|
VIETNAM SOCIAL
SECURITY
HO CHI MINH CITY’S SOCIAL INSURANCE DEPARTMENT
--------
|
THE SOCIALIST
REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom - Happiness
---------------
|
|
No.2300/BHXH-THU
Re. instructions on the consolidation of
social insurance books for employees who hold multiple social insurance books
(hereinafter referred to as multi-book holder)
|
Ho Chi Minh city,
July 04, 2013
|
To: Social
Insurance Office of district
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
I. DOUBLE-CHECKING DATABASES
PRIOR TO THE ISSUANCE AND CLOSING OF SOCIAL INSURANCE BOOKS AND HANDLING OF
CLAIMS OVER SOCIAL INSURANCE BENEFITS IN A LUMP SUM.
1. Double-checking prior to the issuance of new
social insurance books:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
+ If an insured employee has been granted a social
insurance book, the registered number recorded on such an insurance book shall
be accepted to manage the receipts of social, unemployment and health insurance
budgets.
+ If the insured employee has been granted multiple
social insurance books, the registered number recorded on the latest social
insurance book issued by the City’s Social Insurance Department shall be
temporarily accepted to manage the receipts of social, unemployment and health
insurance budgets. Simultaneously, a written notification shall be sent to the
employer to ask their insured employees to submit all of insurance books that
they hold to perform the consolidation of these social insurance books
according to legal regulations (following the attached form).
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
2. Double-checking prior to the closing of
social insurance books:
On receipt of the request for the closing of social
insurance books, the insurance book/card issuer must compare the insured
labor’s ID number with the database on the SMS system to determine whether they
are granted multiple social insurance books. Where they have been granted
multiple insurance books, the issuer must continue to check whether multi-book
holders have received the lump-sum benefits or whether their insurance books
have been annulled. Then, a written notification shall be sent to the
requesting employer to ask their insured employees to hand in their valid
insurance books to file them in the documentation to proceed to merge such
social insurance books.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
The double-checking must be carried out as guided
in the document No.1435/BHXH-CĐBHXH dated May 16, 2013 of the City’s Social
Insurance Department.
4. Double-checking process shall be done as
follows:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
4.2. Check all of social insurance books that have
been issued in the database of lump-sum insurance benefits and annulled books
at the address: http://tracuu.vssic.gov.vn to determine which social insurance
books are valid and then request the consolidation.
II. PRINCIPLES OF THE
CONSOLIDATION OF SOCIAL INSURANCE BOOKS:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
2. Merge all data regarding the contributions to
unpaid social and unemployment insurance benefits into a master record
(hereinafter referred to as master book) which is considered the very first
insurance book (irrespective of paid or unpaid social insurance benefit in a
lump sum), and the registered number of social insurance books after being
merged shall be retained to continue their participation into the social
insurance; revoke and annul any other duplicated insurance books (together with
their registered number).
3. With reference to the insurance books of which
the contributions to social and unemployment insurance are paid repeatedly,
upon carrying out the consolidation of social insurance books, the defined
period of social and unemployment insurance contributions shall be prioritized
as follows:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
+ The period of the contributions to the earliest
social and unemployment insurance that has been finally closed.
+ Where both social and unemployment insurance
contributions are paid.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Where the final recording of insurance books have
been done with the insurance contributions that have been paid at the same
period and at other cities or provinces, insured employees are requested to
contact the social insurance offices at these locations to repeat the final
recording of their insurance books. If insured employees send a request for the
insurance cancellation, the period of the contributions to social and
unemployment insurance shall be retained in order of priority mentioned above.
4. There shall be no reconsideration over any
benefit that has already been received in a lump sum before the effective date
of this document, except for the following cases:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
4.2. Where social insurance books has been recorded
with the receipt of lump-sum benefits but the unemployment insurance is still
in process, it shall be reserved for later use on condition that such insurance
books have been handled in accordance with regulations. Where the receipt of
lump-sum insurance benefits is in contrast to regulations (the period of
resignation is not equal to 12 months) or unemployment compensation has been
recorded in the latter insurance book, the period of contributions to the
previous unemployment insurance shall not be reserved.
