Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP về hộ tịch

• Số hiệu: 04/2020/TT-BTP
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tư pháp
• Người ký: Lê Thành Long
• Ngày ban hành: 28/05/2020

BỘ TƯ PHÁP --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 04/2020/TT-BTP	Hà Nội, ngày 28 tháng 5 năm 2020

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH CHI TIẾT THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA LUẬT HỘ TỊCH VÀ NGHỊ ĐỊNH SỐ 123/2015/NĐ-CP NGÀY 15 THÁNG 11 NĂM 2015 CỦA CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH CHI TIẾT MỘT SỐ ĐIỀU VÀ BIỆN PHÁP THI HÀNH LUẬT HỘ TỊCH

Căn cứ Luật hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của

Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

Căn cứ Nghị định số 96/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định số 123/2015/NĐ-CP) về việc ủy quyền đăng ký hộ tịch; việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả đăng ký hộ tịch; trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận cha, mẹ, con và một số việc hộ tịch khác; việc đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử lưu động; ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch.

Điều 2. Việc ủy quyền đăng ký hộ tịch

1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.

Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

2. Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật hộ tịch thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh.

Điều 3. Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch

1. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn ngay để người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.

Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì người tiếp nhận phải lập văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, tên của người tiếp nhận.

2. Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

3. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc (sau đây gọi là bản sao) hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó.

Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

4. Khi trả kết quả đăng ký hộ tịch, người trả kết quả có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu đăng ký hộ tịch kiểm tra nội dung giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch.

Nếu người yêu cầu đăng ký hộ tịch thấy nội dung đúng, phù hợp với hồ sơ đăng ký hộ tịch thì ký, ghi rõ họ, tên trong Sổ hộ tịch theo hướng dẫn của người trả kết quả.

5. Khi trả kết quả đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn, cả hai bên nam, nữ phải có mặt; khi trả kết quả đăng ký nhận cha, mẹ, con, cả bên nhận và bên được nhận là cha, mẹ, con đều phải có mặt.

Điều 4. Giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch khi không nhận được kết quả xác minh

Trường hợp việc đăng ký hộ tịch cần xác minh theo quy định tại khoản 4 Điều 22, khoản 2 Điều 26, khoản 2 Điều 27 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và khoản 4 Điều 9, khoản 1 Điều 12 Thông tư này, sau thời hạn 20 ngày kể từ ngày gửi văn bản yêu cầu xác minh mà không nhận được văn bản trả lời, thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp tục giải quyết hồ sơ theo quy định. Đối với trường hợp xác minh về tình trạng hôn nhân thì cho phép người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình theo quy định tại Điều 5 Thông tư này.

Điều 5. Trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật

1. Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

2. Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật.

Chương II

HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ MỘT SỐ VIỆC HỘ TỊCH

Mục 1. ĐĂNG KÝ KHAI SINH

Điều 6. Nội dung khai sinh

Nội dung khai sinh được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật hộ tịch, khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:

1. Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.

2. Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.

Điều 7. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

1. Hồ sơ đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam, được thực hiện theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:

a) Giấy tờ chứng minh việc trẻ em đã nhập cảnh hợp pháp và cư trú tại Việt Nam theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm: giấy tờ chứng minh việc trẻ em đã nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam (như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam.

b) Việc xác định quốc tịch Việt Nam cho trẻ em khi đăng ký khai sinh được thực hiện theo quy định pháp luật Việt Nam về quốc tịch.

2. Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con khi đăng ký khai sinh, thì ngoài văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch còn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ được chọn mang quốc tịch về việc trẻ có quốc tịch phù hợp quy định pháp luật của nước đó. Nếu cơ quan có thẩm quyền nước ngoài không xác nhận thì cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ, nhưng để trống phần ghi về quốc tịch trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh.

Điều 8. Đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân

1. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú hiện tại thực hiện việc đăng ký khai sinh cho công dân Việt Nam cư trú trong nước, sinh trước ngày 01 tháng 01 năm 2016, chưa đăng ký khai sinh nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân (bản chính hoặc bản sao hợp lệ) như: giấy tờ tùy thân theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; Sổ hộ khẩu; Sổ tạm trú; giấy tờ khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

2. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú trước khi xuất cảnh thực hiện việc đăng ký khai sinh cho người Việt Nam định cư tại nước ngoài, chưa đăng ký khai sinh, nếu có hồ sơ, giấy tờ cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều này, trong đó có ghi nơi sinh tại Việt Nam.

3. Hồ sơ đăng ký khai sinh đối với các trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này gồm có: Tờ khai đăng ký khai sinh, văn bản cam đoan về việc chưa đăng ký khai sinh; các giấy tờ theo quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

Trình tự giải quyết, nội dung đăng ký khai sinh được thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3, khoản 5 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 9 và Điều 10 Thông tư này.

Điều 9. Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh

Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm:

1. Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ.

2. Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

3. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này thì giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:

a) Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;

b) Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;

c) Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;

d) Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật theo quy định tại Điều 5 Thông tư này.

4. Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh.

Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư này và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.

Điều 10. Xác định nội dung đăng ký lại khai sinh

1. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có giấy tờ theo quy định tại khoản 4 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và khoản 1, khoản 2 Điều 9 Thông tư này thì nội dung đăng ký lại khai sinh được xác định theo giấy tờ đó.

2. Tại thời điểm đăng ký lại khai sinh, nếu thông tin về cha, mẹ và của bản thân người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có thay đổi so với nội dung giấy tờ tại khoản 1 Điều này, thì người đó có trách nhiệm xuất trình giấy tờ hợp lệ chứng minh việc thay đổi. Nếu việc thay đổi thông tin là phù hợp với quy định pháp luật thì nội dung đăng ký lại khai sinh được xác định theo thông tin thay đổi; nội dung thông tin trước khi thay đổi được ghi vào mặt sau của Giấy khai sinh và mục “Ghi chú” trong Sổ đăng ký khai sinh.

Trường hợp cha, mẹ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh đã chết thì mục “Nơi cư trú” trong Sổ đăng ký khai sinh, Giấy khai sinh ghi: “Đã chết”.

Trường hợp địa danh hành chính đã có sự thay đổi so với địa danh ghi trong giấy tờ được cấp trước đây thì ghi theo địa danh hành chính hiện tại; địa danh hành chính trước đây được ghi vào mặt sau của Giấy khai sinh và mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh.

Mục 2. ĐĂNG KÝ KẾT HÔN, CẤP GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN

Điều 11. Việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài

1. Việc xác minh trong thủ tục đăng ký kết hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 38 Luật hộ tịch, khoản 1 Điều 31 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được thực hiện theo hướng dẫn sau đây:

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Tư pháp có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra hồ sơ đăng ký kết hôn. Trường hợp có khiếu nại, tố cáo việc kết hôn không đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình hoặc xét thấy có vấn đề cần làm rõ về nhân thân của bên nam, bên nữ hoặc giấy tờ trong hồ sơ đăng ký kết hôn thì Phòng Tư pháp phối hợp với cơ quan có liên quan xác minh làm rõ.

Trong quá trình thẩm tra, xác minh hồ sơ, nếu thấy cần thiết, Phòng Tư pháp làm việc trực tiếp với các bên để làm rõ về nhân thân, sự tự nguyện kết hôn, mục đích kết hôn.

2. Trường hợp công dân Việt Nam đã được cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp giấy tờ cho phép cư trú, có yêu cầu kết hôn với nhau hoặc kết hôn với công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì thẩm quyền đăng ký kết hôn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định tại Điều 37 Luật hộ tịch.

3. Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó là công dân cấp.

Điều 12. Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện theo quy định tại Điều 21, Điều 22, Điều 23 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:

1. Trường hợp người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, thì người yêu cầu phải trình bày rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản trao đổi với nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh. Trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư này.

2. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy theo thời điểm nào đến trước.

Ví dụ: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp ngày 03/02/2020 nhưng ngày 10/02/2020, người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã đăng ký kết hôn thì Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chỉ có giá trị sử dụng đến ngày 10/02/2020.

3. Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn thì cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ cấp một (01) bản cho người yêu cầu. Trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ họ tên, năm sinh, quốc tịch, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn, nơi dự định đăng ký kết hôn.

Ví dụ: Giấy này được cấp để làm thủ tục kết hôn với anh Nguyễn Việt K, sinh năm 1962, công dân Việt Nam, Hộ chiếu số: B123456 do Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức cấp ngày 01/02/2020; tại UBND huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội.

Giấy này được cấp để làm thủ tục đăng ký kết hôn với anh KIM JONG DOEK, sinh năm 1970, quốc tịch Hàn Quốc, Hộ chiếu số HQ12345 do cơ quan có thẩm quyền Hàn Quốc cấp ngày 02/02/2020; tại cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc, tại Hàn Quốc.

4. Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, không phải để đăng ký kết hôn, thì người yêu cầu không phải đáp ứng điều kiện kết hôn; trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ mục đích sử dụng, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn. Số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp theo yêu cầu.

Ví dụ: Giấy này được cấp để làm thủ tục mua bán nhà, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn.

5. Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người cùng giới tính hoặc kết hôn với người nước ngoài tại Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.

Mục 3. ĐĂNG KÝ KHAI TỬ, ĐĂNG KÝ NHẬN CHA, MẸ, CON

Điều 13. Đăng ký khai tử

Việc đăng ký khai tử được thực hiện theo quy định tại Mục 7 Chương II Luật hộ tịch và hướng dẫn sau đây:

1. Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết.

2. Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không có giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh theo quy định tại khoản 1 Điều này hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử.

Điều 14. Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con

Chứng cứ để chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại khoản 1 Điều 25 và khoản 1 Điều 44 của Luật hộ tịch gồm một trong các giấy tờ, tài liệu sau đây:

1. Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan, tổ chức khác có thẩm quyền ở trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.

2. Trường hợp không có chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại khoản 1 Điều này thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại Điều 5 Thông tư này, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.

Điều 15. Kết hợp giải quyết việc đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con

1. Khi đăng ký khai sinh cho trẻ em mà có người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ kết hợp giải quyết thủ tục đăng ký khai sinh và thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Trường hợp đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con mà một bên có yêu cầu là người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài thì thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam.

2. Hồ sơ đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con bao gồm:

a) Tờ khai đăng ký khai sinh, Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu quy định;

b) Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ thay thế Giấy chứng sinh theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Luật hộ tịch;

c) Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại Điều 14 của Thông tư này.

3. Trình tự, thủ tục giải quyết việc đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 16 và Điều 25 Luật hộ tịch trong trường hợp thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã; theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 36 và Điều 44 Luật hộ tịch trong trường hợp thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Nội dung đăng ký khai sinh xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Điều 6 Thông tư này. Giấy khai sinh và Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con được cấp đồng thời cho người yêu cầu.

