Thông tư 05/2012/TT-BNG hướng dẫn Nghị định 12/2012/NĐ-CP đăng ký quản lý

• Số hiệu: 05/2012/TT-BNG
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao
• Người ký: Phạm Bình Minh
• Ngày ban hành: 12/11/2012

BỘ NGOẠI GIAO -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 05/2012/TT-BNG	Hà Nội, ngày 12 tháng 11 năm 2012

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THI HÀNH NGHỊ ĐỊNH SỐ 12/2012/NĐ-CP NGÀY 01 THÁNG 3 NĂM 2012 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 2 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Căn cứ Nghị định số 12/2012/NĐ-CP ngày 01 tháng 3 năm 2012 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam;

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định số 12/2012/NĐ-CP ngày 01 tháng 3 năm 2012 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là Nghị định) như sau:

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng (quy định tại Điều 1 của Nghị định):

1. Nghị định áp dụng đối với các Bộ, ngành, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, cơ quan quản lý phi chính phủ nước ngoài tại địa phương, các cơ quan đối tác Việt Nam, các tổ chức phi chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận, các quỹ xã hội, quỹ tư nhân, hoặc các hình thức tổ chức xã hội, phi lợi nhuận khác, được thành lập theo luật pháp nước ngoài, có hoạt động hỗ trợ phát triển, viện trợ nhân đạo, không vì mục đích lợi nhuận hoặc các mục đích khác tại Việt Nam.

2. Nghị định không áp dụng đối với các cá nhân có hoạt động từ thiện, nhân đạo tại Việt Nam.

Điều 2. Quy định chung về đăng ký đối với các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam (quy định từ Điều 5 đến Điều 15 của Nghị định):

1. Căn cứ theo Pháp lệnh ký kết và thực hiện Thỏa thuận quốc tế ban hành ngày 20/04/2007 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, trước khi triển khai các hoạt động tại Việt Nam, người đứng đầu các tổ chức phi chính phủ nước ngoài cần ký “Thỏa thuận khung" với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam (là các cơ quan Việt Nam được quy định lại Điều 1 của Pháp lệnh), trong đó quy định rõ quyền, trách nhiệm, các cam kết hoạt động, nhân đạo, phát triển của các tổ chức đó tại Việt Nam. Trong trường hợp tổ chức phi chính phủ nước ngoài không có cơ quan đối tác Việt Nam ký "Thỏa thuận khung" thì cơ quan thường trực của Ủy ban sẽ là cơ quan ký "Thỏa thuận khung” và phải lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao trước khi ký kết.

2. Hoàn thiện và nộp hồ sơ đăng ký hợp lệ đến Cơ quan Thường trực của Ủy ban Công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài để tiến hành các thủ tục như quy định từ Điều 6 đến Điều 14 của Nghị định.

3. Bộ Ngoại giao xét, cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, thu hồi Giấy đăng ký trên cơ sở ý kiến thẩm định của các thành viên ủy ban. Các tổ chức phi chính phủ nước ngoài chỉ được phép triển khai các hoạt động sau khi được cấp Giấy đăng ký, trừ các trường hợp quy định tại Khoản 1, Điều 8 của Thông tư này. Tổ chức phi chính phủ nước ngoài nào vào hoạt động khi chưa đăng ký thì Cơ quan Thường trực hoặc cơ quan liên quan có thẩm quyền đề nghị tổ chức đó tạm dừng hoạt động trong vòng 15 ngày để làm thủ tục đăng ký và khi được cấp Giấy đăng ký mới hoạt động.

4. Các Bộ, ngành, địa phương và đối tác Việt Nam không được triển khai các hoạt động hợp tác với các tổ chức phi chính phủ nước ngoài khi tổ chức đó chưa có Giấy đăng ký theo quy định, trừ các trường hợp quy định tại Khoản 1, Điều 8 của Thông tư này.

Điều 3. Quy trình thẩm định và cấp mới Giấy đăng ký và gia hạn, bổ sung sửa đổi các loại Giấy đăng ký:

a) Trong vòng 35 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan Thường trực của Ủy ban xin ý kiến của các cơ quan liên quan và UBND tỉnh nơi dự kiến tổ chức phi chính phủ nước ngoài đăng ký hoạt động. Các cơ quan được tham khảo ý kiến phải trả lời trong vòng 20 ngày làm việc.

b) Khi nhận được các ý kiến liên quan, Cơ quan Thường trực của Ủy ban chuyển hồ sơ của tổ chức phi chính phủ nước ngoài và ý kiến thẩm định của các cơ quan liên quan, ý kiến của UBND tỉnh nơi dự kiến tổ chức phi chính phủ nước ngoài đăng ký hoạt động cho Bộ Ngoại giao xem xét.

c) Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ như nêu tại Tiết b, Khoản 1, Điều 3 ở trên, Bộ Ngoại giao xem xét, trình cấp có thẩm quyền quyết định (Những vấn đề vượt thẩm quyền Bộ Ngoại giao sẽ được trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định).

d) Bộ Ngoại giao sẽ chuyển kết quả cho Cơ quan Thường trực của Ủy ban để thông báo kết quả bằng văn bản cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài.