5. Where an insured employee fails to provide
insurance books for the consolidation (due to some reason for not attaining the
books, short-time insurance period or loss, etc.) and that insured employee has
sent a written commitment to annulling these insurance books, the related
contributions to social and unemployment insurance shall be closed (according
to the plan KB and KT).
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
7. The cover page of social insurance book shall be
reissued for the current insurer's management in the following cases:
- The step mentioned in Point 5 has completed.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
- Insured employees fail to retrieve their master
books due to dissolution of their employers in case of unclosed insurance
books.
8. Where the consolidated insurance books have
recorded the contributions to social and employment insurance at the same
period but lump-sum social subsidies or unemployment compensations has not been
paid yet, the social insurance offices shall recover that period after social
insurance benefits that were paid previously (if any) have been reclaimed
through the insured’s current employer, in case of being dissolved, directly to
insured employees.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Note: Where an insured employee
holds different insurance books and he/she managed to claim lump-sum insurance
benefit on one or more of them at other provinces, rate of insurance benefit
shall not be re-computed as regulated at point 4.1 above. However, the data of
social and unemployment insurance contributions shall be locked for the period
before the claim over lump-sum insurance benefits and all relevant books shall
not be revoked.
III. SEVERAL NOTES ON THE
CONSOLIDATION OF INSURANCE BOOKS:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
- Guide the employer and insured employees to
specify the current status of their social insurance books and transfer their
insurance documents to specific divisions.
2. Collecting division:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
- Merge all data regarding the payment of premiums
for unclaimed social and unemployment insurance allowance into a master book
and use that registered number to continue to register social insurance;
transfer the insured’s documents to the issuer of revoked insurance book or
card and then annul any repeatedly-issued insurance book (and registered book
number).
- Where different insurance books have the same
contribution period, prior to the consolidation, the receiver is obliged to:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
When detecting the insurance benefits have
been already paid, social insurance benefit division shall make a decision on
revoking the paid sum to transfer to financial plan division to record a
decreasing entry of expenditure in the consecutive financial statement of the
employer, concurrently return the form C02-TS to the collecting division to
clarify the required information to proceed with the consolidation of the
insurance books.
In certain special cases, when the employer
infrequently records additional entry of expenditure or the amount of
expenditures for short-term insurance benefits lower than the revoked amount,
social insurance benefit division shall forward a decision on revoking the
amount of insurance benefits and form C02-TS of feedback information to the
collecting division in order to request the employer to perform this
revocation. After receiving the note of receipts sent by financial plan
division to revoke the insurance benefits, the collecting officer shall proceed
to complete the required documentation for the consolidation of social
insurance books.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
3. Insurance book/card issuing division:
3.1. Lock and unlock data:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
- Reactivate the locked data and certify any
additional record for the following cases:
+ When the employer has paid off all debts and the
collecting division sends a report to the book/card issuing division to unlock
the data as well as record any additional insurance contribution prior to the
final closing.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Note: Only Social Insurance
Office where data of contributions to social and unemployment insurance has
been locked is entitled to unlock data and carry out the additional closing.
3.2. Revoke and reissue social insurance books:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
- Reissue the book binding and print out a separate
page to keep a final account of contributions to social and unemployment
insurance to match with the figure recorded in the master book
4. Social insurance benefit division:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
- Coordinate with financial plan division to revoke
social insurance benefits, applied to the consolidated insurance books that
record the repetitious period of contributions to social and unemployment
insurance forwarded by the collecting division.
IV. PROCESSES OF THE
CONSOLIDATION OF SOCIAL INSURANCE BOOKS APPLIED TO BORROW INSURANCE
DOCUMENTATION:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
- In certain cases, if the borrower has received
lump-sum insurance benefit and unemployment compensation, no legal record is
needed. In case of the lender, this case shall be handled as follows:
+ If the period of contributions to social and
unemployment insurance corresponds to the period when the borrower has received
the lump-sum insurance benefit, it is considered that the lender has received
the insurance benefit and accepted the period of repeated contributions, in
which all of contributions to social and unemployment insurance shall be
annulled through the plan KB and KT + If the borrower has received the
unemployment compensation, the period of repeated contributions to unemployment
insurance shall be annulled through the plan KT.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Example 1: The insurance book of the borrower: the
period of contributions to social and unemployment insurance is recorded from
March 2011 to February 2012 and lump-sum insurance benefit has been received.