Điều 16. Đăng ký nhận cha, mẹ, con, bổ sung hộ tịch trong một số trường hợp đặc biệt

1. Trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng, không đăng ký kết hôn, sinh con, người con sống cùng với người cha, khi người cha làm thủ tục nhận con mà không liên hệ được với người mẹ thì không cần có ý kiến của người mẹ trong Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Nếu có Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì phần khai về người mẹ được ghi theo Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ. Nếu không có Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì ghi theo thông tin do người cha cung cấp; người cha chịu trách nhiệm về thông tin do mình cung cấp.

2. Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, đã được đăng ký khai sinh nhưng không có thông tin về người cha, nay vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì không phải làm thủ tục nhận cha, con mà làm thủ tục bổ sung hộ tịch để ghi bổ sung thông tin về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con.

3. Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, chưa được đăng ký khai sinh mà khi đăng ký khai sinh, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì thông tin về người cha được ghi ngay vào Giấy khai sinh của người con mà không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, con.

Trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cung cấp thông tin về người mẹ và lập văn bản thừa nhận con chung không đúng sự thật tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này theo quy định tại Điều 5 Thông tư này.

4. Trường hợp con do người vợ sinh ra hoặc có thai trong thời kỳ hôn nhân nhưng vợ hoặc chồng không thừa nhận là con chung hoặc người khác muốn nhận con thì do Tòa án nhân dân xác định theo quy định pháp luật.

Trường hợp Tòa án nhân dân từ chối giải quyết thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh cho trẻ em chưa xác định được cha hoặc đăng ký nhận cha, con, hồ sơ phải có văn bản từ chối giải quyết của Tòa án và chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Thông tư này.

Mục 4. THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH, BỔ SUNG THÔNG TIN HỘ TỊCH

Điều 17. Cải chính hộ tịch

1. Việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định có sai sót khi đăng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác.

2. Sai sót trong đăng ký hộ tịch là sai sót của người đi đăng ký hộ tịch hoặc sai sót của cơ quan đăng ký hộ tịch.

3. Việc cải chính nội dung đăng ký khai tử thuộc thẩm quyền của cơ quan đã đăng ký khai tử, theo đề nghị của người có trách nhiệm đăng ký khai tử quy định tại Điều 33 Luật hộ tịch.

Điều 18. Bổ sung thông tin hộ tịch

1. Giấy tờ hộ tịch quy định tại khoản 2 Điều 75 Luật hộ tịch có giá trị sử dụng mà không phải bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành.

2. Giấy tờ hộ tịch được cấp hợp lệ kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016 mà thông tin hộ tịch còn thiếu thì được bổ sung, nếu có giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hợp lệ chứng minh.

Yêu cầu ghi bổ sung quốc tịch Việt Nam chỉ thực hiện đối với giấy tờ hộ tịch được cấp kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016, sau khi xác định người yêu cầu đang có quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật quốc tịch Việt Nam.

3. Trường hợp cá nhân đã được đăng ký khai sinh trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh không ghi ngày, tháng sinh thì được bổ sung ngày, tháng sinh theo Giấy chứng sinh hoặc văn bản xác nhận của cơ sở y tế nơi cá nhân sinh ra.

Trường hợp không có Giấy chứng sinh, không có văn bản xác nhận của cơ sở y tế thì ngày, tháng sinh được xác định như sau:

a) Đối với người có hồ sơ, giấy tờ cá nhân ghi thống nhất về ngày, tháng sinh, thì xác định theo ngày, tháng sinh đó.

Trường hợp ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân không thống nhất thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được cấp hoặc xác nhận hợp lệ đầu tiên.

b) Đối với người không có hồ sơ, giấy tờ cá nhân hoặc hồ sơ, giấy tờ cá nhân không có ngày, tháng sinh thì cho phép người yêu cầu cam đoan về ngày, tháng sinh theo quy định tại Điều 5 Thông tư này.

c) Trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo hướng dẫn tại điểm a, điểm b khoản này, thì ngày, tháng sinh là ngày 01 tháng 01 của năm sinh; trường hợp xác định được tháng sinh nhưng không xác định được ngày sinh thì ngày sinh là ngày 01 của tháng sinh.

4. Trường hợp cơ quan thực hiện việc bổ sung thông tin hộ tịch không phải cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây, thì sau khi giải quyết phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch; nếu cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì thông báo đến Bộ Ngoại giao.

Điều 19. Thay đổi, bổ sung thông tin hộ tịch của con nuôi

1. Sau khi được giải quyết cho làm con nuôi, theo yêu cầu của cha, mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện thay đổi hộ tịch theo quy định tại Điều 26, Điều 27, Điều 28, Điều 46 Luật hộ tịch.

2. Trường hợp trẻ em được nhận làm con nuôi là trẻ bị bỏ rơi, trẻ chưa xác định được cha, mẹ thì theo yêu cầu của cha, mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện bổ sung thông tin của cha, mẹ nuôi vào phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh; mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha, mẹ nuôi”.

3. Trường hợp con riêng được cha dượng, mẹ kế nhận làm con nuôi, nếu Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh còn để trống phần khai về cha hoặc mẹ, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi bổ sung thông tin về cha dượng hoặc mẹ kế vào phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh; mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha nuôi” hoặc “mẹ nuôi”.

Nếu Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh có đủ phần khai về cha và mẹ, thì theo yêu cầu của cha nuôi hoặc mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện thay đổi phần khai về cha dượng hoặc mẹ kế vào phần khai về cha hoặc mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh; mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha nuôi” hoặc “mẹ nuôi”.

Điều 20. Thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc trong một số trường hợp đặc biệt

1. Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc mà việc hộ tịch trước đây được đăng ký tại Sở Tư pháp thì thẩm quyền giải quyết được xác định như sau:

a) Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú trước khi xuất cảnh thực hiện thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc;

b) Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người đó thực hiện cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.

c) Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có trụ sở của Sở Tư pháp đã đăng ký việc hộ tịch trước đây thực hiện cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.

Sau khi thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, Ủy ban nhân dân cấp huyện gửi thông báo kèm theo bản sao trích lục hộ tịch cho Sở Tư pháp để ghi chú vào Sổ hộ tịch theo quy định.

2. Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc nhưng người yêu cầu không còn bản chính giấy tờ hộ tịch hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch không còn lưu giữ được Sổ hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn tiếp nhận, giải quyết theo quy định.

Sau khi cấp Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc cho người yêu cầu, công chức làm công tác hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch hoặc mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch theo quy định.

Mục 5. GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC THAY ĐỔI HỘ TỊCH THEO BẢN ÁN, QUYẾT ĐỊNH CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CÓ THẨM QUYỀN; GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC HỘ TỊCH CỦA CÔNG DÂN VIỆT NAM ĐÃ ĐƯỢC GIẢI QUYẾT TẠI CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN CỦA NƯỚC NGOÀI; CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH

Điều 21. Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

1. Cơ quan đăng ký hộ tịch nhận được thông báo kèm theo trích lục bản án, bản sao quyết định liên quan đến việc thay đổi thông tin hộ tịch của cá nhân có trách nhiệm ghi vào sổ việc thay đổi hộ tịch theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Luật hộ tịch; trường hợp Sổ hộ tịch đã được chuyển lưu tại cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên thì gửi thông báo kèm theo bản chụp trích lục bản án, bản sao quyết định tới cơ quan đang lưu trữ Sổ hộ tịch để ghi tiếp vào Sổ hộ tịch.

2. Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch chưa nhận được thông báo kèm theo trích lục bản án, bản sao quyết định, mà người có thông tin hộ tịch thay đổi cung cấp trích lục bản án, bản sao quyết định hợp lệ, đã có hiệu lực pháp luật thì cơ quan đăng ký hộ tịch cũng thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 1 Điều này, đồng thời ghi chú nội dung thay đổi vào mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch. Trường hợp cơ quan thực hiện ghi chú không phải là cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây thì ghi chú nội dung thay đổi vào mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch, đồng thời gửi bản chụp trích lục bản án, bản sao quyết định đến cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch.

Điều 22. Ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

1. Công dân Việt Nam sinh ra ở nước ngoài, đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, nếu có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh thì cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch, cấp Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh và bản sao Giấy khai sinh cho người yêu cầu.

2. Trường hợp công dân Việt Nam không thường trú tại Việt Nam có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn để làm thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, thì thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký kết hôn trước đây hoặc nơi đăng ký kết hôn mới.

Điều 23. Cấp bản sao trích lục hộ tịch

1. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu giữ Sổ hộ tịch hoặc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch. Nội dung bản sao trích lục hộ tịch được ghi đúng theo thông tin trong Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Những thông tin Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không có để ghi vào mẫu bản sao trích lục hộ tịch hiện hành thì để trống.

2. Trường hợp Sổ hộ tịch trước đây ghi tuổi thì cơ quan đăng ký hộ tịch xác định năm sinh tương ứng ghi vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch, sau đó cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Ví dụ: Sổ đăng ký khai sinh năm 1975 ghi tuổi của cha là 25 tuổi, tuổi của mẹ là 23 tuổi thì xác định năm sinh của cha: 1950, năm sinh của mẹ: 1952.

3. Trường hợp thông tin của cá nhân đã được thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì thông tin trong bản sao Giấy khai sinh, bản sao trích lục hộ tịch là thông tin đã được cập nhật theo nội dung ghi trong mục Ghi chú của Sổ hộ tịch.

Trường hợp yêu cầu cấp bản sao Trích lục kết hôn mà trong Sổ đăng ký kết hôn đã ghi chú việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật, ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì mục Ghi chú trong Trích lục kết hôn bản sao ghi rõ: Đã ly hôn theo Bản án/Quyết định số… ngày…tháng…năm … của Tòa án ….

Mục 6. ĐĂNG KÝ KHAI SINH, KHAI TỬ, KẾT HÔN LƯU ĐỘNG

Điều 24. Các trường hợp đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn lưu động

1. Trường hợp trẻ em sinh ra mà cha mẹ bị khuyết tật, ốm bệnh không thể đi đăng ký khai sinh cho con; cha mẹ bị bắt, tạm giam hoặc đang thi hành án phạt tù mà không còn ông bà nội, ngoại và người thân thích khác hoặc những người này không thể đi đăng ký khai sinh cho trẻ thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành đăng ký khai sinh lưu động.

Trường hợp người chết không có người thân thích, người thân thích không sống cùng địa bàn xã hoặc là người già, yếu, khuyết tật không đi đăng ký khai tử được thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành đăng ký khai tử lưu động.

Trường hợp hai bên nam, nữ cùng thường trú trên địa bàn cấp xã mà một hoặc cả hai bên nam, nữ là người khuyết tật, ốm bệnh không thể đi đăng ký kết hôn được thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành đăng ký kết hôn lưu động.

