|
BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 552 NN-VP/QĐ
|
Hà Nội, ngày 7 tháng 5 năm 1996
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC : "BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN QUY ĐỊNH VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, QUẢN LÝ VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN CỦA BỘ.
BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN
Căn cứ vào Nghị định số 73 ngày 01/11/1995 của
của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Nông nghiệp
và phát triển Nông thôn.
Căn cứ Quyết định số 116NN - VP/QĐ ngày 2
tháng 2 năm 1996 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ban hành
quy định tạm thời về quy chế làm việc của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông
thôn.
Căn cứ nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của
Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành về Điều lệ về công tác công văn,
giấy tờ và công tác lưu trữ.
Căn cứ Thông tư số 33/BT ngày 10/12/1992 của
Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng chính phủ về hướng dẫn xây dựng và ban hành các
văn bản của các cơ quan hành chính Nhà nước.
Xét đề nghị của ông Chánh Văn Phòng Bộ.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1 - Nay ban hành quy định về việc tiếp nhận, xử lý, quản lý và
ban hành văn bản của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Điều 2: Các ông Chánh Văn phòng,Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, Giám
đốc các Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có trách nhiệm thi hành quyết định
này.
|
|
KT. BỘ TRƯỞNG
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
THỨ TRƯỞNG:
Nguyện Thiện Luân
|
QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA BỘ
NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
(Ban hành kèm theo quyết định số 552 NN - VP/QĐ ngày 07/05/1996 của Bộ
trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn )
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn
phòng, phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ, nay quy định sự tiếp nhận,
xử lý và ban hành các văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn như
sau:
I. TIẾP NHẬN, CHUYỂN GIAO VÀ
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 1. Tất cả các loại văn bản gửi đến cơ quan Bộ, Lãnh đạo Bộ
(công văn, tài liệu, bản fax, đơn thư khiếu tố, kể cả các văn bản do cán bộ
chuyên nhận trực tiếp... gọi chung là văn bản đến) ... đều phải làm thủ tục tiếp
nhận tại Văn thư (thuộc phòng Hành chính của Văn phòng Bộ), vào SỔ VĂN BẢN ĐẾN. Văn bản sau khi được tiếp nhận,Văn phòng có
trách nhiệm xem xét ngay trong ngày,chuyển giao đến người hoặc đơn vị phụ trách
lĩnh vực để xử lý kịp thời.
Những bì công văn thuộc loại mật, tối mật và những
bì có ghi "Chỉ người có tên mới được bóc", Văn thư không được bóc, chỉ
vào Sổ văn bản đến và chuyền ngay cho người nhận hoặc người có trách nhiệm xử
lý. Những đơn thư khiếu tố, phải giữ cả bì để thuận tiện cho việc tra cứu khi cần
thiết.
Tài liệu phục vụ các buổi họp của Bộ, đơn vị được
giao nhiệm vụ chuẩn bị cần gửi sớm cho Phòng Hành Chính để chuyển cho các thành
viên dự họp nghiên cứu.
Điện mật đến, Văn thư chuyển ngay cho Chánh Văn
Phòng để trình Lãnh đạo Bộ hoặc chuyển cho đơn vị liên quan xử lý. Sau khi xử
lý xong, chuyển lại Văn thư, để trả lại Cơ yếu Trung ương bảo quản theo chế độ
mật.
Điều 2. Phân loại và chuyển giao văn bản đến:
2.1 Phân loại văn bản đến: Trưởng phòng hành
chính xem xét các văn bản đã tiếp nhận, phân loại:
A. Loại văn bản Phòng hành chính trả lại nơi gửi
gồm các văn bản không đúng thủ tục hành chính, nhầu nát khó đọc, văn bản không
đúng chức năng và thẩm quyền giải quyết của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn.
B. Loại văn bản gửi trực tiếp cho các đơn vị thuộc
Bộ, Văn thư vào sổ theo dõi riêng và chuyển mục đến địa chỉ đã ghi.