Chương 2.

THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐỐI VỚI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Điều 4. Cơ quan cấp Giấy đăng ký và cơ quan tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ đăng ký (quy định từ Điều 5 đến Điều 15 và Khoản 3 thuộc Điều 24 của Nghị định):

1. Bộ Ngoại giao là cơ quan cấp mới, gia hạn, sửa đổi, bổ sung và thu hồi các loại Giấy đăng ký của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam (Mẫu các loại Giấy đăng ký quy định tại Phụ lục số 1, 2 và 3).

2. Cơ quan Thường trực của Ủy ban Công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (Liên hiệp các tổ chức hữu nghị Việt Nam) là cơ quan tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp, gia hạn, bổ sung, sửa đổi, chấm dứt hoạt động và chủ trì, phối hợp với các cơ quan thành viên của Ủy ban thẩm định hồ sơ và trả kết quả xét, duyệt hồ sơ của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.

Điều 5. Thẩm quyền ký đơn đề nghị cấp mới, gia hạn, bổ sung, sửa đổi Giấy đăng ký của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (quy định từ Điều 5 đến Điều 15 của Nghị định):

1. Đơn đề nghị cấp mới hoặc nâng cấp Giấy đăng ký phải do người đứng đầu của tổ chức phi chính phủ nước ngoài ký.

2. Đơn đề nghị gia hạn, bổ sung, sửa đổi Giấy đăng ký do người đại diện của tổ chức có tên trên Giấy đăng ký hoặc người đứng đầu của tổ chức phi chính phủ nước ngoài được ủy quyền ký.

Điều 6. Hồ sơ về người đại diện của tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam khi đề nghị cấp mới, sửa đổi, bổ sung các loại Giấy đăng ký (quy định từ Điều 5 đến Điều 15 của Nghị định):

1. Ngoài các tài liệu cần nộp theo Nghị định, mọi hồ sơ đề nghị bổ nhiệm người đại diện mới của tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam, cần có một Quyết định bổ nhiệm kèm Giấy giới thiệu do người đứng đầu tổ chức đó ký, một bản tiểu sử của người được bổ nhiệm làm đại diện của tổ chức tại Việt Nam và một bản sao trang thông tin chính trong hộ chiếu còn hiệu lực của người đó (các văn bản bằng tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch tiếng Việt đã được chứng thực hợp lệ).

2. Các hồ sơ cần chứng thực hợp lệ gồm: Điều lệ và Giấy chứng thực tư cách pháp nhân của tổ chức, Lý lịch tư pháp của người dự kiến làm Trưởng đại diện Văn phòng Dự án và Văn phòng Đại diện hoặc người được tổ chức phi chính phủ nước ngoài ủy nhiệm làm đại diện tại Việt Nam được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn Nghị định số 111/2011/NĐ-CP. Trong trường hợp người dự kiến làm Trưởng đại diện Văn phòng Dự án và Văn phòng Đại diện hoặc người được tổ chức phi chính phủ nước ngoài ủy nhiệm làm đại diện tại Việt Nam sống và làm việc lâu dài tại nước không phải là nước họ mang quốc tịch thì lý lịch tư pháp được hợp pháp hóa lãnh sự tại nước mà người đó đã sống và làm việc trong vòng 6 tháng gần nhất. Các hồ sơ theo yêu cầu của Nghị định khi có bản dịch ra tiếng Việt cần có công chứng bản dịch tại các Phòng Công chứng nước xuất xứ hoặc Việt Nam. (Danh sách các nước và loại Giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam quy định tại Phụ lục 4).

3. Người đại diện của tổ chức tại Việt Nam chỉ được hoạt động khi được Ủy ban Công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài chấp thuận bằng văn bản.

Điều 7. Địa điểm đặt Văn phòng Dự án, Văn phòng Đại diện của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài:

1. Văn phòng Dự án của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài được đặt tại tỉnh Iỵ hoặc huyện lỵ của các địa phương nơi có đủ điều kiện thuận lợi để giám sát, hỗ trợ triển khai các chương trình, dự án và phải được UBND các tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương liên quan chấp thuận bằng văn bản.

2. Văn phòng Dự án của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài không được đặt tại trụ sở chính quyền của các địa phương.

3. Địa điểm đặt Văn phòng Đại diện của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài phải được UBND thành phố Hà Nội, Đà Nẵng và Hồ Chí Minh chấp thuận bằng văn bản và không được đặt tại trụ sở chính quyền của các địa phương (quy định tại điểm d, Điều 12 của Nghị định).

4. Khi có yêu cầu, tổ chức phi chính phủ nước ngoài có Giấy đăng ký hoạt động sẽ được tạo điều kiện có nơi làm việc.

Điều 8. Điều kiện cấp Giấy đăng ký hoạt động, Giấy đăng ký lập Văn phòng Dự án và Giấy đăng ký lập Văn phòng Đại diện:

1. Trong những trường hợp đặc biệt như tham gia cứu trợ khẩn cấp do thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, Bộ Ngoại giao ra văn bản chấp thuận cho các tổ chức phi chính phủ nước ngoài được tiến hành một số hoạt động từ thiện, nhân đạo nhất định trước khi được cấp Giấy Đăng ký.