2. Ngoài các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, căn cứ điều kiện thực tế của địa phương, Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định tổ chức đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn lưu động.

3. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm bố trí thời gian, kinh phí, nhân lực để thực hiện đăng ký hộ tịch lưu động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này với hình thức phù hợp, bảo đảm mọi sự kiện sinh, tử, kết hôn của người dân được đăng ký đầy đủ.

Điều 25. Thủ tục đăng ký khai sinh, khai tử lưu động

1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã được giao nhiệm vụ đăng ký khai sinh, khai tử lưu động có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các loại mẫu Tờ khai, giấy tờ hộ tịch và điều kiện cần thiết để thực hiện đăng ký lưu động tại nhà riêng hoặc tại địa điểm tổ chức đăng ký lưu động, bảo đảm thuận lợi cho người dân.

Tại địa điểm đăng ký hộ tịch lưu động, công chức tư pháp - hộ tịch hướng dẫn người yêu cầu điền đầy đủ thông tin trong Tờ khai; kiểm tra các giấy tờ làm cơ sở cho việc đăng ký khai sinh, khai tử theo quy định của Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Thông tư này; viết Phiếu tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn trả kết quả đăng ký khai sinh, khai tử lưu động không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.

2. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này, công chức tư pháp - hộ tịch trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký giấy tờ hộ tịch và ghi nội dung đăng ký vào Sổ hộ tịch tương ứng.

3. Trong thời hạn 05 ngày theo quy định tại khoản 1 Điều này, công chức tư pháp - hộ tịch đem theo giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch để trả kết quả cho người có yêu cầu tại địa điểm đăng ký lưu động; hướng dẫn người dân ký, ghi rõ họ, tên trong Sổ hộ tịch theo quy định; tại mục Ghi chú trong Sổ hộ tịch ghi rõ “Đăng ký lưu động”.

4. Trường hợp người yêu cầu không biết chữ thì công chức tư pháp - hộ tịch trực tiếp ghi Tờ khai, sau đó đọc cho người yêu cầu nghe lại nội dung và hướng dẫn người đó điểm chỉ vào Tờ khai. Khi trả kết quả đăng ký hộ tịch, công chức tư pháp - hộ tịch phải đọc lại nội dung giấy tờ hộ tịch cho người yêu cầu nghe và hướng dẫn người đó điểm chỉ vào Sổ hộ tịch.

Quy định này cũng được áp dụng đối với thủ tục đăng ký kết hôn lưu động tại Điều 26 của Thông tư này.

Điều 26. Thủ tục đăng ký kết hôn lưu động

1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã được giao nhiệm vụ đăng ký kết hôn lưu động có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ mẫu Tờ khai, giấy tờ hộ tịch và điều kiện cần thiết để thực hiện đăng ký lưu động. Tại địa điểm đăng ký lưu động, công chức tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, xác minh về điều kiện kết hôn của các bên; hướng dẫn người dân điền đầy đủ thông tin trong Tờ khai đăng ký kết hôn; viết Phiếu tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn trả kết quả đăng ký kết hôn lưu động không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.

2. Trong thời hạn 05 ngày theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu xét thấy các bên có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình, công chức tư pháp - hộ tịch trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký Giấy chứng nhận kết hôn, sau đó tiến hành trao Giấy chứng nhận kết hôn cho các bên tại địa điểm đăng ký lưu động.

Chương III

MẪU GIẤY TỜ, SỔ HỘ TỊCH; HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ, SỬ DỤNG GIẤY TỜ, SỔ HỘ TỊCH

Mục 1. MẪU GIẤY TỜ, SỔ HỘ TỊCH

Điều 27. Mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch

1. Ban hành kèm theo Thông tư này:

a) Danh mục giấy tờ hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành (Phụ lục 1);

b) Danh mục Sổ hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành (Phụ lục 2);

c) Danh mục giấy tờ hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch tự in, sử dụng (Phụ lục 3);

d) Danh mục Sổ hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch tự in, sử dụng (Phụ lục 4);

đ) Danh mục Tờ khai đăng ký hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch, người dân tự in, sử dụng (Phụ lục 5);

2. Tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc, chi tiết kỹ thuật của mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch được mô tả cụ thể trong các Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 28. Thẩm quyền in, phát hành mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch

1. Bộ Tư pháp in, phát hành Giấy khai sinh (bản chính và bản sao), Giấy chứng nhận kết hôn (bản chính), Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký khai tử được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 27 Thông tư này.

Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương liên hệ với Bộ Tư pháp để được cung cấp mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch và phải chịu trách nhiệm nếu cơ quan đăng ký hộ tịch tại địa phương sử dụng mẫu giấy tờ, Sổ hộ tịch không do Bộ Tư pháp phát hành.

2. Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch đã sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung thì được cung cấp phôi mẫu Giấy khai sinh (bản chính và bản sao), Giấy chứng nhận kết hôn (bản chính) theo Danh mục quy định tại điểm a khoản 1 Điều 27 Thông tư này để sử dụng.

3. Mẫu Trích lục hộ tịch (bản chính và bản sao) được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm c khoản 1 Điều 27 Thông tư này; mẫu Tờ khai đăng ký hộ tịch được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 27 Thông tư này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (tại địa chỉ: www.moj.gov.vn), cơ quan đăng ký hộ tịch có thể truy cập, tự in để sử dụng.

Người yêu cầu đăng ký hộ tịch truy cập trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để tự in và sử dụng các mẫu Tờ khai đăng ký hộ tịch. Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không thể tự in được thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm in và phát miễn phí cho người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

4. Mẫu Sổ hộ tịch được ban hành theo Danh mục quy định tại điểm d khoản 1 Điều 27 Thông tư này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp (tại địa chỉ: www.moj.gov.vn), cơ quan đăng ký hộ tịch có thể truy cập, tự in để sử dụng.

Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước không thể tự in được, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm in và phát hành cho các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn để sử dụng hoặc liên hệ với Bộ Tư pháp để được cung cấp.

5. Cơ quan đăng ký hộ tịch phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng giấy tờ, Sổ hộ tịch được in, phát hành không đúng quy định của Thông tư này.

Mục 2. HƯỚNG DẪN CÁCH GHI SỔ, GIẤY TỜ HỘ TỊCH MỞ, KHÓA SỔ HỘ TỊCH, LƯU TRỮ, BẢO QUẢN SỔ HỘ TỊCH

Điều 29. Cách ghi Sổ, giấy tờ hộ tịch

1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, công chức làm công tác hộ tịch của Phòng Tư pháp, viên chức ngoại giao, lãnh sự (sau đây gọi chung là công chức làm công tác hộ tịch) phải tự ghi vào Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch. Nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; viết bằng loại mực tốt, cùng một màu; không dùng các màu mực khác nhau; không dùng mực đỏ.

Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in giấy tờ hộ tịch thì phải in bằng loại mực tốt, màu đen, không bị nhòe, mất nét hoặc phai màu.

2. Sổ hộ tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối cùng ngay từ khi mở sổ. Sổ được ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống.

3. Số đăng ký trong năm phải được ghi liên tục theo thứ tự, bắt đầu từ số 01 cho đến hết năm. Trường hợp chưa hết năm mà hết sổ thì sử dụng sang quyển sổ khác và ghi tiếp theo số thứ tự cuối cùng của sổ trước, không được ghi lại từ số 01.

Trường hợp hết năm mà chưa sử dụng hết sổ thì cơ quan đăng ký hộ tịch được sử dụng tiếp sổ cho năm tiếp theo sau khi thực hiện việc khóa sổ hết năm theo đúng quy định.

4. Số ghi trên giấy tờ hộ tịch của cá nhân phải trùng với số thứ tự ghi trong Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 3 Điều này.

5. Các cột, mục trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch phải được ghi đầy đủ, chính xác theo đúng hướng dẫn trong Sổ hộ tịch và Thông tư này; ngày, tháng, năm được ghi theo dương lịch.

6. Việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

a) Việc thay đổi quốc tịch được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh; việc thay đổi này cũng được ghi vào mục Ghi chú trong các Sổ hộ tịch khác mà người thay đổi quốc tịch đã đăng ký hộ tịch;

b) Việc xác định cha, mẹ, con được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người con;

c) Việc xác định lại giới tính được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người được xác định lại giới tính;

d) Việc nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi và mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh;

đ) Việc ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký kết hôn;

e) Việc công nhận giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;

g) Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người mất tích, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh;

h) Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người đã chết được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.

7. Việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

a) Việc khai sinh được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh;

b) Việc kết hôn được ghi vào Sổ đăng ký kết hôn;

c) Việc giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;

d) Việc nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con được ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con. Trường hợp người con đã được đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh;

đ) Việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi;

e) Việc thay đổi hộ tịch được ghi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc và ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký các việc hộ tịch khác;

g) Việc ly hôn, huỷ việc kết hôn được ghi vào Sổ ghi chú ly hôn. Nếu việc kết hôn, ghi chú kết hôn trước đây thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký kết hôn, ghi chú kết hôn để ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký kết hôn;

h) Việc khai tử được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.

8. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu trữ Sổ hộ tịch có trách nhiệm thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 6 Điều này ngay sau khi nhận được bản án, quyết định.

Trường hợp Sổ hộ tịch được lưu trữ tại 2 cấp thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được bản án, quyết định, sau khi ghi vào Sổ hộ tịch, có trách nhiệm thông báo tiếp cho cơ quan đang lưu trữ Sổ hộ tịch còn lại để ghi vào Sổ hộ tịch, bảo đảm cập nhật đồng bộ.

9. Khi ghi vào Sổ hộ tịch, phải ghi theo đúng nội dung của giấy tờ hộ tịch, hồ sơ ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; những nội dung trong Sổ hộ tịch có mà trong giấy tờ, hồ sơ hộ tịch không có thì để trống, những nội dung trong giấy tờ hộ tịch có nhưng trong Sổ hộ tịch không có thì ghi vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch.

Trường hợp nội dung thông tin hộ tịch trên giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch chưa xác định được thì để trống, không được gạch chéo hoặc đánh dấu.

Điều 30. Cách ghi địa danh hành chính trên giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch khi có sự thay đổi

1. Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính thì phần ghi địa danh hành chính trên giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký.

2. Khi cấp bản sao trích lục hộ tịch, phần ghi địa danh hành chính trong bản sao trích lục hộ tịch phải theo đúng địa danh hành chính đã đăng ký trong Sổ hộ tịch.

Điều 31. Cách ghi Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh

1. Họ, chữ đệm, tên của người được khai sinh phải ghi bằng chữ in hoa, có dấu.

2. Ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh được ghi bằng số và bằng chữ.