C. Loại văn bản chỉ vào sổ theo dõi số hiệu của
văn bản, cơ quan phát hành gồm các bì văn bản thuộc loại mật, tuyệt mật, văn bản
gửi cho Ban cán sự Đảng, đơn thư khiếu tố.
D. Các loại văn bản còn lại được vào sổ theo dõi
số hiệu của văn bản, cơ quan phát hành, trích yếu nội dung công văn, để quản lý
và theo dõi quá trình xử lý và báo cáo hàng ngày trình Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo
Văn phòng.
2.2 Chuyển giao văn bản đến:
+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ:
Phòng Hành chính trả lại nơi gửi các văn bản loại A, chuyển các văn bản loại B
cho các đơn vị (có ký nhận trên sổ theo dõi công văn), trình Chánh Văn phòng
(hay Phó chánh văn phòng được phân công xử lý văn bản đến - sau đây gọi chung
là Chánh Văn phòng) các văn bản thuộc loại C và D để xử lý tiếp. Loại văn bản
có nội dung yêu cầu giải quyết công việc khẩn cấp phải được chuyển ngay đến
Lãnh đạo phòng để xử lý.
+ Chánh văn phòng được thừa lệnh Bộ trưởng xem
xét và phần chuyển trách nhiệm xử lý văn bản, ghi rõ địa chỉ giao chuyển văn bản
về văn thư, vào sổ theo dõi và chuyển đến các địa chỉ đã ghi.
+ Các văn bản chuyển đến lãnh đạo Bộ, sau khi có
ý kiến chỉ đạo.Thư ký Tổng hợp giúp việc Lãnh đạo Bộ trả lại văn thư ghi sổ
theo dõi và chuyền đến địa chỉ để xử lý.
+ Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm xem tất cả
các văn bản nhận được trong ngày gửi đến đơn vị mình, xử lý các văn bản kịp thời
hạn quy định. Đặc biệt những văn bản mà Lãnh đạo Bộ quy định thời hạn thì đơn vị
phải trình Bộ đúng hạn. Bộ phận Tổng hợp phải có quyển sổ theo dõi riêng từng
văn bản riêng thuộc loại này. Những văn bản Văn phòng chuyển không đúng người
hay đơn vị có trách nhiệm xử lý, đề nghị trả ngày cho phòng hành chính để chuyển
đúng người, đơn vị có trách nhiệm xử lý kịp thời, không chuyển trực tiếp từ đơn
vị này sang đơn vị khác.
+ Việc ghi sổ theo dõi tiếp nhận và chuyển giao
văn bản đến được hỗ trợ bằng máy tính với quy trình do Trung tâm tin học hướng
dẫn.
Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị nhận văn bản đến, sau khi nghiên cứu nội
dung, nếu thấy chưa đủ điều kiện xử lý, làm phiếu báo để phòng hành chính trả lại
nơi gưi thực hiện đúng quy chế làm việc của Bộ. Những văn bản đủ điều kiện, làm
thủ tục trình giải quyết như sau:
3.1 Đối với các văn bản gửi đến lãnh đạo Bộ:
Chuyên viên Tổng hợp/Thư ký giúp việc Lãnh đạo Bộ
lập phiếu trình đính kèm hồ sơ trình. Phiếu trình ghi rõ ràng, sạch sẽ, tóm tắt
nội dung văn bản, yêu cầu giải quyết và đề xuất ý kiến xử lý. Hồ sơ trình gồm:
văn bản trình mới nhất, đủ thủ tục hành chính (có dấu nhận công văn, chuyên
viên không được tự ý ghi ý kiến riêng vào công văn trình), các văn bản cần thiết
khác có liên quan được sắp xếp khoa học theo trình tự dẫn giải của vấn đề
trình.
Sau khi có ý kiến Lãnh đạo Bộ, chuyển văn bản về
bộ phận Tổng hợp đề tập hợp theo dõi và chuyển lại Văn thư để gửi đơn vị được
giao trách nhiệm xử lý.
