoft Outlook/Exchange Server)

Tệp Ảnh

.mng

Đồ họa mạng

...

Tệp hình ảnh

Tệp Ảnh Raster

.bmp

Ảnh Bitmap

.gif

Tệp khuôn dạng trao đổi đồ họa

.jpeg

Tệp ảnh JPEG

.jpg

...

.png

Đồ họa mạng linh hoạt

.psd

Tài liệu Photoshop

.psp

Tệp ảnh Paint Shop Pro

.tif

Khuôn dạng tệp ảnh gắn thẻ

Tệp Ảnh Vector

...

Tệp bộ minh họa Adobe

.drw

Tệp hình vẽ

.dxf

Khuôn dạng trao đổi hình vẽ

.eps

Tệp PS được mã hóa

.ps

Tệp PS

...

Đồ họa Vector có tỷ lệ

Tệp Ảnh 3D

.3dm

Mô hình 3D Rhino

.3dmf

Siêu tệp QuyckDraw 3D

Tệp bố trí trang

.indd

Tệp Adobe InDesign

...

Tệp khuôn dạng PDF

.qxd

Tài liệu QuarkXpress

.qxp

Tài liệu dự án QuarkXpress 6

Tệp Audio

.aac

Tệp mã hóa Audio tiên tiến

.aif

...

.iff

Khuôn dạng tệp trao đổi

.m3u

Tệp danh sách Media

.mid

Tệp MIDI

.midi

Tệp MIDI

.mp3

...

.mpa

Tệp Audio MPEG

.ra

Tệp Audio Real

.ram

Tệp Audio Real

.wav

Tệp âm thanh WAVE của Windows

.wma

...

Tệp Video

.3gp

Tệp 3 multimedia GPP

.asf

Tệp khuôn dạng hệ thống tiên tiến

.asx

Tệp ASF của Microsoft

.avi

Tệp xen Audio Video

...

Tệp phim QuyckTime của Apple

.mp4

Tệp Video MPEG-4

.mpg

Tệp Video MPEG

.qt

Tệp phim QuyckTime của Apple

.rm

Tệp Media của Real

...

Tệp phim Flash Macromedia

.wmv

Tệp Media Video của Windows

Tệp Web

.asp

Trang Server tích cực

.css

Bảng kiểu thác để

...

Tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản

.html

Tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản

.js

Tệp JavaScript

.jsp

Trang Java Server

.php

Tệp bộ xử lý siêu văn bản

...

Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản mở rộng

Phụ lục E

(Tham khảo)

Cú pháp dữ liệu đặc tả

E.1 Cú pháp diễn tả dữ liệu đặc tả trong ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản (HyperText Markup Language - HTML)

Dữ liệu đặc tả được đặt trong vùng giữa 02 thẻ <head> và </head> và trong mã nguồn của trang thông tin theo cấu trúc:

hoặc

...

Trong đó:

- “Tên yếu tố” là tên yếu tố dữ liệu đặc tả theo các chuẩn II.4.5 đến II.4.8 và nên sử dụng tiền tố “OM.” để khai báo. Chữ cái đầu tiên của tên yếu tố và yếu tố con phải được viết hoa. Ví dụ:

meta name = “OM.Title”

meta name = “OM.Creator”

Đối với các yếu tố con, sử dụng dấu chấm (.) sau yếu tố dữ liệu đặc tả. Ví dụ:

meta name = “OM.Date.Created”

meta name = “OM.Date.lssued”

- “Nội dung yếu tố dữ liệu đặc tả” là giá trị được gán cho yếu tố dữ liệu đặc tả. Trường hợp có nhiều giá trị thì các giá trị được phân cách bằng dấu chấm phẩy (;).

E.2 Cú pháp dữ liệu đặc tả trong ngôn ngữ đánh dấu mở rộng (eXtensible Markup Language - XML)

...

<OM:Tên yếu tố>Nội dung yếu tố dữ liệu đặc tả</OM:Tên yếu tố>

Trong đó:

o Tên yếu tố là tên yếu tố dữ liệu đặc tả theo chuẩn theo các chuẩn II.4.5 đến II.4.8. Chữ cái đầu tiên của tên yếu tố phải được viết hoa.

o Nội dung yếu tố dữ liệu đặc tả là giá trị được gán cho yếu tố dữ liệu đặc tả.

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ dữ liệu - Phần 1: Yêu cầu chung.

[2] TCVN 7420-2:2004 (ISO 15489-2:2001), Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ dữ liệu - Phần 2: Hướng dẫn.

[3] ISO 23081-1:2006; Information and documentation -- Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles (Thông tin và tư liệu - quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu - Dữ liệu đặc tả - Phần 1: Nguyên tắc).

...

[5] ISO/TR 23081-3:2011; Information and documentation -- Managing metadata for records - Part 3: Self-assessment method (Thông tin và tư liệu - Quản lý dữ liệu đặc tả đối với hồ sơ dữ liệu - Phần 3: Phương pháp tự đánh giá).

[6] Australian Government Recordkeeping Metadata Standard, Version 2.0 (Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu, giữ hồ sơ dữ liệu của chính phủ Úc, Ver 2.0).

[7] Queensland recordkeeping metadata standard and guideline, Ver 1.1 (Hướng dẫn và Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu giữ hồ sơ dữ liệu của bang Queensland).

[8] Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT ngày 20 tháng 9 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc tạo lập và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.

MỤC LỤC

1 Phạm vi áp dụng

2 Tài liệu viện dẫn

3 Thuật ngữ và định nghĩa

...

5 Yêu cầu đối với mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

6 Yêu cầu đối với dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

6.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm tiến hành thao tác

6.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm tiến hành thao tác

7 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa)

7.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm tiến hành thao tác

7.1.1 Định danh (Identifier)

7.1.2 Đối tượng (Agent)

7.1.3 Thao tác (Operation)

...

7.1.5 Quyền tiến hành thao tác (Rights)

7.1.6 Miêu tả (Description)

7.1.7 Quy định (Mandate)

7.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm sau tiến hành thao tác

7.2.1 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check)

7.2.2 Lịch sử (History)

8 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý đối với các thao tác cụ thể

8.1 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

8.1.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

...

8.2 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

8.2.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

8.2.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.3 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

8.3.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

8.3.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.4 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, kế thừa.

8.4.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, kế thừa

8.4.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

...

Phụ lục B (Tham khảo) Các kiểu quyền tiến hành thao tác

Phụ lục C (Quy định) Đặc tả dữ liệu mô tả thao tác cấp quyền, kế thừa

Phụ lục D (Tham khảo) Các kiểu quy định

Phụ lục Đ (Tham khảo) Các kiểu khuôn dạng dữ liệu

Phụ lục E (Tham khảo) Cú pháp dữ liệu đặc tả

Thư mục tài liệu tham khảo