3. Mục Nơi sinh được ghi như sau:

a) Trường hợp trẻ em sinh tại bệnh viện, nhà hộ sinh, trạm y tế, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (sau đây gọi chung là cơ sở y tế) thì ghi tên cơ sở y tế và địa chỉ trụ sở cơ sở y tế đó.

b) Trường hợp trẻ em sinh ngoài cơ sở y tế, bao gồm trường hợp sinh tại nhà, sinh trên phương tiện giao thông, trên đường, trong trại tạm giam, trại giam hoặc tại địa điểm khác thì ghi địa danh hành chính thực tế, nơi trẻ em sinh ra (ghi đủ 3 cấp đơn vị hành chính).

c) Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài thì Nơi sinh được ghi theo tên thành phố và tên quốc gia, nơi trẻ em được sinh ra; trường hợp trẻ em sinh ra tại quốc gia liên bang thì ghi tên thành phố, tên tiểu bang và tên quốc gia đó.

d) Trường hợp đăng ký lại khai sinh mà không xác định được đầy đủ thông tin về nơi sinh thì mục Nơi sinh ghi cấp tỉnh nếu sinh tại Việt Nam hoặc tên quốc gia nếu sinh ở nước ngoài (ví dụ: tỉnh Vĩnh Phúc hoặc Hoa Kỳ).

4. Mục Nơi cư trú được ghi như sau:

a) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú, thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.

b) Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì ghi theo địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.

5. Mục Giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai sinh phải ghi rõ: tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ đó.

6. Mục Nơi đăng ký khai sinh phải ghi đúng tên cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định của Luật hộ tịch, cụ thể như sau:

a) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã thì phải ghi địa danh hành chính đủ 3 cấp (xã, huyện, tỉnh).

b) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện thì phải ghi địa danh hành chính 2 cấp (huyện, tỉnh).

c) Trường hợp đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì ghi tên của Cơ quan đại diện.

7. Trường hợp cha hoặc mẹ của người được khai sinh là người nước ngoài thì ghi tên người đó theo đúng hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.

8. Tên địa danh, tên quốc gia nước ngoài được viết theo tên đã được phiên âm sang tiếng Việt (ví dụ: Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Đức, Hoa Kỳ....); trường hợp không có phiên âm tiếng Việt thì viết theo phiên âm La-tinh (ví dụ: Osaka; New York....).

9. Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này tại mặt sau của Giấy khai sinh sử dụng để ghi chú nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi các thông tin hộ tịch thay đổi theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi thực hiện cần ghi rõ ngày, tháng, năm tiến hành ghi chú, thông tin hộ tịch có sự thay đổi và tên loại giấy tờ, số, tên cơ quan, ngày, tháng, năm cấp giấy tờ là căn cứ để thực hiện việc ghi chú.

10. Việc hướng dẫn ghi họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm, nơi cư trú, giấy tờ tùy thân, nơi đăng ký, địa danh, quốc gia, phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này tại Điều này được áp dụng để ghi thống nhất trong các Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác.

Điều 32. Cách ghi Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ đăng ký kết hôn

1. Ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn là ngày hai bên nam, nữ có mặt, ký vào Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Quan hệ hôn nhân được xác lập từ thời điểm đăng ký kết hôn, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Trường hợp đăng ký lại kết hôn, đăng ký hôn nhân thực tế theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, công nhận quan hệ hôn nhân theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Luật hôn nhân và gia đình, thực hiện lại việc đăng ký kết hôn theo quy định tại Điều 13 Luật hôn nhân và gia đình thì ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân được ghi vào mặt sau Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp đăng ký lại kết hôn, đăng ký hôn nhân thực tế mà không xác định được ngày đăng ký kết hôn trước đây, ngày xác lập quan hệ chung sống với nhau như vợ chồng thì ghi ngày đầu tiên của tháng, năm đăng ký kết hôn, xác lập quan hệ chung sống; trường hợp không xác định được ngày, tháng thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm đăng ký kết hôn trước đây, năm xác lập quan hệ chung sống.

Điều 33. Cách ghi Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

1. Mục “Tình trạng hôn nhân” phải ghi trung thực về tình trạng hôn nhân hiện tại của người đó, cụ thể như sau:

- Nếu chưa bao giờ kết hôn thì ghi rõ là hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.

- Nếu đang có vợ/chồng thì ghi rõ là hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông... (Giấy chứng nhận kết hôn số..., do... cấp ngày... tháng... năm...).

- Nếu chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987 và chưa ly hôn hoặc không có sự kiện vợ (chồng) chết hoặc bị tuyên bố là đã chết thì ghi rõ là hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông....

- Nếu có đăng ký kết hôn hoặc chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987, nhưng đã ly hôn và chưa kết hôn mới thì ghi rõ là đã đăng ký kết hôn hoặc đã có vợ/chồng, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số... ngày... tháng... năm... của Tòa án nhân dân...; hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.

- Nếu có đăng ký kết hôn hoặc chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987, nhưng vợ/chồng đã chết và chưa kết hôn mới thì ghi rõ là đã đăng ký kết hôn hoặc đã có vợ/chồng, nhưng vợ/chồng đã chết (Giấy chứng tử/Trích lục khai tử/Bản án số:... do... cấp ngày... tháng... năm...); hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.

- Nếu người đang có vợ/chồng yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian trước khi đăng ký kết hôn thì ghi rõ là trong thời gian từ ngày…tháng….năm….đến ngày….tháng…..năm….chưa đăng ký kết hôn với ai; hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông… (Giấy chứng nhận kết hôn số …, do … cấp ngày…tháng…năm).

2. Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú tại Việt Nam, trước khi xuất cảnh; người đã qua nhiều nơi thường trú khác nhau đề nghị xác nhận tình trạng hôn nhân tại nơi thường trú trước đây thì ghi rõ về tình trạng hôn nhân của người đó tương ứng với thời gian cư trú.

Ví dụ: Không đăng ký kết hôn với ai trong thời gian cư trú tại xã Bồng Lai, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh từ ngày 20/11/1996 đến ngày 04/3/1998.

3. Trường hợp Cơ quan đại diện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam trong thời gian cư trú ở nước ngoài thì mục “Nơi cư trú” ghi theo địa chỉ cư trú hiện tại của người yêu cầu. Tình trạng hôn nhân của người đó được xác định trên cơ sở kết quả kiểm tra Sổ hộ tịch, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Cơ quan đại diện quản lý và ghi tương tự như quy định tại khoản 2 Điều này.

Điều 34. Cách ghi Trích lục khai tử, Sổ đăng ký khai tử

1. Mục “Đã chết vào lúc” được ghi theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, trong đó ghi rõ giờ, phút, ngày, tháng, năm chết bằng số và bằng chữ; trường hợp không rõ giờ, phút thì để trống.

2. Mục “Nơi chết” ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi có trụ sở cơ sở y tế trong trường hợp chết tại cơ sở y tế.

Trường hợp chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, chết tại trại giam, trại tạm giam, nơi thi hành án tử hình, tại trụ sở cơ quan, tổ chức hoặc không xác định được nơi chết thì ghi địa danh hành chính đủ 3 cấp (xã, huyện, tỉnh) nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết.

3. Mục Nguyên nhân chết trong Sổ đăng ký khai tử được ghi theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; trường hợp không có giấy tờ này hoặc chưa xác định được thì để trống.

4. Phần ghi về Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử phải ghi rõ tên giấy tờ; số, ngày, tháng, năm cấp; cơ quan, tổ chức cấp. Trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai tử đồng thời có trách nhiệm cấp Giấy báo tử thì không thực hiện cấp Giấy báo tử; mục Giấy báo tử trong Trích lục khai tử và Sổ đăng ký khai tử để trống.

Điều 35. Sửa chữa sai sót khi ghi Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch

1. Trong quá trình đăng ký hộ tịch mà có sai sót trong việc ghi nội dung vào Sổ hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch phải gạch bỏ phần sai sót, ghi sang bên cạnh hoặc lên phía trên, không được chữa đè lên chữ cũ, không được tẩy xóa và viết đè lên chỗ đã tẩy xoá.

Trường hợp có sai sót bỏ trống trang sổ thì công chức làm công tác hộ tịch phải gạch chéo vào trang bỏ trống.

Cột ghi chú của Sổ hộ tịch phải ghi rõ nội dung sửa chữa sai sót; ngày, tháng, năm sửa; công chức làm công tác hộ tịch ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

Công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch biết về việc sửa chữa sai sót. Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa sai sót.

Công chức làm công tác hộ tịch không được tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong Sổ hộ tịch.

2. Trong quá trình đăng ký hộ tịch, nếu có sai sót trên giấy tờ hộ tịch thì công chức làm công tác hộ tịch phải hủy bỏ giấy tờ đó và ghi giấy tờ mới, không cấp cho người dân giấy tờ hộ tịch đã bị sửa chữa.

3. Khi quá trình đăng ký hộ tịch đã kết thúc theo quy định pháp luật mà sau đó mới phát hiện có sai sót thì thực hiện cải chính hộ tịch theo quy định.

Điều 36. Mở, khóa Sổ hộ tịch

Việc mở, khóa Sổ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch được thực hiện như sau:

1. Số quyển của Sổ hộ tịch được đánh số và ghi theo thứ tự sử dụng của từng loại sổ trong năm, bắt đầu từ số 01.

Ví dụ: - Sổ đăng ký giám hộ, số: 01-TP/HT-2020-GH

- Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, số: 01-TP/HT-2020-CMC. Ngày mở sổ là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch đầu tiên của sổ.

Ngày khoá sổ trong trường hợp hết sổ mà chưa hết năm là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch cuối cùng của sổ; trường hợp hết năm mà chưa dùng hết sổ thì khóa sổ vào ngày 31 tháng 12 của năm đó.

2. Công chức làm công tác hộ tịch phải thống kê rõ tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký trong sổ, số trường hợp ghi sai sót phải sửa chữa theo quy định tại khoản 1 Điều 35 của Thông tư này, số trang bị bỏ trống (nếu có).

3. Sau khi thống kê theo quy định tại khoản 2 Điều này, công chức làm công tác hộ tịch phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch ký xác nhận, ghi rõ họ, chữ đệm, tên, chức vụ và đóng dấu.

Điều 37. Lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch

1. Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch được giữ gìn, bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn để sử dụng, phục vụ nhu cầu của nhân dân và hoạt động quản lý nhà nước.

2. Cục Lãnh sự, Cơ quan đại diện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Sở Tư pháp có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng Sổ hộ tịch theo đúng quy định của pháp luật; thực hiện các biện pháp phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ướt, mối mọt để bảo đảm an toàn.

Thủ trưởng cơ quan phải chịu trách nhiệm trong việc làm mất, hư hỏng hoặc khai thác, sử dụng Sổ hộ tịch trái quy định pháp luật.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 38. Điều khoản chuyển tiếp

1. Hồ sơ yêu cầu đăng ký hộ tịch do cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận trước ngày Thông tư này có hiệu lực mà chưa giải quyết xong thì tiếp tục được giải quyết theo quy định của Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau đây gọi là Thông tư số 15/2015/TT-BTP).

2. Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ hộ tịch theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP đang sử dụng tại các cơ quan đăng ký hộ tịch được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2020.

Các trường hợp yêu cầu đăng ký hộ tịch khác tiếp nhận kể từ thời điểm Thông tư có hiệu lực thi hành được cấp giấy tờ hộ tịch theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 39. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 16 tháng 7 năm 2020 và thay thế Thông tư số 15/2015/TT-BTP.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở Tư pháp kịp thời phản ánh về Bộ Tư pháp để có hướng dẫn./.

Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ (để báo cáo); - Các Phó Thủ tướng Chính phủ (để báo cáo); - Văn phòng Chính phủ; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Các Bộ: Công an, Ngoại giao; - Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Công báo; - Cổng thông tin điện tử của Chính phủ; - Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp; - Cục Kiểm tra văn bản QPPL - Bộ Tư pháp; - Lưu: VT, Cục HTQTCT.

BỘ TRƯỞNG Lê Thành Long

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF JUSTICE --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 04/2020/TT-BTP	Hanoi, May 28, 2020

CIRCULAR

ELABORATING A NUMBER OF ARTICLES OF LAW ON CIVIL STATUS AND GOVERNMENT’S DECREE NO. 123/2015/ND-CP DATED NOVEMBER 15, 2015 ON GUIDELINES FOR LAW ON CIVIL STATUS

Pursuant to the Law on Civil Status No. 60/2014/QH13 dated November 20, 2014;

Pursuant to the Government's Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 on guidelines for Law on Civil Status;

Pursuant to the Government’s Decree No. 96/2017/ND-CP dated August 16, 2017 on functions, duties, powers and organizational structure of the Ministry of Justice;  

At the request of the Director General of the Civil Status, Citizenship and Notarization Department;

The Minister of Justice hereby promulgates a Circular elaborating a number of Articles of Law on Civil Status and the Government’s Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 on guidelines for Law on Civil Status.

Chapter I

...

...

...

Article 1. Scope

This Circular elaborates a number of Articles of the Law on Civil Status and the Government’s Decree No. 123/2015/ND-CP dated November 15, 2015 on guidelines for the Law on Civil Status (hereinafter referred to as “Decree No. 123/2015/ND-CP”) regarding authorization of civil registration; receipt of applications for civil registration and announcement of results thereof; procedures for birth registration, marriage registration, death registration, recognition of parent-child relationship and registration of some other vital events; mobile birth registration, marriage registration and death registration; issuance and guidelines on use and management of civil registers and civil status documents.

Article 2. Authorization of civil registration

1. An applicant for issuance of a copy of a civil status extract, issuance of a marital status certificate or registration of a vital event listed in Article 3 of the Law on Civil Status (hereinafter collectively referred to as “civil registration application”) may authorize another person to carry out such application; excluding marriage registration, marriage re-registration and recognition of parent-child relationship, which may not be authorized  but one party may submit an application to the competent civil registration authority without a written authorization from the other party.

Authorization must be granted in writing and certified as per the law. Such certification is not required if the authorized person is a biological sibling, grandparent, parent, child or spouse of the authorizing person.

2. In case the applicant for registration of the birth of a child is the a grandparent or another relative of the child according to regulations in Clause 1 Article 15 of the Law on Civil Status, the authorization letter from the child’s parent(s) is not required but the child’s parent(s) must agree on the contents of the birth certificate.

Article 3. Receipt of applications for civil registration and announcement of results thereof

1. The recipient of an application shall inspect the whole application; if it is inadequate, instruct the applicant on how to revise it as per regulations.

In case the applicant cannot revise the application immediately, the recipient shall draw up an instructional document specifying the documents/contents needing to be added and put the recipient’s signature and full name to the document.

...

...

...

3. Civil registration applicants may submit certified copies or copies issued from the master registers (hereinafter referred to as “copies”) or photocopies together with their authentic copies for comparison. In case an applicant submits a photocopy together with its authentic copy, the application recipient shall inspect and compare the photocopy with its authentic copy and countersign and shall not request the applicant to submit a copy.

For documents presented for civil registration, the recipient shall inspect and compare them with information in the application, photograph or record information for retention purpose and return the documents to the person presenting them, and shall not request copies or photographs of such documents to be submitted.

4. When announcing the civil registration result, the announcer shall instruct the applicant to check the contents of the civil status document and civil register.

When the applicant deems the contents correct and consistent with the application, they shall put their signature and full name to the civil register according to the announcer’s instructions.

5. Both the man and woman must be present upon announcement of the marriage registration or re-registration result; both the parent and child must be present upon announcement of the result of recognition of parent-child relationship.

Article 4. Resolution of civil registration applications without proof

In case a civil registration application requires proof according to regulations in Clause 4 Article 22, Clause 2 Article 26 and Clause 2 Article 27 of Decree No. 123/2015/ND-CP and Clause 4 Article 9 and Clause 1 Article 12 of this Circular, if there is no reply to the request for proof  20 days after the date on which the request is sent, the civil registration authority shall continue to process the application as per regulations. In case proof of marital status is required,  the applicant may submit a written confirmation of their marital status to apply for a marital status certificate  as per regulations in Article 5 of this Circular.

Article 5. Responsibilities and consequences arising from untruthful confirmations

1. If the civil registration applicant is permitted to draw up a written confirmation of the accuracy of the contents in their application, the civil registration authority must explain the responsibilities and consequences arising from untruthful confirmations to the person drawing up the confirmation.

...

...

...

Chapter II

GUIDELINES ON REGISTRATION OF SOME VITAL EVENTS

Section 1. BIRTH REGISTRATION

Article 6. Contents of birth registration

Contents of birth registration are provided for by regulations in Clause 1 Article 14 of the Law on Civil Status, Clause 1 Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP and the following guidelines:

1. The last name, ethnicity and full name of the child must be determined in compliance with regulations of laws and in a manner that honors national identity and fine traditions and customs of Vietnam; the name shall not be too long or hard to use.

2. In case the parents fail to reach an agreement on the last name, ethnicity and native place of their child upon birth registration, the last name, ethnicity and native place of the child shall be determined according to customs but the child must take on the last name, ethnicity and native place of the mother or the father.

Article 7. Birth registration involving foreign elements

1. The contents of a birth registration application for a child born overseas to a Vietnamese father or mother or to Vietnamese father and mother, having no overseas birth registration and residing in Vietnam is provided for by regulations in Article 29 of Decree No. 123/2015/ND-CP and the following guidelines:

...

...

...

b) The child’s Vietnamese citizenship shall be determined as prescribed in Vietnam's laws on citizenship upon birth registration.

2. In case the child’s parent chooses a foreign citizenship for the child upon birth registration, besides the written consent to such choosing, a confirmation that such choosing conforms to the foreign country's law from the competent authority of the foreign country is required. If there is no confirmation from the competent foreign authority, the civil registration authority shall register the child’s birth but leave the nationality section in the birth certificate and birth register blank.

Article 8. Birth registration for persons possessing personal documents

1. Each commune-level People’s Committee shall handle birth registration of Vietnamese citizens living in its commune and born before January 01, 2016 with no birth registration but possessing personal documents (authentic copies or legitimate copies) such as identity documents provided for in Clause 1 Article 2 of Decree No. 123/2015/ND-CP; family registry; temporary residence registry; other documents issued by competent Vietnamese authorities and organizations.

2. The People's Committee of the district where an overseas Vietnamese lives before they go abroad shall handle their birth registration if they have no birth registration and possess the personal documents mentioned in Clause 1 herein and stating their place of birth as Vietnam.

3. A birth registration application for the cases provided for in Clauses 1 and 2 of this Article shall include a birth registration application, a confirmation that birth registration has not been done; and the documents listed in Points b and c Clause 1 Article 26 of Decree No. 123/2015/ND-CP.

Birth registration procedure and contents are provided for in Clause 2, Clause 3 and Clause 5 Article 26 of Decree No. 123/2015/ND-CP and Clauses 3 and 4 Article 9 and Article 10 of this Circular.

Article 9. Documents providing bases for birth re-registration

Documents providing bases for birth re-registration mentioned in Point b Clause 1 Article 26 of Decree No. 123/2015/ND-CP include:

...

...

...

2. The authentic copy or a copy of a replacement of the birth certificate issued before 1945 in the North and before 1975 in the South.

3. In case an applicant for birth re-registration does not have the documents mentioned in Clause 1 and Clause 2 of this Article, the following documents, lawfully issued by competent Vietnamese authorities, may provide the bases for birth re-registration:

a) Identity card or passport;

b) Family registry, temporary residence registry, documentary evidences of place of residence;

c) Degrees, certificates, school report book, school records issued or confirmed by competent authorities;

d) Other documents containing full name and date of birth of the applicant.

The applicant shall submit copies of all of the abovementioned documents (if any) and a confirmation that they have submitted all available documents; and take responsibilities and consequences arising if the confirmation is untruthful as per regulations in Article 5 of this Circular.

4. If documents submitted by an applicant for birth re-registration do not contain proof of parent-child relationship, the civil registration authority shall request the competent public security authority to confirm in writing.

If the public security authority has no information to provide, the civil registration authority shall request the applicant to draw up a written confirmation of accuracy of information on their parents according to regulations in Articles 4 and 5 of this Circular and determine the birth registration contents based on such confirmation.

...

...

...

1. In case an applicant for birth re-registration has the documents required according to Clause 4 Article 26 of Decree No. 123/2015/ND-CP and Clauses 1 and 2 Article 9 of this Circular, the birth re-registration contents shall be determined based on such documents.

2. At the time of birth re-registration, if there is any change to information on the applicant’s parent or the applicant themselves contained in the documents mentioned in Clause 1 herein, the applicant shall present valid documentary evidences of such change. If such change complies with regulations of laws, birth re-registration contents shall be determined based on the new information; and the outdated information shall be written on the back of the birth certificate and in the Remark section in the birth register.

If the mother or father of the applicant has passed away, “Deceased” shall be written in the Place of residence field in the birth register and birth certificate.

If the name of an administrative location written in issued documents has changed, the current name shall be used and the previous name shall be written on the back of the birth certificate and in the Remark section of the birth register.

Section 2. MARRIAGE REGISTRATION AND ISSUANCE OF MARITAL STATUS CERTIFICATE

Article 11. Marriage registration involving foreign elements

1. Applications for marriage registration shall be verified as per regulations in Clause 2 Article 38 of the Law on Civil Status and Clause 1 Article 31 of Decree No. 123/2015/ND-CP as follows:

Within 10 working days starting from the date of receipt of the adequate application, the district-level justice authority shall review and appraise the application for marriage registration. If there is any complaint or denunciation that the marriage conditions have not been fulfilled according to regulations in the Law on Marriage and Family or it is deemed that some issue concerning the record of the male or female partner or a document in the application needs to be clarified, the district-level justice authority shall cooperate with relevant authorities in verification.