The insurance book of the lender: the period of contributions to social and
unemployment insurance is recorded from January 2011 to March 2013 (lump-sum
insurance benefit and unemployment compensation have not been received yet).
This shall be solved as follows:
- Step 1: Any insurance division that
detects the period of repeated contributions to social and unemployment
insurance shall establish a request note to annul this period from March 2011
to February 2012 for the borrower, which will be then transferred to the
book/card issuing division attached with 02 social insurance books (of the
borrower and lender) to proceed to make the cancellation.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
+ Revoke 02 social insurance books.
+ Grant a confirmation letter (according to the
attached form) for the retained period of contributions to social and
unemployment insurance of the lender (from January 2011 to February 2011 and
from March 2012 to March 2013), which will be then sent to social insurance
office where the final closing of insurance books has been completed to proceed
to reissue the social insurance book.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
- Step 3: Book/card issuing division of
social insurance office where the final closing of insurance books has been
completed:
+ Reissue social insurance book to insured
employees as well as the period of contributions to social and unemployment
insurance as stated in the confirmation letter.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Like the example mentioned above, if the insurance
book of the borrower has just been recorded with the payment of unemployment
compensation, the solution shall be the same. However, the period of
contributions to unemployment insurance for the lender that coincides with the
period of payment for unemployment compensation for the borrower shall be
annulled according to the plan KT.
V. SCOPE OF APPLICATION:
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
PP. DIRECTOR
VICE DIRECTOR
Do Quang Khanh
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
THE SOCIALIST
REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom - Happiness
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
LETTER
OF REQUEST
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Social Insurance Office…………….hereby informs
employers of insured employees who participate in social and employment
insurance (form D02-TS) in the stage……. month………year………(1) and have been
granted multiple social insurance as defined in the following list:
No.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Quantity of
Social Insurance Book (valid)
Other Social
insurance Books that have been issued
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Note
1
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
..
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
. . .
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
This is hereby to request the employer to inform
insured employees and hand in the above-mentioned insurance books to complete
the consolidation of these insurance books according to Delivery Form
No.304/SO.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Respectfully,
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
(Signature and
full name)
DIRECTOR
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Note:
- As for the issuer of insurance book or card,
clearly state “verified list of insurance books (form 01-DS/XNS)” at the blank
(1)
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
HO CHI MINH CITY’S
SOCIAL INSURANCE DEPARTMENT SOCIAL INSURANCE OFFICE OF
DISTRICT.................
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Ho Chi Minh city,
date.................
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
INFORMATION
SHEET
To:………………………..
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Mr. (Mrs.):…………………………………………………….; Insurance Book
No…………………..
upon carrying out the consolidation of social
insurance books due to the repeated contributions have been paid at different
locations,
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Respectfully,
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
(Signature and
full name)
DIRECTOR
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
HO CHI MINH CITY’S
SOCIAL INSURANCE DEPARTMENT SOCIAL INSURANCE OFFICE .................
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
No.../GXN-BHXH
Re. Reissuance of social insurance book
Ho Chi Minh city,
date.................
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
CONFIRMATION
Social Insurance Office…………………………..hereby confirms
that
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Date of birth: ……………./……………../………………….
Social Insurance Code:………………………………..
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Mr. (Mrs.) ……………… is eligible to reserve his/her
contributions to social and unemployment insurance contributions but has not
received insurance benefits as follows:
From month,
year
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Description
Contribution
references
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
Social Insurance
Unemployment Insurance
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
...
...
...
Hãy đăng nhập hoặc đăng ký Thành viên
Pro tại đây để xem toàn bộ văn bản tiếng Anh.
DIRECTOR