2. Về điều kiện cấp Giấy đăng ký lập Văn phòng Đại diện, Khoản c, mục 1 điều 12 Nghị định số 12/2012/NĐ-CP được hướng dẫn cụ thể hơn như sau: Tổ chức phi chính phủ nước ngoài đã hoạt động có hiệu quả tại Việt Nam trong thời gian ít nhất hai năm liên tiếp trước thời điểm nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy đăng ký Lập Văn phòng Đại diện.

Điều 9. Thời hạn đối với các loại Giấy đăng ký (quy định tại Điều 6, 7, 9, 10, 12, 13 của Nghị định)

Thời hạn đối với các loại Giấy đăng ký được cấp mới, gia hạn, bổ sung, sửa đổi được hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Thời hạn đối với Giấy đăng ký Hoạt động tối đa là 3 năm; thời hạn đối với Giấy đăng ký lập Văn phòng Dự án và Giấy đăng ký lập Văn phòng đại diện tối đa là 5 năm. Thời hạn trên thực tế được ghi trong Giấy đăng ký có thể ngắn hơn các thời hạn nêu trên phù hợp với thời hạn của các chương trình, dự án đã được các cấp có thẩm quyền của Việt Nam phê duyệt, khả năng tài chính của tổ chức và thời hạn đăng ký hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại nơi thành lập hoặc đặt trụ sở chính trong trường hợp pháp luật nước đó có quy định thời hạn đăng ký hoạt động của các tổ chức phi chính phủ.

2. Thời hạn Giấy đăng ký được chuyển đổi từ Giấy phép trước đây là thời hạn còn lại của Giấy phép được cấp trước đây, trừ trường hợp tổ chức phi chính phủ nước ngoài đương đơn có yêu cầu khác phù hợp với khả năng tài chính và các chương trình, dự án đã được các cấp có thẩm quyền của Việt Nam phê duyệt.

3. Thời hạn Giấy đăng ký sẽ do tổ chức phi chính phủ nước ngoài yêu cầu và Bộ Ngoại giao xem xét quyết định.

Điều 10. Giấy xác nhận tạm thời:

Trong một số trường hợp đặc biệt (Ví dụ: Khi thủ tục thẩm định chưa thể hoàn tất do hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ vì lý do bất khả kháng) khi Giấy đăng ký của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài chưa được gia hạn, bổ sung, sửa đổi kịp thời hạn, Ủy ban công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài sẽ cấp cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài Giấy xác nhận có thời hạn về tình trạng Giấy đăng ký của tổ chức đang được xem xét để tạo điều kiện cho các tổ chức hoạt động bình thường trong lúc chờ Giấy đăng ký được gia hạn, bổ sung và sửa đổi. (theo Biểu mẫu quy định tại Phụ lục số 3.1)

Điều 11. Theo Điều 15 của Nghị định, điều kiện đình chỉ một phần, đình chỉ toàn bộ hay chấm dứt hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài được hướng dẫn thực hiện như sau:

1. Bị đình chỉ một phần khi không thực hiện đúng cam kết, không đủ năng lực tài chính, nhiều dự án đã cam kết, được phê duyệt mà không triển khai thực hiện.

2. Bị đình chỉ toàn bộ hoạt động khi không thực hiện đúng lĩnh vực, địa bàn, hoặc không triển khai hoạt động trong thời gian dài (1 năm).

3. Chấm dứt hoạt động khi vi phạm Điều 4 của Nghị định này sau khi đã được nhắc nhở nhiều lần.

Điều 12. Cấp Giấy phép lao động:

1. Theo Quy định tại Điều 20 của Nghị định, nhân viên nước ngoài làm việc cho các tổ chức phi chính phủ nước ngoài phải đến Sở Lao động, Thương binh và Xã hội tại địa phương nơi đóng trụ sở xin cấp Giấp phép lao động theo quy định hiện hành của Việt Nam, trừ người nước ngoài là Trưởng đại diện.

2. Việc cấp Giấy phép lao động sẽ áp dụng theo các quy định hướng dẫn tại các văn bản pháp lý sau và theo quy định của pháp luật hiện hành: i) Nghị định số 34/2008/NĐ-CP ngày 25/3/2008 quy định về tuyển dụng và quản lý người nước ngoài làm việc tại Việt Nam; ii) Nghị định số 46/2011/NĐ-CP ngày 17/6/2011 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 34/2008/NĐ-CP và iii) Thông tư số 31/2011/TT-BLĐTBXH ngày 3/11/2011 của Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội hướng dẫn thi hành Nghị định số 34 và Nghị định số 46.