During the investigation and verification process, if necessary, the district-level justice authority may meet the parties in person to clarify their records, whether they enter into the marriage voluntarily and the marriage purpose.

...

...

...

3. Documentary evidences of marital status of foreigners must be issued by competent authorities of their home countries.

Article 12. Issuance of marital status certificate

Issuance of the marital status certificate is provided for by regulations in Articles 21, 22 and 23 of Decree No. 123/2015/ND-CP and the following guidelines:

1. If an applicant wishes to be reissued with the marital status certificate to get married but could not submit the old marital status certificate, the applicant shall provide the reason they could not submit it. Within 03 working days from the date of receipt of the application, the civil registration authority shall verify with the authority of the locality where the applicant planned to register their marriage in writing. If the civil registration authority could not verify or receive the verification result, the civil registration authority shall allow the applicant to draw up a confirmation of their marital status according to regulations in Articles 4 and 5 herein.

2. The marital status certificate shall remain valid until the time at which the marital status is changed or for 06 months starting from the date of issuance, whichever comes first.

Example: a marital status certificate was issued on February 03, 2020 but, on February 10, 2020, the certificate holder registered their marriage, so the certificate was only valid until February 10, 2020.

3. In case an applicant wishes to use the marital status certificate for marriage purpose, the civil registration authority shall issue only one copy to the applicant. The marital status certificate shall contain the full name, year of birth, nationality and identity documents of the applicant, and the locality where the applicant plans to register their marriage.

Example: this certificate is issued for getting married to Mr. Nguyen Viet K, born in 1962, Vietnamese citizen, passport No. B123456 issued by Embassy of Vietnam in Germany on February 01, 2020; by the People’s Committee of Hoai Duc district, Hanoi.

This certificate is issued for getting married to Mr. KIM JONG DOEK, born in 1970, South Korean citizen, passport No. HQ12345 issued by the competent South Korean authority on February 02, 2020; at the premises of the competent South Korean authority in South Korea.

...

...

...

Example: this certificate is issued for house selling procedures and may not be used for marriage registration.

5. Civil registration authorities may reject applications for marital status certificates that are to be used for same-sex marriage or marriage to a foreigner on the premises of a foreign representative mission in Vietnam.

Section 3. DEATH REGISTRATION AND PARENT-CHILD RELATIONSHIP RECOGNITION

Article 13. Death registration

Death registration is provided for by Section 7 Chapter II of the Law on Civil Status and the following guidelines:

1. The applicant for registration of a death that happened a long time ago without a death notice or an equivalent document per regulations in Clause 2 Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP shall provide documents/evidences issued by the competent authority or a valid confirmation of the death.

2. The civil registration authority may reject death registration applications that do not include any document or evidence required by Clause 1 of this Article or sufficient documents or evidences.

Article 14. Proof of parent-child relationship

Proof of parent-child relationship according to regulations in Clause 1 Article 25 and Clause 1 Article 44 of the Law on Civil Status includes one of the following documents:

...

...

...

2. In case there is no proof of the parent-child relationship per regulations in Clause 1 herein, the parent and child shall draw up a confirmation of their parent-child relationship according to regulations in Article 5 herein with at least 2 witness of their parent-child relationship.

Article 15. Birth registration in combination with parent-child relationship recognition

1. If a birth registration is combined with parent-child relationship recognition, the People’s Committee of the commune where the mother or father lives shall handle the application.

In case a birth registration is combined with parent-child relationship recognition where one parent is a foreigner or an overseas Vietnamese, the People's Committee of the district where the Vietnamese parent lives shall handle the application.

2. An application for birth registration in combination with parent-child relationship recognition consists of:

a) A birth registration application and an application for parent-child relationship recognition made using the prescribed forms;

b) A certificate of live birth or an equivalent document per regulations in Clause 1 Article 16 of the Law on Civil Status;

c) Proof of parent-child relationship according to regulations in Article 14 of this Circular.

3. Commune-level People’s Committees shall handle applications for birth registration in combination with parent-child relationship recognition following the procedures prescribed in Clauses 1 and 2 Article 16 and Article 25 of the Law on Civil Status; and district-level People’s Committees shall handle applications for birth registration in combination with parent-child relationship recognition following the procedures prescribed in Clauses 1 and 2 Article 36 and Article 44 of the Law on Civil Status.

...

...

...

Article 16. Parent-child relationship recognition and civil status revision in some special cases

1. In case a man and a woman cohabit and have a child without marriage registration and the child lives with the father, if the father cannot contact the mother upon application for father-child relationship recognition, the mother’s opinion may be excluded from the application for father-child relationship recognition.

If the certificate of live birth and personal documents of the mother are available, the mother field shall be filled out based on the certificate of live birth and personal documents of the mother. Otherwise, this field shall be filled out based on information provided by the father; and the father shall take responsibility for such information.

2. In case the wife gives birth to a child before marriage registration, the birth is registered without the father’s information and the couple have a document recognizing the child as their common child, an application for civil status revision shall be submitted instead of an application for father-child relationship recognition to add the father’s information to the birth register and birth certificate of the child.

3. In case the wife gives birth to a child before marriage registration without birth registration and, upon birth registration, the couple has a document recognizing the child as their common child, the father’s information shall be added to the child’s birth certificate immediately without applying for father-child relationship recognition.

Legal consequences and liabilities arising from provision of untruthful information on the mother and common child recognition document per Clauses 1, 2 and 3 of this Article are provided for in Article 5 of this Circular.

4. People’s Courts shall decide cases where the wife gives birth or is pregnant during the marriage period but the wife or husband does not recognize the child as their common child or another person wishes to recognize the child as their own as per the law.

If the People’s Court rejects such a case, the civil registration authority shall receive and handle the application for registration of the birth of a child with unknown father or application for father-child relationship recognition, which shall include a written rejection from the Court and proof of the father-child relationship mentioned in Clause 1 Article 14 of this Circular.

Section 4. CIVIL STATUS INFORMATION REVISION, CORRECTION AND CHANGE

...

...

...

1. Civil status shall be changed only upon detection of a mistake in civil registration; contents of a civil status document lawfully issued to officialize contents of another personal document  shall not be corrected.

2. A mistake in civil registration must be attributed to the civil registration applicant or the civil registration authority.

3. The regulatory body where a death is registered has the power to correct death registration contents at the request of the person responsible for registering the death according to regulations in Article 33 of the Law on Civil Status.

Article 18. Civil status information revision

1. Civil status documents mentioned in Clause 2 Article 75 of the Law on Civil Status remain valid and do not need to be revised based on the existing civil status forms.

2. Civil status documents lawfully issued from January 01, 2016 may add missing civil status information if there are proofs lawfully issued by competent authorities/organizations.

Vietnamese citizenship shall be added to civil status documents issued from January 01, 2016 after it has been confirmed that the applicant has Vietnamese citizenship as per regulations of the Law on Vietnamese Citizenship.

3. In case a birth registered before January 01, 2016 lacks a date/month of birth in the birth certificate/birth register, the date/month of birth may be added based on the certificate of live birth or written confirmation of the healthcare establishment where the birth took place.

If there is no certificate of live birth or written confirmation of the healthcare establishment, the date/ month of birth shall be determined as follows:

...

...

...

If the individual’s personal documents have no consistent date/month of birth, the date/month on the document confirmed to be valid or issued first shall be chosen.

b) If the individual have no personal document or their personal documents contain no date/month of birth, they may draw up a confirmation of their date/month of birth according to regulations in Article 5 of this Circular.

c) If the date and month of birth could not be determined following the guidelines in Points a and b herein, January 01 of the birth year shall be chosen; if the birth month could be determined but not the birth date, the first of the birth month shall be chosen as the birth date.

4. In case the authority revising the civil status information is not the original civil registration authority, after revision is completed, a written notification and a copy of the civil status extract shall be sent to the original civil registration authority to have the new information added to the civil register; if the original civil registration authority is a representative mission, the notification shall be sent to the Ministry of Foreign Affairs.

Article 19. Change and revision of civil status information of adopted children

1. After the child is adopted, at the request of the adoptive parent(s), the People's Committee of the locality where the child’s birth was registered or where the child lives shall change the child’s civil status according to regulations in Articles 26, 27, 28 and 46 of the Law on Civil Status.

2. If the adopted child is an abandoned child or a child with unknown biological parents, at the request of the adoptive parent(s), the People's Committee of the locality where the child’s birth was registered or where the child lives shall add information of the adoptive parent(s) to the father/mother field in the birth certificate and birth register; and “adoptive parent(s)" must be included in the Remark section of the birth register.

3. If a step-child is adopted by the step-father or step-mother and the father/mother field in the birth certificate and birth register is empty, the People's Committee of the locality where the child’s birth was registered or where the child lives shall add information of the step-father or step-mother to the father/mother field in the birth certificate and birth register; and “adoptive father" or “adoptive mother” must be included in the Remark section of the birth register.

If the father and mother fields in the birth certificate and birth register are filled out, at the request of the adoptive father or mother, the People's Committee of the locality where the child’s birth was registered or where the adopted child lives shall replace the father or mother’s information in the birth certificate and birth register with information on the step-father or step-mother; and “adoptive father" or “adoptive mother” must be included in the Remark section of the birth register.

...

...

...

1. Competence in civil status information revision, correction and change and ethnicity re-determination for vital events registered at Departments of Justice:

a) If the applicant is an overseas Vietnamese, the People's Committee of the district where the applicant lives before going abroad has the power to change, correct and revise their civil status information and redetermine their ethnicity;

b) If the applicant is a foreigner residing in Vietnam, the People's Committee of the district where the applicant lives has the power to correct and revise their civil status information.

c) If the applicant is a foreigner not residing in Vietnam, the People's Committee of the district where the Department of Justice that registered the applicant’s civil events is located has the power to correct and revise civil status information.

After civil status information revision, correction or change or ethnicity re-determination is completed, the district-level People's Committee shall send a notification and a copy of the civil status extract to the Department of Justice for noting in the civil register as regulated.

2. In case an applicant for civil status information revision, correction or change or ethnicity re-determination no longer has the authentic copies of civil status documents or the civil registration authority no longer keeps the civil register, the civil registration authority may receive and handle the application as per regulations.

After issuing the extract of civil status information revision, correction or change or ethnicity re-determination to the applicant, the official in-charge of civil status  tasks shall record the changed, corrected or revised civil status information or re-determined ethnicity in the Remark section of the civil register or on the back of the authentic copy of the civil status document as regulated.

