|
BỘ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 01/VBHN-BNV
|
Hà Nội, ngày 25
tháng 02 năm 2014
|
NGHỊ ĐỊNH
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực kể từ
ngày 01 tháng 5 năm 2004, được sửa đổi, bổ sung bởi:
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu
lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ
ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc
gia ngày 04 tháng 4 năm 2001; Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ1,
NGHỊ ĐỊNH:
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi và đối tượng điều chỉnh
1. Nghị định này quy định về
công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư; được áp dụng đối với
các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã
hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân
(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Công tác văn thư quy định tại
Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn
bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ
ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Bản thảo văn bản” là bản được
viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ
quan, tổ chức.
2.2
“Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ
quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
3.3
“Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được
cơ quan, tổ chức ban hành”.
4. “Bản sao y bản chính” là bản
sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy
định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
5. “Bản trích sao” là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
6. “Bản sao lục” là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và
trình bày theo thể thức quy định.
7. “Hồ sơ” là một tập văn bản,
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một
cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.
8. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp
và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Điều 3.
Trách nhiệm đối với công tác văn thư
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn
thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn
thư.
2. Mọi cá nhân trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực hiện
nghiêm chỉnh quy định tại Nghị định này và quy định khác của pháp luật về công
tác văn thư.
Chương II
SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN
BẢN
Điều 4.
Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:
1.4
Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này.
2.5
Văn bản hành chính
Nghị quyết (cá biệt), quyết định
(cá biệt), chỉ thị, quy chế; quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương
trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,
công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận,
giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy
biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
3. Văn bản chuyên ngành
Các hình thức văn bản chuyên
ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận
thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
4. Văn bản của tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội
Các hình thức văn bản của tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan trung ương của
tổ chức chính trị, chính trị - xã hội quy định.
Điều 5. Thể
thức văn bản
1.6
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
a) Thể thức văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm
ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội
dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của
người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối
với những văn bản loại khẩn, mật).
b) Đối với công văn, ngoài các
thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ
quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa
chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức;
c) Đối với công điện, bản ghi
nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển, thư công không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và
có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện
thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng
(logo) của cơ quan, tổ chức;
d) Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp
với Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật;
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Thể thức văn bản chuyên
ngành
Thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định
sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
3. Thể thức văn bản của tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
Thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ
quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.
4. Thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện
theo thông lệ quốc tế.
Điều 6. Soạn
thảo văn bản
1.7
Việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Việc soạn thảo văn bản khác
được quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của
văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;
b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung
và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập, xử lý thông tin có
liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết, đề
xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan,
tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn
chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo văn bản
kèm theo tài liệu có liên quan.
Điều 7. Duyệt
bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản phải do người
có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung
bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Điều 8.
Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản
phải bảo đảm những yêu cầu sau:
1. Đánh máy đúng nguyên văn bản
thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự
sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;
2. Nhân bản đúng số lượng quy định;
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn
bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
Điều 9. Kiểm
tra văn bản trước khi ký ban hành8
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung
văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
2. Chánh Văn phòng; Trưởng
Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao
trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những
cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật
trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và
trước pháp luật”.
Điều 10.
Ký văn bản
1.9
Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền
của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ
quan, tổ chức và trước pháp luật.
2. Ở cơ quan, tổ chức làm việc
chế độ tập thể
a) Đối với những vấn đề quan trọng
của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức,
phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy
định như sau:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phó của người đứng đầu và
các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng
đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những
văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
b) Việc ký văn bản về những vấn
đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này.
3.10
Ký thừa ủy quyền
Trong trường hợp đặc biệt, người
đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong
cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc
giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời
gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người
khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức
ủy quyền.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số
đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được
quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ
quan, tổ chức.
5. Khi ký văn bản không dùng
bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Điều 11. Bản
sao văn bản
1. Các hình thức bản sao được
quy định tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định
như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính
hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản
sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.
3. Bản sao y bản chính, bản
trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có
giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp cả dấu và chữ
ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức, quy định tại khoản 2 của
Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
Chương
III
QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ
VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Mục 1. QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 12.
Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư
do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được
quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 13.
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào
đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận,
đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân
không có trách nhiệm giải quyết.
Điều 14.
Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến phải được kịp thời
trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được.
2. Việc chuyển giao văn bản phải
bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Điều 15.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự
ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân
công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến,
người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị
hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được
pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được
giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến
và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
b) Phân văn bản đến cho các đơn
vị, cá nhân giải quyết;
c) Theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Điều 16.
Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Mục 2. QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 17.
Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ
chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự
sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức
và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản.
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức
độ khẩn, mật (nếu có).
3. Đăng ký văn bản đi.
4. Làm thủ tục chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 18.
Chuyển phát và đính chính văn bản đi11
1. Văn bản đi phải được hoàn
thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Văn bản đi có thể được chuyển
cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
3. Văn bản đã phát hành nhưng
có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức
tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Văn bản đã phát hành nhưng có
sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính
bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Điều 19.
Việc lưu văn bản đi12
1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai
bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ
quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Bản lưu văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại
giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.
Điều 20.
Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Mục 3. LẬP HỒ
SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Điều 21. Nội
dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện
hành bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản,
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được
lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;
b) Văn bản, tài liệu được thu
thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự
diễn biến của sự việc hành trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu
thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 22.
Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của các đơn vị
và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ
quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ
hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều
này;
b) Trường hợp đơn vị hoặc cá
nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục
gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được
quá hai năm;
c) Mọi cán bộ, công chức, viên
chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại
hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu
vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính: sau một
năm kể từ khi công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học,
ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm
thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản:
sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh;
microfilm; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi
công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập
hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
giữ mỗi loại một bản.
Điều 23.
Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện
hành
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong
cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc
lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức.
4. Trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.
Điều 24.
Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Mục 4. QUẢN
LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 25.
Quản lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con
dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản
lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.
2. Con dấu của cơ quan, tổ chức
phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân
viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Không giao con dấu cho người
khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các
văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
c) Chỉ được đóng dấu vào những
văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
3. Việc sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được
quy định như sau:
a) Những văn bản do cơ quan, tổ
chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
b) Những văn bản do văn phòng
hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn
phòng hay dấu của đơn vị đó.
Điều 26.
Đóng dấu
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay
ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì
dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản
chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một
phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản,
tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan quản lý ngành.
Chương IV
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ
Điều 27. Nội
dung quản lý nhà nước về công tác văn thư
Nội dung quản lý nhà nước về
công tác văn thư bao gồm:
1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo,
hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.
2. Quản lý thống nhất về nghiệp
vụ công tác văn thư.
3. Quản lý nghiên cứu khoa học,
ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.
4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng
trong công tác văn thư.
5. Thanh tra, kiểm tra, giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư.
6. Tổ chức sơ kết, tổng kết
công tác văn thư.
7. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực
văn thư.
Điều 28.
Trách nhiệm quản lý công tác văn thư
1. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm
trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo những nội
dung quy định tại Điều 27 của Nghị định này.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác
văn thư.
2. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền
hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung
ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm:
a) Căn cứ quy định của pháp luật,
ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;
b) Kiểm tra việc thực hiện các
chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi
quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về
công tác văn thư theo thẩm quyền;
c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên
cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư;
d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng
trong công tác văn thư;
đ) Tổ chức sơ kết, tổng kết về
công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương.
Điều 29. Tổ
chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức
1. Căn cứ khối lượng công việc,
các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn
thư (sau đây gọi chung là văn thư cơ quan).
2. Văn thư cơ quan có những nhiệm
vụ cụ thể sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b) Trình, chuyển giao văn bản đến
cho các đơn vị, cá nhân;
c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến;
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản
trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức
và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;
e) Đăng ký, làm thủ tục phát
hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ
việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ
liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường
cho cán bộ, công chức, viên chức;
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của
cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
Điều 30.
Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức
văn thư theo quy định của pháp luật.
Chương V
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 31.
Khen thưởng
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có
thành tích trong công tác văn thư được khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Điều 32. Xử
lý vi phạm
Người nào vi phạm các quy định
của Nghị định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư thì
tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc tra cứu trách nhiệm
hình sự theo quy định của pháp luật.
Điều 33.
Khiếu nại, tố cáo
1. Tổ chức, cá nhân có quyền
khiếu nại đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư.
2. Cá nhân có quyền tố cáo đối
với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư.
3. Việc giải quyết khiếu nại, tố
cáo trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu
nại, tố cáo.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 34.
Hiệu lực thi hành13
1. Nghị định này có hiệu lực
thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.
2. Bãi bỏ Mục I - Công tác công
văn, giấy tờ của Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban
hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính
phủ và những quy định trước đây trái với quy định tại Nghị định này.
Điều 35.
Hướng dẫn thi hành
Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm
hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc thi hành Nghị định này.
Điều 36.
Trách nhiệm thực hiện
Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./.
|
|
XÁC THỰC VĂN BẢN
HỢP NHẤT
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Duy Thăng
|
1
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/ NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có
căn cứ ban hành như sau:
“Căn cứ Luật Tổ chức Chính
phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm 2008;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12
năm 2004;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Xét
đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ,”
2 Khoản này được sửa
đổi theo quy định tại khoản 1 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
3 Khoản này được sửa
đổi theo quy định tại khoản 1 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
4 Khoản này được sửa
đổi theo quy định tại khoản 2 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
5 Khoản này được sửa
đổi theo quy định tại khoản 2 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
6 Khoản này được sửa
đổi theo quy định tại khoản 3 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
7 Khoản này được sửa
đổi theo quy định tại khoản 4 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
8 Điều này được sửa
đổi theo quy định tại khoản 5 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
9 Khoản này được sửa
đổi theo quy định tại khoản 6 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
10 Khoản này được
sửa đổi theo quy định tại khoản 6 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
11 Điều này được
sửa đổi theo quy định tại khoản 7 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
12 Điều này được
sửa đổi tại Khoản 8 Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.
13
Điều 2 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư,
có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010 quy định như sau:
“Điều 2. Hiệu lực thi
hành
1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
01 tháng 4 năm 2010.
2. Bãi bỏ phần căn cứ; khoản 2, 3 Điều 2; khoản
1, 2 Điều 4; khoản 1 Điều 5; khoản 1 Điều 6; khoản 1, 2 Điều 9; khoản 1, 3 Điều
10; tên Điều 18; khoản 1, 2 Điều 19; Điều 34 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.”