Điều 13. Nhập khẩu hàng hóa (quy định tại Điều 22 của Nghị định):

Nhập khẩu hàng hóa sẽ áp dụng theo hướng dẫn lại Thông tư liên tịch số 03/2007/TTLT-BCT-BTC-BNG ngày 15/10/2007 giữa Bộ Công thương, Bộ Tài chính và Bộ Ngoại giao và căn cứ theo Nghị định số 73/CP ngày 30/7/1994 và theo các văn bản pháp luật hiện hành hướng dẫn việc tạm nhập khẩu, nhập khẩu hoặc mua miễn thuế tại Việt Nam xuất khẩu, tái xuất khẩu, chuyển nhượng và tiêu hủy những vật dụng cần thiết phục vụ cho công tác và sinh hoạt của các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện các tổ chức quốc tế được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ tại Việt Nam.

Điều 14. Thuế thu nhập cá nhân đối với người nước ngoài (quy định lại Điều 23 của Nghị định):

Thuế thu nhập cá nhân đối với người nước ngoài áp dụng theo hướng dẫn tại các văn bản pháp lý sau và theo các văn bản pháp luật hiện hành: i) Luật thuế thu nhập cá nhân; ii) Nghị định số 100/2008/NĐ-CP ngày 8/9/2008 quy định chi tiết về Luật thuế thu nhập cá nhân; iii) Thông tư số 55/2007/TT-BTC ngày 29/5/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn miễn thuế thu nhập cá nhân đối với chuyên gia nước ngoài thực hiện chương trình, dự án viện trợ phi chính phủ nuớc ngoài tại Việt Nam; iv) Thông tư số 12/2011/TT-BTC ngày 26/1/2011 sửa đổi Thông tư số 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2008 của Bộ Tài Chính, hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và sửa đổi Thông tư số 02/2010/TT-BTC ngày 11/01/2010 của Bộ Tài chính.

Điều 15. Con dấu và tài khoản của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (quy định tại Điều 21 của Nghị định):

1. Theo Điều 21 của Nghị định, tổ chức phi chính phủ nước ngoài đã được cấp Giấy đăng ký thì được phép đăng ký và sử dụng con dấu và mở tài khoản tại các ngân hàng được thành lập và hoạt động theo pháp luật hiện hành của Việt Nam.

2. Việc đăng ký con dấu được áp dụng theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công an, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 58.

Chương 3.

TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ NƯỚC NGOÀI VÀ CÁC CƠ QUAN VIỆT NAM

Điều 16. Thông báo hoạt động (quy định tại Điều 17 của Nghị định):

Việc thông báo hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài bằng văn bản được gửi đến cơ quan đầu mối quản lý đối ngoại nhà nước (Sở, Phòng Ngoại vụ hoặc Văn phòng UBND tỉnh, thành phố) tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương liên quan nơi tổ chức phi chính phủ nước ngoài có trụ sở hoặc có hoạt động, chương trình, dự án dự kiến sẽ triển khai.

Điều 17. Trách nhiệm báo cáo của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (quy định tại Điều 18 của Nghị định):

Định kỳ sáu tháng và hàng năm, Trưởng Văn phòng Đại diện, Trưởng Văn phòng Dự án hoặc người được tổ chức phi chính phủ nước ngoài ủy quyền làm đại diện của tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tài chính, ngân hàng đang mở tài khoản của tổ chức để kiểm toán hàng năm, báo cáo bằng văn bản các hoạt động và tình hình triển khai chương trình, dự án viện trợ, (theo Biểu mẫu quy định tại Phụ lục số 5 kèm bản dịch tiếng Việt) về Bộ Ngoại giao, Ủy ban Công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài đồng gửi UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tại các địa bàn hoạt động được xác định trong Giấy đăng ký chậm nhất vào ngày 15 tháng 7 hàng năm đối với báo cáo 6 tháng và chậm nhất vào ngày 15 tháng 1 năm tiếp sau đối với báo cáo năm.

Điều 18. Trách nhiệm báo cáo của các cơ quan Việt Nam (quy định từ Điều 25 đến Điều 28 của Nghị định):

Định kỳ 6 tháng và hàng năm, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của các đoàn thể các tổ chức nhân dân trung ương và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Bộ Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm báo cáo các hoạt động và sử dụng viện trợ của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (theo Biểu mẫu quy định tại Phụ lục số 6), cho Bộ Ngoại giao chậm nhất vào 20 tháng 7 đối với báo cáo 6 tháng và chậm nhất vào ngày 20 tháng 2 năm tiếp sau đối với báo cáo năm hoặc khi được yêu cầu để tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Điều 19. Trách nhiệm báo cáo của các cơ quan đối tác Việt Nam (quy định tại Khoản 3, Điều 29 của Nghị định):

Định kỳ 6 tháng và hàng năm, các cơ quan đối tác Việt Nam gửi báo cáo bằng văn bản các hoạt động và tình hình triển khai chương trình, dự án viện trợ (theo Biểu mẫu quy định tại Phụ lục số...) cho Bộ Ngoại giao đồng gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tại các địa bàn hoạt động được xác định trong Giấy đăng ký trước chậm nhất vào ngày 15 tháng 7 hàng năm đối với báo cáo 6 tháng và chậm nhất vào ngày 15 tháng 1 năm tiếp sau đối với báo cáo năm.

Điều 20. Trách nhiệm quản lý, kiểm tra, giám sát của các cơ quan Việt Nam (quy định từ Điều 25 đến Điều 28 của Nghị định):

1. Ủy ban Công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ về công tác thẩm định, kiểm tra, giám sát và xử lý các vi phạm của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài.