Section 5. RECORDING CIVIL STATUS CHANGES PER JUDGMENTS AND DECISIONS OF COMPETENT AUTHORITIES IN CIVIL REGISTERS; RECORDING VITAL EVENTS OF VIETNAMESE CITIZENS RESOLVED BY COMPETENT FOREIGN AUTHORITIES IN CIVIL REGISTERS; AND ISSUANCE OF CIVIL STATUS EXTRACT COPIES

Article 21. Recording civil status changes per judgments and decisions of competent authorities in civil registers

...

...

...

2. In case the civil registration authority has not received a notification and enclosed judgment extract or decision copy but is provided with a valid and effective judgment extract or decision copy by the individual whose civil status information is subject to change, the civil registration authority shall record such change in the civil register according to regulations in Clause 1 herein, and note such change on the back of the authentic copy of the civil status document. In case the authority making the note is not the one registering the individual’s civil status, the former shall note such change on the back of the authentic copy of the civil status document and send a photocopy of the judgment extract or decision copy to the latter have such change recorded in the civil register.

Article 22. Recording vital events of Vietnamese citizens resolved by competent foreign authorities in civil registers

1. If a Vietnamese citizen born overseas and having their birth registered at the competent foreign authority wishes to have their birth recorded in the civil registers, the civil registration authority shall record their birth in the civil register and issue an extract of the birth registration recorded in the civil register and a copy of the birth certificate to the applicant.

2. If a Vietnamese citizen not residing in Vietnam wishes to have their divorce recorded in the civil register so as to register their new marriage at the competent Vietnamese authority, they shall submit an application to the People's Committee of the district where they registered their previous marriage or where they register their new marriage.

Article 23. Issuance of civil status extract copies

1. A civil status registration and management authority that keeps civil registers or manages the electronic civil status database has the power to issue civil status extract copies. Contents of civil status extract copies must be consistent with information in civil registers. Any field in the form of the civil status extract copy that has no information available in civil registers or the electronic civil status database shall be left blank.

2. If the old civil register records age, the civil registration authority shall determine and record the corresponding birth year in the Remark section of the civil register and issue the civil status extract copy.

Example: The 1975 birth register record the father’s age as 25 years old and the mother’s age as 23 years old, which means the father’s birth year is 1950 and the mother’s birth year is 1952.

3. In case an individual has their civil status information changed, corrected or revised, their ethnicity re-determined, a civil status change per a judgment or decision of the competent authority recorded in a civil register, or a vital event of Vietnamese citizens resolved by the competent foreign authority recorded in a civil register, information in the birth certificate copy and civil status extract copy shall be revised based on the information written in the Remark section of the civil register.

...

...

...

Section 6. MOBILE BIRTH REGISTRATION, DEATH REGISTRATION AND MARRIAGE REGISTRATION

Article 24. Cases of mobile birth registration, death registration and marriage registration

1. In case a child is born to parents with a physical disability or illness that renders them unable to register the child’s birth or to parents in temporary detention or in prison and the child has no maternal or paternal grandparents or other relatives or these persons cannot register the child’s birth, the commune-level People’s Committee shall register the birth in a mobile manner.

In case a deceased person does not have any relatives or their relatives do not live in the same commune, or are old or weak, or have physical disabilities and cannot register their death, the commune-level People’s Committee shall register their death in a mobile manner.

In case both the male and female partners live in the same commune but one or both of them have a physical disability or illness that renders them unable to register their marriage, the People’s Committee of their commune shall register their marriage in a mobile manner.

2. Besides the cases provided for in Clause 1 of this Article, depending on the actual situation of each commune, commune-level People’s Committee shall decide to register births, deaths and  marriages in a mobile manner.

3. Commune-level People’s Committees shall allocate time, funding and work force for mobile civil registration according to regulations in Clauses 1 and 2 herein in a suitable way, ensuring all births, deaths and marriages are registered.

Article 25. Mobile birth registration and death registration procedures

1. The commune-level official in charge of justice - civil status affairs assigned the task of mobile birth registration and death registration shall prepare all necessary application forms and specimen civil status documents and ensure conditions for mobile registration at people’s houses or a mobile registration point, ensuring people’s convenience.

...

...

...

2. Within 02 working days from the date of receipt of an application according to Clause 1 herein, the official in charge of justice - civil status affairs shall submit the civil status documents to the Chairperson of the commune-level People’s Committee for signature and record registration contents in the appropriate civil register.

3. Within 05 working days per regulations in Clause 1 herein, the official in charge of justice - civil status affairs shall bring the civil status documents and civil register to announce the result to the applicant at the mobile registration point; instruct people to put their signatures and full names to the civil register as regulated; and write "Mobile registration" in the Remark section of the civil register.

4. If the applicant is illiterate, the official in charge of justice - civil status affairs shall fill out the application form directly and then read it aloud to the applicant and instruct the applicant to append their fingerprints to the application form. When announcing the civil registration result, the official in charge of justice - civil status affairs shall read the civil status documents to the applicant and instruct them to append their fingerprints to the civil register.

These regulations are also applicable to the mobile marriage registration procedure provided for in Article 26 of this Circular.

Article 26. Mobile marriage registration procedure

1. The commune-level official in charge of justice - civil status affairs assigned the task of mobile marriage registration and death registration shall prepare all necessary application forms and specimen civil status documents and ensure conditions for mobile registration. At the mobile civil registration point, the official in charge of justice - civil status affairs shall inspect and verify the marriage conditions of all parties; instruct people to fill out marriage registration application forms; and draw up application receipt confirmations. The result of a mobile marriage registration application shall be announced no later than 05 working days from the date of receipt.

2. Within 05 working days per regulations in Clause 1 herein, if all parties meet the marriage conditions according to regulations in the Law on Marriage and Family, the official in charge of justice - civil status affairs shall submit the marriage certificate to the Chairperson of the Commune-level People’s Committee for signature and then give the marriage certificate to the parties at the mobile registration point.

Chapter III

SPECIMEN CIVIL STATUS DOCUMENTS AND CIVIL REGISTERS; GUIDELINES FOR MANAGEMENT AND USE OF CIVIL STATUS DOCUMENTS AND CIVIL REGISTERS

...

...

...

Article 27. Specimen civil status documents and civil registers

1. Enclosed with this Circular are:

a) List of civil status documents printed and distributed by the Ministry of Justice (Appendix 1);

b) List of civil registers printed and distributed by the Ministry of Justice (Appendix 2);

c) List of civil status documents uploaded onto the web portal of the Ministry of Justice and permitted for print and use by civil registration authorities (Appendix 3);

d) List of civil registers uploaded onto the web portal of the Ministry of Justice and permitted for print and use by civil registration authorities (Appendix 4);

dd) List of civil registration application forms uploaded onto the web portal of the Ministry of Justice and permitted for print and use by civil registration authorities and citizens (Appendix 5);

2. Standards for size, colors and technical details of specimen civil status documents and civil registers are provided for in Appendixes enclosed with this Circular.

Article 28. Competence in printing and distribution of specimen civil status documents and civil registers

...

...

...

Departments of Justice shall contact the Ministry of Justice to obtain blank civil status documents and civil registers and take responsibility if affiliated civil registration authorities use specimen civil status documents and civil registers not distributed by the Ministry of Justice.

2. Civil registration authorities using the shared civil status registration and management software may be provided with specimen birth certificates (authentic copy and copy) and marriage certificates (authentic copy) included in the lists provided for in Point a Clause 1 Article 27 of this Circular.

3. Civil registration authorities may print and use specimen civil status extracts (authentic copy and copy) included in the list provided for in Point c Clause 1 Article 27 of this Circular; and specimen civil registration application forms included in the list provided for in Point dd Clause 1 Article 27 of this Circular, which are uploaded onto the web portal of the Ministry of Justice (at www.moj.gov.vn).

Civil registration applicants may print and use specimen civil registration application forms available on the web portal of the Ministry of Justice. If an applicant cannot print the necessary application form, the civil registration authority shall print and give the form to the applicant free of charge.

4. Civil registration authorities may print and use specimen civil registers included in the list provided for in Point d Clause 1 Article 27 of this Circular, which are uploaded onto the web portal of the Ministry of Justice (at www.moj.gov.vn).

If a domestic civil registration authority cannot print specimen civil registers, the supervisory Department of Justice shall print and distribute these specimens to the  civil registration authority  or contact the Ministry of Justice to obtain these specimens.

5. Civil registration authorities shall take responsibility for use of civil status documents and civil registers printed and/or distributed against the regulations in this Circular.

Section 2. GUIDELINES FOR FILLING IN CIVIL REGISTERS AND CIVIL STATUS DOCUMENTS; OPENING AND CLOSING CIVIL REGISTERS; AND ARCHIVING AND PRESERVATION OF CIVIL REGISTERS

Article 29. How to fill in civil registers and civil status documents

...

...

...

Civil status documents printed using information technology must be printed with quality black ink and ensure that the letters are not blurry, missing strokes or fading.

2. Every civil register must be fan stamped from the first page to the last page after it is opened. The register shall be filled in page after page, leaving no page blank.

3. Annual registers must be filled in continuously from entry number 01 to the end of the year. If a register is completely filled in before the year ends, start a new register and continue from the last entry number of the old register instead of starting from number 01.

If a register is not completely filled in by the end of the year, the civil registration authority may continue using this register for the following year after register closing per regulations.

4. The number written on a civil status document of an individual must be consistent with the number written in the corresponding civil register according to regulations in Clause 3 herein.

5. Columns and sections in civil registers and civil status documents must be fully and accurately filled in according to guidelines in the civil registers and in this Circular; the Gregorian calendar shall be used.

6. Civil status changes per judgments and decisions of competent authorities shall be recorded in civil registers as follows:

a) Citizenship change shall be recorded in the Remark section of birth registers; such change shall also be recorded in the Remark section of other civil registers containing vital records of individuals undergoing such change;

b) Parent-child identification shall be recorded in the Remark section of the birth register of the child;

...

...

...

d) Adoption and termination of adoption shall be recorded in adoption registers and in the Remark section of birth registers;

dd) Divorces, annulment of unlawful marriages and marriage recognition shall be recorded in the Remark section of marriage registers;

e) Guardianship recognition shall be recorded in guardianship registers;

g) Missing person declarations and declarations of a legally incapacitated person or person with limited capacity of exercise or cancellation of such declarations shall be recorded in the Remark section of birth registers;

h) Declarations and cancellation of declarations of death shall be recorded in death registers.

7. Vital events of Vietnamese citizens resolved by competent foreign authorities shall be recorded in civil registers as follows:

a) Births shall be recorded in birth registers;

b) Marriages shall be recorded in marriage registers;

c) Guardianships shall be recorded in guardianship registers;

...

...