3.2 Đối với các văn bản giao cho các đơn vị
nghiên cứu để trình lãnh đạo Bộ giải quyết:
+ Đơn vị lập Phiếu trình đính kèm theo Hồ sơ
trình. Phiếu trình ghi rõ ràng, sạch sẽ, tóm tắt nội dung của văn bản, yêu cầu
cần giải quyết, tóm tắt ý kiến các đơn vị liên quan (nếu cần), đề xuất ý kiến
và xử lý của Thủ trưởng đơn vị.
Hồ sơ đính kèm phiếu trình gồm: văn bản trình mới
nhất,đủ thủ tục hành chính (có dấu nhận công văn, chuyên viên không được tự ý
ghi ý kiến riêng vào công văn trình), ý kiến của các đơn vị liên quan (nếu cần
thiết); các văn bản khác có liên quan tới vấn đề trình và được xắp xếp khoa học
theo trình tự dẫn giải của vấn đề trình.Văn bản thuộc đơn vị nào chủ trì thì
đơn vị đó phối hợp với các đơn vị khác để lấy ý kiến và nhận trả lời bằng văn bản
trong thời hạn do đơn vị chủ trì đề nghị.
Phiếu trình và Hồ sơ trình chuyển cho bộ phận Tổng
hợp để trình Lãnh đạo Bộ trong thời gian ngắn nhất.
+ Sau khi có ý kiến của Lãnh đạo Bộ, bộ phận Tổng
hợp sẽ chuyển lại đơn vị phụ trách công việc, để xử lý hoặc dự thảo văn bản
trình Bộ ban hành.
Điều 4. Văn bản đến cần xử lý kịp thời, nhanh chóng. Thời gian xử lý
tính từ ngày Văn thư đóng dấu nhận văn bản đến ngày ban hành văn bản giải quyết.
Đối với các vấn đề cấp bách không quá 2 ngày: các vấn đề thông thường, thời
gian xử lý không quá 5 ngày: các vấn đề phức tạp cần trao đổi với các đơn vị
liên quan, không quá 10 ngày. Nếu không bảo đảm được thời gian quy định trên,
đơn vị được xử lý để báo cáo lãnh đạo Bộ và thông báo cho cơ quan/cá nhân đề
nghị biết lý do và những việc cần hoàn chỉnh tiếp.
Bộ phận Tổng hợp phối hợp với văn thư/tổng hợp
các đơn vị, theo dõi qúa trình xử lý văn bản đến hàng ngày, hàng tuần, báo cáo
kết quả xử lý với lãnh đạo Bộ và báo cáo trong phiên họp giao ban hàng tháng.
II. XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 5. Xử lý các văn bản do
Lãnh đạo Bộ ký:
Lãnh đạo đơn vị dự thảo văn bản chịu trách nhiệm
về bản thảo, ký trình và chuyển sang bộ phận Tổng hợp soát xét. Hình thức, thể
thức các loại văn bản Bộ ban hành thực hiện theo Thông tư 33/BT ngày 10/12/1992
của Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn xây dựng và ban hành
văn bản hành chính Nhà nước.
Các văn bản có tính pháp quy (Quyết định về tổ
chức bộ máy, Chỉ thị,Thông tư hướng dẫn, dự thảo Dự án luật/ Nghị định của
Chính phủ/Quyết định của Thủ tướng Chính phủ), trả lời chất vấn của Quốc Hội,
phải được Tổ chuyên viên pháp chế của Bộ xem xét góp ý về nội dung, hình thức
và tính pháp lý trước khi trình ký.
Chánh văn phòng xem xét lần cuối và cùng ký
trình Lãnh đạo Bộ. Các văn bản về nhân sự của Vụ tổ chức Cán Bộ do Vụ chịu
trách nhiệm trình.
+ Bản thảo đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, bộ phận
tổng hợp chuyển lại đơn vị soạn thảo để đánh máy bản chính. Đơn vị soạn thảo chịu
trách nhiệm rà soát nội dung và hình thức văn bản, chuẩn bị Phiếu yêu cầu phát
hành, chuyển bản thảo, bản chính và phiếu yêu cầu phát hành, chuyển bản thảo, bản
chính và phiếu yêu cầu phát hành cho bộ phận Tổng hợp soát lại.