2. Về xác định một cơ quan đầu mối quản lý nhà nước tại địa phương quản lý chung đối với các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (Khoản 4, Điều 28 của Nghị định): Căn cứ theo Quyết định số 67/2011/QĐ-TTg ngày 12/12/2011 của Thủ tuớng Chính phủ ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thông tư liên tịch số 02/2009/TTLT-BNG-BNV ngày 27/05/2009 giữa Bộ Ngoại giao và Bộ Nội vụ về quản lý hoạt động đối ngoại ở địa phương và các văn bản sửa đổi bổ sung (nếu có), UBND các tỉnh, thành phố giao một cơ quan quản lý đối ngoại làm đầu mối (Sở, Phòng Ngoại vụ hoặc Văn phòng UBND tỉnh) do một Phó Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp phụ trách để điều phối chung công tác quản lý giữa các Sở, Ban, ngành tại địa phương và hỗ trợ Bộ Ngoại giao quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài trên toàn quốc.

3. Các Sở, Ban, ngành có liên quan trực thuộc UBND các tỉnh, thành phố có trách nhiệm phối hợp với cơ quan quản lý đối ngoại ở địa phương (Sở, Phòng Ngoại vụ hoặc Văn phòng UBND) trong công tác quản lý, kiểm tra, giám sát và báo cáo Bộ Ngoại giao và Ủy ban công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài.

4. Cơ quan quản lý nhà nước về đối ngoại (Sở, Phòng Ngoại vụ hoặc Văn phòng UBND) ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác phi chính phủ nước ngoài tại địa phương, phối hợp với các Sở, Ban ngành tại địa phương trong việc quản lý hoạt động của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tham mưu cho UBND các tỉnh, thành phố về công tác phi chính phủ nước ngoài và chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, thành phố về công tác quản lý các tổ chức phi chính phủ nước ngoài.

Chương 4.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Khen thưởng, xử lý vi phạm (quy định tại Điều 31 của Nghị định):

1. Các tổ chức phi chính phủ nước ngoài được xem xét khen thưởng trên cơ sở có báo cáo đánh giá và kiến nghị của các địa phương nơi tổ chức đó hoạt động hoặc của các cơ quan đối tác Việt Nam.

2. Bên cạnh các quy định trong khoản 2, Điều 31 của Nghị định, Ủy ban công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài sẽ là cơ quan tiếp nhận hồ sơ kháng nghị của tổ chức phi chính phủ nước ngoài nếu có.

Điều 22. Hiệu lực thi hành:

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Ngoại giao để nghiên cứu, hướng dẫn bổ sung kịp thời.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - Văn phòng BCĐ TW về phòng, chống tham nhũng; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng TW và các Ban của Đảng; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Hội đồng Dân tộc và các UB của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban Giám sát tài chính QG; - Ngân hàng Chính sách Xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban TW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Các Tổng công ty nhà nước; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Sở/Phòng Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Sở Kế hoạch&Đầu tư các tỉnh, thành phố thuộc TW; - Cục kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp); - Cổng TTĐT của Chính phủ; - Công báo; - Các Cục, Vụ, Viện, Văn phòng, Thanh tra Bộ, cổng TTĐT và các đơn vị trực thuộc Bộ; - Lưu: VT, TCQT.

BỘ TRƯỞNG Phạm Bình Minh

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence– Freedom – Happiness ---------------
No. 05/2012/TT-BNG	Hanoi , November 12, 2012

CIRCULAR

GUIDING IMPLEMENTATION OF THE GOVERNMENT’S DECREE NO. 12/2012/ND-CP, OF MARCH 01, 2012 ON REGISTRATION AND OPERATION MANAGEMENT OF FOREIGN NON-GOVERNMENTAL ORGANIZATIONS IN VIETNAM 

Pursuant to the Law on Government organization, of December 25, 2001;

Pursuant to the Decree No. 15/2008/ND-CP, of February 04, 2008 defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Foreign Affairs;

Pursuant to the Government’s Decree No. 12/2012/ND-CP, of March 01, 2012 on registration and operation management of foreign non-governmental organizations in Vietnam;

The Minister of Foreign Affairs promulgates Circular guiding implementation of the Government’s Decree No. 12/2012/ND-CP, of March 01, 2012 on registration and operation management of foreign non-governmental organizations in Vietnam (hereinafter referred to as the Decree) as follows:

Chapter 1.

GENERAL PROVISIONS

...

...

...

1. The Decree applies to Ministries, branches, provincial People’s Committees, local agencies managing foreign non-governmental organizations (NGOs), Vietnamese partner agencies, non-governmental organizations, non-profit organizations, social funds, private funds or other social or non-profit organizations, which are established under foreign laws and carry out development assistance and humanitarian aid activities not for profit or other purposes in Vietnam.