...

dd) Adoptions shall be recorded in adoption registers;

e) Civil status changes shall be recorded in registers of civil status information change, correction and revision and ethnicity re-determination with remarks added to registers of other vital events;

g) Divorces and marriage annulments shall be recorded in divorce remark registers. If a previous marriage remark or marriage registration is done by a competent Vietnamese authority, the district-level People’s Committee shall request the authority registering the marriage or making the marriage remark to add another remark to the marriage register;

h) Deaths shall be recorded in death registers.

8. Civil status registration and management authorities archiving civil registers shall fill in civil registers according to regulations in Clause 6 of this Article immediately upon receipt of judgments and decisions.

If a civil register is archived at 2 levels, the civil status registration and management authority receiving the judgment or decision shall fill in the civil register and then notify the other authority where the civil register is archived to have the civil register updated, ensuring consistency.

9. Civil registers must be filled in based on civil status documents and applications for registration of vital events of Vietnamese citizens resolved by competent foreign authorities; if a field in a civil register lacks information from civil status documents, it shall be left blank; and information available in civil status documents without a corresponding field in the civil register shall be added to the Remark section of the civil register.

If a field in a civil status documents or civil register is to be filled with unconfirmed civil status information, it shall be left blank without any crossing out or mark.

Article 30. How to fill in names of administrative locations in civil status documents and civil registers upon changes

...

...

...

2. Civil status extract copies shall contain the administrative location names written in civil registers.

Article 31. How to fill in birth certificates and birth registers

1. Last name, middle name and first name of the person whose birth is registered must be capitalized with all tone marks.

2. Date of birth of the person whose birth is registered must be written in both numbers and words.

3. The Place of birth field shall be filled in as follows:

a) If the child is born in a hospital, maternity ward, healthcare station or healthcare establishment (hereinafter collectively referred to as “health facility”), the name of the health facility and address of the premises of the health facility shall be filled in.

b) If the child is not born in a health facility i.e., at home, on a vehicle, on the road, in a detention center or prison or at another location, the name of the administrative location where the child is born shall be filled in (fill in all 3 administrative levels).

c) If the child is born overseas, the place of birth shall be the city and country where the child is born; if the child is born in a federal state, the names of the city, state and country shall be filled in.

d) In case of birth re-registration without sufficient information on the place of birth, the name of the Vietnamese province or name of the foreign country shall be filled in (e.g., Vinh Phuc or United States).

...

...

...

a) If the person whose birth is registered is a Vietnamese citizen residing in Vietnam, the permanent address shall be filled in; if there is no permanent address, the temporary address shall be filled in; if there is no permanent or temporary address, the current address shall be filled in.

b) If the person whose birth is registered is a Vietnamese citizen living abroad, the permanent or temporary address in the foreign country shall be filled in.

5. The Personal documents of the person registering the birth field must include the type, number, issuer and date of issuance of each document.

6. The Place of birth registration shall include the exact name of the authority with competence in birth registration according to regulations of the Law on Civil Status. To be specific:

a) If the birth is registered at a commune-level People’s Committee, names of 3 administrative levels must be filled in (commune, district and province).

b) If the birth is registered at a district-level People’s Committee, names of 2 administrative levels must be filled in (district and province).

c) If the birth is registered at a representative mission of Vietnam in a foreign country, the name of the representative mission shall be filled in.

7. If the father or mother of the person whose birth is registered is a foreigner, their name shall be filled in as written in their passport or an equivalent document.

8. Foreign location and country names shall be translated into Vietnamese (e.g., “Cộng hòa Pháp” (“French Republic”), “Cộng hòa Liên bang Đức” (“Federal Republic of Germany”), “Hoa Kỳ” (“America”), etc.); if no Vietnamese translation is available, these names shall be romanized (e.g., Osaka, New York, etc.).

...

...

...

10. Guidelines for filling in last name, middle name and first name, date, month and year, place of residence, personal documents, place of registration, location and country names and remarks of changes herein are also applicable to other types of civil registers and civil status documents to ensure consistency.

Article 32. How to fill in marriage certificates and marriage registers

1. The date, month and year of marriage registration shall be the date on which both the male and female partners are present to sign the marriage register and marriage certificate at the civil registration authority.

The marriage relationship shall be established at the time of marriage registration unless otherwise provided for in Clause 2 of this Article.

2. In case of marriage re-registration and registration of marriages of couples cohabiting before January 03, 1987 per regulations in Clause 2 Article 44 of Decree No. 123/2015/ND-CP, recognition of marriage relationship per regulations in Clause 2 Article 11 of the Law on Marriage and Family, and marriage registration per regulations in Article 13 of the Law on Marriage and Family, the date, month and year of marriage relationship establishment shall be written on the back of the marriage certificate.

In case of marriage re-registration and registration of marriages of couples cohabiting before January 03, 1987 with unknown date of previous marriage registration or date of establishment of cohabiting relationship, the first date of the month of the year of marriage registration or establishment of cohabiting relationship shall be chosen; in case of unknown date and month, January 01 of the year of previous marriage registration or establishment of cohabiting relationship shall be chosen.

Article 33. How to fill in marital status certificates and marital status certificate issuance registers

1. The Marital status field shall contain the applicant’s current marital status, which must be written in an honest manner. To be specific:

- If the applicant has never married, specify that the applicant is currently not married to anyone.

...

...

...

- If the applicant cohabited with another before January 03, 1987 and has not divorced or the spouse is not deceased or declared deceased, specify that the applicant is currently married to Mrs./Mr. …

- If the applicant had a marriage registered or cohabited with another before January 03, 1987 but has divorced and has not remarried, specify that the applicant had a marriage registered or was married but has divorced per Judgment/Decision No. … dated [date of issuance] by the People’s Court of …; and is currently not registering a marriage with anyone.

- If the applicant had a marriage registered or cohabited with another before January 03, 1987 but the spouse is deceased and has not remarried, specify that the applicant had a marriage registered or was married but the spouse is deceased (Death Certificate/Death Certificate Extract/Judgment No. … issued by [name of issuer] dated [date of issuance]); and is currently not registering a marriage with anyone.

- If a married applicant wishes to have the marital status prior to marriage registration certified, specify that from [date] to [date], the applicant was not married to anyone; and is currently married to Mrs./Mr. … (Marriage Certificate No. … issued by [name of issuer] on [date]).

2. For overseas Vietnamese who wish to have the marital status during their stay in Vietnam prior to traveling abroad certified, and persons with multiple past places of residence who wish to have the marital status during the time they lived in a place of residence certified, their marital status during such periods shall be specified.

Example: not married to anyone while living in Bong Lai commune, Que Vo district, Bac Ninh province from November 20, 1996 to March 04, 1998.

3. In case a Vietnamese applicant is issued with a marital status certificate by a representative mission while they reside overseas, the Place of residence field shall contain the applicant’s current address. The applicant’s marital status shall be determined based on civil registers and the electronic civil status database managed by the representative mission and written as prescribed in Clause 2 herein.

Article 34. How to fill in death certificate extracts and death registers

1. The Time of death field shall be filled in based on the death notice or an equivalent document mentioned in Clause 2 Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP, which must specify the hour, minute, date, month and year of death in numbers and in words; the hour and minute fields shall be left blank if they are unclear.

...

...

...

In case of death on vehicle, death due to accident, death in detention center, in prison, at execution location or on premises of a regulatory body or organization or unknown place of death, 3 administrative levels (commune, district and province) of the location where the decedent passes away or is found deceased shall be filled in.

3. The Cause of death section in the death register  shall be filled in based on the death notice or an equivalent document mentioned in Clause 2 Article 4 of Decree No. 123/2015/ND-CP; this section shall be left blank if such document is unavailable or the cause of death is unclear.

4. The section about the death notice or an equivalent document must include its name; number and date of issuance and name of its issuer. If the commune-level People’s Committee with competence in registration of a death also takes responsibility for issuance of the death notice, the death notice is not required; and the section about the death notice in the death registration extract and death register shall be left blank.

Article 35. Correction when filling in civil registers and vital status documents

1. During civil registration, if there is any mistake in filling in a civil register, the civil status official shall cross out the wrong part and write the correct information above or next to it, and must not write over or erase the wrong part or write on an erased part.

If a mistake renders a page unusable, the civil status official shall cross out the page.

The Remark column of the civil register must contain the corrected contents; date of correction and signature and full name of the civil status official.

The civil status official shall report the correction to the head of the civil registration authority, who shall inspect and put a seal to the corrected contents for confirmation.

Civil status officials shall not erase, correct or revise contents written in civil registers without permission.

...

...

...

3. If a mistake is found after civil registration is completed as per the law, civil status shall be corrected as regulated.

Article 36. Opening and closing civil registers

Civil registers shall be opened and closed as follows:

1. Registers recording one type of vital event shall be numbered in the order in which they are used in a year starting from number 01.

Example: - Guardianship register, No. 01-TP/HT-2020-GH

- Parent-child relationship recognition register, No. 01-TP/HT-2020-CMC. Register opening date shall be the first date on which a vital event is recorded in the register.

Register closing date in case the register is used up before the year ends shall be the last date on which a vital event is recorded in the register; if the year ends and the register is not yet used up, the register closing date shall be December 31 of that year.

2. Civil status officials shall enumerate total number of vital events recorded in civil registers and number of corrections made according to regulations in Clause 1 Article 35 of this Circular and number of pages left blank (if any).

3. After enumeration per Clause 2 herein, civil status officials shall leave their full name and signature; and report to heads of their civil registration authorities for countersignature, full name and seal.

...

...

...

1. Civil registers and civil registration applications shall be permanently preserved and archived for people’s use and state management purpose.

2. Consular Departments, representative missions, commune-level People’s Committees, district-level People’s Committees and Departments of Justice shall archive, preserve and use civil registers as per the law; and take measures against storms, floods, humidity and termites to ensure safety.

Heads of civil registration authorities shall take responsibility for loss or misuse of or damage to civil registers.

Chapter IV

IMPLEMENTATION CLAUSE

Article 38. Transitional clauses

1. Civil registration applications received by civil registration authorities prior to the effective date of this Circular and not fully handled may continue to be handled according to regulations of the Circular No. 15/2015/TT-BTP dated November 16, 2015 by the Ministry of Justice on guidelines for a number of Articles of Law on Civil Status and Decree No. 123/2015/ND-CP (hereinafter referred to as “Circular No. 15/2015/TT-BTP”).

2. Birth certificates, marriage certificates and civil registers made using the specimens enclosed with Circular No. 15/2015/TT-BTP that are being used in civil registration authorities may continue to be used until the end of December 31, 2020.

Specimens of civil status documents enclosed with this Circular shall be used for other civil registration applications received from the effective date of this Circular.

...

...

...

1. This Circular takes effect from July 16, 2020 and supersedes Circular No. 15/2015/TT-BTP.

2. During the implementation of this Circular, People’s Committees of provinces and central-affiliated cities and Departments of Justice shall promptly report difficulties arising to the Ministry of Justice for guidance./.

THE MINISTER




Le Thanh Long