2. The Decree does not apply to individuals conducting charitable, humanitarian activities in Vietnam.

Article 2. General provisions on registration for foreign NGOs in Vietnam (specified in from Article 5 to Article 15 of the Decree): 

1. Pursuant to the Ordinance on conclusion and implementation of international agreements promulgated on 20^th April, 2007 of the Standing committee of the National Assembly, before implementing activities in Vietnam, heads of foreign NGOs need conclude “Frame Agreement” with Vietnamese competent agencies, organizations (being Vietnamese agencies specified in Article 1 of the Ordinance), in which stating clearly rights, duties, commitments for activities, humanitarian, development of such organizations in Vietnam. If a foreign NGO has no Vietnamese partner agency to conclude “Frame Agreement”, the standing agency of committee will be agency concluding “Frame Agreement” and must take opinion in writing of the Ministry of Foreign Affairs before concluding.

2. To complete and submit valid dossier of registration to the Standing agency of the Committee for Foreign NGO Affairs in order to implement procedures as prescribed from Article 6 to Article 14 of the Decree.

3. The Ministry of Foreign Affairs shall consider, grant, extend, amend, supplement or withdraw the Registration on the basis of appraisal opinion of members of the Committee. The foreign NGOs are only permitted to implement activities after being granted certificate of registration, except cases specified in clause 1, Article 8 of this Circular.   The foreign NGOs conducting activities when having not yet registered, the Standing agency or competent relevant agencies shall request such organizations temporarily stop their activities within 15 days, in order to do procedures for registration and when being granted the certificate of registration, they can continue activities.

4. Ministries, sectors and localities and Vietnamese partners are not permitted to implement activities cooperating with foreign NGOs when such organizations have not yet registered as prescribed, except cases specified in clause 1, Article 8 of this Circular.

Article 3. The process of appraisal and grant of new registration and extension, supplement, amendment of kinds of registration:

a) Within 35 working days, as from fully receiving the valid dossier, the standing agency of Committee ask for consults of relevant agencies and People’s Committee of province where the foreign NGO anticipated to register for operation. Agencies being consulted must answer within 20 working days.

...

...

...

c) Within 10 working days, as from fully receiving the valid dossier as stated in item b, clause 1, Article 3 above, the Ministry of Foreign Affairs shall consider and submit to competent authority for decision (problems which fall beyond competence of the Ministry of Foreign Affairs shall be submitted to the Prime Minister for consideration and decision). 

d) The Ministry of Foreign Affairs shall transfer result to the standing agency of Committee to notify result in writing to the foreign NGO.

Chapter 2.

PROCEDURES FOR REGISTRATION APPLIED TO FOREIGN NGOS IN VIETNAM

Article 4. Agencies granting registration certificate and agencies receiving, returning results of registered dossiers (specified in from Article 5 to Article 15 and clause 3 Article 24 of the Decree)

1. The Ministry of Foreign Affairs is agency newly granting, extending, amending, supplementing and withdrawing kinds of registration certificate of the foreign NGOs in Vietnam (Forms of kinds of registration certificate specified in Annex No. 1, 2 and 3).

2. The standing agency of the Committee for Foreign NGO Affairs (the Vietnam union of friendship organizations) is agency receiving dossiers requesting for grant, extension, supplement, amendment, termination of operation and assuming the prime responsibility for, and coordinating with agencies being members of Committee to appraise dossiers and return results of consideration and approval of dossiers of the foreign NGOs in Vietnam. 

Article 5. Competence for signing on the applications for newly granting, extending, amending, supplementing and withdrawing registration certificates of the foreign NGOs in Vietnam (specified in from Article 5 to Article 15 of the Decree):

1. Applications for newly granting or upgrading registration certificate must be signed on by heads of foreign NGOs.

...

...

...

Article 6. Dossier of representatives of foreign NGOs in Vietnam upon requesting for newly granting, amending, supplementing kinds of registration certificates (specified in from Article 5 to Article 15 of the Decree):

1. Apart from documents are required to submit in according to the Decree, all dossiers of suggestion for appointing a new representative of a foreign NGO in Vietnam needs have an Appointing Decision  enclosed with a letter of introduction signed by head of such organization, a biography of person appointed as representative of organization in Vietnam and a copy of main information page in valid passport of such person (all documents in foreign languages must enclosed with a lawfully certified Vietnamese translation).

2. Dossiers need be lawfully certified including: Charter and paper certifying legal status of organization, judicial record of the person anticipated as representative office and project office representative chief or person nominated as representative in Vietnam by foreign NGO, which is consularly legalized as prescribed in the Government’s Decree No. 111/2011/ND-CP and the Circular No. 01/2012/TT-BNG of the Ministry of Foreign Affairs, guiding the Decree No.111/2011/ND-CP.   In case a person expected as representative office and project office representative chief or a person nominated as representative in Vietnam by foreign NGO live and work permanently in a country not country where he/she bears nationality, his/her judicial record must be consularly legalized in country where such person has lived and worked for 6 nearest months.   Dossiers as required by the Decree upon having Vietnamese translation, they need be notarized at Notarization Offices of origin country or Vietnam.  (List of countries and kinds of papers being exempted form consularly legalized in Vietnam specified in the Annex 4).

3. The representative of organization in Vietnam only operates when being approved in writing by the Committee for Foreign NGO Affairs.

Article 7. Places laying project offices, representative offices of foreign NGOs

1. The project offices of foreign NGOs may be placed in townships, district capitals of localities where have full advantage conditions for supervision, support to implement programs, projects and must be approved in writing by People’s Committees of relevant central-affiliated cities and provinces.

2. The project offices of foreign NGOs are not permitted to place at head office of local authorities.

3. Places laying representative offices of foreign NGOs must be approved in writing by People’s Committees of Hanoi, Da Nang and Hochiminh cities and not permitted to placed at head office of local authorities (specified in point d, Article 12 of the Decree).

4. Upon having request, foreign NGOs with Operation Registration Certificate shall be facilitated to have a working place.

...

...

...

1. In special cases such as participation in urgent relief due to disasters, epidemics, wars, the Ministry of Foreign Affairs may issue a written approval for foreign NGOs to conduct some determined humanitarian and charitable activities before granting Registration Certificate.

2. Conditions for granting Representative Office Registration Certificate, clause c, item 1 Article 12 of the Decree No. 12/2012/ND-CP are guided specifically as follows:  The foreign NGOs have operated effectively in Vietnam for at least 02 consecutive years before submitting dossier for grant of Representative Office Registration Certificate.

Article 9. Time limits of kinds of Registration Certificates (specified in Articles 6, 7, 9, 10, 12, 13 of the Decree):

Time limits of kinds of Registration Certificates being newly granted, supplemented, amended are guided specifically as follows:

1. Maximum time limit for Operation Registration Certificate is 3 years; Maximum time limit for Project Office Registration Certificate and Representative Office Registration Certificate is 5 years. Time limit in reality which is written in the Registration Certificate may be shorter than above-mentioned time limits, in conformity with time limits of programs, projects approved by competent authorities of Vietnam, financial ability of organizations and time limits of operation registration of foreign NGOs at place of establishing or having head office in case law of such countries have provision on time limit for operation registration of NGOs. 

2. Time limit of Registration Certificate which is transfered from the prior license is the remaining time limit of prior granted license, unless the applying foreign NGO has other request in conformity with finance ability and programs, projects approved by competent authorities of Vietnam. 

3. Foreign NGOs shall require time limit of Registration Certificate and the Ministry of Foreign Affairs shall consider for decision.

Article 10. The temporary confirmation:

In some special cases (example: When procedures for appraisal cannot complete because dossier has not yet been full and valid due to force majeure) when the registration certification of foreign NGOs have not yet been extended, supplemented, amended timely under time limit, the Committee for Foreign NGO Affairs shall grant a confirmation with a defined time on situation that the registration certificate of organization is being considered for such foreign NGOs in order to facilitate for such organizations operate normally while waiting registration certificates being extended, supplemented and amended. (in according to Forms specified in Annex No. 3.1)

...

...

...

1. To be partly suspended when fail to implement properly commitments, insufficient financial ability, many projects which committed and be approved but fail to deploy implementation. 

2. To be suspended whole operation when fail to implement properly field, location, or fail to deploy activities in a long time (1 year).

3. To be terminated operation when breaching Article 4 of this Decree after having been reminded for many times.

Article 12. Grant of labor permits:

1. Under Article 20 of the Decree, foreign employees working for foreign NGOs must come the Departments of Labor, War invalids and Social Affairs of localities where foreign NGOs placed their head office, in order to apply for labor permit in according to current provisions of Vietnam, except for foreigners being the representative chiefs.

2. Grant of labor permit shall be applied under regulations being guided in the following legal documents and as prescribed by current law: i) The Decree No. 34/2008/ND-CP, of March 25, 2008 providing on employment and administration of foreigners working in Vietnam; ii) the Decree No. 46/2011/ND-CP, of June 17, 2011 amending and supplementing a number of articles of the Decree No. 34/2008/ND-CP and iii) the Circular No. 31/2011/TT-BLDTBXH, of November 03, 2011 of the Ministry of Labor, War invalids and Social Affairs guiding implementation of the Decree No. 34 and Decree No. 46.  

Article 13. Import of goods (specified in Article 22 of the Decree):

Import of goods shall apply under guides in the Joint Circular No. 03/2007/TTLT-BCT-BTC-BNG, of October 15, 2007 between the Ministry of Industry and Trade, the Ministry of Finance and the Ministry of Foreign Affairs and based on the Decree No. 73/CP, of July 30, 1994 and according to current legal documents guiding temporary import, import or purchase on free duty in Vietnam and export, re-export, transfer and destruction of items which are necessary to serve for work and living activities of diplomatic representations, foreign consulates, and representative offices of international organizations being enjoyed privileges and immunity in Vietnam.  

Article 14. The personal income tax for foreigners (specified in Article 23 of the Decree):

...

...

...

Article 15. Seals and accounts of foreign NGOs (specified in Article 21 of the Decree):

1. Under Article 21 of the Decree, foreign NGOs which have been granted Registration Certificate, are permitted to register and use seal and open accounts at banks which established and operated under current law of Vietnam.  

2. Registration of seals is applied under guidance in the Circular No. 07/2010/TT-BCA, of February 05, 2010 of the Ministry of Public Security, Government’s Decree No. 58/2001/NDCP, of August 24, 2001 on management and use of seal and the Decree No. 31/2009/ND-CP amending and supplementing the Decree No. 58.

Chapter 3.

RESPONSIBILITIES OF FOREIGN NGOS AND VIETNAM AGENCIES

Article 16. Notification of operation (specified in Article 17 of the Decree):

The written notification of operation of foreign NGOs is sent to state's focal agencies managing foreign affairs (Departments, Divisions of Foreign Affairs or Office of People’s Committee of provinces, cities) in central-affiliated cities and provinces relating to places where foreign NGOs have head office or activities, programs, projects expected going to implement.      

Article 17. Responsibility for reporting of foreign NGOs (specified in Article 18 of the Decree):

Periodically of 6 months and annually, Representative Office chief, Project Office chief or person authorized by foreign NGOs to do as representative of foreign NGOs in Vietnam shall coordinate with the Ministry of Finance, bank opening accounts of organizations in order to audit annually, report in writing on activities and situation of implementing aid programs, projects, (in according to Forms specified in Annex No. 5 enclosed with Vietnamese translations) to the Ministry of Foreign Affairs, the Committee for Foreign NGO Affairs and concurrently send to People’s Committees of central-affiliated cities and provinces in operating localities defined in Registration Certificate not later than on July 15 every year for the 6-month report and not later than January 15 of next year for the annual report.

...

...

...

Periodically of 6 months and annually, Ministers, Ministerial-level agencies, Governmental agencies, Central agencies of unions and central people organizations and People’s Committees of central-affiliated cities and provinces, the Ministry of Planning and Investment shall report activities and use of aid of foreign NGOs (in according to Forms specified in Annex No. 6), to the Ministry of Foreign Affairs not later than on July 20 every year for the 6-month report and not later than February 20 of next year for the annual report or as required for synthesizing and reporting to the Prime Minister.

Article 19. Responsibility for reporting of Vietnam partner agencies (specified in clause 3, Article 29 of the Decree):

Periodically of 6 months and annually, the Vietnam partner agencies send written reports on activities and situation of implementing aid programs, projects (in according to the Form specified in Annex No. ) To the Ministry of Foreign Affairs and concurrently send to People’s Committees of central-affiliated cities and provinces at operating localities prior determined in Registration Certificate not later than on July 15 every year for the 6-month report and not later than on January 15 of next year for the annual report.   

Article 20. Responsibility for management, inspection, supervision of Vietnam agencies (specified in from Article 25 to Article 28 of the Decree):

1. The Committee for Foreign NGO Affairs is responsible before the Prime Minister for appraisal, inspection, supervision and handling of violations of foreign NGOs.

2. Defining a unit to act as the focal point in the local state management to generally managing foreign NGOs (clause 4, Article 28 of the Decree):  Pursuant to the Decision No.67/2011/QD-TTg, of December 12, 2011 of the Prime Minister, promulgating regulation on unified management of external activities of People’s Committees of central-affiliated cities and provinces and the Joint Circular No. 02/2009/TTLT-BNG-BNV,of May 27, 2009 between the Ministry of Foreign Affairs and Ministry of Internal Affairs on managing external operation at localities and documents amending, supplementing (if any), the provincial People’s Committees assign an agency in charge of foreign affairs to do as focal (service of or division of Foreign Affairs or Office of provincial People’s Committee), which having a deputy chairperson of provincial People’s Committee directly being charge of general regulation of management among services, divisions, sectors in localities and support the Ministry of Foreign Affairs in management of activities of non-governmental foreign organizations in nationwide.     

3. The relevant services, divisions, sectors attached the provincial People’s Committees shall coordinate with agencies managing foreign affairs in localities (Services, divisions of foreign affairs or Office of People’s Committee) in management, inspection, supervision and report to the Ministry of Foreign Affairs and Committee for Foreign Non-Governmental Organization Affairs.

4. The state management agencies of foreign affairs (services, divisions of foreign affairs or Office of People’s Committee) in central-affiliated cities and provinces are responsible for state management relating to foreign non-governmental work  in their localities, coordinate with local services, divisions, sectors in management of operation of foreign non-governmental organizations, advise for provincial People’s Committees in foreign non-governmental work and take responsibility before provincial People’s Committee in managing foreign non-governmental organizations.    

Chapter 4.

...

...

...

Article 21. Commendation, handling of violations (specified in Article 31 of the Decree):

1. The foreign non-governmental organizations are considered for commendation on the basis of having reports of assessment and proposal of localities where such organizations operating or of agencies being partners of Vietnam.  

2. Apart from provisions in clause 2, Article 31 of the Decree, the Committee for foreign non-governmental organization affairs shall be agency receiving dossier of appeal of foreign non-governmental organizations if any.

Article 22. Effectiveness:

1. This Circular takes effect after 45 days as from the day of signing.

2. In the course of implementation, any arising problems should be reported to the Ministry of Foreign Affairs for research and additional guidance promptly.

THE MINISTER OF FOREIGN AFFAIRS




Pham Binh Minh

...

...

...